Comment Effectuer une Répétition d’Évènement (+Checklist)

« You only get one shot, do not miss your chance to blow, this opportunity comes once in a lifetime, yo… »

– Eminem, « Lose Yourself »

En tant qu’artiste live, Eminem comprend l’importance d’une répétition. Rien de plus embarrassant que de ne plus se souvenir de son texte face à une foule extatique (et dans le jugement).

En tant qu’organisateur d’évènement, vous devriez estimer la valeur d’une répétition au moins autant qu’Eminem. Et bien que vos métiers respectifs soient très différents, le résultat d’un évènement raté est le même : Les gens huent. Et jettent des choses.

Jetons donc un œil aux répétitions d’évènements, pourquoi elles sont importantes, et comment les effectuer correctement.

Poursuivez votre lecture pour découvrir :

• Ce qu’est une répétition
• Pourquoi vous devriez en effectuer une pour votre évènement
• Comment réussir une répétition
• Les différentes formes de répétitions
• Pour quels évènements les répétitions sont les plus adaptées
• Une checklist de répétition d’évènement

La vérité est que vous avez plus d’une chance pour réussir votre évènement. Du moins vous en avez plusieurs si vous répétez correctement.

Qu’est-ce qu’une répétition d’évènement ?

Ceux d’entre-vous qui connaissent un peu le monde du théâtre connaitront le terme « répétition générale ». C’est lors de ces répétitions que les acteurs jouent la totalité de la pièce comme si les spectateurs étaient présents.

Ni pauses, ni commentaires, ni changements ne sont autorisés durant une répétition générale. C’est un excellent exercice dans la mesure où il prépare à merveille pour ce qui va se passer le jour J et comment chacun réussira à gérer les erreurs effectuées.

Une répétition pour votre évènement devrait être similaire à une répétition générale de théâtre. C’est un moyen pour vous de vérifier si vous et votre équipe êtes bien préparés pour ce qui va se produire une fois que les véritables invités se présenteront.

Voyez ça comme un exercice incendie. Il n’est pas là pour créer un stress supplémentaire, mais plutôt pour le réduire, car tout le monde sait déjà exactement quoi faire.

Pourquoi devriez-vous effectuer une répétition de votre évènement ?

Il y a quelques temps, la limousine de Barack Obama, « The Beast » ou « La Bête » est resté bloquée sur un ralentisseur. (Ou pas, selon à qui vous posez la question.) Ce scénario semble hilarant pour la majorité des gens, et pathétique aux yeux des critiques.

Imaginez que la voiture la plus sécurisée du monde se retrouve coincée par un simple ralentisseur. Ce scénario pointe du doigt l’importance d’une répétition pour la réussite d’un évènement.

Comment réussir la répétition d’un évènement

Couvrez tous les aspects de votre évènement pour vous assurer que vos réponses et celles de votre équipe soient celles que vous voulez. L’équipe d’Obama avait probablement effectué plusieurs répétitions très précises.

Mais c’était avant la visite fatidique en Irlande. Ils ont laissé un détail leur échapper ce jour là, et le résultat est désormais visible aux yeux de tous sur Internet.

Les répétitions d’évènements mettent en lumière ces petites failles dans l’armure qui pourraient ne pas être visibles durant la phase d’organisation. Elles ne seront pas apparentes avant que vous ne débutiez la véritable exécution.

Pour savoir comment réussir une répétition d’évènement, il est important que vous compreniez les différents types de répétitions d’évènement, ainsi que les évènements pour lesquels ils conviennent le mieux.

Les différents types de répétitions d’évènement

Le type de répétition que vous effectuerez pour votre évènement dépendra en grande partie du type d’évènement que vous organisez. Mais en règle générale, il existe deux types de répétitions.

Les répétions techniques

Ici, vous testez tout l’équipement techniques que vous prévoyez d’utiliser durant l’évènement principal. Ceci inclut le sont, l’éclairage, les effets spéciaux, et la machinerie.

Au théâtre par exemple, les designers feront une répétition spéciale pour voir comment les lumières affecteront la couleur des accessoires et costumes pour pouvoir effectuer les ajustements requis.

Cela donnera également une chance à l’équipe technique de se mettre dans l’ambiance de l’évènement et de prévoir tout souci de cadrage, de niveau de luminosité, de position et d’angles.

Les répétitions logistiques

Une répétition logistique est celle où votre équipe aura une chance de s’entrainer à effectuer tous les gestes qu’ils feront lors de l’évènement.

Vous devrez ainsi passer en revue la préparation du menu, la mise en place des arrangements de table et décorations, la préparation des cocktails, des panneaux, et de faire comme si l’évènement dans son ensemble se déroulait.

Ce type de répétition devrait être effectué à une date la plus proche possible de celle de l’évènement, pour que personne n’oublie ce qu’il doit faire entre-temps.

Les types d’évènements pour lesquels les répétitions sont les plus judicieuses

Les évènements de toutes sortes peuvent profiter d’une répétition, mais certains auront bien plus intérêt à en effectuer que d’autres. Passons en revue quatre types d’évènements qui profiteront un maximum d’une répétition.

Démonstrations en direct

Les évènements tels que les démonstrations de produits en direct par une entreprise devraient laisser l’audience électrisée par l’anticipation pour le nouveau produit ou service.

Rien de plus embarrassant en effet que de tenter de présenter un nouveau produit pour le voir planter lamentablement devant l’audience à laquelle vous souhaitez le vendre. Ne faites pas comme Apple dans cette célèbre vidéo :

Théâtre

Comme mentionné plus tôt, les représentations théâtrales sont très portés sur les répétitions et répétitions générales. C’est parce que si quoi que ce soit se passe mal, le public sortira immédiatement de son immersion.

Même The Play That Goes Wrong, qui est pourtant basé sur le concept que tout parte en vrille, est méticuleusement planifié. (Principalement pour qu’aucun accessoire ne heurte l’un des acteurs au visage.)

Concerts de musique

Tout comme les performances théâtrales, le public qui participe à un concert part du principe que tout le monde sait parfaitement ce qu’il fait, en particulier les musiciens.

Si le chanteur oublie son texte, que le batteur n’est pas en rythme, et que le guitariste craque le solo, votre concert sera un fiasco total.

https://www.youtube.com/watch?v=FKGYLC3a-Tk

Présentations

Beaucoup de choses peuvent mal tourner lors d’une présentation. Probablement pas aussi terribles que cet incident dans lequel un professeur a accidentellement lancé une vidéo « coquine » sur un projecteur face à une classe estomaquée.

Ne faites pas comme lui. Surtout si votre présentation est à propos d’un sujet sérieux et que vous souhaitez que les gens présents achètent ou fassent un don pour celui-ci.

Checklist de répétition d’évènement

Maintenant que vous vous y connaissez un peu plus en répétitions, leur importance, et comment les appliquer, il est temps de jeter un œil à l’aspect pratique des répétitions d’évènements.

Voici une liste des choses que vous pouvez faire avant l’évènement lors de votre répétition :

• Allumer les lumières et vous assurer qu’elles éclairent les bons endroits.
• Tester les micros et garder une oreille sur le Larsen.
• Arranger les tables et sièges.
• Vous assurer que tout le monde puisse voir ce qui se passe de n’importe quelle place.
• Installer les décorations.
• Relire tous les documents, slides, et fichiers.
• Vérifier la vitesse du WiFi.
• Effectuer une répétition générale du spectacle avec tous les acteurs et accessoires.

Astuce : Vous pouvez découvrir plus d’informations sur tous les points abordés dans cet article qui inclut une checklist de répétition d’évènement.

Ne laissez rien au hasard

Certains organisateurs d’évènements, se sentant coincés par manque d’argent, de temps, ou des deux, passent outre la répétition de leur évènement.

Ceci peut devenir incroyablement couteux en une fraction de seconde. Vous risquez les critiques négatives sur les réseaux sociaux, de démoraliser votre équipe, et de perdre vos sponsors et donateurs.

De fait, vous devriez inclure la répétition de votre évènement dans votre budget. Vous pourriez bien économiser de l’argent en cours de route.