Comment Préparer et Gérer le Budget de Votre Évènement comme un Pro

L’argent fait tourner le monde, et il peut être ce qui va causer la réussite ou la démise de votre évènement. Parlons donc de la préparation et de la gestion du budget de votre évènement.

Dans cet article, nous passerons en revue :

• Comment créer une stratégie budgétaire d’évènement
• À quelles dépenses vous attendre sur-site
• Quelles dépenses technologiques envisager
• Où focaliser votre budget marketing
• Comment faire de l’argent avec votre évènement
• Des astuces pour étendre le budget de votre évènement
• Où trouver des modèles gratuits de budgets d’évènements

Nous avons du pain sur la planche, alors c’est parti !

Créer une stratégie budgétaire d’évènement

Il est important d’avoir une stratégie globale avant de faire quel calcul que ce soit. Prenez du recul et assurez-vous d’avoir une vue d’ensemble.

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la création de la stratégie budgétaire de votre évènement :

1. Commencer par votre l’objectif

Quel est le but de l’évènement ? Est-ce de faire du profit, de lever des fonds, ou de sensibiliser des gens ?

2. Garder un œil sur les données

Regardez les revenus et dépenses de vos précédents évènements. Sinon, vous pouvez toujours observer ces cas d’études d’autres évènements.

3. Tout prendre en note

Il est important de compter chaque centime lorsque vous fixez et gérez le budget de votre évènement.

4. Communiquer avec votre équipe

Assurez-vous que votre équipe comprenne le budget. Communiquez clairement avec toutes les parties prenantes.

5. Observer les tendances de l’industrie de l’évènementiel

Gardez un œil sur ce sur quoi les autres évènements dépensent leur budget. Ceci vous indiquera si une nouvelle tendance importante voit le jour.

6. Créer une vue d’ensemble du budget de l’évènement

Avant d’entrer dans les détails, il peut être judicieux de créer une vue d’ensemble de ce à quoi vos dépenses vont ressembler. Utilisez ce modèle pour vous aider à la créer.

Les dépenses d’évènement sur-site

Il est probable que les dépenses sur-site de l’évènement dévorent la plus grande partie de votre budget. Mais n’hésitez pas à dépenser plus dans le marketing si vos prévisions de vente sont faibles.

Ci-dessous se trouvent certaines des dépenses sur-site que vous devriez inclure dans vos calculs.

1. Le site

Le site de l’évènement est souvent la plus grosse dépense sur-site. Cherchez parmi vos options et négociez le prix autant que possible.

2. Les orateurs et animateurs

Réserver des conférenciers ou des animateurs peut également demander des moyens conséquents, selon leur demande.

3. Le personnel

Les petits évènements ne nécessitent pas beaucoup de personnel, et peut être que vous pourrez vous en sortir seul. Mais les coûts en personnel peuvent vite monter pour de plus gros évènements comme les conférences et festivals.

Les dépenses liées aux vendeurs de l’évènement

Vous aurez peut être besoin de l’aide de quelques marchands pour vous aider avec l’évènement. Il est judicieux de réunir des devis et de comparer les prix avant de vous engager.

1. La restauration

La nourriture et les boissons sont toujours appréciées (surtout si vous organisez un évènement sur le thème de la nourriture). Qu’elle soit incluse ou non dans le prix du site, vous aurez besoin d’un restaurateur pour l’organiser.

2. La photographie

Il est crucial que quelqu’un sur le site prenne des photos et des vidéos de l’évènement. Ce seront des sources inestimables pour le marketing et les réseaux sociaux après l’évènement.

3. La signalétique et la décoration

L’image de marque d’un évènement dévorera une autre partie de votre budget, vous devriez donc comparer les prix de différents vendeurs pour obtenir les meilleures offres.

Astuces : AddToEvent est un excellent endroit pour trouver des vendeurs pour votre évènement et comparer leurs prix.

Dépenses liées à la technologie

Cet article existe dans l’espace numérique… et votre évènement le devrait aussi. C’est pourquoi vous devez également envisager toutes les dépenses liées à la technologie pour l’évènement.

Ci-dessous se trouvent quelques aspects techniques que vous devriez chiffrer.

1. Les outils de gestion d’évènement

Un logiciel de gestion d’évènement est l’une des meilleures choses dans lesquelles vous pouvez investir votre argent. Il vous facilitera la vie en vous aidant à vendre des billets et à collecter des données.

2. Appli d’évènementiel

Si vous organisez un évènement à grande échelle comme une conférence ou un festival, il vous faudra peut-être envisager d’utiliser une appli. N’oubliez pas d’allouer des fonds à son développement et à sa promotion.

3. L’intégration des systèmes

Vous pourriez vite vous retrouver à jongler entre de nombreuses applis. Des applis de gestion d’évènements, des applis de gestion des réseaux sociaux, et des plugins de sites web. Vous devrez peut-être engager quelqu’un pour vous assurer que tout est intégré et fonctionne correctement.

4. Le streaming en direct

Le streaming en direct peut être un élément marketing puissant pour un évènement. Mais vous aurez besoin de caméras, de micros, d’une équipe de tournage et d’un gestionnaire de réseaux sociaux.

Les dépenses liées au marketing de l’évènement

Vous devrez évidemment allouer une partie de votre budget au marketing et à la promotion. Sans cela, il sera difficile de faire venir des gens à votre évènement.

Jetons un œil à quelques manières dont vous pouvez dépenser votre budget marketing.

1. SEO et SEM

La SEO est importante pour que le site web de votre évènement soit visible sur Google. Vous voudrez peut-être également compléter avec quelques publicités PPC sur Google Adwords.

2. Campagne de relations publiques

Une campagne de relations publiques peut aider votre évènement à être couvert dans les médias. Vous pouvez engager une agence ou passer vous même du temps à contacter les médias.

3. Publicités sur les réseaux sociaux

Vous pouvez promouvoir votre évènement sur tous les réseaux sociaux. Mettez une partie de votre budget de côté pour les publicités sur Facebook, YouTube, Instagram et Twitter. Vous aurez peut-être également besoin d’un outil de gestion des réseaux sociaux.

Revenus potentiels de l’évènement

Tout n’est pas tout noir dans le département budget. Vous avez également quelques opportunités de faire de l’argent avec votre évènement.

Voici quelques-uns des moyens avec lesquels vous pouvez remplir votre bourse.

1. Les sponsors

Contactez des entreprises intéressées par le public de votre évènement. Voyez si vous parvenez à obtenir quelques partenariats en échange d’un peu de marketing pour eux.

2. Les produits dérivés

Vous pouvez vendre des produits dérivés de tous types. Des T-shirts, des tasses, des sacs… les possibilités sont infinies.

3. Les dons

Si vous organisez un évènement de levée de fonds, focalisez-vous sur la recherche de donateurs. Demandez des dons personnels tout comme des dons d’entreprises.

4. Nourriture et boissons

À moins que la nourriture et les boissons ne soient incluses dans le prix du billet, vous pouvez faire de l’argent par leur vente sur le site.

Comment étendre le budget de votre évènement

Si vous avez toujours du mal à vous en sortir avec votre budget, il reste quelques astuces que nous allons passer en revue maintenant.

1. Utiliser des influenceurs

Vous connaissez quelqu’un de célèbre sur les réseaux sociaux ? Vous avez des clients réguliers ? Alors demandez leur de vous aider dans vos efforts marketing en parlant de votre évènement autour d’eux.

2. Utiliser des outils gratuits en ligne

Toutes les applis ne coûtent pas d’argent. Un nombre impressionnant d’applis utiles est gratuit. En fait, nous avons même écrit un article complet sur les outils de planification d’évènements gratuits.

3. Utiliser des freelancers ou des bénévoles

Vous pouvez réduire vous coûts en personnel en déléguant certaines tâches à des bénévoles et à des freelancers.

4. Garder une réserve

Il est toujours bon de garder un peu d’argent de côté pour les temps difficiles. Gardez 10% de votre budget pour les urgences, au cas où tout se mette soudainement à partir en cacahouète.

Astuce : Vous pouvez lire cet article pour en apprendre plus sur les façons de faire des coupes au budget d’un évènement sans en réduire la qualité.

Modèle de budget d’évènement

Le moyen le plus rapide de créer le budget d’un évènement est d’utiliser Google Sheets. Son utilisation est gratuite, et vous pouvez utiliser des feuilles de tableur avec formules pour faire vos calculs.

Astuce : Ne vous inquiétez pas si vous ne vous sentez pas de créer un modèle budgétaire tout seul pour votre évènement. Il existe tout un tas de modèles gratuits que vous pouvez télécharger.

Commencer à préparer votre budget

Comme nous l’avons déjà dit sur ce blog, il est important que vous commenciez par une vue d’ensemble avant de penser aux détails. Préparez un plan général puis évaluez chaque détail séparément.

Cette approche vous aidera à mettre en place une stratégie budgétaire pour votre évènement. Une fois que vous l’avez, il ne vous reste plus qu’à rechercher les prix et à négocier.

Bonne chance pour le budget de votre évènement, et n’oubliez pas la réserve d’urgence !