Comment Créer un Programme d’Évènement (+Modèles Gratuits)

Les gens persistent à être en retard et à rater des choses malgré les avancées technologiques en gain de temps et en gestion d’agenda.

Ils persistent également à se perdre malgré le fait de posséder un GPS dans leur voiture et Google Maps sur leur téléphone. Est-ce que les gens sont tout simplement irrécupérables ?

Nous ne pouvons vous répondre avec certitude. Mais ce que nous savons, c’est que de l’aide sera toujours offerte à ceux qui veulent se trouver au bon endroit au bon moment.

Poursuivez votre lecture pour découvrir :

• Quoi inclure dans l’agenda de votre évènement
• Des suggestions pour le plan du programme de votre évènement
• Vers quel type de design vous diriger pour votre programme
• Des exemples imprimables de modèles de programmes d’évènements
• Quelques exemples de programmes d’évènements

Sans plus attendre, plongeons-nous dans la création d’un programme d’évènement.

Qu’est-ce qu’un programme d’évènement ?

Un programme d’évènement est tout simplement une vue d’ensemble de ce qui va se passer le jour de l’évènement. Si vous tenez une petite réunion, vous n’en aurez probablement pas besoin.

Mais pour des évènements majeurs tels que les festivals de musique, les conférences d’affaires, les représentations théâtrales, et même les mariages, il fera un atout pratique à distribuer à vos participants.

Pourquoi il est judicieux de disposer d’un programme d’évènement

Les programmes sont traditionnellement imprimés sur des demies-pages ou inclus dans des livrets. De nos jours, de nombreux évènements disposent d’une appli qui offre un programme de l’évènement.

Mais un programme papier reste cependant bien utile. Les batteries de téléphones ont la fâcheuse tendance à lâcher après quelques heures, et comment vos participants vont-ils trouver de quoi recharger leurs téléphones ?

De plus, tous les publics n’apprécieront pas une appli. Les spectateurs plus anciens pourraient apprécier une version papier. Les notifications d’applis ont également tendance à distraire les gens de la tâche en cours.

Enfin, il existe une grosse opportunité de faire un peu d’argent supplémentaire via le programme de l’évènement. De nombreuses conférences offrent aux sponsors l’opportunité de faire leur publicité sur l’agenda de l’évènement.

Qu’inclure dans le programme de votre évènement

Ce que vous allez inclure dans le programme de votre évènement dépendra largement de l’espace de travail dont vous disposez. Un programme basique avec les informations essentielles peut faire l’affaire.

Voici ce que vous devriez inclure à votre programme d’évènement :

• Le nom, le lieu, et la date de votre évènement.
• Les horaires de ce qui va se passer le jour de l’évènement.
• Une carte du site montrant les différents lieux.
• La marque, le slogan, et les liens vers les réseaux sociaux de votre évènement.

Si le programme de votre évènement est imprimé dans un livret, vous aurez plus d’espace avec lequel jouer. Dans ce cas, vous pouvez inclure quelques extras pratiques.

Voici quelques éléments supplémentaires que vous pouvez inclure pour un programme d’évènement plus complet :

• Images et logos supplémentaires
• Publicités pour les sponsors de l’évènement
• De brèves descriptions des marchands de l’évènement
• Une section FAQ pour répondre aux questions générales
• Les biographies des orateurs ou animateurs
• Une liste des médias partenaires
• Les informations de contact d’urgence

En d’autres termes, vous devriez inclure tout ce que vous pensez utile pour vos spectateurs. Plus vous pourrez inclure d’informations dans le programme, plus vous aurez de temps à consacrer à d’autres choses.

Astuces pour structurer votre programme d’évènement

Avant d’aborder le côté esthétique de votre programme d’évènement, voyons quelques règles générales sur comment le structurer. Ces sept astuces vous permettront de tirer le meilleur parti de votre agenda.

1. Rester fidèle à la marque

Pensez à la marque de votre entreprise avant d’envisager le design de votre programme d’évènement. Votre marque pourrait avoir un certain style, des couleurs, une police, ou d’autres détails qui vous sont uniques.

2. Penser aux marques partenaires

Votre propre marque n’est pas la seule dont vous devriez faire la promotion. Le design de votre programme d’évènement devrait également se marier avec les marques de vos sponsors, partenaires, orateurs, et organismes caritatifs.

3. Utiliser des images haute résolution

Rien ne fait plus amateur que des images pixelisées sur vos garanties marketing. Assurez-vous de bien savoir de quelles dimensions vous avez besoin pour les images pour qu’elles soient belles sur le programme.

4. Rester concis

Même si vous avez opté pour un livret, n’oubliez pas qu’un programme d’évènement n’est pas un roman. Restez concis quant-aux informations que vous délivrez, pour que les gens puissent s’y référer rapidement.

5. Faire référence au site web de l’évènement

Si vous devez développer certains points, vous pouvez toujours renvoyer les gens vers le site web de votre évènement. Vous pouvez ainsi développer les informations sur le site, les orateurs, sponsors, et organismes caritatifs que vous soutenez.

6. Utiliser une hiérarchie visuelle

Le design de votre programme d’évènement devrait se focaliser sur les éléments les plus importants. Utilisez des encadrés, des cercles, des couleurs vives, et du texte en gras pour créer une hiérarchie visuelle les mettant en valeur.

7. Effectuer des tests qualité

Quoi que vous fassiez, n’envoyez pas votre programme d’évènement à imprimer avant d’avoir effectué des contrôles qualité. Relisez la copie, vérifiez la qualité de l’image et vérifiez le formatage.

Des outils pour vous aider à faire le design de votre programme d’évènement

Il existe quelques moyens grâce auxquels vous pouvez faire le design de votre programme d’évènement. Vous pouvez engager un designer professionnel, faire le design vous-même, ou modifier et adapter des modèles de programmes d’évènements.

1. Engager un designer

Un designer produira certainement les meilleurs résultats, mais sera également l’option la plus chère. Si vous n’avez pas déjà de designer dans votre équipe, vous pouvez utiliser un site web de freelance pour en trouver un.

Voici quelques sites de freelance populaires :

• Upwork
• Freelancer
• Guru
• PeoplePerHour

Astuce :Lisez ce guide sur comment engager un designer freelance pour découvrir comment examiner leurs compétences à produire de la qualité.

2. Faire le design vous-même

Si vous savez vous servir d’Adobe Photoshop, d’Illustrator, ou d’InDesign, vous pouvez économiser un peu d’argent en faisant vous même le design de votre programme d’évènement. Il est également possible d’utiliser Microsoft Word facilement.

Voici une vidéo qui montre comment créer un programme d’évènement dans InDesign :

3. Utiliser un modèle

L’option la moins chronophage et la moins chère est d’utiliser un modèle de programme d’évènement. Il en existe de nombreux gratuits en ligne, et vous pouvez les personnaliser pour les adapter à votre évènement et votre marque.

Voici quelques sites web qui offrent des modèles de programmes d’évènements que vous pouvez télécharger, modifier, et imprimer :

• Canva
• Template
• Adobe Spark
• Microsoft Office
• Sample Templates
• Pinterest

Conclusion

Créer la structure et le design d’un programme d’évènement ne demande pas de hautes études, mais il peut être un atout majeur pour votre évènement.

Assurez-vous que vos participants ne ratent rien en leur distribuant un agenda lorsqu’ils se présentent à l’entrée.

Vous connaissez des outils de design de programme d’évènement que nous avons raté ? Partagez-les dans la section commentaires ci-dessous !