Nous sommes bel et bien dans l’âge du festival.
Partout à travers le monde, des festivals reçoivent des succès retentissants et deviennent des marques à part entière. Dans l’industrie de la musique, où le succès est loin d’être garanti, un festival de musique correctement organisé peut être incroyable pour tous les gens impliqués.
Mais si vous ne faites pas attention, il peut tourner à la catastrophe.
Des histoires d’horreur comme le Fyre Festival, alias « The Greatest Party Never Held » peuvent servir d’exemples à ne pas suivre. D’ailleurs, nous avons déjà retenu les leçons importantes du Fyre Festival il y a quelques temps.
Alors, comment vous assurer que votre festival de musique est correctement organisé ?
Billetto est une plateforme de billetterie qui vous aide à gérer, organiser et faire la promotion de vos événements. Créez une page d'événement et commencez à vendre des billets en 5 minutes.
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1. Identifier à qui s’adresse votre festival de musique
Tout cela fait partie de la création d’une marque pour votre festival. Les festivals ne se vendent généralement pas sur une seule tête d’affiche. C’est plutôt en tant qu’endroits de découverte de nouveaux groupes et d’espace de partage pour les musiciens d’un genre similaire ou ciblant le même public qu’ils se démarquent.
Pour mieux comprendre ce niveau de marque, déterminez qui est votre public. Allez-vous cibler les amateurs de musique électronique ou les fans de métal ? Votre public cible aura une grande influence sur toutes les décisions que vous prendrez.
Prenez le Download Festival par exemple. Ils ont le bénéfice de plus de 15 ans d’histoire. À cette époque, les lineups et stratégies publicitaires visaient uniquement à cibler les personnes qui aimaient la musique extrême. Et c’est pour cette raison que les gens achètent des billets pour le festival avant même que la programmation ne soit annoncée.
Il existe de nombreuses méthodes pour réduire votre public cible :
Les sondages
Vous pouvez envoyer des sondages à votre liste d’emails existante pour connaitre le type de groupes qu’ils écoutent, où ils trouvent les concerts auxquels ils participent et ce qu’ils aimeraient voir à votre festival.
Profil client type
Créez un profil type de votre spectateur de festival « idéal ». Dans quelle tranche d’âge se trouvent-ils ? Quels sont leurs centres d’intérêts ? Quel type de musique ils écoutent ?
Recherches sur la concurrence
Observez attentivement à ce que font les organisateurs de festivals similaires concurrents.
Astuce : Jetez un œil à ce guide sur comment identifier et attirer les fans de festivals.
2. Décider s’il est mieux de faire cela en intérieur ou en extérieur
Les organisateurs qui montent un festival ont souvent à l’esprit des images glamour de 80.000 personnes qui viennent voir leurs groupes favoris dans un champ immense. Des images de Woodstock ou de Glastonbury peuvent venir à l’esprit. Mais l’extérieur n’est pas toujours l’idéal. Vous devriez songer aux avantages et inconvénients de l’extérieur et de l’intérieur avant de booker votre évènement.
Festivals en extérieur
Les festivals en extérieur sont géniaux, mais ils peuvent subir de nombreux soucis. Il existe des problèmes uniques à envisager par rapport à l’extérieur. Vous pourriez avoir besoin d’équipement différent.
Souvent, le champ ou l’espace que vous choisissez n’aura pas été conçu pour les évènements musicaux. Ce qui signifie que vous devez grosso modo installer votre propre salle de concert à l’avance. Tout ça pour une chance de prendre une averse sur le coin du nez.
Les avantages d’un festival en extérieur
- Plus d’espace et la capacité à installer plusieurs scènes.
- Plus d’espace pour les vendeurs.
- De l’espace de camping pour les gens, si vous prévoyez un festival sur un weekend.
Les inconvénients d’un festival en extérieur
- La météo peut jouer un rôle crucial, peu importe à quel point vous vous êtes préparé.
- L’équipement pour un festival en extérieur peut être compliqué à trouver et à gérer.
- Vous devez créer une enceinte de barrières et contrôler les entrées pour qu’aucun resquilleur ne s’invite.
- Vous ne bénéficierez pas de l’aide d’une infrastructure dédiée et de son personnel.
Festivals en intérieur
Faire votre festival en intérieur signifie que vous serez plus rapidement prêt. L’équipe du site est habituée aux concerts. Inutile d’installer des barrières, et la sécurité sera bien plus simple à gérer. Les grands sites incluent de l’équipement, du personnel de sécurité, technique et autres. Ce qui vous permet de vous concentrer sur d’autres aspects.
Les avantages d’un festival en intérieur
- Vous pouvez utiliser les commodités et contacts du site que vous sélectionnez.
- Aucun risque de météo capricieuse.
- L’équipement sera probablement déjà prêt.
Les inconvénients d’un festival en intérieur
- L’espace est plus restreint.
- Très compliqué d’installer plusieurs scènes.
- Moins de place pour les vendeurs et autres activités.
Astuce : Jetez un œil à notre guide sur la planification d’un évènement musical, qui inclue des considérations sur le site.
3. Ne pas avoir peur de commencer petit
À moins que vous ne disposiez d’un budget énorme, votre premier festival ne sera probablement pas immense. Commencer petit est une bonne idée, de toutes façons. Selon Jason Carter, fondateur de ONE Musicfest :
Généralement, lorsque vous créez un festival à partir de rien, il vous faudra environ cinq ans pour que les gens prennent vraiment conscience de la chose, des artistes aux commanditaires en passant par les clients.
Les festivals comme Y Not sont souvent vus comme des exemples de ceux qui sont devenus trop « gourmands ». L’enquête du Guardian sur pourquoi les festivals font faillite explique plus en détails :
Le festival Y Not est passé de 8.000 à 25.000 places en seulement trois ans, ce qui explique certainement le manque de personnel et les commentaires mécontents sur Facebook qui accusent principalement le festival d’avoir été trop cupides.
Augmenter lentement
Cette explosion de la capacité, plus de 300% en trois ans, n’est pas quelque chose que vous devriez reproduire. Si vous commencez avec une capacité de 1.000 à 2.000 personnes pour garder les choses gérables, une augmentation de 33% à 50% par an est plus gérable.
Une scène à la fois
Ne commencez pas votre premier festival avec plusieurs scènes. Commencez plutôt avec une seule, et une fois que vous réussirez à en gérer une, augmentez progressivement l’échelle. Ceci peut être un bon moyen d’augmenter graduellement la capacité et de gagner de l’expérience sur comment gérer une scène avant d’en déléguer une deuxième.
Se procurer les bons outils
Des outils comme Billetto pour la billetterie et Festivalpro pour la gestion de l’emploi du temps et des vendeurs peuvent permettre même à de petits festivals de prospérer plus aisément.
Nous espérons que votre festival fera partie de ceux qui se développent. Cependant, ce développement doit être géré. Assurez-vous d’avoir un plan en place pour augmenter la taille de votre équipe, gérer plus de musiciens, et un plus grand nombre de spectateurs. Ne vous retrouvez pas dans la même situation que l’une de ces histoires qui font froid dans le dos.
Astuce : Voici un bon aperçu de ce qu’il faut pour augmenter graduellement l’échelle de votre festival de musique.
4. Adopter une approche d’entreprise
Les gens qui commencent à créer des festivals de musique le font généralement parce qu’ils aiment la musique. Vous n’êtes peut-être pas un homme ou une femme d’affaire, mais vous devrez apprendre rapidement. Si vous voulez que votre festival soit un évènement annuel, ou que vous risquez de l’argent, vous devez réussir à gérer la partie affaires de votre évènement.
Le budget
Déterminez le budget minimal dont vous aurez besoin pour que le festival voit le jour. Vous pouvez suivre cette approche en 9 étapes pour créer le budget de votre évènement. Ignorer ce que vous dépensez ou oublier certaines de ces dépenses peut vous faire perdre de l’argent sur le festival.
Astuce : Jetez un œil à notre guide sur la préparation et la gestion du budget de votre évènement pour plus d’astuces.
Le marketing
La stratégie marketing pour votre festival sera une extension naturelle de votre recherche d’un public cible (Voir #1). Découvrez où ils trainent, hors ligne comme en ligne, et suivez nos astuces pour faire votre marketing par rapport à cela.
Astuce : Notre guide sur la promotion d’évènement musical devrait vous être utile.
Les partenariats
Même si vous êtes très confiants, il n’est pas forcément utile de tout faire tout seul. Construire des partenariats est vital à tout festival de musique.
Obtenir des fonds
Ceci peut vouloir dire chercher des sponsors, qui peuvent être une aide financière énorme. Créer un forfait de sponsoring pour festival de musique pour attirer de potentiels investisseurs financiers.
Obtenir de l’aide
Les partenariats impliquent également les vendeurs extérieurs de nourriture et de boissons, les entreprises de sécurité, sanitaires, et autres. Déléguer les choses peut couter cher, mais vous serez également bien moins préoccupé par les détails.
Astuce : Pour plus de détails, jetez un œil à notre guide sur comment obtenir des sponsors d’évènement.
Santé et sécurité
Trois mots qui peuvent faire froid dans le dos. Vous devrez penser aux permis, assurances évènements, à la sécurité et aux premiers soins.
Il est souvent judicieux d’engager un consultant en santé et sécurité et de déléguer cette tâche à des gens qui savent exactement ce qu’ils font.
Astuce : Notre guide sur la santé et la sécurité pour les évènements couvre tout ce que vous devez savoir.
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Rappelez-vous de votre motivation
Démarrer un festival de musique à partir de zéro est une tâche très délicate. Mais correctement fait, ce peut-être une entreprise florissante ainsi qu’un évènement amusant et divertissant.
Pour vous assurer que tout se passe effectivement bien, suivez nos conseils, soyez minutieux et, plus important encore, souvenez-vous de la motivation que vous aviez à monter le festival au départ. Lorsque vous vivez des moments difficiles, c’est probablement la dernière chose qui vous donnera la force de continuer.
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