Comment Organiser une Cérémonie de Remise de Prix en 17 Étapes (+ Checklist)

Tout le monde apprécie une bonne cérémonie de remise de prix. Vous n’avez qu’à observer l’industrie du divertissement pour vous rendre compte de leur immense popularité. Jetons donc un œil à la façon d’organiser votre propre cérémonie de remise de prix.

Lisez cet article pour découvrir :

• Pourquoi vous devriez tenir une cérémonie de remise de prix
• Comment organiser un banquet de remise de prix
• Une checkliste pratique que vous pouvez utiliser

Pourquoi organiser une cérémonie de remise de prix ?

La principale raison d’organiser une cérémonie de remise de prix est de montrer de la reconnaissance pour la réussite d’individus en particulier. Les cérémonies de remise de prix peuvent également servir d’excellent outil de relations publiques.

Il existe deux principaux types de cérémonies de remise de prix : Internes, et externes.

Internes

Les cérémonies de remise de prix internes sont généralement organisées pour les employés de l’entreprise et portent des titres tels que « Prix de l’employé de l’année » ou « Prix du meilleur vendeur de l’entreprise XYZ ».

Externes

Les cérémonies de remise de prix externes se focalisent souvent sur tout un domaine, et portent des titres tels que « Les Grammy Awards », ou bien encore, « Les Golden Globe Awards. »

Voyons maintenant ce qu’implique l’organisation d’une bonne remise de prix, qu’elle se porte sur les employés de votre entreprise, sur les donateurs à un organisme caritatif, ou sur votre industrie dans son ensemble.

1. Rédiger un résumé

Le résumé de votre cérémonie de remise de prix devrait souligner l’objectif de l’évènement. Il pourrait être de lever des fonds pour un bonne cause, ou simplement de montrer votre reconnaissance envers vos collègues.

Posez-vous les questions suivantes lors de la rédaction de votre résumé :

• Qui devrait être nominé pour le prix ?
• Pourquoi est-ce qu’ils méritent cette nomination ?
• De quelles informations sur eux avez-vous besoin ?
• Qui devrait sélectionner les gagnants ?
• À quoi devrait ressembler la récompense ?
• Quand devrait avoir lieu la cérémonie ?

2. Sélectionner un thème

La cérémonie sera plus intéressante si vous lui donnez un thème global. Assurez-vous de sélectionner quelque chose d’inspirant et de mémorable qui fera parler les gens longtemps après l’évènement.

Astuce : Lisez notre guide sur la façon de sélectionner un thème pour votre évènement pour un petit coup de pouce.

3. Définir le budget

Le budget pour votre cérémonie de remise de prix sera en grande partie déterminé par le fait de vendre ou non les billets d’entrée à votre évènement. Vous devriez également prendre en compte les dons à la charité, ainsi que les sponsorings d’entreprise.

Astuce : Utilisez notre guide sur la façon de gérer le budget de votre évènement pour rester sur le droit chemin.

4. Sélectionner un lieu

Une fois que vous avez une idée du budget de votre évènement, il est temps de dénicher un site viable. Les cérémonies de remise de prix ont tendance à pencher vers le glamour, et le lieu devrait refléter cet aspect.

Astuce : Lisez notre guide sur comment sélectionner le bon lieu pour aller avec le thème.

5. Prévoir le design de la scène

Songez à l’apparence que vous souhaitez pour la scène, et si elle tient dans le site sélectionné. Imaginez où se trouveront l’hôte et le podium, ainsi que l’endroit où seront présentées les récompenses. Laissez de la place pour la publicité.

Astuce : Pinterest offre une pléthore d’images de designs de scènes de cérémonies de remises de prix que vous pouvez utiliser pour vous inspirer.

6. Créer un plan de salle

Les gens auront besoin d’un endroit où s’assoir pendant tout le déroulement de la cérémonie. Placez les nominés de façon à ce qu’il soit aisé pour eux de se lever et d’aller chercher leur récompense. Placez les gagnants près de la scène.

Astuce : Vous pouvez utiliser un outil tel que PerfectTablePlan pour créer un plan de salle pour votre cérémonie.

7. Planifier le son et la vidéo

La technique doit être au point, vous devrez donc penser aux micros, au système de sonorisation, à la connexion WiFi, et aux projecteurs à l’avance. Vous devriez également déterminer les meilleurs placements pour les caméras.

Astuce : Jetez un œil à notre guide sur l’équipement d’évènement pour des astuces sur où trouver ce dont vous avez besoin.

8. Sélectionner les morceaux de récompenses

Il est toujours bon de placer un morceau de musique enjoué et inspirant lorsqu’un gagnant accepte sa récompense. Vous pouvez également utiliser de la musique pour faire l’introduction des orateurs avant la distribution des récompenses.

Astuce : Voici une playlist YouTube des morceaux les plus populaires pour les cérémonies de remise de prix.

9. Nommer un hôte de cérémonie

L’hôte est la colle qui permet de maintenir tous les orateurs et les annonces ensemble le jour de la cérémonie de remise de prix. Si vous n’êtes pas en mesure de la tenir vous-même, nommez un hôte expérimenté et compétent.

Astuce : Il existe également l’option d’engager un hôte de cérémonie de remise de prix professionnel pour faire le boulot.

10. Recruter les orateurs

Il peut être judicieux de présenter chaque prix avec un orateur différent qui soit un expert dans le domaine. Aidez la personne que vous recrutez avec des fiches de script et/ou un prompteur pour vous assurer que tout se déroule bien.

Astuce : Utilisez ces conseils sur la façon de recruter les bons orateurs pour votre cérémonie de remise de prix.

11. Désigner les juges

Les prix devraient avoir une valeur, c’est la raison pour laquelle la sélection des juges est si importante. Ils doivent être des experts qualifiés pour sélectionner les gagnants qui le méritent réellement.

Astuce : Jetez un œil au guide gratuit d’OpenWater sur comment désigner les juges pour votre cérémonie.

12. Trouver des fournisseurs pertinents

Déterminez exactement ce dont vous avez besoin en termes d’équipement technique, de restauration, de mobilier, de mise en scène et de décoration. Ensuite, recherchez les meilleurs fournisseurs pour ces éléments à l’avance afin de négocier et d’obtenir des offres intéressantes.

Astuce : Lisez notre guide sur comment négocier avec les fournisseurs pour ne pas dépasser votre budget.

13. Trouver du divertissement

Tout le monde ne gagnera pas de récompense, il faut donc que vous vous assuriez que personne ne s’ennuie et que tout le monde y trouve un intérêt. Bookez quelques divertissements pour la cérémonie de remise de prix et créez un évènement mémorable.

Astuce : Trouvez une agence de réservation qui propose des groupes de musique, des comédiens ou d’autres divertissements.

14. Créer un programme

Rédigez un itinéraire détaillé de la cérémonie de remise de prix et informez votre équipe du déroulement de l’évènement. N’oubliez pas de laisser une marge de manœuvre entre les différents segments, en cas de retards.

Astuce : Utilisez l’un de ces modèles de programme de cérémonie de remise de prix pour accélérer le processus.

15. Effectuer une répétition

L’entrainement améliore le résultat, prenez donc le temps de répéter la cérémonie avec votre équipe. Ainsi, vous pouvez identifier tous les risques potentiels auxquels vous n’auriez pas pensé durant le processus de planification.

Astuce : Nous avons rédigé un guide sur les répétitions d’évènements pour vous aider sur ce point.

16. Faire la promotion de la cérémonie

Que la cérémonie soit un petit évènement interne ou un évènement à grande échelle concernant tout un domaine d’activité, vous devriez en faire la promotion suffisamment tôt. C’est encore plus important si vous envisagez de vendre les billets d’entrée.

Astuce : Lisez notre guide sur la façon de faire la promotion de votre évènement pour maximiser votre portée.

17. Utiliser une checklist

Fiou, ça fait beaucoup de points à garder à l’esprit. Si vous vous sentez un peu dépassé par la situation, il serait bon d’utiliser une checklist de planification de la cérémonie de remise des prix pour garder une trace de tout les aspects.

Et le gagnant est…

Maintenant que vous connaissez tous les éléments à prendre en compte pour votre cérémonie de remise de prix, tout ce qui vous reste à faire est de mettre en place tous ces éléments.

Alors, qu’est-ce que vous attendez ?