Comment Négocier avec les Sites et Marchands d’Évènements : 16 Astuces qui Marchent

Vous avez mené à bien la majorité de l’organisation de votre prochain évènement et venez de réaliser qu’il était vraiment très simple de dépenser de l’argent.

Alors que faire ?

Vous négociez le prix. La question est donc, comment vous y prendre pour la négociation. Eh bien, cher lecteur, c’est pour répondre à cette question que nous sommes là aujourd’hui.

Poursuivez votre lecture pour découvrir 16 astuces utiles pour négocier avec les sites et marchands d’évènement et tirer le meilleur parti du budget de votre évènement.

1. Déterminer votre budget

La première étape est de déterminer le budget de votre évènement pour que vous sachiez vraiment ce dont vous disposez comme base de travail. Une partie de cette étape consiste à faire quelques recherches préliminaires, pour savoir combien mettre de côté pour le site et les marchands.

2. Ne pas montrer vos cartes

Bien que vous sachiez combien d’argent vous pouvez vous permettre de dépenser, cela ne signifie pas que vous devriez l’annoncer aux sites et vendeurs avec qui vous négociez.

Une meilleure approche est de leur dire que vous êtes toujours en train de déterminer le budget. Ils vous feront une offre au tarif standard, et vous pourrez l’utiliser comme base de négociation.

3. Penser aux nouvelles entreprises

Les nouveaux lieux et marchands seront plus disposés à faire affaire que ceux qui sont établis depuis plus longtemps. Ce qui signifie qu’ils seront également plus disposés à négocier le prix avec vous.

Vous pouvez également tenter d’approcher des entreprises avec des critiques moyennes ou négatives sur internet. Ils auront également l’envie de se faire de nouveaux clients et la volonté de redorer leur image.

Prenez tout de même garde au fait que les entreprises récentes ou mal notées sont plus susceptibles de vous fournir un service de mauvaise qualité.

Astuce : Vous pouvez envisager de demander à un expert en site à propos de nouveaux sites qui pourraient être intéressés par votre évènement.

4. Collecter plusieurs devis

Vous ne devriez jamais vous engager directement sur le premier bon site ou marchand que vous croisez. Il existe une vaste gamme d’entreprises avec lesquelles faire affaire, et de fait une large gamme de prix.

Une fois que vous avez recueilli plusieurs devis, vous pouvez commencer à faire jouer les entreprises les unes contre les autres. C’est une excellente technique de négociation, parce que personne n’a envie de perdre face à sa concurrence directe.

5. Méfiez-vous des tactiques de vente

Faire jouer la concurrence entre les sites et marchands est très bien, mais ils peuvent jouer ce jeu de leur côté. Soyez prêt à avoir affaire à des vendeurs tentant la même chose sur vous.

On vous dira peut-être que d’autres sont intéressées par la réservation de l’espace ou par le vendeur pour la même date que vous, et qu’ils n’ont donc pas besoin de baisser leurs prix.

6. Être réaliste par rapport au taux de participation

L’un de vos arguments de négociation est le nombre de gens que vous êtes capable de faire venir sur le site. Si vous surestimez la participation à l’évènement, votre argument est bon pour la poubelle.

Un compte correct, d’un autre côté, vous mettra en bien meilleure position pour vos négociations avec les sites et marchands. Si vous pouvez garantir du public, vous pouvez faire baisser le prix.

Astuce : Jetez un œil à ces astuces pour prévoir la participation à un évènement.

7. Le timing est la clé

C’est hors saison et en semaine qu’il est le plus judicieux de négocier les prix. Les sites et marchands n’auront aucune raison de vous faire une réduction durant une période de forte demande.

D’autres bons moments pour négocier : les fins de mois et de trimestres. Ce sont des entreprises, ils ont donc des objectifs mensuels et trimestriels à atteindre, et seront plus à même d’être flexible sur les prix s’ils constatent qu’ils sont en-dessous.

Sinon, vous pouvez informer les sites et marchands que vous êtes flexible au niveau de la date. Ainsi, vous pouvez choisir un moment où ils sont moins occupés, et de fait plus enclins à réduire les prix de leurs services.

8. Être précis

Une erreur de débutant que vous ne devriez pas commettre est de rester vague sur ce que vous voulez. Soyez toujours aussi précis que possible sur ce que vous désirez durant les négociations.

Ne demandez pas « une réduction ». Demandez 10% de réduction. Ne demandez pas une meilleure offre. Demandez que des éléments soient ajoutés ou retirés de la liste du devis.

9. Tirer parti des évènements localisés au même endroit

Il n’est pas rare que plusieurs évènements se déroulent sur le même site le même jour ou à des dates très proches. Cherchez quels autres évènements se tiennent dans la même période que le votre sur le site.

Par exemple, si vous optez pour le même menu qu’un autre évènement ayant lieu dans la même salle le même jour, vous pourrez peut-être négocier une réduction avec la restauration vu qu’ils auront moins de travail.

10. Venir avec votre propre personnel

De nombreux sites disposent d’une liste de vendeurs avec qui ils préfèreraient que vous travailliez. Ces vendeurs disposent d’un accord avec le site, et leurs prix seront souvent plus élevés.

Demandez au site si vous pouvez soit venir avec votre propre personnel, ou engager un marchand tiers. Si cela ne les dérange pas, collectez les devis de vendeurs externes pour négocier un prix plus bas avec le vendeur préféré du site.

11. Demander des extras

Il n’est pas toujours possible de faire baisser le prix d’un site ou d’un service. Parfois, il est mieux de demander directement que des extras soient ajoutés au forfait duquel vous discutez.

De nombreuses entreprises auront un prix plancher qu’ils ne pourront pas faire baisser, car ils doivent couvrir leurs dépenses. Mais ils seront souvent en mesure d’ajouter des services supplémentaires sans que cela ne leur coûte beaucoup plus cher.

12. Discuter des clauses d’annulation

Il est judicieux de discuter des conditions d’annulation de votre contrat avec le site ou le marchand. Vous perdrez souvent votre caution si vous devez annuler l’évènement.

Vous devriez demander une clause d’annulation avec une échelle variable. Ce qui signifie que plus vous annulez tôt votre réservation, plus vous récupérez une large portion de votre caution.

Astuce : Jetez un œil à ce guide sur les conditions d’annulation pour plus de détails.

13. Proposer de revenir

Si vous organisez plusieurs évènements, ou que vous prévoyez de monter un évènement à la suite de celui-ci, n’oubliez pas de mettre cet argument en valeur. La perspective de pouvoir faire de nouveau affaire est un excellent outil pour négocier les prix pour le premier évènement.

14. Offrir plus que de l’argent

L’argent ne fait pas tout, et c’est également vrai pour les négociations. Voyez si vous avez quelque chose d’autre à offrir au site ou aux vendeurs contre un forfait plus intéressant.

Peut-être que vous disposez d’énormément de followers sur les réseaux sociaux et que vous pouvez faire la promotion du site auprès d’eux. Ou peut-être que des célébrités ou des influenceurs seront présent, des personnalités qui feront un joli ajout à leur palmarès.

15. Ne pas avoir peur de laisser tomber

N’ayez pas peur de partir. Tous les sites et vendeurs ne sont pas aussi enclin à la négociation, ni même aussi flexibles. Certains pourraient même être complètement déraisonnables.

Sachez prendre conscience du fait que vous avez épuisé toutes vos stratégies et tactiques de négociation. Ne perdez pas de temps à enfoncer les portes ouvertes. Il existe de très nombreux sites et vendeurs parmi lesquels choisir.

16. Donner suite après l’évènement

Vous aurez généralement payé une caution au départ, puis payé la facture finale après l’évènement. Il est important que vous compariez ce sur quoi vous vous étiez mis d’accord au début et ce que vous avez réellement obtenu.

Demandez une réduction sur le prix final si vous n’êtes pas satisfait. Aucune entreprise n’a envie de recevoir les commentaires négatifs des clients ayant vécu une mauvaise expérience, et seront souvent d’accord pour renégocier le prix et les éviter.

Faites bon usage de ces astuces

Il n’est pas toujours simple de négocier les prix d’un site ou de services. Mais avec un peu d’efforts, il est généralement possible d’obtenir une affaire correcte.

Faites nous savoir si ces astuces ont marché pour vous. Et n’hésitez pas à ajouter les vôtres dans les commentaires ci-dessous.