8 Règles d’Or pour l’Organisation d’un Évènement Communautaire

Vous organisez un évènement pour les gens de votre quartier ? Alors vous devriez jeter un œil à ces règles d’or pour l’organisation d’un évènement communautaire.

Dans ce guide, nous couvrirons :

• Ce qu’est un évènement communautaire
• Comment organiser une réunion publique et obtenir des bénévoles
• L’importance d’une checklist d’organisation d’évènement
• Les procédures de santé et de sécurité
• L’assurance responsabilité civile et employeur
• L’évaluation des risques
• Les licences et autorisations pour la nourriture, l’alcool, les jeux d’argent, et les divertissements
• Comment contacter les médias locaux
• La confidentialité et la protection des données

Nous avons du pain sur la planche, alors on entre directement dans le vif du sujet.

Qu’est-ce qu’un évènement communautaire ?

Un évènement communautaire est organisé par les locaux, pour les locaux. Ils sont généralement organisés et gérés par des bénévoles souhaitant resserrer les liens au sein de la communauté locale.

Voici quelques exembles d’évènements communautaires :

• Fête de quartier
• Diffusion de films
• Quiz de bar
• Journées jardinage
• Banques d’échanges
• Journées à thème
• Performances en direct
• Festivals de nourriture
• Marchés fermiers

En d’autres termes, ce peut être à peu près tout d’une tombola à une levée de fonds caritative. Votre évènement communautaire n’est limité que par votre imagination.

1. Organiser une rencontre publique

C’est généralement une équipe de bénévoles qui gère les évènements communautaires plutôt qu’une équipe d’organisateurs professionnels. Ce qui signifie que vous devez trouver des locaux qui seraient intéressés pour vous aider à faire de l’évènement une réalité.

Un bon moyen pour ce faire est d’organiser une réunion publique. Vous pouvez l’organiser en extérieur, dans un centre communautaire, ou dans une église locale.

Voici quelques moyens par lesquels vous pouvez donner de la visibilité à la réunion :

• Poster des flyers dans les boites à lettres résidentielles
• Poser des posters sur les vitrines des magasins locaux et sur les panneaux d’affichage
• Écrire une lettre à la presse locale
• L’annoncer à la radio locale
• Créer un évènement en ligne et inviter vos voisins

Uns fois que vous avez réuni une petite foule, vous devriez rester aussi large et simple que possible. L’idée est de ne pas tout prévoir en détails à l’avance.

Mais plutôt de créer un engouement autour de l’idée initiale d’évènement. Demandez les idées des locaux qui participent à la réunion et veulent s’investir dans l’organisation.

2. Utiliser une checklist d’organisation d’évènement

Vous devriez mettre sur papier toutes les idées évoquées durant la réunion publique. Une fois que vous avez pris un moment pour bien compléter cette liste, il est temps d’entrer dans les détails.

Demandez-vous ce dont vous avez besoin pour donner vies à vos idées pour l’évènement. Puis mettez les choses en ordre de priorité et évaluez les coûts de chacune.

Astuce : Vous pouvez utiliser notre checklist d’organisation d’évènement pour vous aider à organiser votre évènement communautaire.

3. Se renseigner sur les procédures de santé et de sécurité

Les procédures de santé et de sécurité sont souvent considérées comme le buzzkill ultime. Mais elles sont là pour assurer que personne ne se blesse durant l’évènement.

Vous devez penser à qui va participer à l’évènement et à l’endroit où il se déroule. Le bon sens peut faire beaucoup sur ce point : Vous n’avez qu’à appliquer la Loi de Murphy.

Voici quelques questions que vous devriez vous poser lorsque vous en êtes au sujet de la santé et de la sécurité :

• Est-ce que l’évènement contient de l’équipement potentiellement dangereux ?
• Est-ce que quelqu’un pourrait se blesser lors de la pratique de l’une des activités de l’évènement ?
• Est-ce qu’il y a une chance que le site soit trop chaud ou trop froid ?
• Existe-t-il de potentiels risques d’incendies ?
• Est-ce qu’il y aura des gens vulnérables à l’évènement ?
• Est-ce que vos bénévoles doivent recevoir un quelconque entrainement au préalable ?
• Qu’allez-vous faire en cas d’accident ?

Astuce : Plus d’infos sur comment simplifier les précautions de santé et de sécurité.

4. Responsabilité civile et assurance responsabilité de l’employeur

Il est important d’être assuré au cas où quoi que ce soit tourne mal malgré vos efforts.

Les politiques d’assurances que nous allons passer en revue ici sont la responsabilité civile et l’assurance responsabilité de l’employeur.

Notez que la responsabilité civile n’est pas une exigence légale. Mais si quoi que ce soit arrive, une plainte pourra-t-être déposée contre vous. Et l’amende peut très vite monter.

Assurance responsabilité civile

Il vous faut une assurance responsabilité civile s’il existe une quelconque chance que les gens se blessent, perdent, se fassent voler, ou abiment leurs objets personnels. En d’autres termes, pratiquement tous les évènements assez conséquents.

Assurance responsabilité de l’employeur

Vous aurez également besoin d’une assurance responsabilité de l’employeur dédiée si au moins une partie de votre personnel reçoit un salaire. Mais ce n’est pas une exigence légale si tout le personnel impliqué est bénévole.

5. Conduire une étude des risques

Une étude des risques est une liste des différentes choses qui pourraient mal tourner. Généralement, celles qui impliquent que des gens se blessent ou que des objets soient abimés.

Vous devriez conduire une étude des risques pour minimiser les chances que quelque chose ne tourne mal. Tout comme pour les procédures de santé et de sécurité, vous devriez agir avec bon sens.

Astuce : Vous pouvez jeter un œil à ces échantillons d’études de risques pour vous faire une idée de ce à quoi cela ressemble.

6. Obtenir les bonnes licences

Vous aurez certainement besoin d’acquérir une licence ou deux pour votre évènement communautaire. Si votre évènement implique des jeux d’argent, de l’alcool, et des divertissements, vous aurez certainement besoin de quelques-unes.

Voici quelques-unes des activités qui pourraient nécessiter l’obtention d’une licence :

• Tombolas et loteries d’entreprises
• Bingo, courses, et nuits casino
• Performances musicales
• Diffusions de films
• Servir de l’alcool
• Servir de la nourriture et des boissons
• Évènements sur un lieu public
• Récolte de fonds
• Fêtes et parades de rues

Et voici quelques-uns des endroits dans lesquels vous pouvez en apprendre plus sur les diverses licences :

• La Commission des Jeux de Hasard pour des informations sur les licences liées aux jeux d’argent.
• La SACEM pour des informations sur l’utilisation de morceaux sous copyright.
• Toujours la SACEM pour des informations sur la diffusion de vidéos.
• La SACEM vous donnera également des informations sur l’utilisation de longs-métrages.
• L’ANSES pour des informations sur la vente de nourriture.
• Le conseil local pour des informations sur les divertissements en direct, les collectes de fonds, les fermetures de rues, la vente d’alcool, et l’organisation d’évènements sur la voie publique.

Il est généralement judicieux de demander ces licences aussi tôt que possible. Et de préférence au moins un mois avant que l’évènement ne se produise.

7. Entrer en contact avec les médias locaux

Vous devriez également faire de votre mieux pour promouvoir l’évènement communautaire. Les réseaux sociaux sont vos amis, mais il peut également s’avérer judicieux de contacter les médias locaux.

Rédigez un communiqué de presse pour l’évènement avant de contacter la presse locale.

Astuce : Jetez un œil à notre guide détaillé sur comment rédiger un communiqué de presse pour un évènement.

8. Confidentialité et protection des données

Les photos et vidéos d’évènements sont géniales pour le marketing et la promotion. Mais vous devriez prendre un maximum de précautions lors de l’organisation d’un évènement communautaire.

Toutes les données personnelles (images comprises) sont protégées par le RGPD. Ce qui signifie que vous devez obtenir la permission de la personne pour conserver des informations sur elle.

Une bonne idée est d’annoncer à vos invités que vous avez l’intention de prendre des photos et de filmer l’évènement. Si vous prévoyez de le partager sur les réseaux sociaux, dites-le également.

Il ne reste plus maintenant que l’évènement lui-même

Vous savez maintenant tout ce dont vous avez besoin pour que votre évènement communautaire soit conforme à la loi.

Maintenant il ne vous reste plus que… tout le reste.

Heureusement, nous sommes là pour vous soutenir. Plus d’informations sur comment se préparer pour un évènement, et quelques superbes astuces d’organisation d’évènements se trouvent juste ici, sur le blog.

Bonne chance !