Comment Organiser un Évènement de Levée de Fonds pour la Charité (En 9 Étapes)

Le jour de votre évènement caritatif est enfin arrivé. Mais est-ce que vous savez au moins comment tenir un évènement de levée de fonds pour la charité ?

Si ce n’est pas le cas, ce guide vous apprendra à :

• Briefer votre équipe
• Préparer le site
• Organiser la logistique
• Préparer la scène et l’équipement
• Accueillir les invités
• Couvrir l’évènement
• Nettoyer et débriefer

C’est l’heure de lever des fonds, alors c’est parti.

1. Briefer votre équipe

Votre équipe bénévole est la clé de voute de votre évènement caritatif. Il est important que vous passiez du temps à vous focaliser sur vos objectifs communs pour solidifier l’esprit d’équipe.

Il est essentiel que tout le monde soit bien accordé avant le départ. Assurez-vous de tenir une réunion avec votre équipe et passez en revue ce que chaque membre fait.

Voici quelques sujets à aborder lors de la réunion :

• Comment accueillir et enregistrer les invités
• L’activité sur les réseaux sociaux (comme un streaming en direct)
• La planification du jour J
• Que faire en cas d’urgence

Vous devriez imprimer un programme de l’évènement pour vous et votre équipe. Ainsi tout le monde sait quand les portes ouvrent, quand les artistes se produisent, et quand le diner est servi.

Astuce : Vous pouvez facilement créer un programme à l’aide de l’un de ces modèles gratuits.

2. Préparer le site

Il est judicieux de préparer le site avant le jour de l’évènement. Cependant, il pourrait y avoir des circonstance où ce n’est pas possible, par exemple si le site est occupé au préalable.

Vous devriez vous occuper de la décoration de l’évènement, pour qu’elle soit en accord avec le thème. Assurez-vous qu’il soit impossible de ne pas savoir pour quelle œuvre caritative vous levez des fonds.

Si vous avez des outils promotionnels à disposition, utilisez-les autant que possible. Si du matériel vous a été fourni par des sponsors ou des donateurs, assurez-vous également de les utiliser.

Vous pourriez également avoir à arranger les places assises pour qu’elles s’adaptent au format de votre évènement : Si vous faites des présentations ou qu’un groupe se produit en direct, les sièges devront être placés en conséquence.

Si votre budget le permet, prévoyez un décorateur pour l’évènement, qui fasse le travail au matin de votre évènement. Tentez de trouver un décorateur qui se spécialise dans la charité, il vous fera un meilleur prix.

Astuce : Utilisez ce répertoire d’organisateurs d’évènements et des planificateurs de fonctions pour vous aider à trouver un décorateur.

3. Préparer la logistique et s’organiser avec les marchands

N’oubliez pas de bien vous organiser avec toutes les tierces parties liées à l’évènement. Assurez-vous que tout artiste, animateur, restaurateur et décorateur arrive à l’heure.

Il est également sage de vérifier les prévisions météo si votre évènement se déroule en extérieur. Le temps peut changer d’un moment à l’autre, assurez-vous donc que les marchands peuvent s’organiser en fonction.

Vous pouvez également anticiper les retards des transports en gardant un œil sur Google Traffic. Ainsi, vous pouvez dire à tout le monde de partir un peu en avance, pour qu’ils arrivent bien à l’heure.

Vous aurez également besoin de confirmer les accès au parking et au site. Assurez-vous que vous assignez quelques membres de l’équipe pour accueillir les fournisseurs de l’évènement à leur arrivée.

4. Préparer la scène et l’équipement technique

Si votre évènement implique des conférenciers ou du divertissement en direct, vous devriez préparer la scène. Assurez-vous qu’elle soit surélevée, visible, et que toute la publicité et les bannières y figurent.

Vous devriez également tester tout l’équipement technique pour éviter les accrocs durant l’évènement. Voyez si vous pouvez mettre en place une répétition technique complète avant l’arrivée des spectateurs.

Voici quelques équipements que vous devriez bien tester au préalable :

• Microphones
• Le système son
• Éclairage de la scène
• Projecteurs
• Ordinateurs

Il est également judicieux de disposer de câbles de rechange pour chaque élément au cas où ils rendraient l’âme.

Astuce : Plus d’informations sur comment vérifier le son et préparer l’éclairage de la scène pour les évènements.

5. Accueillir les invités

Tous les invités n’arriveront pas en même temps. C’est pourquoi il est judicieux d’ouvrir les portes 30 à 60 minutes avant le départ, pour que les retardataires disposent d’une petite marge.

Il y a des invités qui arriveront pile à l’heure. Vous devriez vous assurer qu’il y ait des choses à faire pendant leur attente avant le véritable départ de l’évènement.

Vous pouvez leur offrir des boissons de bienvenue et leur préparer un discours d’accueil. Vous pourriez passer du temps à remercier tout le monde pour leur venue et discuter de l’œuvre caritative que vous soutenez.

Si votre évènement caritatif est plus formel, vous pourriez demander aux invités de s’enregistrer. C’est également un excellent moyen de collecter des informations de contact pour la promotion de vos futurs évènements.

Astuce : Voici une liste de boissons de bienvenue que vous pouvez servir lors de l’accueil de vos invités.

6. Prendre des photos et vidéos

Les photos et vidéos du jour seront une mine d’or en termes d’obtention de nouveaux donateurs pour la cause après l’évènement.

Faites de votre mieux pour obtenir l’aide d’un photographe ou d’un vidéaste sur-site. Tout comme pour la décoration de l’évènement, il peut s’avérer payant de trouver un photographe qui soit déjà adepte d’évènements caritatifs.

S’il vous est impossible de recruter un photographe professionnel, demandez à un membre de votre équipe. Des enregistrements amateurs sont mieux que pas d’enregistrements du tout.

Si vous êtes sur les réseaux sociaux (pourquoi ne le seriez-vous pas ?) vous pouvez également streamer l’évènement en direct. Soyez seulement conscient que certaines plateformes imposent une limite de 1 à 4 heures de streaming.

Astuce : Vous pouvez lire ces astuces pour la réalisation d’une bonne vidéo d’évènement pour tirer le meilleur parti de ce que vous avez.

7. Encourager le partage sur les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux devraient faire partie intégrante de vos efforts marketing. Incluez quelques liens vers des comptes de réseaux sociaux qui mentionnent votre œuvre caritative ou votre évènement.

Pas besoin que ces liens mènent vers vos comptes personnels. Si vous voulez vous focaliser sur l’œuvre pour laquelle vous levez des fonds, demandez-leur l’autorisation de promouvoir leurs profils.

Cela les aidera à sensibiliser les gens, ce qui signifie que plus de gens s’engageront pour les aider.

Créez une zone à selfies où les invités peuvent se prendre en photo. Vous devriez également les encourager à utiliser le hashtag de votre évènement lorsqu’ils postent les photos en ligne.

Obtenir l’aide des spectateurs pour promouvoir votre évènement sur les réseaux sociaux peut s’avérer incroyablement puissant. C’est comme disposer d’une équipe de rue digitale supplémentaire.

8. Le nettoyage

Une fois que l’évènement est terminé, il est temps de nettoyer. Une partie de la préparation de votre évènement devrait inclure un plan de nettoyage pour que tout le monde puisse rentrer chez lui rapidement.

Repérez les endroits où vous débarrasser des déchets et recycler le papier, le plastique et le verre. Découvrez s’il existe des bons moyens de vous débarrasser de la nourriture en trop.

Astuce : Utilisez cette checklist de nettoyage après un évènement conséquent.

9. Demander des retours le jour même

Remerciez vos invités d’être venu, vos sponsors et donateurs pour leur soutient, et votre équipe pour ses efforts. Votre équipe appréciera un peu de reconnaissance pour son dur labeur.

Mais pourquoi ne pas faire d’une pierre deux coups ?

Utilisez cette opportunité pour demander à tout le monde ce qu’ils ont pensé de l’évènement. Les retours n’ont pas besoin d’être formels ou détaillés, juste de donner quelques indications.

Cela aura deux effets. Tout d’abord, vous aurez une idée général de comment tout s’est passé. Ensuite, cela préparera mentalement tout le monde à vous donner des retours plus détaillés lorsque vous les contacterez par email après l’évènement.

Astuce : Utilisez cette liste de questions pour vous faire une idée de quoi demander au gens le jour de l’évènement.

Vous l’avez fait !

Auto-congratulez-vous, car vous venez de réussir à mener à bien votre évènement caritatif. Nous espérons que vous avez levé beaucoup de fonds et sensibilisé beaucoup de gens pour votre bonne cause.

Si vous avez suivi ce guide, vous savez déjà quoi faire ensuite. Vous aurez beaucoup de contenu visuel de l’évènement à exploiter pour continuer à sensibiliser les gens en ligne.

Faites-vous une tape sur l’épaule… et soyez prêt à donner suite à tous les gens présents à votre évènement.