Comment Planifier un Évènement Caritatif : 10 Étapes Clé

Comment planifier un évènement caritatif est une question que l’on nous pose souvent. Mais qu’est-ce qui rend les évènements caritatifs si complexes ?

Les organisateurs d’évènements caritatifs doivent penser à tous les mêmes éléments que pour tout autre type d’évènement… Et quelques autres points.

Vous devrez non seulement faire face à des contraintes budgétaires et à des objectifs de levée de fonds. Mais également vous assurer que les intérêts de tous les partis s’alignent entre-eux.

Malheureusement, il est rarement suffisant de demander aux gens de donner pour une cause caritative. Ils veulent une expérience, être vu, et se sentir spéciaux.

Dans cet article vous apprendrez comment :

• Formuler le but de votre évènement
• Déterminer un objectif spécifique
• Déterminer un budget réaliste
• Définir votre public cible
• Créer un thème qui s’accorde avec eux
• Trouver un site et des marchands qui se mêlent au thème
• Monter une équipe et trouver des sponsors
• Décider comment accepter les dons

Nous avons du pain sur la planche, alors c’est parti !

1. Définir le but de votre évènement

Commencez par définir un ou plusieurs objectifs. Vos efforts seront bien plus précis si vous commencez par formuler le propos de votre évènement.

Un but évident de la grande majorité des évènements caritatifs est de lever de l’argent pour une cause. Mais ce pourrait également être d’augmenter l’attention et d’atteindre de nouvelles personnes.

2. Définir un but mesurable

Une fois que vous avez établi le propos de votre évènement, vous devez fixer un objectif mesurable. Selon votre but principal, cet objectif pourrait être lié :

• À l’argent levé
• Les ventes de billets
• Aux membres inscrits
• Aux partenariats formés
• Aux sponsors gagnés ou gardés
• À l’attention obtenue

Le point le plus important est d’être « SMART » dans la façon de fixer vos objectifs. Ainsi, vous saurez si l’évènement a été un succès ou non.

Les objectifs SMART sont :

• Spécifiques
• Mesurables
• Atteignables
• Réalistes
• Temporellement précis

Enfin, il est sage de créer un calendrier de planification de l’évènement et d’atteinte des objectifs.

3. Définir un budget réaliste

C’est le moment où nous tombons légèrement dans le cliché qui dit « il faut de l’argent pour faire de l’argent », parce que c’est vrai !

La feuille de calcul avec votre budget pour l’évènement de charité va devenir un document vivant. Vous allez démarrer avec une estimation brute, qui deviendra de plus en plus précise avec les avancées dans l’organisation.

Un budget vous aider à mieux comprendre de combien d’argent vous disposez pour :

• Du divertissement
• La nourriture et la boisson
• Le marketing
• La sécurité
• Le personnel
• Le transport
• Les services
• Les vendeurs
• Le site

Il est crucial que vous vous laissiez une marge dans le cas de dépenses imprévues.

Découvrez comment réduire vos dépenses ici.

4. Déterminer le public cible

Vous devriez déterminer à qui l’évènement s’adresse. Il est important de connaitre le public cible de votre évènement car il influencera nombre d’autres décisions que vous prendrez.

Certains des facteurs que vous devriez prendre en compte incluent l’âge, le sexe, le mode de vie, la profession, et les intérêts personnels.

Une fois que vous savez qui votre public cible est, vous saurez :

• Quel thème lui plairait pour l’évènement
• Comment lui vendre l’évènement
• Quels sponsors seront les plus adaptés
• Quel type de divertissement proposer

Référez-vous à votre public chaque fois que vous aurez un doute sur quoi que ce soit concernant votre évènement.

5. Monter une équipe

Plus de mains travaillent, plus le processus est simple, il vous faudra donc l’aide d’une équipe pour la logistique. Si possible, tentez de préserver un comité de célébrités locales ou de donateurs fortunés pour aider à faciliter le processus.

6. Établir le thème de l’évènement

Le thème de votre évènement caritatif sera l’un des facteurs majeurs de participation des gens. Décidez d’un thème basé sur votre cause et le public que vous souhaitez viser.

Vous êtes bloqué ?

Souvenez-vous qu’un évènement caritatif reste un évènement, la composante caritative en plus. Utilisez des idées provenant d’autres évènements et voyez si vous pouvez y intégrer votre cause.

Voici quelques idées pour vous aider :

• Réunion de célibataires
• Course à travers la ville
• Fête chique
• Soirée concert
• Soirée comédie

Le thème aura un impact sur votre budget et le choix du site, vous devrez donc y réfléchir consciencieusement.

7. Trouver un site

Une fois que vous avez déterminé un thème, il est temps de trouver un site pour l’évènement. Le site devrait être en mesure de contenir le nombre de gens que vous attendez, tout en restant dans votre budget.

N’ayez pas peur d’utiliser le fait que vous organisez un évènement caritatif lors de vos négociations. Vous seriez surpris du nombre de gens qui sont prêt à vous faire une réduction, voire même de vous prêter gratuitement le lieu.

Renseignez-vous sur :

• Le coût
• Tout ce qui est inclut dans le prix
• Combien de gens il peut contenir
• Est-ce que vous pouvez bénéficier d’une réduction ou pas

Rappelez-vous que le site n’a pas besoin d’être traditionnel, seulement d’être adapté. Vous pouvez héberger une soirée comédie dans un hangar d’aéroport, du moment qu’il dispose de sièges et d’un système son.

8. Approcher les sponsors

Le but de votre évènement caritatif est de lever de l’argent. La majorité de cet argent vient des participants.

Mais il n’y a aucune raison pour laquelle vous ne devriez pas également profiter de quelques sponsors.

Une fois que vous avez un but, un budget, une équipe, un thème, et un lieu, vous pouvez tenter d’approcher différents partenaires potentiels.

Trouvez des entreprises qui se mêlent bien avec votre cause et qui aimeraient viser votre public cible. Un bon point de départ est de démarcher les entreprises qui sponsorisent déjà des évènements caritatifs locaux.

Plus d’informations sur les moyens d’obtenir des sponsors pour votre évènement caritatif ici.

9. Trouver un moyen d’accepter les dons

Il existe un grand nombre de façons d’accepter les dons lors d’un évènement de charité. Vous pourriez vous focaliser sur une façon de faire des dons ou offrir aux gens plus d’options parmi lesquelles choisir.

Voici quelques manières d’accepter les dons :

• Les ventes de billets
• Vente de produits dérivés
• Donation par sms
• Tombola

Vous devriez trouver un système de billetterie qui soit facile d’accès et qui fonctionne sur tous les appareils. Faites en sorte qu’il soit aussi simple que possible de s’inscrire à votre évènement.

10. Sélectionner des marchands

Si vous avez décidé d’organiser une soirée dinatoire ou quelque chose de similaire, il vous faudra des marchands. Aidez-vous du thème de votre évènement et du public cible pour guider vos choix.

Certains marchands dont vous pourriez avoir besoin pour votre évènement :

• Restaurateurs
• Photographes
• Planificateurs de médias
• Location d’équipement

Tout comme pour le site, voyez si vous pouvez profiter d’une réduction de la part des marchands et fournisseurs. Voyez si vous pouvez dénicher quelques marchands qui ont déjà travaillé pour des évènements caritatifs par le passé.

CharityComms dispose d’un excellent répertoire de marchands ayant l’habitude de la charité.

Et maintenant…

… vous devez tout mettre en place. Mais désormais vous devriez avoir…

• Des objectifs de levée de fonds mesurables
• Un budget réaliste pour votre évènement
• Le public cible
• Un thème pour votre évènement
• Un site et des divertissements
• Une équipe et des sponsors
• Des marchands et une billetterie

Vous devez vous assurer que tout le monde travaille en cohésion et que tout se déroule de façon fluide. Mettez en place un plan de l’évènement et testez la logistique plusieurs fois à l’avance.

Communiquez le plus clairement possible avec votre équipe, vos sponsors, le site, et les marchands. Ayez des solutions de secours au cas où quoi que ce soit tourne mal à la dernière minute.

Bonne chance pour votre évènement caritatif. Faites nous savoir dans les commentaires si vous pensez que nous devrions ajouter quoi que ce soit à notre liste !