Comment Planifier un Évènement Musical : 5 Étapes pour un Concert Réussi

Les évènements musicaux font partie des évènements les plus excitants qui soient. Il est facile de se laisser aller à croire que c’est « rock and roll » et que tout se fait de façon organique, mais savoir comment organiser un évènement musical est fondamental. Une grande partie de l’organisation et de la planification est en réalité ce qui fait la créativité et le fun.

Nous avons réuni quelques étapes clé pour vous aider à planifier un évènement musical. Nous avons également inclus des astuces et ressources spécifiques que vous pouvez utiliser.

Ces étapes ne sont pas particulièrement glamour. Mais posez la question à n’importe quel promoteur de musique : Ils vous diront que tout ce qui peut vous faire gagner du temps et accélérer le processus est le bienvenu.

1. Fixer votre budget

Il y a une raison pour laquelle le budget figure en premier dans cette liste. L’argent dont vous disposez déterminera la quasi-totalité des décisions que vous prendrez. Si vous ne fixez pas de budget, vous allez certainement dépenser trop.

Pas besoin de dépenser une fortune. Nombre de concerts de légende ont été organisés dans l’arrière-salle de vieux pubs avec des groupes dont le public n’avait jamais entendu parler.

La chose importante est de réfléchir à la quantité d’argent que vous pouvez vous permettre de dépenser. Ainsi, vous n’aurez pas à sortir d’argent de votre poche. Un évènement à succès réussira même à vous faire faire un profit (ou au moins à rembourser vos dépenses).

Le budget de chaque concert variera légèrement. Réfléchissez au nombre de gens que vous aimeriez voir venir à l’évènement. Quel serait le bon prix pour les billets ? Votre budget ne devrait jamais dépasser ce que vous espérez retirer des ventes. Sinon vous finirez par perdre de l’argent.

2. Trouver le bon site

Le site joue un rôle énorme dans le concert. Il ajoute une ambiance. Certaines personnes participent à des évènements dans des lieux précis simplement parce qu’ils l’adorent au moins autant qu’ils aiment les groupes.

Google est évidemment très utile pour trouver un site, mais il existe d’autres méthodes.

Des sites web comme Venuefinder sont utiles : Ils ont déjà réuni des informations importantes comme les accès handicapés et les infos de contact. Ils disposent également de très nombreux sites non-musicaux. Assurez-vous que le site est adapté aux concerts ou vous perdrez du temps à les contacter.

Une autre bonne méthode est de faire de la rétro-ingénierie des présentations de concerts. Jetez un œil aux concerts similaires dans la région. Voyez quels sites ils ont réservé. De là, vous pouvez déterminer les contacts pertinents des sites. Bands in Town est un site web avec des milliers d’évènements parmi lesquels explorer et rechercher par zone.

Bien sûr, un site doit disposer de toutes les commodités nécessaires. Mais il doit également avoir cette petite atmosphère dont vous n’auriez pas besoin pour, disons, une conférence. Ne prenez pas seulement en compte la capacité, les commodités, et la localisation du site, mais également sa réputation pour la musique.

3. Démarcher des groupes et des artistes

Cette étape est interchangeable avec la recherche d’un site. Vous organisez probablement un évènement musical parce que vous avez déjà des groupes et des artistes en tête. Sinon, préparez-vous pour la tâche ardue (mais gratifiante) de trouver et de réserver des musiciens.

L’échelle de votre évènement musical sera un point crucial ici. Les groupes débutants seront probablement très contents de jouer dans des bars ou dans des boites. Les petits concerts de début de carrière sont un rite de passage chez les musiciens.

Ne dépensez pas une fortune à réserver des artistes chers si vous débutez juste à une petite échelle.

D’un autre côté, réfléchissez à quels groupes attirent les fans. Au moins l’un des groupes de votre lineup devrait être assez connu pour disposer de son propre public qui fera le déplacement. Engager trois groupes totalement inconnus pour un site d’une capacité de 1.000 personnes est la recette du désastre.

Trouver des groupes demande de l’huile de coude. Et c’est particulièrement vrai si vous n’en avez pas déjà à l’esprit.

Une recherche Google vous donnera des résultats comme des groupes pour les mariages et les anniversaires. Ils sont chers et ne joueront souvent que des reprises de chansons. Ce n’est probablement pas ce que vous aviez à l’esprit pour votre évènement musical.

Le meilleur moyen est d’aller dans les endroits où les musiciens vont, que ce soit en ligne comme en réalité.

Dans la vraie vie

Jetez un œil aux concerts et aux groupes qui font des tournées locales. Les salles de répétitions et les sites locaux sont des endroits judicieux pour trouver les noms et styles des groupes en personne. Demandez à vos amis, surtout ceux qui se considèrent comme des fans de musique.

En ligne

Twitter, Soundcloud, et Facebook sont des endroits utiles pour vos recherches. Reverb Nation dispose d’une fonction qui vous permet de faire des recherches par lieu. C’est génial si vous êtes à la recherche de groupes locaux. Envoyez des messages aux artistes pour leur demander comment les réserver et vérifier leur disponibilité.

Bands in Town est génial pour trouver des sites, et possède également de très nombreux listings de concerts. Tout ceci peut donc vous donner toute une liste de groupes à explorer pour votre propre évènement.

The unsigned guide est un répertoire musical avec des ressources très utiles et détaillées pour quiconque travaillant dans l’industrie musicale. Ils ont une liste de plus de 70 agents de réservation et les détails de contact pour chacun d’entre-eux. L’accès n’est pas gratuit, mais si vous êtes sérieux dans votre recherche de talents montants, l’abonnement mensuel de 5€ vaut le coup.

Assurez-vous de réserver des groupes avec des genres similaires pour ne pas déstabiliser votre public. C’est chronophage, mais chercher des artistes est également fun.

4. Planifier l’équipement et la technique

Il y a de fortes chances que vous n’ayez pas besoin de gérer l’équipement et les ingénieurs du son lorsque vous organiserez un concert, mais il est mieux de le vérifier.

Bien que la plupart des sites disposent de leur propre système son et du personnel pour le gérer, n’oubliez pas de demander. Voyez si vous devez engager quelqu’un ou acheter du matériel supplémentaire.

Vous devriez toujours demander aux artistes une liste de tout équipement spécifique dont ils pourraient avoir besoin (et qu’ils ne prévoient pas d’emmener avec eux). Déterminez qui installera l’équipement et qui sera derrière les tables de mixage la jour venu. La communication est fondamentale ici.

Heat on the Street ont créé une checklist pour les évènements, pour vous aider à garder un œil sur les coûts de production et les considérations d’organisation.

5. Réfléchir à la logistique de l’événement

La logistique est un vaste sujet. Si vous êtes le type créatif, le mot seul vous hérissera sûrement le poil.

Certaines choses devront toujours être réfléchies et discutées longuement à l’avance du concert. La liste suivante montre quelques aspects logistiques auxquels vous devrez penser pour que tout se déroule de façon fluide. Assurez-vous de :

• Réserver le site à une date qui convient à tous les partis, dont les artistes.
• Mettre en place des canaux marketing comme des pages d’évènements, des invitations, et des posters.
• Mettre en place un planning pour le jour du concert, avec les heures d’arrivée de tous les artistes et du personnel.
• Prévoir une sécurité et un service de vente pour gérer les ventes de billets sur place. (Demandez au site s’ils attendent de vous que vous fournissiez du personnel.)
• Suivre le protocole de santé et de sécurité. Le personnel du site pourra vous aider sur ce point, mais vous devriez prévenir les artistes, l’équipe, et les spectateurs. Cet article dispose d’excellentes astuces concernant la santé et la sécurité pour les évènements.
• Mettre en place un tarif et une billetterie. La vente de billets peut être grandement simplifiée par l’utilisation d’une platerforme telle que Billetto. Vous pouvez créer plusieurs catégories de billets et définir une capacité maximale, vous n’aurez donc pas à vous soucier de la dépasser.
• Vérifier si un couvre-feu est en place ou s’il vous faut une autorisation. Définir une date précise à laquelle vous devrez avoir terminé. Créer un running order. Les artistes pourraient vouloir passer outre, prévenez-les que c’est impossible. Dites leur que le systèmes son pourrait être coupé.

Couvrez les bases, et prospérez

Tandis que vous prendrez de l’expérience dans l’organisation d’évènements musicaux, vous verrez qu’il y a beaucoup de points à prendre en compte. Les astuces ci-dessus sont un excellent point de départ pour vous assurer que vous couvrez les fondamentaux.

À l’approche de l’évènement, vous devrez tout prendre en compte, du marketing aux coursiers. Gardez un œil sur les nouveaux articles du blog pour plus d’informations et de détails sur la planification et la promotion d’évènements musicaux.