12 Points pour la Victoire : Comment Tenir un Évènement Sportif

Tenir un évènement peut être stressant, mais peu d’évènements impliquent autant d’action qu’un évènement sportif.

Nous avons donc créé ce guide sur comment tenir un évènement sportif, pour ne pas vous laisser emporter le jour J.

Poursuivez votre lecture pour découvrir :

• Quoi vérifier le jour de l’évènement
• Comment briefer votre équipe
• Quoi préparer pour les spectateurs et athlètes
• Comment promouvoir l’évènement avec des images
• Quoi faire une fois que tout est terminé

1. Jeter un œil aux prévisions météo

Si votre évènement sportif se déroule en extérieur, il est essentiel que vous vous teniez au courant des prévisions météo pour le jour de l’évènement.

Vous pourriez l’avoir regardé au préalable, mais, comme nous le savons tous très bien, la météo est très versatile.

C’est particulièrement vrai si vous vivez en Bretagne, où vous pouvez vivre les quatre saisons en une seule journée.

Astuce : Vous pouvez utiliser le site web du Met Office pour vérifier les prévisions météo pour l’Angleterre, mais n’hésitez pas à mixer les sources avec d’autres sites comme BBC Weather et Accuweather.

2. Briefer l’équipe de votre évènement sportif

Il est essentiel que vous briefiez l’équipe de votre évènement avant l’arrivée des spectateurs et athlètes.

Vous pouvez imprimer un programme de l’évènement et le distribuer à tous les membres de l’équipe et aux bénévoles, pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Assurez-vous que les bénévoles de premiers secours disposent de tout ce dont ils ont besoin en cas d’accident ou de blessure d’un joueur.

Vos bénévoles devraient disposer de tous les outils leur permettant de faire leur travail. Ils devraient également savoir qui contacter en cas de problème lors de l’évènement.

Le but du briefing de l’équipe est de vous assurer que vous minimisez les besoins en micro-gestion après le départ de l’évènement.

Astuce : Lisez notre guide sur comment évaluer les performances de l’équipe d’un évènement pour savoir quels points particuliers aborder lors du briefing.

3. La santé et la sécurité

Lorsque vous tenez un évènement sportif, il est judicieux de faire un check santé et sécurité le jour même de l’évènement.

En tant qu’organisateur d’évènement attentionné, vous aurez pris soin de prévoir tous les points importants de santé et de sécurité à l’avance. Mais il est toujours bon de tout revérifier au cas où quoi que ce soit aurait changé.

Astuce : Jetez un œil à notre guide sur la santé et la sécurité pour les évènements pour apprendre tout ce que vous devez savoir.

4. Vérifier l’équipement technique

Si vous organisez un évènement sportif de grande envergure, vous aurez probablement besoin de micros, de systèmes son, et même d’une scène pour communiquer avec les spectateurs.

Assurez-vous que tout l’équipement technique fonctionne comme prévu. Ainsi, vous savez qu’il n’y aura pas d’incident technique lorsque vous ferez des annonces.

Vous devriez également faire en sorte d’éviter les soucis de son si vous devez avertir tout le monde qu’un athlète s’est blessé durant la compétition, par exemple.

Astuce : Lisez ce guide sur comment faire une vérification du son sans stress pour bien vous préparer.

5. Préparer l’équipement sportif

Vous fournissez de l’équipement aux athlètes ? Alors assurez-vous qu’il soit prêt et dispos à leur arrivée. Si les athlètes viennent avec leur propre équipement, alors vous devriez également leur fournir un espace dans lequel le stocker.

Astuce : Vous pouvez trouver de bonnes affaires sur l’équipement sportif en ligne, ou trouver de l’équipement sportif d’occasion de qualité sur eBay.

6. Sortir les rafraichissements

Peu importe le type d’évènement sportif que vous mettez en place, il est important pour les athlètes (et le public) de bien s’hydrater.

Si les places pour votre évènement sportif incluent les rafraichissements, assurez-vous de mettre à disposition des boissons pour accueillir les invités.

Vous devriez également faire un stock conséquent de bouteilles d’eau pour les athlètes. Ils apprécieront également la présence de quelques snacks, comme des fruits et des barres protéinées.

Astuce : Utilisez ce guide de boissons estivales pour les évènements sportifs pour trouver un peu d’inspiration.

7. Aligner les prix

Si les athlètes sont en compétition pour des prix, préparez-les et assurez-vous que les coupes et trophées sont polis et bien alignés pour que tout le monde puisse les voir.

Si vous prévoyez d’offrir des prix avec une valeur importante, n’oubliez pas de prévoir une sécurité adéquate.

Astuce : Vous n’avez toujours pas commandé les trophées ? Jetez un œil à ce fournisseur de prix et de médailles.

8. Enregistrer et briefer les spectateurs

Dans le cas d’un évènement sportif important, il est vital que vous ayez prévu un tableau d’enregistrement pour savoir qui se présente. Cela simplifiera également la tâche dans le cas d’absentéisme.

Il est également judicieux de disposer de quelques programmes de l’évènement à portée de main pour briefer les spectateurs. Incluez une carte si plusieurs choses se déroulent au même moment.

Astuce : Vous pouvez utiliser un site web comme Canva pour créer facilement et rapidement le design de votre programme d’évènement.

9. Prendre des photos et vidéos

Il est incroyablement important de prévoir des caméras et de disposer d’un photographe sur-site dédié à documenter l’évènement sportif.

Les fans de sport adorent revivre les évènements après qu’ils aient eu lieu. Les images et vidéos seront également inestimables lorsque vous donnerez suite après votre évènement, et pour la promotion sur les réseaux sociaux.

Astuce : Lisez notre guide sur comment trouver et choisir un photographe d’évènement.

10. Encourager le partage sur les réseaux sociaux

Vous n’êtes pas le seul qui pourrait être intéressé par le fait de partager ce qui se passe lors de l’évènement sportif.

Vous devriez encourager les spectateurs, athlètes, et bénévoles à partager des informations tout au long de l’évènement sur les réseaux sociaux.

Créez un hashtag pour l’évènement, pour les réseaux sociaux comme Instagram et Twitter. Ainsi, il sera simple pour tout le monde de suivre ce qui se passe sur les réseaux sociaux.

Astuce : Lisez ce guide pour apprendre le pourquoi du comment créer un hashtag d’évènement.

11. Distribuer les récompenses

Une fois que les athlètes ont effectué leurs performances, il est temps de distribuer les prix.

La cérémonie des récompenses est votre chance de briller en tant qu’organisateur de l’évènement. Si vous n’êtes pas à l’aise pour parler en public, demandez à un membre de votre équipe de le faire.

12. Remballer, et dire au revoir

Une fois que tout est fait et dit, il est temps de dire au revoir à tous les participants. Remerciez les athlètes pour leurs performances exceptionnelles, et remballez l’équipement.

Si votre évènement s’est déroulé en extérieur, assurez-vous bien de ne laisser aucun détritus derrière vous. Vous éviterez ainsi des dommages inutiles à l’environnement, et potentiellement des amendes salées.

Pas trop épuisé ?

On l’espère.

Essuyez-vous le front, faites le plein de vitamines, et préparez-vous pour la dernière ligne droite : les suites.