Comment Organiser un Spectacle (Que Faire le Jour J)

Le planning et le marketing vous ont occupé pendant des mois. Aujourd’hui, c’est enfin le grand jour pour votre spectacle.

Si vous avez déjà tout fait correctement jusqu’ici, vous êtes en très bonne voie. Mais ce n’est pas le moment de vous reposer sur vos lauriers.

Il reste des choses qui pourraient mal se passer, et des opportunités dont vous pourriez profiter.

Cet article passera en revue :

• Comment vérifier l’équipement technique
• Où mettre les artistes avant le spectacle
• Comment vous assurer que votre équipe sache ce qui se passe
• Comment préparer le personnel de gestion du public et du site
• Des façons d’améliorer le marketing de votre évènement
• Comment terminer le spectacle sur une note professionnelle

Après le spectacle, vous pouvez vous reposer… Jusqu’à l’heure du prochain !

1. Vérifier tout l’équipement technique

L’une de vos tâches les plus importantes pour le jour du spectacle est de vérifier l’installation et l’équipement. Si quoi que ce soit tourne mal, le spectacle est en danger.

Assurez vous que la scène et les sièges sont bien installés. Vérifiez chaque pièce d’équipement avec l’équipe technique et assurez vous que tout fonctionne comme prévu.

Arranger les sièges

Si vous ne l’avez pas fait durant la planification du spectacle, il est temps d’organiser la zone de places assises. Vous pouvez arranger les sièges en rangs (théâtre) ou autour de tables tables (cabaret).

Les spectacles en direct sont généralement nourris par les spectateurs, alors assurez-vous qu’il y ait des sièges près de la scène.

Préparer la scène

Le but de la scène est d’attirer l’attention sur les artistes. De ce fait, vous devriez vous assurer qu’elle se trouve en hauteur. Ainsi, l’artiste sera visible peu importe où vous êtes assis.

Une scène surélevée permettra également d’attirer l’attention du public sur l’artiste lorsque le spectacle commencera.

Vérifier le son

Check micro, un-deux, un-deux. Assurez-vous que le son fonctionne correctement, et que tout le monde peut entendre clairement l’artiste.

Si votre spectacle nécessite des microphones ou supports spécifiques, assurez-vous de disposer du matériel adéquat. Sinon, la qualité des performances pourrait grandement s’en ressentir.

Vérifier l’éclairage

L’éclairage est un autre élément crucial qui aidera à porter l’attention sur le spectacle. Assurez-vous qu’il y ait deux ou trois spots sur la scène (mais n’aveuglez pas non plus les artistes).

L’éclairage (ou le manque de celui-ci) est également importante en ce qui concerne le public. Aucune, ou presque aucune lumière ne devrait les éclairer. Ainsi, l’éclairage de la scène sera bien plus efficace.

Effectuer une répétition technique complète

Les artistes ne sont pas les seuls qui ont besoin de répéter avant le spectacle. Il est impératif que vous effectuiez une répétition technique complète avant la première représentation.

Assurez-vous que tout le monde sait ce qu’il a à faire et que l’équipe technique sait ce qu’elle fait. Si quoi que ce soit tourne mal durant la répétition, il vous reste du temps pour y remédier avant le jour J.

Astuce : Pour plus de précisions, jetez un oeil à ces guides détaillés sur les installations de son et les installations d’éclairages pour spectacles en direct.

2. Dédier une salle aux artistes

Vos artistes devraient disposer d’un endroit où se détendre avant et après leur spectacle. De ce fait, vous devriez transformer l’une des salles des coulisses du site en « green room« .

Elle n’a pas besoin d’être verte, mais elle doit être suffisamment spacieuse pour les costumes et instruments. Cela peut également aider si vous laissez quelques boissons et snacks pour les artistes.

Vous devriez vous assurer que quelqu’un reste pour accueillir les artistes lors de leur arrivée. Montrez leur où se situe la green room pour qu’ils puissent déballer leurs affaires et se détendre avant de se produire.

Astuce : Jetez un œil à cet article sur comment créer une green room pour un peu d’inspiration.

3. Imprimer des programmes du spectacle pour tout le monde

En tant qu’organisateur de l’évènement, il est de votre responsabilité de vous assurer que tout le monde sait ce qu’il fait. Un bon moyen pour ce faire est d’imprimer un programme du spectacle avec les horaires pour votre équipe et le personnel du site.

Faites une liste précise de ce qui va se passer le jour J. Celle-ci inclut les préparations techniques, les heures d’ouvertures et de fermeture des portes, et les horaires des représentations.

Vous devriez également laisser des copies du programme (sans les détails techniques) pour le public. Disposez les au bar ou sur les tables pour que les gens puissent planifier leurs pauses pipi.

Astuce : Utilisez un modèle de programme de spectacle pour vous aider à peaufiner votre évènement.

4. Imprimer un code de conduite pour le public

Les gens de votre équipe ne sont pas les seuls qui ont besoin de quelques règles. Cela pourrait sembler condescendant, mais vous devriez fournir un code de conduite au public.

Pourquoi ? Parce que vous savez qu’il y aura toujours un type pour parler au téléphone pendant une représentation. Ou quelqu’un qui décide de héler l’artiste après quelques verres.

Vous n’avez pas besoin de donner une copie papier à chaque personne à l’entrée. Affichez-la simplement quelque part où on ne puisse pas la rater.

Astuce : Jetez un œil à ces règles de bonne conduite du public pour vous aider à rédiger votre code de conduite.

5. Avoir un photographe (ou un vidéaste) sur site

Les photos et vidéos de votre spectacle seront inestimables en termes de marketing. Elles montrent aux gens exactement ce qui s’est produit, et ce qu’ils ont raté s’ils ne sont pas venus.

C’est également de l’excellent contenu pour vos profils sur les réseaux sociaux. Utilisez les images du spectacle pour donner envie aux gens d’aller au suivant.

Si vous prévoyez de filmer, il pourrait être judicieux de mettre les choses au clair avec les artistes au préalable. Les comédiens pourraient ne pas vouloir que leurs sketchs fuitent s’ils sont sur le point de sortir quelque chose de spécial.

Astuce : Besoin d’aide pour trouver un photographe ou un vidéaste ? Vous pouvez obtenir quelques devis ici.

6. Encourager les gens à partager votre évènement sur les réseaux sociaux

Vous devriez disposer de liens clairement visibles vers vos profils sur les réseaux sociaux. Encouragez les gens à vous taguer dans leurs photos et vidéos avant et après le spectacle.

Un bon moyen pour ce faire est d’inclure vos profils et hashtags autour du site. Placez les sur l’affiche du spectacle, le programme de l’évènement, et n’importe quel autre endroit qui vous semble judicieux.

Astuce : Un peu de lecture sur comment encourager le partage de votre évènement sur les réseaux sociaux.

7. Éliminer toute distraction

Avant le début du spectacle, vous devriez vous assurer qu’il n’y a aucune distraction. Les comédiens, conférenciers et acteurs ont généralement besoin d’un silence complet pour se concentrer sur leur jeu.

Assurez-vous que le personnel du bar ne discute pas pendant le spectacle et débarrassez-vous des bruits désagréables et des lumières qui clignotent.

Les seuls bruits que vous voulez entendre sont les réactions du public au spectacle lui-même. N’importe quoi d’autre entache l’expérience.

8. Demander des retours sur-site

Même si vous devriez demander des retours après le spectacle, rien ne vous empêche d’en demander le jour même. Interrogez votre équipe et le personnel du site pour voir si tout se déroule bien.

Vous pouvez également demander directement à quelques spectateurs s’ils passent un bon moment. Ils apprécieront que vous leur demandiez leur opinion, et vous apprécierez leurs retours.

Vous l’avez fait !

Votre spectacle est la partie la plus importante de toute l’organisation de votre évènement. Il est crucial de vous assurer que tout le monde passe un bon moment, vous compris.

Utilisez cette opportunité pour construire une relation durable avec le site, les artistes, et le plus important, le public.

Ainsi, vous aurez une base solide pour vos prochains spectacles, qui seront encore plus grands et encore meilleurs.

Bonne chance !