Comment Planifier un Spectacle en 9 Étapes Simples

Les performances live ont souvent l’air si fluide et naturel qu’il est facile d’oublier la quantité de travail qu’ils nécessitent.

Il n’y a peut-être qu’un musicien, conférencier ou comédien sur scène, mais il y a toute une machinerie derrière.

Dans cet article, vous apprendrez comment graisser cette mécanique pour que tout se passe bien pendant le spectacle. Parce qu’il n’y a rien de divertissant dans un spectacle mal exécuté.

A part pour The Play That Goes Wrong.

Dans cet article nous couvrirons :

• Le pour et le contre de l’utilisation d’une agence de réservation (et du direct)
• Quelles règles doivent être suivies au préalable
• Comment fixer un budget
• De qui vous avez besoin dans votre équipe
• Comment composer avec les retards
• Trouver le bon site (et le préparer)
• Comment vérifier les sons et lumières

Sans plus attendre, que le spectacle commence !

1. Agence de réservation contre direct

Vous devriez décider quelle voie vous allez emprunter lorsque vous réserverez l’artiste. Vous avez deux options : passer par une agence de réservation, ou les réserver directement.

Chaque option possède des avantages et des inconvénients, que nous allons passer en revue maintenant.

Les avantages de passer par une agence de réservation

Une agence de réservation est une bonne option si vous n’êtes pas sûr de ce que vous cherchez exactement.

Les agences de réservation :

• Peuvent vous aider à trouver le bon artiste pour votre évènement
• Peuvent trouver un remplacement en cas d’annulation
• Disposeront d’une équipe marketing pour vous aider avec la promotion
• Disposeront d’une vraie procédure de recrutement et d’un vrai contrat

En d’autres termes, une agence de réservation est plus professionnelle (la plupart du temps).

Les inconvénients d’une agence de réservation

Une agence de réservation implique plus de gens, et donc des coûts plus élevés.

Les agences de réservation :

• Ajouteront leurs propres frais en plus du salaire de l’artiste
• Peuvent envoyer un artiste de remplacement sans vous prévenir à temps
• Agiront en tant qu’intermédiaire, ce qui peut ajouter un délai dans les communications

Plus de gens, plus de problèmes, comme ils disent.

Astuce : The Unsigned Guide est l’un des répertoires de contacts dans le milieu de la musique anglais les plus complets.

Les avantages du contact direct

Si les agences de réservation vous semblent trop bureaucratiques, vous pouvez toujours contacter directement les artistes.

Le direct :

• Vous permettra d’obtenir l’artiste précis que vous souhaitez
• Pourrait s’avérer moins cher car il ne fait pas intervenir d’intermédiaire
• Vous permet de communiquer clairement avant le spectacle

En d’autres termes, vous vous économisez la peine d’avoir affaire à des « gestionnaires de compte ».

Les inconvénients du direct

Il existe bien sûr des désavantages à ne pas passer par une agence lors de la réservation d’un artiste.

Le direct :

• Peut vous laisser sans plan de rechange dans le cas où un artiste annule
• Vous rendra responsable de tout élément contractuel

En d’autres termes, le direct est plus risqué. Mais il peut payer si vous faites bien votre travail.

2. Sortez votre livret de règles (ou écrivez-en un)

Il est bon d’avoir des règles en place, peu importe que vous passiez ou non par une agence pour vos réservations.

Certaines des règles que vous devriez discuter avec l’artiste ou l’agence sont :

• De combien de temps d’échauffement vous devez disposer (si besoin)
• La durée de la performance (échauffement inclus)
• Toute restriction sur le langage utilisé ou les sujets abordés
• Le paiement (prix fixe ou pourcentage des recettes de billetterie ou de bar)
• Assurance responsabilité civile

Il est toujours mieux d’aller du côté de la sécurité en matière de règles. Ainsi, les attentes de chacun sont gérées avant le spectacle.

Note :Téléchargez cette antisèche sur les sujets à aborder lors de la discussion de la réservation d’un artiste.

3. Planifier votre budget

Ne faites jamais d’estimation à la louche. Et n’utilisez jamais l’expression « à la louche », ça ne fait pas sérieux.

Tentez d’être aussi précis (et réaliste) que possible lorsque vous prévoyez le budget de votre spectacle. Aidez-vous de spectacles similaires pour vous guider dans vos prédictions.

Vous devriez appeler et envoyer des emails aux artistes, au site, aux restaurateurs, et à tous ceux dont vous avez besoin pour l’évènement. Cherchez à obtenir le plus de devis précis possible.

Puis comparez les prix, et fixez le budget. Et attendez-vous à des dépenses inattendues. Elles se produiront tout au long du processus.

C’est également une bonne idée de choisir un système de billetterie qui vous envoie des rapports en temps réel (plus sur le sujet plus loin). Ainsi, vous pouvez ajuster votre budget en fonction des ventes de billets.

4. Recruter un noyau dur

Il faut de nombreuses mains pour qu’un spectacle se déroule de façon fluide. Et plusieurs esprits travaillent mieux qu’un, peu importe à quel point le votre est brillant.

Il vous faudra quelqu’un pour :

• Atteindre les médias
• Promouvoir l’évènement sur les réseaux sociaux
• Gérer les ventes de billets à l’avance
• Démêler les détails techniques
• S’assoir sur la porte le soir du concert

Vous pouvez revisiter ce point une fois que vous avez mis en ordre votre plan pour le spectacle (voir #5).

5. Prévoir les retards potentiels

Tout comme avec le budget, vous devriez vous attendre à l’inattendu lorsqu’il s’agit de l’agenda. De nombreux facteurs sont hors de votre contrôle.

L’artiste pourrait être bloqué dans le trafic lors de son arrivée sur le site. Tout comme les restaurateurs et les autres gens sans lesquels rien ne fonctionnerait.

Le seul facteur qui ne soit pas hors de votre contrôle est la préparation. Prévoyez un plan de secours pour que les gens ne s’ennuient pas en attendant que les choses se débloquent.

6. Choisir le bon site

Le site du spectacle devrait généralement être en accord avec le type de performance que vous prévoyez. Mais être un peu inconventionnel pourrait jouer en votre faveur si le thème le permet.

Vous devriez vous assurer que le site est :

• Accessible et près de transports publics
• Capable de contenir le nombre de gens que vous comptez voir participer
• En mesure de donner un peu de crédibilité à votre évènement
• Muni des services et infrastructures nécessaires au spectacle
• Adapté à votre budget

Mais ce n’est pas tout. Vous devez préparer le site et la zone de scène pour les artistes.

Astuce :The Gig Guide dispose d’une bonne liste de sites pour performances live en Angleterre.

7. Préparer le site

L’emplacement du public peut avoir un grand impact sur la façon dont le spectacle se déroule.

Un concert de rock empêchera toute conversation proche. Une soirée comédie, d’un autre côté, pourrait nécessiter quelques interactions avec le public.

Deux styles classiques de placement pour les sièges lors des spectacles sont le cabaret (avec des tables) et théâtre (en rangs). Le premier est utile si vous ne prévoyez pas de vendre tous les billets, car il donnera un aspect plus rempli.

Une astuce pour que les gens s’assoient plus près de la scène consiste à marquer les rangs du fond comme réservés. Vous pouvez retirer les panneaux réservé plus tard lorsque les premiers rangs sont pleins.

Enfin, vous devriez vous assurer que les invités ont suffisamment de place pour se déplacer. Donc pas de longues rangées de sièges sans allées centrales.

La scène sera le centre de la soirée, soyez sûr qu’elle domine le public. La seule exception à cela devrait être dans un amphithéâtre.

Si le site que vous avez choisi ne dispose pas d’une vraie scène, vous devriez essayer d’en obtenir une. Une scène de fortune ne coûte rien à louer et s’installe en dix minutes.

8. Organiser l’éclairage de la scène

La scène met l’emphase sur l’artiste, tout comme l’éclairage. Encore une fois, il existe des exceptions, comme un concert de jazz sous des lumières tamisées.

Mais partons du principe que la performance est le point central de la soirée, et pas seulement un bruit de fond. Il vous faudra des spots dirigés vers la scène.

Communiquez avec le personnel du site ou votre équipe technique pour vous assurer que la scène soit bien éclairée. Il ne devrait y avoir aucun endroit où l’artiste soit invisible s’il se déplace.

Vous devriez également être en mesure de tamiser l’éclairage principal du site avant la performance. Ceci signalera au public que le spectacle va commencer.

Astuce :The Stage dispose d’une bonne vue d’ensemble des fournisseurs d’éclairage en Angleterre..

9. Vérifier le son

Le son est aussi crucial que l’éclairage durant la performance. Si le site ne dispose pas de système son intégré, vous devrez en prévoir un.

Le choix de microphones dépendra de la performance. Les musiciens ont tendance à préférer des micros sans-fil avec un support à bras horizontal. Les comédiens apprécient les micros filaires avec un pied droit. Les acteurs et conférenciers quant-à eux voudront un micro attaché sur eux pour pouvoir se déplacer.

Le système son devrait inclure une enceinte de chaque côté de la scène et des écrans face à l’artiste. Les enceintes derrière le public sont optionnelles mais peuvent s’avérer nécessaires pour des spectacles plus imposants.

Assurez-vous de tout avoir de rechange. Les microphones et les câbles peuvent vous donner du fil à retordre.

Astuce :The Stage dispose d’un bon répertoire de fournisseurs de son pour scènes en Angleterre.

Prêts à vendre quelques billets pour le spectacle ?

Vous avez désormais réglé les questions de l’artiste et du site. Les zones pour le public sont clairement organisées. L’éclairage et le son sont prêts.

Maintenant il est temps de remplir les sièges.

Faites le listing de votre spectacle sur un site de listing d’évènement tel que Billetto, et promouvez-le au mieux !

Bonne chance !