8 Idées pour Conserver les Donateurs à la Suite d’un Évènement Caritatif

Vous avez levé des fonds pour un œuvre caritative et monté un évènement génial. Espérons que tout le monde à passé un moment et est sorti plus informé à propos d’une bonne cause.

Les festivités sont peut-être terminées, mais votre boulot ne l’est pas.

En donnant suite après votre évènement caritatif, vous entrez basiquement dans le niveau bonus de la levée de fonds. Il est temps de transformer quelques-uns de vos spectateurs en donateurs.

Ce guide passera en revue :

• Observer vos résultats
• Clore le budget de l’évènement
• Créer du contenu à partir des enregistrements de l’évènement
• Remercier tout le monde et partager vos résultats
• Collecter des retours et débriefer votre équipe

Après tout ça, vous serez en bien meilleure mesure de convertir les spectateurs de votre évènement en donateurs.

1. Se préparer à donner suite

Les suites de l’évènement devraient faire partie de l’organisation de votre évènement. Vous pouvez ébaucher une note de remerciement à l’avance puis remplir les blancs après l’évènement.

Astuce : Utilisez un modèle d’email de suite pour vous aider à visualiser ce à quoi le votre devrait ressembler.

2. Analyser les chiffres

Avant d’envoyer les emails de suite, vous devriez jeter un œil aux chiffres. Est-ce que vous avez réussi à atteindre les objectifs pour votre évènement ?

Que vous ayez visé une somme d’argent à lever ou un nombre de gens à sensibiliser, vous devriez observer les données que vous avez réuni.

Vous pourriez mesurer votre succès selon :

• Le nombre de billets vendu
• Combien de gens ont participé (si l’évènement était gratuit)
• Les mentions sur les réseaux sociaux et dans la presse
• Combien de donateurs vous avez obtenu
• Combien d’argent vous avez réussi à réunir au total

Ce que tout le monde veut voir c’est à quel point ils ont contribué à une bonne cause. Donnez-leur les nombres et faits que vous avez tiré de vos observations pour leur donner une idée de la différence qu’ils ont fait.

Cela les encouragera à vous soutenir encore plus.

Astuce : Utilisez ces mesures de succès d’une levée de fonds pour vous aider à mesurer vos performances.

3. Clore votre budget

Une fois que la fête est terminée, il est temps de fermer les livres de comptes. Les œuvre caritatives sont sujettes à des examens minutieux pour ce qui est du budget, car l’argent est censé revenir à une bonne cause.

Si vous avez réussi à vous en tenir à votre budget, cependant, la tache sera très simple.

Certains des chiffres que vous devez prendre en compte sont :

• Le nombre de billets vendu
• La nourriture et les boissons vendues
• Les ventes de produits dérivés
• Les sponsorings d’entreprises
• Les dons faits le jour même

Puis déduisez toutes les dépenses telles que :

• La location du site
• Les coûts de restauration
• Les frais des conférenciers et animateurs
• Les dépenses marketing

Comparez les nombres finaux pour vous aider à déterminer si oui ou non vous avez réussi à tenir vos prévisions budgétaires. Cela sera particulièrement utile pour budgéter de futurs évènements caritatifs.

De plus, c’est toujours un bon moyen de montrer à vos futurs donneurs que vous êtes parvenu à gérer l’argent de manière responsable.

Astuce : Utilisez ce guide pour vous aider à calculer les entrées et sorties d’argents de votre évènement caritatif.

4. Créer du contenu à partir de l’évènement

Il y avait bien un photographe pour immortaliser l’évènement caritatif que vous venez d’organiser, non ? Alors vous devriez désormais disposer de tout un tas de photos et de vidéos sur votre disque dur.

Si vous avez fait un stream en direct de l’évènement, vous devriez déjà avoir la vidéo sur vos profils de réseaux sociaux. Mais vous pouvez toujours vous montrer créatif avec.

L’un des meilleurs moyens d’utiliser ce contenu est de créer une vidéo des temps forts de l’évènement. Vous pouvez combiner des vidéos avec des photos, ainsi que des archives concernant l’œuvre caritative que vous soutenez.

Vous devriez également poster des photos avec des citations d’animateurs de l’évènement sur vos réseaux sociaux. Cela les encouragera à les partager avec leurs followers, ce qui implique plus de visibilité pour vous.

Le contenu visuel est particulièrement efficace pour toucher de nouveaux donateurs pour la cause. Tout ne monde n’est pas ébloui par des faits et des images, certains préfèrent des résultats plus tangibles.

Astuce : Si vous ne savez pas comment monter des vidéos, vous pouvez trouver un monteur vidéo bénévole en ligne.

5. Remercier tout le monde pour leur contribution

Vous devriez mettre un point d’honneur à remercier tout le monde d’avoir fait de l’évènement un succès. Ceci ajoutera une petite touche personnelle, et augmentera les chances de transformer les spectateurs en futur donateurs.

Assurez-vous d’envoyer un gros « merci » aux :

• Spectateurs
• Orateurs et animateurs
• Propriétaires du site et marchands
• Sponsors et donateurs
• L’équipe de l’évènement

Vous n’avez pas besoin d’envoyer des centaines de notes manuscrites. Mais il est bon de remercier quelques personnes-clés, comme les gros donateurs, personnellement.

Astuce : Jetez un œil à ces citations de remerciements pour une levée de fonds pour trouver un peu d’inspiration pour votre email.

6. Partager vos résultats (et raconter une histoire)

Tout le monde sera intéressé par ce qu’a accompli l’évènement caritatif. Votre email de suite devrait inclure autant d’informations utiles que possible.

Ne bombardez pas les gens de graphiques et de statistiques compliquées, mais donnez leur une vue d’ensemble des chiffres importants. Montrez leur à quel point leur participation a fait une différence.

Voici quelques-uns des résultats que vous pouvez partager après l’évènement :

• Combien d’argent a été levé
• Les mentions dans la presse et les médias
• L’engagement et les partages sur les réseaux sociaux

La partie la plus importante est que vous mettiez en valeur ce qu’impliquent ces résultats pour la cause. Que seront-ils en mesure de faire avec les fonds et l’attention supplémentaire reçus ?

Racontez une histoire liée à l’œuvre caritative et sur comment le soutient les a aidé. Utilisez-la pour montrer ce que des fonds supplémentaires de donateurs pourraient faire pour la cause.

Astuce : Plus d’informations sur comment mesurer le succès de votre levée de fonds et inclure quelques résultats supplémentaires.

7. Collecter des retours de tout le monde

L’une des parties les plus cruciales de la suite de votre évènement est la demande de retours. Tout les gens impliqués devraient être en mesure de vous donner les retours intéressants que vous pourrez utiliser pour vos futurs évènements.

Demander des retours ne vous aidera pas seulement vous, mais permettra également aux invités et aux sponsors de se sentir plus intégrés à l’évènement.

Vous pouvez envoyer un questionnaire de retours et demander aux invités de noter votre évènement sur une échelle de un à cinq. Mais vous devriez également inclure un espace pour les commentaires pour que les gens puissent vous fournir plus de détails.

Si vous voulez plus de détails, demandez à vos spectateurs :

• Ce qu’ils ont aimé de l’évènement
• Comment vous pouvez améliorer le prochain évènement
• S’ils seraient intéressés par des évènements similaires
• S’ils envisagent de donner à la charité

Astuce : Utilisez un site web tel que SurveyMonkey pour créer vos propres questionnaires de retours personnalisés.

8. Débriefer votre équipe

La dernière partie des suites de votre évènement est de tenir une réunion de débriefing. Vous devriez déjà avoir une idée générale de ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné.

Si ce n’est pas le cas, c’est le moment de demander :

• Est-ce que vous avez atteint votre objectif ?
• Qu’est-ce qui s’est bien passé ?
• Qu’est-ce qui s’est mal passé ?
• Comment vous améliorer ?

C’est maintenant le moment d’entrer plus avant dans les détails avec votre équipe et d’utiliser les retours à bon escient. Voyez si vous pouvez booster les points positifs et réduire les points négatifs pour votre prochain évènement.

Utilisez l’opportunité de réitérer les résultats de l’évènement qui vient de se produire. Vous devriez motiver votre équipe à propos de votre prochaine levée de fonds pour la charité.

Astuce : Lisez ce guide sur comment bien débriefer l’équipe de votre évènement caritatif.

Pour résumer

Vous avez désormais donné suite correctement à votre évènement caritatif. Nous espérons que vous avez réussi à rendre heureux les donateurs, les sponsors et les membres de l’équipe de votre évènement.

Plus important, nous espérons que vous avez fait une différence significative pour une bonne cause. Et les retours que vous avez reçu devraient vous donner une idée pour le prochain évènement.

En parlant du prochain évènement, battez le fer tant qu’il est chaud. Vous avez aidé les spectateurs de l’évènement à faire le premier pas pour devenir un donateur.

La prochaine étape n’appartient qu’à vous !