Comment Organiser un Évènement de Groupe de Discussion pour Obtenir des Renseignements sur le Public

L’étude de marché est un élément essentiel de la panoplie d’outils de l’organisateur professionnel d’évènements. Il existe de nombreuses façons de procéder, y compris l’envoi d’un sondage ou la tenue d’un groupe de discussion.

Nous avons déjà couvert tout ce qui a trait aux sondages sur les évènements. Il est désormais temps d’expliquer comment organiser un groupe de discussion afin d’obtenir plus d’informations utiles.

Poursuivez votre lecture pour découvrir :

• Le but des groupes de discussion
• Comment organiser un groupe de discussion
• Quelles questions poser
• Comment recruter des participants
• Comment gérer la discussion
• Que faire des résultats

Pourquoi tenir un groupe de discussion ?

Les sondages de retours sur les évènements, que nous avons préconisés dans le passé, vous diront ce que pensent vos participants et comment ils ont vécu l’évènement.

Les groupes de discussion, d’autre part, iront en profondeur et tenteront de comprendre pourquoi vos participants ressentent ce qu’ils ressentent.

En d’autres termes, les sondages de retours vous donneront un large aperçu de ce qui s’est bien ou mal passé lors de votre évènement, tandis qu’un groupe de discussion vous aidera à comprendre les détails précis.

Les groupes de discussion, tout comme les sondages sur les évènements, d’ailleurs, ne sont pas seulement utiles pour l’évaluation post-évènement. Ils peuvent également vous aider dans le cadre de votre étude de marché avant un évènement.

Comment organiser un groupe de discussion

Tout est dans la planification, mais vous le saviez déjà, vu que vous organisez des évènements. C’est également vrai pour le fait de tenir un groupe de discussion, évoquons donc la façon dont vous pouvez le faire.

1. Définir vos objectifs

Vous avez besoin d’un objectif clair avant de recruter des participants pour votre groupe de discussion. À quelles questions essayez-vous de répondre ? Quels renseignements faciliteront la planification de vos évènements futurs ?

Voici quelques questions auxquelles vous pouvez répondre à l’aide de groupes de discussion :

• Votre idée d’évènement plaira-t-elle à votre public cible ?
• Comment pouvez-vous leur faire la promotion de votre évènement ?
• Quels sont les moyens d’améliorer vos évènements ?

Un objectif clair facilitera la planification du groupe de discussion. Il vous permettra également de rentabiliser au maximum votre temps et vos efforts.

2. Définir votre public cible

Que vous définissiez d’abord vos objectifs ou votre public cible, c’est un peu comme le cas de la poule et de l’œuf. Cela dépend de vos priorités.

Si vous avez un objectif clair pour votre évènement et que vous ne vous souciez pas de savoir à qui il s’adresse, vous devriez commencer par l’objectif du groupe de discussion.

Si, d’autre part, le but de votre évènement est de toucher un public spécifique, vous devriez définir de qui il s’agit en premier. Vous pourrez ensuite vous concentrer sur le concept de l’évènement plus tard.

Peu importe l’ordre, vous devrez définir votre public cible. Plus vous serez précis (ex. « 20 à 30 ans, femmes dans la technologie qui s’intéressent au poisson »), plus les réponses que vous obtiendrez seront précises.

Astuce : Lisez notre guide sur la façon de déterminer votre public cible afin de vous concentrer sur les bonnes personnes.

3. Trouver un site

Les groupes de discussion ont tendance à être restreints. Cela signifie que vous avez pratiquement une infinité d’options dans le choix du lieu.

Veillez à ce qu’il se déroule dans un environnement détendu avec un minimum de bruit. Vérifiez également s’il est bien desservi par les transports en commun et s’il y a de bonnes possibilités de stationnement.

Astuce : Lisez notre guide sur comment trouver un site pour ne pas vous retrouver au mauvais endroit.

4. Concevoir les questions

Maintenant que vous connaissez votre public cible et le but de l’évènement, vous aurez une idée générale de ce que vous voulez demander aux participants.

Essayez de poser des questions qui n’appellent pas une simple réponse par « oui » ou par « non ». Gardez celles-là pour les sondages. Utilisez plutôt des questions ouvertes qui permettent aux participants de développer leurs réponses.

Voici quelques exemples de questions que vous pouvez utiliser :

• Qu’est-ce qui rend un évènement mémorable pour vous ?
• Où prenez-vous connaissance des évènements à venir ?
• Comment vous sentez-vous lorsque vous participez à telle ou telle activité dans le cadre d’un évènement ?

Astuce : Utilisez ce guide sur la façon de concevoir des séances de discussion de groupe pour vous aider avec les questions.

5. Recruter des participants

Il est temps de recruter quelques participants… mais combien ? Cela dépend de la durée pendant laquelle vous voulez les retenir et du nombre de questions auxquelles vous voulez des réponses.

Si vous n’avez qu’une heure et que vous voulez poser dix questions, limitez-vous à 5 ou 6 participants pour que tout le monde ait la possibilité de répondre.

C’est une bonne pratique que d’offrir une forme d’incitation en échange du temps de vos participants. Une option est un chèque-cadeau pour des boutiques ou restaurants populaires.

Astuce : Vous pouvez utiliser une entreprise comme TestingTime pour vous aider à recruter les bons participants pour votre groupe de discussion.

Comment animer un groupe de discussion

Il devrait y avoir un modérateur présent pour faciliter la conversation au sein du groupe de discussion. Puisque c’est vous qui cherchez des réponses, cette personne sera probablement vous.

Il est également judicieux qu’un assistant soit présent pour prendre des notes et éventuellement enregistrer la discussion de groupe en vue d’une analyse ultérieure.

Commencez la séance en remerciant tout le monde d’être venu. Puis expliquez brièvement le but de l’évènement que vous organisez et comment les informations seront utilisées.

Voici quelques éléments clés à retenir lorsque vous animerez le groupe de discussion :

• Paraphrasez les commentaires longs ou ambigus des participants pour vous assurer que vous les avez bien compris.
• Tenez-vous-en à votre rôle de modérateur : Évitez de participer à la discussion proprement dite.
• Assurez-vous de ne pas poser de questions suggestives ou d’affecter les réponses des gens avec votre ton ou votre langage corporel.
• Établissez (et appliquez) certaines règles pour la discussion afin d’éviter que les gens ne s’interrompent les uns les autres.

Une fois la séance terminée, remerciez tout le monde d’être venu. N’oubliez pas de leur remettre les incitations promises.

Astuce : Lisez ces conseils pour animer une discussion de groupe et la transcrire correctement pour une utilisation ultérieure.

Comment analyser les retours et résultats

Retranscrivez l’enregistrement de la conversation du groupe de discussion. Coupez les bavardages superflus pour ne vous concentrer que sur les points importants.

Créez un tableau avec les questions que vous avez posées. Remplissez-le ensuite avec toutes les réponses des participants pour obtenir une vue d’ensemble claire.

Pour chaque question, classez les réponses par catégories pour qu’il vous soit plus facile de repérer les plus courantes d’entre elles. Par exemple, vous pourriez vous retrouver avec les catégories suivantes pour la question « Comment découvrez-vous les évènements à venir » :

• A: Réseaux sociaux
• B: Newsletters email
• C: Flyers et dépliants

Une fois que vous avez transcrit, codifié et catégorisé toutes les réponses, il est temps de rédiger un rapport. Incluez tous les principaux résultats et toutes les conclusions que vous pouvez en tirer.

Astuce : Voici un bon aperçu de la façon d’analyser les résultats issus d’un groupe de discussion.

Restez concentré

Les groupes de discussion sont un excellent moyen pour vous d’apprendre à connaitre vraiment votre public cible. Vous obtiendrez ainsi des informations que vous ne pourriez pas déduire d’un simple sondage de retours.

Cela dit, les groupes de discussion sont constitués d’un petit échantillon. Cela signifie que vous devrez peut-être exécuter plus d’une session pour vous assurer d’obtenir toutes les informations pertinentes.

Vous avez de l’expérience de première main dans l’animation de groupes de discussion pour des évènements ? Alors n’hésitez pas à partager votre expérience avec nous dans les commentaires ci-dessous !