Comment Planifier un Évènement Sportif : 7 Étapes à Suivre

Un bon évènement sportif offre une large variété d’avantages à la société. Vous pouvez l’utiliser pour une levée de fonds, pour sensibiliser, et pour promouvoir la cohésion de la communauté.

Organiser l’évènement est la partie compliquée. Vous devez avoir le contrôle du moment où germe l’idée jusqu’à l’analyse post-évènement.

Ceci peut s’avérer particulièrement difficile, surtout si vous n’avez aucune expérience. Ou si l’évènement inclut plusieurs disciplines sportives.

Vous voulez que votre évènement rencontre un succès retentissant ? Voici exactement ce que vous pouvez faire.

1. Préparer un plan détaillé

Planifiez parfaitement. Pour ce faire, vous aurez besoin de l’aide d’experts. Montez une équipe de bénévoles et de spécialistes fiables.

Certains des points que vous devez éclaircir à ce stade incluent :

• L’objectif de l’évènement
• Sa faisabilité
• Les lois régissant un tel évènement
• La durée (un jour, quelques jours, une semaine, etc…)
• Une estimation approximative du budget
• Une estimation du nombre de participants
• Identifier les potentiels sponsors si besoin

Astuce : Pour un peu d’inspiration, jetez un œil à cette « Checklist pour Évènements Sportifs » de Kent Sports.

2. Fixer la date, l’heure et le lieu

Ce point est plus crucial que ce que les gens s’imaginent. Il existe une myriade de facteurs à prendre en compte.

Quelle sera la météo ? Est-ce que tous les participants seront disponibles ? Est-ce que vous disposez d’assez de temps pour tout mettre en place ? Est-ce qu’il y a d’autres évènements sportifs majeurs aux alentours et qui pourraient éclipser votre évènement ?

Prenez bien votre temps pour ces points. (Non, ce n’est pas un mauvais jeu de mot.)

Ensuite, entrez en contact avec les gestionnaires de vos sites préférés et renseignez-vous sur leur disponibilité.

Avant de vous engager, confirmez que le site dispose de toutes les installations nécessaires à l’évènement sportif. Et assurez-vous également que vous avez le droit d’utiliser cet équipement. Ne réservez pas un lieu sans piscine si la natation fait partie de vos activités principales.

Vérifiez s’ils disposent de vestiaires séparés pour les hommes et les femmes. Ou s’ils peuvent aménager temporairement l’installation existante pour s’adapter à ces critères.

Astuce : Pour des conseils sur comment choisir la bonne date pour un évènement, jetez un œil à ce guide.

3. Peaufiner le plan d’origine

Jusqu’ici, nous avons travaillé sur les idées brutes de la réunion initiale avec les experts et bénévoles.

Maintenant que vous avez précisé la date et le lieu, il est temps de peaufiner les détails de votre plan. Ceci implique de mettre en place les détails précis tels que les types de tournois qui auront lieu.

Prenons le football comme exemple. Est-ce que ça sera un tournoi à élimination directe ? Des matchs normaux ou modifiés ? Combien d’équipes joueront ?

Appliquez ce type de question à n’importe quelle activité sportive se déroulant à votre évènement. Vous focaliser sur les détails vous aidera à mieux visualiser toutes les fournitures et services dont vous aurez besoin.

Pour être plus efficace, faites une liste des fournitures nécessaires et de leur prix. Ainsi, vous avez moins de chances de rater un point important.

4. Convaincre les sponsors

Vous avez désormais un plan clair et un budget précis. Vous êtes maintenant en mesure de contacter les sponsors que vous avez identifié. Parlez leur de l’évènement, des objectifs, de pourquoi ils feraient un sponsor idéal, et de ce que vous attendez d’eux.

Il n’y a pas de place pour l’erreur. Des choses telles que votre style de communication, votre approche, votre fiabilité et votre ponctualité comptent. Assurez-vous d’être très clairs sur ce que vous attendez d’eux. Soyez prêts à justifier vos requêtes.

Il y a toujours une chance qu’un sponsor refuse votre demande, vous forçant à vous diriger vers d’autres. Dans ce type de cas, ne vous attardez pas et passez au sponsor suivant.

Astuce : Pour en apprendre plus sur la façon d’obtenir des sponsors, lisez notre guide détaillé.

5. Mettre en place le programme de la journée

Il est temps de créer un programme détaillé du jour de l’évènement. La planification sera une tâche ardue, surtout si votre évènement propose de multiples activités.

Tout d’abord, pensez aux spectateurs. Les évènements sportifs sont souvent orientés pour la famille. Ils attirent un grand nombre de familles avec des enfants, venant parfois de loin. Pour ne pas leur faire défaut, assurez-vous que les activités-clés soient parfaitement organisées avant le départ.

Les différentes activités et participants pourraient également partager du matériel. Prenez en compte ces détails. Évitez de prévoir deux activités nécessitant le même matériel au même moment.

Idéalement, vous devez faire entrer les sponsors dans le programme. Négociez avec eux et mettez vous d’accord sur les informations promotionnelles à utiliser.

Astuce : Pour vous faciliter légèrement le travail, utilisez un outil gratuit en ligne pour vous aider à créer votre programme.

6. Organiser vos fournitures et officiels

Procurez-vous toutes les fournitures dont vous avez besoin pour l’évènement à l’avance. Les fournitures peuvent différer d’un évènement à l’autre. Généralement, vous aurez besoin de choses telles que :

• Tableaux d’affichages des scores
• Sifflets
• Raquettes
• Filets
• Balles
• Kits de premiers soins
• Les affiches
• Trophées
• Certificats

Les limitations budgétaires sont l’uns des principaux chalenges auxquels font face les organisateurs d’évènements aujourd’hui. Économisez de l’argent en vous procurant du matériel durable.

Les gérants du site pourraient disposer d’équipement dont vous avez besoin. Demandez-leur si vous pouvez leur emprunter ou leur louer.

Si la compétition est d’un niveau professionnel, procurez-vous des référents et officiels professionnels. Assurez-vous de leur impartialité. Aucun d’entre-eux ne devrait avoir de préférences pour une équipe ou une autre du tournois. Ceci évite la compétition déloyale.

Décidez au préalable de leur salaire.

Astuce : GGS International dispose d’une sélection d’équipement sportif que vous pouvez acheter ou louer pour votre évènement.

7. Tout revérifier

Confirmez que tous les objets et équipements nécessaires sont disponibles. Assurez-vous que tout soit en bon état. La même chose s’applique aux officiels et bénévoles.

Assurez-vous que certaines personnes sont capables d’effectuer les procédures de premiers soins. De plus, ils devraient être capables de détecter des signes avant-coureurs de maladies tels qu’un souffle trop court ou ce genre de détails. Prévoyez une ambulance et du personnel médical. Distribuez une liste des numéros d’urgence à vos participants.

Après cela, contactez tous les individus et toutes les équipes participants pour confirmer leur venue. Assurez-vous qu’ils signent une décharge. Celle-ci vous protège légalement en cas de blessure.

Si votre évènement comporte des règles précises, informez-les en conséquences. De plus, fournissez-leur une aide qu’ils peuvent contacter en cas de questions et de commentaires.

Profitez de l’évènement sportif mais…

…n’oubliez pas que c’est vous qui le dirigez.

En tant qu’organisateur, vous devriez vous amuser, comme tout le monde. C’est normal de profiter et de prendre des photos mémorables.

Cependant, n’oubliez pas même une minute que vous êtes responsable de tous les participants. Votre vrai succès se trouve dans le déroulement sans accrocs de l’évènement. Soyez accessible tout au long de l’évènement. Restez à l’affut de tout souci ou urgence.

Nous disposerons bientôt d’un guide sur comment gérer l’évènement sportif le jour même. Restez informé.