Checklist d’Organisation d’Évènement pour Organisateur d’Évènement Débordé

Il est important de disposer d’une checklist de planification de l’évènement lorsque vous organisez un évènement. De nombreuses choses doivent être gardées à l’œil, et il n’est pas bon de trop rester bloqué sur des détails.

C’est pourquoi il est mieux de d’abord créer une vue macro de ce à quoi vous voulez que l’évènement ressemble. Une fois que c’est établi, vous pouvez entrer dans les détails.

Les deux question principales que vous devriez vous poser sont :

1. Qu’est-ce que vous voulez retirer de l’évènement ?
2. Avec combien de ressources devez-vous travailler ?

Uns fois que vous avez répondu à ces deux question, tout n’est plus qu’une question de remplir les blancs. Et il y a beaucoup de blancs à remplir.

Nous avons créé cette checklist d’organisation d’évènement très concise pour que vous puissiez vous focaliser sur la vue d’ensemble comme sur les détails. Elle est volontairement large et générique pour convenir à la plupart des évènements.

Nous l’avons divisée en six phases de planification d’évènement :

• 6 à 12 mois avant l’évènement
• 3 à 6 mois avant l’évènement
• 1 à 3 mois avant l’évènement
• 1 à 2 mois avant l’évènement
• Juste avant l’évènement, et durant celui-ci
• Juste après l’évènement

N’hésitez pas à l’imprimer et à l’emporter partout avec vous, et à cocher toutes les cases !

6 à 12 mois avant l’évènement

La première phase de la planification d’un évènement est celle où vous devez fixer vos objectifs et faire vos recherches.

• Déterminer à quoi mesurer votre succès
  • Aux billets vendus
  • Aux dons collectés
  • Aux profits effectués
  • À la sensibilisation engendrée

• Choisir une date et une heure qui ne soit pas parasitée par des fériés

• Rédiger une chronologie de la préparation de l’évènement

• Faire une liste des potentiels sites et obtenir des devis pour la location
  • S’assurer qu’il y ait assez d’espace pour le public

• Créer un budget avec les coûts approximatifs pour :
  • La location du site
  • La location de l’équipement
  • Les frais des artistes ou conférenciers
  • Les garanties marketing
  • Les dépenses diverses

• Recruter une équipe d’évènement pour vous aider avec
  • L’organisation et la logistique
  • Les problèmes techniques
  • Le marketing et les réseaux sociaux

• Rechercher et négocier de potentiels artistes ou conférenciers
  • Utiliser votre public cible pour déterminer les choix les plus appropriés
  • Décider si vous voulez passer par une agence de réservation ou contacter directement l’artiste

• Rechercher et négocier de potentiels sponsors pour l’évènement
  • Trouver des entreprises qui opèrent dans votre niche
  • Regarder qui a sponsorisé des évènements similaires au votre

• Créer une page ou un site web pour l’évènement
  • Faire en sorte qu’il/elle reflète le thème de l’évènement
  • Optimiser l’infrastructure du site web pour gérer le trafic
  • Utiliser un design adapté au mobile

• Créer des comptes sur les réseaux sociaux
  • Facebook
  • Instagram
  • Twitter
  • YouTube
  • LinkedIn
  • Pinterest

3 à 6 mois avant l’évènement

La seconde phase est celle où les choses commencent à prendre forme. Confirmez un maximum de choses et commencez la promotion de l’évènement.

• Organiser la billetterie de votre évènement
  • Trouver une plateforme de billetterie
  • Fixer un prix pour les billets
  • Offrir des réductions pour les premiers clients
  • Estimer le nombre de spectateurs
  • Revoir le budget en fonction de cette estimation

• Effectuer le travail préparatoire sur le site de l’évènement
  • Se renseigner sur les autorisations ou permis à obtenir
  • Souscrire une assurance responsabilité civile, le cas échéant
  • Découvrir si le site dispose d’équipement technique ou de restauration
  • S’assurer qu’il y aura assez de places de parking et de places assises
  • Revoir les procédures de santé et de sécurité

• Réserver les conférenciers ou artistes
  • Signer un contrat détaillé
  • S’accorder sur une performance en direct ou un discours d’ouverture
  • Ajouter leur photo et bio au site web de votre évènement
  • Arranger les transports et hébergements

• Obtenir des sponsors pour l’évènement
  • Envoyer un kit d’évènement
  • Obtenir un accord verbal ou écrit

• Commencer la campagne marketing de l’évènement
  • Poster du contenu promotionnel sur les réseaux sociaux
    • Images
    • Vidéos
    • Articles de blog
    • Podcasts
  • Créer un kit de presse et l’envoyer aux médias
    • Le contexte de l’évènement
    • La date et le lieu
    • Les invités, artistes ou conférenciers notables
  • Envoyer des invitations à votre liste d’invités
  • Lister votre évènement sur tous les calendriers d’évènements appropriés
  • Commander des garanties marketing auprès d’un imprimeur
    • Programme de l’évènement
    • Posters et bannières
    • Flyers et stickers

1 à 3 mois avant l’évènement

La troisième phase consiste principalement à confirmer les invités, les conférenciers et les sponsors. C’est également la partie où vous allez vraiment augmenter vos efforts marketing.

• Rappeler aux invités intéressés de confirmer leur présence

• Confirmer la logistique avec les conférenciers ou les artistes
  • Passer en revue vos obligations contractuelles
  • Revérifier les transports et hébergements

• Confirmer les accords de sponsoring de l’évènement
  • Vérifier si vos sponsors sont toujours intéressés
  • Potentiellement leur proposer des packs de partenariat plus intéressants

• Augmenter le marketing de l’évènement
  • Poster des comptes à rebours sur les réseaux sociaux et par email
  • Annoncer la fin de la réduction pour les clients précoces
  • Envoyer un communiqué de presse aux médias comme les blogs et les journaux

1 à 2 mois avant l’évènement

Les dernières semaines vous restant avant l’évènement servent à vous assurer que tout et tout le monde est bien prêt.

• Revoir le programme de l’évènement
  • Revoir toute partie nécessitant d’être modifiée
  • Penser à des plans de secours en cas de soucis de dernière minute

• Confirmer le plan de l’évènement avec tous les gens concernés :
  • L’équipe de l’évènement
  • Les participants
  • Les conférenciers et artistes
  • Les sponsors
  • Le site
  • La restauration
  • Les fournisseurs d’équipements

• Confirmer le nombre final de participants

• Finaliser l’arrangement des sièges

• S’assurer que quelqu’un soit à la porte pour gérer les entrées

• Prévoir un vidéaste pour capturer les moments importants de l’évènement

Juste avant l’évènement, et durant celui-ci

Le jour J est presque arrivé et vous devez vous assurer de n’avoir rien laissé au hasard.

• Tester tout l’équipement technique

• Vérifier les prévisions météo et de trafic

• Revérifier que la nourriture et les boissons arriveront à temps

• S’assurer que le site est décoré et que tous les panneaux sont en place

• Faire des copies des documents importants
  • Plan de l’évènement
  • Plan de salle
  • Liste d’invités
  • Liste de médias

Juste après l’évènement

• Nettoyer le site ou organiser une équipe de nettoyage

• Monter les séquences de l’évènement pour en faire une vidéo promotionnelle post-évènement

• Continuer le marketing de l’évènement
  • Poster des photos et vidéos de l’évènement sur votre site web et vos réseaux sociaux
  • Contacter le média qui était présent et demander des citations
  • S’assurer que tout le monde est au courant du succès retentissant de votre évènement

• Revoir vos finances
  • Vérifier le nombre total de billets vendus
  • Réunir toutes les factures des dépenses
  • Mettre à jour le budget de votre évènement

• Donner suite à tous les gens inclus et les remercier personnellement pour leur participation
  • L’équipe de l’évènement
  • Les sponsors
  • Les gens des médias
  • Les orateurs et animateurs
  • Les invités

• Envoyer des questionnaires aux invités pour obtenir des retours sur comment vous pouvez améliorer les choses pour la prochaine fois

Nous avons oublié quelque chose ?

Chaque évènement est unique, n’hésitez donc pas à personnaliser la checklist de votre évènement.

Si vous pensez que nous avons oublié quelque chose de général, faites-le nous savoir dans les commentaires.

Bonne chance, et n’oubliez pas d’utiliser la checklist d’organisation d’évènement !