Comment Former et Gérer les Bénévoles de Votre Évènement : 10 Étapes-Clés

Si vous lisez ceci, c’est que vous êtes parvenu à recruter des bénévoles pour votre évènement !

Il est désormais temps d’apprendre comment former et gérer les bénévoles de votre évènement.

Ce guide couvrira comment :

• Intégrer et former vos bénévoles
• Communiquer clairement et efficacement
• Créer des sous-groupes et nommez des leaders d’équipes
• Rester dans la légalité
• Créer des plans de secours en cas d’urgences

Prêt à tenir votre rôle de gérant de bénévoles d’évènement ?

1. Intégrer les bénévoles de votre évènement

Que vous ayez recruté des bénévoles expérimentés ou de parfaits novices, vous devriez les intégrer correctement.

Une partie du processus d’intégration est de :

• Les remercier d’être bénévoles
• Leur donner quelques informations sur vous (et votre organisme)
• Souligner les objectifs précis de l’évènement
• Leur expliquer leur rôle par rapport à ces objectifs
• Décrire les procédures de communication
• Expliquer ce que vous attendez d’eux

Un bon processus d’intégration donnera envie aux bénévoles de travailler pour votre évènement. Faites une bonne impression auprès d’eux, et ils tenteront de vous impressionner en retour.

Astuce : Plus d’informations sur les meilleures pratiques d’intégration de bénévoles.

2. Créer un programme d’orientation d’évènement

Une fois que vous avez accueilli vos bénévoles, vous devriez créer un programme d’orientation pour l’évènement, qui met tout le monde au point des caractéristiques de l’évènement.

Les choses à inclure dans votre programme d’orientation :

• Code de conduite
• Ce à quoi s’attendre le jour de l’évènement
• Quel type de tenue porter
• Où rejoindre l’équipe
• À quel heure rejoindre le manager
• Comment compter les heures de travail
• Qui contacter en cas de problème
• Comment se faire rembourser les dépenses

Vous pouvez établir ce programme en personne ou demander aux bénévoles de le lire en ligne s’ils sont vraiment nombreux.

Astuce :Plus d’informations sur la création d’un excellent programme d’orientation des bénévoles.

3. Comment former les bénévoles de votre évènement

La formation est une partie cruciale de la gestion des bénévoles de votre évènement. Leur performance dépend grandement de la qualité de la formation que vous leur avez fournie.

Tenez une réunion (en personne ou en ligne) où vous passerez en revue tous les détails essentiels. Encouragez vos bénévoles à poser un maximum de questions pour éclaircir toute zone d’ombre.

Un autre point important est de vous assurer que vos bénévoles puissent faire connaissance entre-eux. Ils travailleront bien mieux ensemble le jour de l’évènement s’il y a une bonne cohésion

Une formation complète pour un bénévole comprendra :

• Le planning de l’évènement
• Les tâches assignées (et les dates butoirs)
• Comment utiliser les outils mis à leur disposition
• Les plans d’urgence si quelque chose tourne mal
• Comment communiquer avec les spectateurs, marchands, artistes, et sponsors
• Comment accéder au site (et au parking)
• Où trouver de la nourriture pour les repas
• Quand prendre des pauses (et à quelle fréquence)

Astuce :Découvrez comment entrainer correctement les bénévoles de votre évènement.

4. Comment déployer les bénévoles de votre évènement

Durant les phases de sélection, d’entretiens, d’intégration et de formation, vous devriez avoir repéré quels bénévoles s’en tireront bien pour quelles tâches précises.

Certains de vos bénévoles pourraient être introvertis et méticuleux. D’autres très avenants mais peu organisés. Focalisez vous sur les forces de chaque bénévole, pour qu’ils puissent être au top lors de la réalisation de leur boulot.

Si vous avez des doutes sur où déployer certains bénévoles, donnez leur une petite tâche pour commencer. Vous pourrez ensuite évaluer comment ils s’en sont sorti et si oui ou non ils devraient continuer.

5. Nommer un ou des managers de bénévoles

Vous devriez nommer un ou des managers d’équipe, que vous travailliez avec une petite équipe d’une dizaines de bénévoles ou des centaines d’entre-eux.

Vous aurez certainement beaucoup à faire le jour de l’évènement, il est donc judicieux de fournir aux bénévoles un autre point de contact au cas où vous seriez trop occupé pour les aider.

Si vous avez divisé les bénévoles de votre évènement en groupes (comme : marketing, service, nettoyage, etc…), vous pouvez nommer un chef pour chaque département.

Astuce : Vous devriez créer une description de poste spécifique pour le chef d’équipe. Jetez un œil à cet exemple d’un festival de musique pour vous faire une idée de ce à quoi elle devrait ressembler.

6. Créer un système de rapports

Si vous organisez un évènement conséquent, comme une conférence ou un festival, vous devriez envisager de créer un système vous permettant de faire des rapports sur les bénévoles pour mieux les gérer.

Un système de rapports efficace peut vous aider à organiser l’emploi du temps, la participation, les to-do lists, et tous les autres paramètres liés à l’organisation des bénévoles de votre évènement.

Astuce :Ces outils de gestion de bénévoles d’évènements gratuits peuvent vous aider à créer un système de rapports.

7. Communiquer efficacement

La communication est la clé du bon fonctionnement de toute équipe. Vous devriez mettre un point d’honneur à communiquer clairement et fréquemment avec vos bénévoles.

Cela assurera que ces derniers sont toujours au fait de l’avancée de l’évènement. Si vous restez en contact avec votre équipe, vous remarquerez rapidement si l’un des membres disparait soudainement.

Profitez de certains de ces outils pour communiquer efficacement avec votre équipe de bénévoles :

• Facebook Messenger (pour les petites équipes)
• Facebook Groups (pour les plus grosses équipes)
• Les chats de groupe de WhatsApp
• Slack
• Listes d’emails
• Conférences Skype
• GoToMeeting

Si vous gérez une grosse équipe sans divisions, vous devriez les encourager à créer leurs propres groupes privés. Ainsi, le canal principal ne sera pas surchargé de commentaires.

8. Recherche juridique

Il existe des points juridiques dont vous devez être au courant lors de la gestion d’une équipe de bénévole d’évènement.

Même si les bénévoles ne reçoivent pas de salaire, il existe des lois régissant leurs droits, leur sécurité, leur assurance, leurs dépenses, et leur supervision.

Vous devrez vous assurer de savoir combien d’heures ils peuvent travailler, à combien de pauses ils ont droit, etc…

Astuce :National Council for Voluntary Organisations (NCVO) détaille tout ce dont vous avez besoin.

9. Avoir des plans de secours

Il est impossible de tout prévoir, mais il est très utile de disposer de plans de secours en cas de problèmes possibles dont vous avez connaissance.

Par exemple, vous pourriez avoir des bénévoles qui s’inscrivent mais ne viennent pas. Il y a un risque que des gens abandonnent à tout moment.

Vous devriez, de fait, prendre des précautions, comme de donner des instructions claires sur quand et où se présenter, ainsi que de recruter quelques bénévoles supplémentaires en cas d’absentéisme.

10. Remercier les bénévoles de votre évènement

Une fois que l’évènement est terminé, vous devriez vous assurer de remercier les bénévoles pour leur aide. Faites-leur savoir la différence que leur présence a faite pour l’évènement.

C’est également une opportunité pour vous de demander des retours à votre équipe de bénévoles par rapport à leur expérience de travail sur l’évènement.

Un excellent moyen pour ce faire est d’envoyer un questionnaire post-évènement à vos bénévoles. C’est extrêmement pratique si vous gérez une grosse équipe.

Astuce : Vous pouvez utiliser un questionnaire pour bénévoles tout prêt (ou concevoir le vôtre) avec SurveyMonkey.

Donner suite aux bénévoles après l’évènement

Vous ne devriez pas perdre le contact avec les bénévoles de votre évènement, même après les avoir remercié et avoir reçu leurs retours.

Vous aurez peut-être besoin d’eux pour vos prochains évènements. C’est le bon moment pour entretenir la relation que vous avez débuté avec le premier évènement.

Qui sait, vous finirez peut-être par les recruter dans votre personnel salarié.

Bonne chance !