14 Questions à Poser à un Organisateur d’Évènements (+ Outils pour Évaluer Leurs Réponses)

Rédiger une description de poste et la poster sur un site d’emploi est simple. Mais est-ce que vous savez quelles questions poser à un organisateur d’évènement lorsque vous les rencontrez pour un entretien ?

Au fil de cet article nous aborderons :

• Les avantages d’engager un organisateur d’évènements
• Où trouver de bons candidats
• Quels questions leur poser
• Comment évaluer leurs réponses

Pourquoi vous devriez engager un organisateur d’évènements

Il pourrait y avoir de très nombreuses raisons pour lesquelles vous voudriez engager un organisateur d’évènements. Bien qu’un bon organisateur d’évènements coute cher, ils peuvent souvent vous éviter de nombreuses erreurs bien plus couteuses.

1. Gestion du temps

Il y a de nombreuses choses à faire lors de l’organisation d’un évènement, et le temps est votre ressource la plus précieuse. Un organisateur d’évènements vétéran peut vous aider à faciliter le processus et à gagner du temps.

2. Gestion du budget

Bien que le temps soit précieux, l’argent l’est également. Un bon organisateur d’évènement peut vous aider à gérer le budget de votre évènement ainsi qu’à négocier avec les sites et fournisseurs en votre nom pour que vous obteniez des prix intéressants.

3. Gestion du stress

L’organisation d’évènements est souvent cité parmi les boulots les plus stressants du monde. Vu que vous aurez de très nombreuses choses auxquelles penser, pourquoi ne pas déléguer une partie du stress à un professionnel ?

Où trouver un organisateur d’évènements

Maintenant que vous connaissez les avantages d’engager un organisateur d’évènements, voyons quelques endroits où vous pouvez trouver des candidats qualifiés pour organiser votre évènement.

1. Approved Index

The Approved Index est un répertoire d’organisateurs d’évènements comprenant, à l’heure de l’écriture de ces lignes, près de 200 organisateurs d’évènements. Et vous pouvez même filtrer les résultats par zone géographique.

2. Event.org.uk

Bien qu’event.org.uk ressemble à un site développé par un adolescent des années 90, il liste de nombreuses entreprises de gestion d’évènements actives par ordre alphabétique.

3. Bizzabo

Le fournisseur de logiciel de gestion d’évènements Bizzabo dispose d’un répertoire très complet d’entreprises liées à la production, l’organisation, et le marketing d’évènements.

4. Event Services Directory

The Event Services Directory porte très bien son nom (Le répertoire de services liés à l’évènementiel, pour les non-anglophones). Vous ne trouverez pas seulement des organisateurs d’évènements, mais aussi des fournisseurs d’équipement, des entreprises de restauration, ainsi que du divertissement professionnel.

5. CrunchBase

Bien que CrunchBase ne soit pas réellement un répertoire de gestion d’évènements, ils disposent d’une liste de plus de 650 organisateurs d’évènements à travers toute l’Europe. Et en bonus, il vous les classe par budget.

6. AEO

L’Association des Organisateurs d’Évènements dispose d’une liste de tous les organisateurs d’évènements faisant partie de l’association. Il y en a actuellement plus de 80 parmi lesquels choisir.

Voici les questions à poser aux organisateurs d’évènements

Vous savez désormais pourquoi vous pourriez avoir besoin d’engager un organisateur d’évènements et où en trouver un. Jusqu’ici, tout va bien. Plongeons-nous maintenant dans les quatorze questions à poser à un organisateur d’évènements lors d’un entretien.

1. Quel est votre spécialité ?

La plupart des organisateurs d’évènements se spécialisent dans un certain type d’évènements, ce qui peut aller des mariages aux conférences d’affaires. Assurez-vous que leur domaine d’expertise coïncide avec votre évènement.

2. Quels services offrez-vous ?

L’organisation d’évènement consiste en de nombreux points, assurez-vous que votre organisateur d’évènements soit capable de répondre à tous vos besoins. Par exemple, vous pourriez avoir besoin qu’il soit en mesure de trouver des conférenciers et d’organiser la restauration.

3. Qu’inclut votre forfait ?

Établissez ce que vous aurez pour votre argent, et ce qui vous coutera un supplément. Mettez-vous d’accord sur un taux horaire, un tarif fixe, ou un forfait à la commission, et déterminez les frais additionnels, comme les frais de déplacement et le personnel de soutien.

4. Qui travaillera sur l’évènement ?

Sachez qui sera votre point de contact principal et combien d’autres personnes seront impliquées dans l’organisation de l’évènement. Ayez une vue d’ensemble sur qui est qui et comment les contacter. (Vous devriez également songer à des questions spécifiques à poser lors de l’entretien avec le reste du personnel de l’évènement.)

5. De combien de temps aurez-vous besoin ?

Le temps dont votre organisateur d’évènements aura besoin pour organiser votre évènement dépendra de la taille et du type de votre évènement, ainsi que du nombre d’autres évènements sur lesquels il travaille en même temps.

6. Comment comptez-vous sélectionner le lieu de l’évènement ?

Le site sera souvent la plus importante dépense de votre budget d’évènement, il est donc fondamental que votre organisateur le choisisse avec soin. Posez cette question pour jauger leur capacité à prendre les détails en compte.

7. Disposez-vous de bons contacts parmi les fournisseurs ?

Sélectionnez un organisateur d’évènements qui entretient de bonnes relations avec les fournisseurs d’équipement, de décor, de transports, de restauration, et de divertissement. Ainsi, vous aurez plus de chances d’obtenir des prix intéressants.

8. Comment gérez-vous le budget de l’évènement ?

L’argent est toujours un aspect critique de l’organisation d’un évènement, et il est très simple de perdre le contrôle sur le budget. Demandez à l’organisateur comment il compte gérer le budget et éviter les dépenses superflues.

9. Comment gérez-vous l’emploi du temps ?

À l’instar de l’argent, le temps est un facteur critique de l’organisation d’évènement. C’est une question qu’il est important de poser car votre organisateur d’évènements pourrait travailler sur plusieurs évènements à la fois, ce qui représente un chalenge conséquent.

10. Quelles technologies utilisez-vous ?

Il existe tout un panel d’outils de gestion d’évènement disponibles pour aider les organisateurs d’évènements à gérer leur temps, l’argent, le marketing, et la billetterie. Cherchez à savoir quels sont ceux que votre candidat connait.

11. Comment est-ce que vous gérez la sécurité de l’évènement ?

La santé et la sécurité sont fondamentales en ce qui concerne l’évènementiel, tout comme les différentes polices d’assurance auxquelles vous devrez souscrire. Demandez à votre organisateur d’évènements comment il procède pour l’évaluation des risques.

12. Quelles sont vos politiques d’annulation et de remboursement ?

Comme pour tout autre fournisseur de services, vous devez toujours savoir ce qui se passe si vous annulez ou que vous désirez un remboursement. Assurez-vous que cela est clairement stipulé dans le contrat que vous signez afin d’éviter toute surprise.

13. Avez-vous des certifications officielles ?

Bien que les certifications ne soient pas très importantes, il peut être rassurant de savoir que votre organisateur d’évènements en a. Renseignez-vous sur leurs études officielles et demandez-leur s’ils font partie d’associations dans le domaine.

14. Comment mesurez-vous la réussite d’un évènement ?

Enfin, il est essentiel que vous vous accordiez sur la mesure de la réussite. Demandez quelles données ils regardent et comment ils utilisent les retours de clients précédents pour améliorer leurs performances.

Les outils pour évaluer les réponses d’un organisateur d’évènements

Il n’existe pas énormément d’outils conçus précisément pour l’évènementiel, pour ce qui est d’évaluer les réponses obtenues. Cependant, il existe de nombreux outils très utiles conçus pour évaluer les réponses à un entretien d’embauche.

En voici quelques-uns que vous pouvez adapter pour vous aider après l’entretien :

• The Manager Foundation offre un formulaire d’évaluation d’entretien d’embauche complet et personnalisable.
• La RH de Vermont Government propose un formulaire d’évaluation rapide et pratique que vous pouvez utiliser.
• MaRS propose un guide sur la façon de concevoir des question d’entretien pour qu’il soit simple d’évaluer les réponses par la suite.

C’est parti pour l’entretien

Il y a de très nombreuses questions pertinentes à poser à un organisateur d’évènements avant de songer à l’engager. Leur poser dès le début vous épargnera de nombreuses migraines et quiproquos à l’avenir.

Vous avez déjà engagé un organisateur d’évènements dans le passé ? Partagez vos expériences avec la communauté en laissant un commentaire dans la section ci-dessous.