Comment Organiser un Évènement Privé : 11 Choses à Prendre en Compte

Vous avez décidé d’organiser un évènement privé, mais vous n’êtes pas vraiment certain de comment vous y prendre pour y parvenir. Ce n’est pas grave, c’est la raison qui vous a amené ici.

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment :

• Déterminer l’objectif de l’évènement
• Trouvez le lieu adéquat
• Fixer un budget réaliste
• Déterminer le bon niveau de confidentialité
• Créer le menu
• Trouver et mettre en place des animateurs ou orateurs

Prêts à découvrir les réponses à vos questions ?

1. Quel est le type de l’évènement ?

Vos efforts d’organisation devraient commencer par tenter de répondre à cette question. Un diner de réseautage d’affaires engendrera des besoins différents de ceux d’un repas de famille.

Pensez aux sous-questions suivantes :

• Qui participera à l’évènement ?
• Est-ce un évènement de travail ou de loisirs ?
• Est-ce qu’il y aura des divertissements ?
• Aurez-vous besoin d’équipement technique ?
• Quel type de nourriture souhaitez-vous servir ?

Votre organisation sera nettement plus simple une fois que vous aurez établi les objectifs de votre évènement privé.

2. Où l’évènement aura-t-il lieu ?

Une fois que vous avez déterminé le but et le thème de l’évènement, il est temps de vous pencher sur le lieu. Allez-vous organiser l’évènement en ville ou en campagne ? En intérieur ou en extérieur ?

Voici quelques aspects à prendre en compte lors du choix d’un lieu :

• Est-ce qu’il se marie bien avec le thème de l’évènement ?
• Est-ce que les invités veulent un changement de décor ?
• Est-il accessible à tous les invités ?
• Serez-vous bien à l’abri des regards indiscrets ?
• Combien est-ce qu’il va vous couter ?

Astuce : DesignMyNight dispose d’une liste conséquente d’espaces privés à réserver pour votre évènement.

3. Quand l’évènement aura-t-il lieu ?

Vous aurez probablement une idée approximative en tête pour votre évènement. Cependant, il faut que le site que vous envisagez soit disponible à cette date, gardez cela à l’esprit lors de la création de votre agenda.

Pensez également à la saison. Si vous organisez une fête pour Noël, alors il vous faudra réserver le site longtemps à l’avance pour éviter les mauvaises surprises.

Astuce :Assurez-vous de bien avoir en tête les jours fériés et périodes de fêtes.

4. Quel est votre budget ?

Gérer un budget peut être complexe pour de nombreuses raisons. D’une part, vous ne savez pas toujours combien de gens vont participer, et il est difficile de fixer un budget sans informations concrètes.

Mais faites les meilleures estimations possibles, et faites une liste des meilleurs et des pires scenarii possibles. Vous devriez également réfléchir à qui paie quoi. La dépense sort-elle de votre poche ou de celle de votre entreprise ?

Astuce : Lisez notre guide sur comment prévoir et gérer le budget de votre évènement pour avoir un point de départ.

5. Location du site ou dépense minimale ?

Une des choses à considérer lors du choix d’un lieu et de la gestion d’un budget est de savoir si vous payez pour l’espace ou si vous garantissez une dépense minimale.

La location du lieu signifie que vous devrez payer un tarif fixe pour l’espace, la nourriture, et les boissons. Se baser sur une dépense minimale implique que l’espace est gratuit, du moment que vos invités dépensent suffisamment d’argent en nourriture et boissons.

Certains endroits vous proposeront également un tarif réduit pour le site, mais ajouteront le prix de la nourriture et des boissons à la facture.

Vous devriez songer aux points suivants :

• Combien d’invités devraient participer ?
• Quel est votre budget ?
• Êtes-vous en mesure de négocier une réduction ?

Astuce :Lisez notre article sur comment négocier la location d’un lieu pour vous assurer de profiter de la meilleure affaire.

6. À quel point l’évènement doit-il être privé ?

Le niveau de confidentialité de votre évènement est également un point à prendre en compte. Il dépendra de l’objectif de l’évènement (voir #1) et de qui participera.

Si vous organisez une réunion d’entreprise pour discuter d’informations sensibles, ou que vous avez invité un VIP célèbre, alors vous voudrez peut-être un niveau de confidentialité maximal.

Réfléchissez à ces points :

• Est-ce que l’espace est séparé du reste du site ?
• Est-ce qu’il est isolé phoniquement pour éviter aux informations sensibles de sortir ?
• Est-ce que le site dispose d’une entrée privée ?
• Y a-t-il un accès séparé aux toilettes pour vos invités ?

Vous devriez mettre au clair ces questions avec le site que vous envisagez de louer pour votre évènement privé, pour être bien certain que vous ne faites pas une erreur.

7. Qui fournira la nourriture ?

Qui fournira la nourriture à votre évènement dépendra de votre accord avec le site. Si vous avez opté pour la location de la salle uniquement, alors il vous faudra trouver une entreprise de restauration tierce.

La facture de restauration peut très vite devenir très salée, voyez donc s’il est possible d’obtenir de la nourriture moins chère de la part du site.

Astuce : Jetez un œil aux meilleures entreprises de restauration pour une solution.

8. Comment la nourriture sera-t-elle servie ?

La nourriture et les boissons sont toujours importantes pour les évènements. C’est une chose de prendre en compte les gouts et l’ambiance, mais un autre point à envisager est l’aspect pratique.

Est-ce que votre évènement privé s’accompagnerait bien de :

• Boissons et canapés ?
• Buffets ?
• Repas avec menu complet ?

Votre choix dépendra de si votre évènement doit être très formel ou non, et si oui ou non le site peut s’adapter à votre style de service.

9. Quid du menu ?

Une fois que vous avez déterminé le moyen le plus pratique de servir la nourriture, vous devriez songer à ce qui sera effectivement servit.

À moins que vous n’ayez opté pour un grand buffet, vous devriez prendre en compte les gouts de vos invités. Ainsi que les besoins alimentaires spécifiques de chacun.

Besoins alimentaires

Certains de vos invités auront peut-être des besoins alimentaires pour tout un tas de raisons. Le menu devrait inclure au moins une option qui s’adapte à tout le monde à l’évènement.

Voici quelques points à considérer lors du choix du menu :

• Les régimes Halal et Casher
• Les régimes végétariens et vegan
• Les allergies alimentaires (arachides, gluten, etc…)

Il est judicieux de demander à vos invités de préciser leurs besoins spéciaux lors de leur réponse à l’évènement. Et n’oubliez pas de tenir le site et l’entreprise de restauration au courant à l’avance.

Gâteaux de Fête

Si vous organisez un mariage ou un anniversaire, alors il vous faudra certainement un gâteau adapté. Voyez avec le site s’ils peuvent s’en arranger. Sinon, vous devrez demander à un pâtissier externe de le faire.

Boissons

Les boissons sont la chose sur laquelle la plupart des évènements font de l’argent, vous devriez donc prendre cela en compte lors de l’organisation de votre évènement privé. Le bar sera-t-il illimité, ou à la carte, ou est-ce que vos invités devront payer les boissons individuellement ?

10. Est-ce qu’il y aura du divertissement ?

Une fête d’anniversaire ou de mariage demande un minimum de divertissement, comme un petit concert de musique. Mais un évènement d’entreprise pourrait grandement bénéficier d’un orateur industriel ou d’un comédien.

Astuce : Jetez un œil à ce répertoire d’agences de divertissement pour voir ce que vous pouvez obtenir pour votre évènement privé.

11. Avez-vous besoin d’équipement technique ?

Si votre évènement privé fait se produire un orateur ou un animateur, alors vous aurez besoin d’un peu d’équipement technique.

Vérifiez si le site dispose :

• De microphones
• D’un système son
• D’éclairage
• D’une scène
• D’équipement informatique
• D’un projecteur

Astuce : Si le site n’en dispose pas, vous devrez contacter une entreprise pour louer l’équipement audio/vidéo.

Vous vous sentez un peu plus préparé ?

Vous devriez maintenant avoir une bonne idée de ce qu’implique l’organisation d’un super évènement privé. Maintenant, tout ce qui vous reste à faire est d’exécuter le plan.

Jetez régulièrement un œil au blog pour découvrir comment ce faire, et bien d’autres choses.