Comment organiser des évènements secrets (+ Quels sont les outils à utiliser)

Pourquoi dans le monde organiseriez-vous un évènement secret? N’est-ce pas le but d’un évènement de rassembler les gens?

Oui et non.

Nous vivons dans un monde démystifié où tout est partagé sur tous les médias sociaux. TMI (trop d’informations) fait partie de notre quotidien, ce qui signifie que nous manquons un peu d’inconnu.

Il y a quelque chose de magique à explorer un territoire inconnu et à ne pas savoir à quoi s’attendre. Nous avons déjà écrit sur la façon dont des évènements exclusifs peuvent rendre les gens plus spéciaux.

La rareté fait des merveilles pour la vente de billets.

Mais quoi de plus exclusif qu’un secret même que peu de gens connaissent?

Les évènements secrets ne sont pas seulement un excellent moyen de créer du battage publicitaire. Il peut y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles vous souhaitez organiser un évènement pour un groupe de personnes sélectionné.

Peut-être que c’est particulièrement torride (Eyes Wide Shut, quiconque?) Ou simplement un rassemblement pour votre entourage immédiat.

Nous avons tous entendu parler d’évènements devenus viraux sur les médias sociaux, puis envahis par des quartiers entiers.

Parlons donc d’évènements secrets. Dans cet article, nous couvrirons :

• Pourquoi devriez-vous organiser un évènement secret
• De quelle partie garder le secret
• Quels détails divulguer et quand
• Comment penser à la communication
• Où trouver la salle appropriée
• Comment laisser les gens accéder à la salle
• Comment utiliser les influenceurs pour aider à la promotion
• Vente de billets pour des évènements secrets
• Suivi après l’évènement

Comme vous pouvez le constater, c’est un peu plus que de ne rien dire à tout le monde.

Alors, commençons!

1. Pourquoi devriez-vous organiser un évènement secret?

Vous êtes-vous déjà demandé comment les glaciers peuvent rester en activité pendant les mois les plus froids de l’hiver?

Ils vendent du chocolat chaud.

L’entreprise normale connaitra des hauts et des bas saisonniers. La solution pour minimiser les périodes bas consiste à repenser votre approche pour la réalisation d’évènements.

Les évènements secrets vous aideront à pimenter les choses et à rester pertinents pendant les creux de la saison. Cela introduira également un peu de mystère et d’exclusivité dans votre entreprise ou lieu.

2. Quel est le secret?

L’élément secret de votre évènement est une chose à laquelle vous devriez réfléchir longuement. Vous voulez en garder certaines parties secret.

Mais vous voulez aussi que les gens sachent suffisamment pour être intrigués. Vous voulez qu’ils commencent à en parler et créent un battage publicitaire.

Secret Sessions est un groupe d’auteurs-compositeurs à Londres qui organise des évènements mensuels en direct. Les billets et l’emplacement ne sont disponibles que pour les membres du groupe. Personne ne sait qui se produira, mais c’est toujours un succès.

Dans Le Noir est une chaine de restaurants où les clients mangent dans le noir et qui sont servis par des serveurs aveugles. Hormis quelques options générales, les invités ne savent pas exactement ce qui leur est servi.

Secret Sessions et Dans Le Noir sont des exemples parfaits évènements secrets. Pensez à ce que vous pourriez garder secret pour piquer l’intérêt de vos invités.

3. Donnez les détails goutte à goutte

Une partie de votre campagne de marketing pourrait consister à divulguer lentement des détails avant l’évènement.

Commencez par un emplacement général ou un thème général. Puis affinez les informations au fil du temps.

Planifiez un calendrier pour ce que vous allez révéler quand et regardez la fascination se dérouler en ligne. Cela incitera les gens à attendre avec impatience la prochaine pièce du puzzle.

4. Trouvez le lieu adéquat

Le lieu de votre évènement secret ne doit pas nécessairement être secret.

Les sessions secrètes susmentionnées ont lieu dans un lieu réputé (que nous ne dévoilerons pas ici) et Dans Le Noir est une chaine de restaurants internationale.

Pourtant, cela ajoute un élément de mystère supplémentaire si vous choisissez l’un des lieux secrets souterrains de la ville.

Mais votre priorité devrait toujours être de choisir un lieu qui convienne au thème de l’évènement. Le plus important: assurez-vous que le personnel de la salle ne laisse pas de secrets!

5. Faites de la connaissance une condition d’entrée

Vous connaissez ce concept si vous êtes déjà allé dans l’une des nombreuses conférences dans les grandes villes.

Tout d’abord, vous devez entendre parler du lieu de la réunion de quelqu’un qui sait. Ensuite, vous devez marcher dans une ruelle, vous cacher dans un bac à poussière et attendre qu’elle soit collectée.

Ou cela pourrait être plus simple: choisissez le bon livre dans une bibliothèque de pub et révélez une porte cachée menant au lieu secret.

Les options ne sont limitées que par votre créativité. Ajoutez un petit défi à vos invités. Ils vont l’apprécier.

6. Repensez la communication

Puisque votre évènement est secret, vous devez être intelligent dans votre façon de communiquer. Vous pouvez déposer des indices sur les médias sociaux et sur votre liste de diffusion.

Mais vous aurez besoin d’un canal de communication séparé pour les personnes qui s’inscrivent pour y assister.

Vous avez le choix entre plusieurs options:

• Des messages texte
• Un groupe WhatsApp
• Hotline téléphonique
• Une liste de diffusion séparée
• Billets physiques
• Un groupe Facebook fermé
• Publipostage (courrier postal)
• Une application mobile construite sur mesure

Vous ne pourrez pas empêcher à 100% les participants de partager les informations secrètes. Mais il est dans leur intérêt de garder le secret pour que leurs amis puissent être jaloux plus tard.

Comment utiliser les influenceurs pour aider à la promotion

Si vous avez accès à des influenceurs de médias sociaux pertinents, essayez de les recruter pour la promotion.

Laissez-les laisser des allusions à leurs suiveurs aux côtés de votre autre marketing. Ils constitueront un atout considérable pour votre campagne, car ils joueront le rôle de «conseiller de confiance» auprès de leurs fans.

Vous pouvez également utiliser des journalistes ou des blogueurs pour faire la même chose avec leurs lecteurs. Assurez-vous simplement que personne ne révèle des détails que vous n’avez pas encore révélés sur vos propres chaines.

8. Comment vendez-vous des billets pour un évènement secret?

Certains systèmes de billetterie vous donneront la possibilité de créer un évènement privé (ou secret).

Cela signifie que votre liste évènements ne sera pas affichée en première page … ni même affichée dans les recherches.

Billetto vous offre la possibilité de le faire. Vous pourrez également cacher certains tickets derrière des codes d’accès.

Pourquoi ne pas intégrer le code d’accès dans votre stratégie promotionnelle?

9. Après l’évènement

Vous voulez que les gens continuent à parler après l’évènement, comme avec tout rassemblement non secret.

Vos invités mourront d’envie de dire à tout le monde quel était le secret, il est donc temps de faire preuve de créativité. Si vous souhaitez organiser un évènement similaire à l’avenir, vous devrez fournir un nouveau secret.

Il peut s’agir d’artistes différents, d’un lieu différent ou d’un concept entièrement nouveau. L’important, c’est que même les personnes ayant assisté à l’évènement précédent ne savent pas à quoi s’attendre.

Pour récapituler…

Il y a de nombreux avantages à organiser des évènements secrets. Cela contribuera à créer un buzz pendant les creux saisonniers et à ajouter un mystère indispensable à la vie nocturne.

Voici les points à considérer pour votre évènement secret:

• Déterminez ce que le secret devrait être
• Savez quels détails divulguer et quand
• Repensez votre façon de communiquer avec les participants
• Trouvez le lieu qui correspond à votre thème
• Faites l’entrée dans le lieu une partie du mystère
• Utilisez des influenceurs et des journalistes pour laisser tomber des indices
• Trouvez une plateforme de billetterie comme Billetto qui facilite les évènements privés
• Suivez après l’évènement pour maintenir le buzz

Tout le monde aime les secrets, vous avez donc toutes les raisons de participer à l’action. Bonne chance !