Comment Décider de la Date d’un Évènement : 12 Choses à Prendre en Compte

Quels sont les meilleures dates pour tenir des évènements ? Une bonne question à laquelle nous allons nous efforcer de répondre au fil de cet article.

Le choix de date de certains évènements pourrait sembler évident : anniversaires, commémorations, noël, pâques, le nouvel an… mais tous les évènements ne sont pas aussi simples à situer.

Alors, comment choisir la bonne date pour votre évènement ?

Vous avez le choix entre 365 jours, il peut donc être légitimement intimidant de se retrouver confronté à ce choix. Utilisons la méthode de l’exclusion pour simplifier un peu le processus.

Ce guide se focalisera sur la façon de choisir une date pour un évènement, et vous aidera à prendre en compte :

• Votre public
• Le travail qui doit être effectué
• Les jours de congés populaires
• Les fériés
• Les changements de saisons et météorologiques
• Les perturbations des transports publics
• Les dates d’évènements concurrents
• Les disponibilités des sites et fournisseurs
• Les disponibilités des orateurs et animateurs

Une fois que vous aurez passé en revue tous ces critères, vous aurez une idée bien plus précise des meilleures dates auxquelles situer un évènement.

1. Penser à votre audience

Comme tout ce qui a trait à l’organisation d’évènement, les spectateurs de l’évènement devraient être votre principale priorité lorsque vous sélectionnez la date de votre évènement.

Les jours de semaine de jeudi à vendredi pourraient être pratiques pour les spectateurs dans le milieu du B2B. Les spectateurs du secteur B2C, par contre, trouveront certainement plus pratique de participer à des évènements le week-end.

Astuce : Si vous n’êtes pas certain de quel moment conviendrait le mieux à votre public, lisez notre guide sur comment déterminer votre public cible.

2. Se donner suffisamment de temps

Il vous reste énormément de travail de planification et de promotion avant l’évènement. La date que vous choisissez devrait vous laisser suffisamment de temps pour tout faire correctement et que le résultat soit réussi.

Astuce :Lisez nos guides sur l’organisation et la promotion d’évènement pour vous faire une idée de tout le travail qu’impliquent ces phases.

3. Tenir compte des périodes de vacances

Il est judicieux de rester hors des périodes de vacances populaires. Les gens réservent généralement leurs voyages longtemps à l’avance. Les vacances scolaires et les jours fériés ont tendance à attirer ces voyages.

Vous devriez également tenter d’éviter les dates qui précèdent et qui suivent de trop près les périodes de vacances. Les gens seront trop occuper à faire ou à défaire leurs valises.

4. Les évènements publics et politiques

Il pourrait également y avoir un évènement public notable qui pourrait interférer avec l’organisation de votre évènement. Les évènements politiques, comme les élections, distrairont les gens de votre évènement.

Non seulement les gens auront plus tendance à se focaliser sur ces évènements, mais les médias auront également tendance à se concentrer sur l’aspect politique et public que sur un évènement privé.

5. Les perturbations des services publics

Les gens qui vivent en banlieue des grandes villes savent très bien à quel point des « travaux prévus » ou simplement une bonne vieille grève des transports peut ruiner les plans d’un weekend.

Heureusement, ces deux cas ont tendance à être prévus et annoncés à l’avance, ce qui vous donne une chance de trouver une alternative. Gardez un œil sur les annonces de perturbations des services publics lorsque vous choisissez une date pour votre évènement.

6. Penser aux horaires de travail

Si vous organisez une conférence d’affaires ou un festival de musique qui se déroule sur plusieurs jours, alors le weekend est votre ami.

Il est bien plus aisé pour vos spectateurs de prendre un ou deux jours de congés pour un évènement qui se déroule du jeudi au dimanche que de prendre la semaine complète.

7. Être constant (ou pas)

Il ne vous aura pas échappé que la plupart des évènements annuels, comme les conférences et festivals, ont lieu à la même période de l’année. Cela fonctionne parce que cela aide les spectateurs a planifier un an à l’avance.

Mais il peut également être intéressant de changer la donne en passant à une autre saison pour votre évènement annuel. Vous pourriez ainsi toucher tout un nouveau public et rester en tête de la concurrence.

8. Observer la concurrence

En parlant de concurrence, vous devriez observer quand elle situe ses propres évènements. Vous ne voudriez pas vous retrouver en compétition pour la date et à vous partager les spectateurs.

Il pourrait, de fait, être judicieux de cartographier tous les évènements concurrents sur un calendrier. Ainsi, vous saurez exactement quand ils se déroulent, et vous pourrez vous placer a un moment calme.

9. Qu’importe la météo

La météo peut avoir un impact énorme sur votre évènement, qu’il se déroule en intérieur comme en extérieur. Il parait évident que la pluie, la grêle, et les rafales de vent sont préjudiciables à un évènement en extérieur.

De même, qui a envie de passer sa journée entassé dans une salle de conférence lorsqu’il fait un grand soleil et 30 degrés dehors ? (Et qu’est-ce qui se passe lorsque la climatisation lâche ?)

Astuce : Jetez un œil aux moyennes de températures historiques lorsque vous choisissez la date de votre évènement.

10. Les journées de sensibilisation

Si votre évènement dispose d’un thème spécifique, vous devriez chercher si une journée (ou un mois) de sensibilisation s’aligne avec celui-ci.

Les médias traditionnels se focalisent souvent sur ces journées de sensibilisation, ce qui signifie que vous pouvez bénéficier d’une meilleure place pour le communiqué de presse de votre évènement. Les réseaux sociaux auront certainement également un hashtag approprié que vous pouvez utiliser pour votre promotion.

11. La disponibilité des sites et fournisseurs

Si vous visez un lieu d’évènement particulier ou avez un fournisseur privilégié avec lequel vous souhaitez travailler, vous devrez tenir compte de leur disponibilité lors du choix de la date de l’évènement.

Vous pourriez ne pas avoir de soucis avec ce point si vous organisez des évènements réguliers dont ils ont connaissance. Mais gardez à l’esprit que les sites et fournisseurs auront des périodes de fortes demandes.

12. La disponibilité des orateurs et animateurs

Tout reste vrai pour les animateurs et orateurs que vous souhaitez booker pour votre évènement. Si leur emploi du temps ne coïncide pas avec la date que vous avez choisi, ils ne viendront pas.

Les orateurs célèbres vendent des billets pour les conférences et les grands groupes vendent des billets pour les festivals. S’ils annulent, cela pourrait jouer au détriment de votre évènement.

Il est temps de réserver une date

Maintenant que vous avez une meilleure compréhension des écueils à éviter, il est temps d’annoncer la date de votre évènement.

Ajoutez-la au calendrier de votre site web, et commencez à la crier sur tous les toits. Annoncez-la sur les réseaux sociaux, à votre liste d’emails, et dites aux gens de réserver la date.

Bonne chance !