L’organisation d’évènements n’est pas une discipline nouvelle.
En fait, elle est presque aussi vieille que les pyramides d’Égypte. Est-ce que vous saviez que la première organisatrice d’évènements connue était Cléopâtre? Ses évènements somptueux n’auraient pas été possibles sans toute une ribambelle de fournisseurs et d’aides. (Dans son cas, de serviteurs et d’esclaves.) Et ils s’en sont sorti sans la moindre de nos technologies modernes.
L’organisation d’évènements d’entreprise demande beaucoup de dur labeur. Ne laissez personne vous convaincre du contraire. Que vous organisiez un lancement de produit, une conférence, ou un évènement d’accueil de clients, tout bien prévoir dans les moindres détails, en temps et en heure, et dans les contraintes du budget, demande énormément d’efforts.
C’est pourquoi il est parfaitement contre productif de se laisser dire des énormités à propos de l’organisation d’évènements. Elles ne sont pas seulement fausses, mais peuvent également entraver vos progrès, et au final altérer la qualité de votre évènement.
Voici 6 de ces « faits » et comment les éviter.
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1. Il suffit d’une personne pour organiser un évènement
Il est très peu probable qu’une personne seule parvienne à gérer tous les différents aspects liés à l’organisation d’un évènement d’entreprise. En fait, plus l’évènement est conséquent, long, et complexe, plus vous aurez besoin d’aide pour que tout se déroule bien le jour J.
Bien sûr, un organisateur d’évènement peut coordonner les efforts de tout le monde et prendre toutes les décisions importantes. Mais vous aurez besoin des conseils de spécialistes, internes ou externes à votre équipe, pour gérer certains points précis tels que :
- Trouver le site
- Organiser la restauration de groupe
- Booker l’animation
- Planifier le programme
- Le marketing
- La logistique
- … et bien d’autres choses encore
2. Les évènements d’entreprise doivent être formels
Les bureaux ont la réputation d’être des lieux de travail étouffants. C’est donc sans surprise que l’on retrouve les mêmes croyances par rapport aux évènements d’entreprises en extérieur.
Voici quelques décennies, les immenses conférences formelles ont certes été la norme. Mais ce n’est plus le cas au 21èmesiècle.
Bien que vous deviez certainement garder l’aspect professionnel de votre évènement, il n’y a pas de raisons que son format ne soit pas un peu plus décontracté. Peut-être même un peu bizarre et amusant. Que diriez-vous d’un chapiteau de fête somptueusement décoré plutôt que d’une salle de réunion d’hôtel classique ?
3. Pas besoin de planifier l’évènement avec une précision militaire
Encore faux.
Un programme clair et prévu avec la plus grande précision est précisément ce dont vous avez besoin. Beaucoup d’organisateurs d’évènements tentent de traverser la journée de l’évènement sans trop se soucier des horaires de sessions ou de pauses. Le résultat inévitable de cela est le chaos, avec du personnel ne sachant pas ce qu’il est censé faire à quel moment précis, tandis que les orateurs ne sont pas certains du temps de parole auquel ils ont droit.
Une approche plus professionnelle est de fixer un programme précis des évènements, avec les horaires de repas, de pauses, et de fin d’évènement lorsque cela est nécessaire.
4. Le lieu n’importe pas vraiment
C’est peut-être l’un des mythes les plus établis.
En fait, c’est l’exact opposé de la vérité. Dénicher le bon site peut être la clé d’un évènement d’entreprise mémorable.
Tout commence avec le lieu :
- Est-ce que tout le monde peut venir et repartir facilement ?
- Est-ce qu’il y a un accès WiFi rapide et stable ?
- Est-ce que l’ambiance donne le bon ton ?
Le lieu est la base de tout ce qui va se passer. Mais il doit aussi pouvoir répondre à tous vos besoins. Que vous choisissiez une boite de nuit branchée, un jardin privé, ou un site historique, ne lésinez pas sur les recherches et assurez-vous d’épater vos invités.
5. Vous n’avez pas besoin de Plan B
Vous reposer sur votre plan initial uniquement est une approche dangereuse. Vous vous souvenez de la Loi de Murphy qui dit que « Tout ce qui a une chance de mal se passer va mal se passer » ?
Bien que vous devriez tout de même vous assurer de bien avoir vérifié et revérifié chaque point de votre liste d’organisation d’évènement, vous n’avez aucune garantie.
Même l’évènement le plus minutieusement préparé peut devenir incontrôlable à tout moment : Il y a eu une énorme tempête et votre site se retrouve sans courant. Votre principal orateur annule au dernier moment à cause d’une laryngite. Les preuves marketing sont bloquées chez l’imprimeur.
Quel que soit le problème, vous devez avoir une solution de repli, juste au cas où.
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6. Votre travail est terminé à la fin de l’évènement
Il serait très agréable de penser que vous pouvez vous reposer le lendemain d’une grosse conférence ou d’un séminaire.
Mais c’est loin d’être le cas : Votre travail n’est tout simplement pas encore terminé.
Une fois que vous avez finalisé les choses avec le site, il reste des taches importantes à effectuer après l’évènement qui peuvent vous occuper pendant des jours, voire des semaines. Des questionnaires de retours aux autres mesures de performances. Des emails de remerciements aux analyses de rapports.
Il vous reste beaucoup de travail pour vous assurer que votre évènement a atteint ses objectifs.
Auteur : Dakota Murphey fournit du contenu pour une sélection réduite de sites web de l’industrie de l’évènementiel, dont Billetto.
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