Comment Rédiger un Business Plan d’Évènement (et une Checklist)

Un business plan d’évènement est un document pratique pour vous aider à focaliser vos efforts en tant qu’organisateur d’évènements. Mais c’est également un excellent outil pour vendre votre idée d’évènement à de potentiels investisseurs.

Lisez ce guide pour découvrir les différentes sections que vous devriez inclure dans le business plan de votre évènement pour vous assurer qu’il soit utile et convaincant.

1. Structure de business

La structure de l’entreprise et de l’équipe de votre évènement joueront énormément lorsqu’il s’agira de convaincre des investisseurs. Peu importe que votre idée d’évènement soit grandiose et géniale s’il n’y a pas d’équipe derrière pour la mettre en place.

Voici ce que vous devriez inclure dans la description de la structure de votre entreprise :

• Vous et votre rôle en tant qu’organisateur de l’évènement
• L’équipe que vous avez recruté pour l’évènement (et les noms et descriptions de leurs postes)
• Le type d’entreprise que vous dirigez (entreprise individuelle, société en nom collectif ou société à responsabilité limitée)
• Avec quels vendeurs et fournisseurs vous comptez travailler
• L’historique et les réussites passées de votre entreprise

Astuce : Si la structure de votre entreprise est plus complexe, utilisez ce guide pour vous aider à rédiger une description.

2. Description de l’évènement

La description de l’évènement est le point principal de votre business plan. C’est là que vous tentez vraiment de vendre le concept aux potentiels investisseurs. Prenez bien soin d’inclure autant de détails que possible.

Voici les points à traiter dans la description de l’évènement :

• Déclaration de mission: décrivez l’objectif global de l’évènement et ce que vous comptez atteindre avant, pendant, et après l’évènement.
• Objectifs et chronologie: soulignez les tâches qui doivent être effectuées, quand elles doivent l’être, qui les effectuera, et comment ils prévoient de les effectuer au regard de l’objectif global de l’évènement.
• Programme de l’évènement: décrivez le programme de l’évènement en détails et fournissez une vue d’ensemble du contenu que vous comptez proposer aux spectateurs de l’évènement.
• Public cible : annoncez aux investisseurs la tranche de population que vous visez (incluez vos profils clients types), pourquoi votre évènement les intéressera, et comment vous prévoyez d’en faire la promotion.
• Les parties prenantes: incluez toutes les parties prenantes de l’évènement, leur niveau d’implication, et dans quelle mesure l’évènement leur profitera.

Vous pouvez également inclure un petit historique de l’évènement si vous avez organisé des évènements similaires par le passé. Ajoutez tout résultat positif, ainsi que ce que vous avez prévu pour les améliorer à l’avenir.

3. Plan de développement

La description de l’évènement devrait convaincre vos investisseurs potentiels de soutenir l’évènement en cours. Ajoutez à cela un plan de développement pour le futur, et vous verrez de jolis petits symboles dollars scintiller dans leurs yeux.

• Vision future : montrez ce que vous imaginez pour le futur de votre évènement. Sera-t-il encore plus important l’année prochaine ? Comptez-vous l’exporter dans d’autres pays ?

• Développement stratégique : expliquez comment vous envisagez de faire en sorte que votre vision du futur se concrétise, quelles sont les prochaines grandes étapes, et qui sera impliqué dans le développement.
• Analyse FFOM : montrez aux investisseurs que vous avez pensé à tout en leur fournissant une analyse des forces et des faiblesses de votre vision.

Astuce : Si vous n’avez aucune expérience de celle-ci, apprenez comment conduire une analyse FFOM pour les évènements.

4. Les besoins de l’évènement

Utilisez cette catégorie pour souligner les besoins vitaux pour mener à bien l’évènement. Cela donnera aux investisseurs une idée de la quantité de ressources dont vous avez besoin et leur montre que vous avez pensé à tout.

Voici quelques points parmi les nombreux à prendre en compte pour un évènement :

• Les installations: listez le site, la restauration, les transports, l’hébergement, le parking, l’électricité, et le WiFi.
• L’équipement: incluez le son, l’éclairage, et l’équipement de scène nécessaire aux orateurs et artistes.
• Le personnel: décrivez tout le personnel de sécurité, d’animation, personnel médical et lié à l’évènement lui-même.
• Le juridique: listez toutes les licences, autorisations, et contrats d’assurance dont vous avez besoin pour l’évènement.
• Le budget: incluez quelques estimations de combien tous les éléments ci-dessus vont couter.

Astuce : Lisez notre guide sur les contrats d’assurance évènement auxquels vous devez souscrire.

5. Plan marketing

Les investisseurs ne sont pas les seules personnes auxquelles vous devez vendre l’évènement. Votre public cible doit également être au courant de celui-ci. De ce fait, vos investisseurs voudront savoir comment vous comptez faire parler de vous.

Voici quelques points que vous devriez considérer lorsque vous formulez votre plan marketing :

• Le positionnement: définissez votre promesse et comment vous positionnerez votre évènement par rapport à la concurrence.
• La billetterie: indiquez le prix de vos billets et comment vous comptez les vendre.
• La promotion : spécifiez quels canaux (comme les emails, le courrier papier, le marketing par les moteurs de recherche, et les réseaux sociaux) vous comptez utiliser pour faire la promotion de l’évènement et toucher votre public.
• Les relations publiques: identifiez les médias que vous exploiterez et comment vous les persuaderez de faire figurer votre évènement.
• Le budget: estimez combien la promotion de l’évènement coutera dans son ensemble.

Astuce : Vous pouvez télécharger ce modèle de marketing d’évènement pour vous aider à former votre plan.

6. Plan financier

Il faut de l’argent pour en faire, mais les gens qui investiront leur argent dans votre évènement voudront savoir si vous êtes capables de tirer un bénéfice. Rédigez un plan financier expliquant comment vous comptez gérer le budget de l’évènement.

Soulignez toutes les sources possibles de revenue pour votre évènement :

• Billets
• Merchandising
• Ventes d’espace d’exposition
• Investissements
• Subventions
• Donations
• Sponsors

Puis faites une liste de vos dépenses prévues :

• Location du site
• Location de l’équipement
• Marketing
• Orateurs et animateurs
• Restauration
• Photographie
• Signalétique et décoration
• Personnel
• Applis et logiciel

Astuce : Lisez notre guide sur comment préparer le budget d’un évènement pour vous aider à estimer le cout de votre évènement.

7. Finaliser

Maintenant que vous avez couvert tous les points importants de votre business plan d’évènement, il est temps de finaliser les choses et de faire en sorte qu’il soit agréable.

Voici quelques points que vous devriez inclure avant et après les sections que nous venons de couvrir :

• Page de présentation : incluez le nom et le logo de l’évènement, le titre de votre business plan, et vos détails de contact.
• Sommaire : créez un sommaire qui mettra en valeur les différentes sections du business plan de votre évènement.
• Résumé exécutif : rédigez le business plan complet dans un format plus condensé couvrant tous les détails important tout en étant lisible en quelques minutes.
• Annexes : incluez des annexes au dos si vous avez des notes supplémentaires, des rapports ou des recherches venant compléter votre business plan.

Astuce : Vous pouvez lire ce guide sur comment formater un business plan pour vous donner une base de travail.

Checklist de business plan d’évènement

Petit récapitulatif des sections que vous devez inclure au business plan de votre évènement :

• Page de présentation : titre, logo et nom de l’évènement.
• Sommaire : numéro de page pour chaque section.
• Résumé exécutif : une version condensée de votre business plan.
• Structure du business : le type d’entreprise et les détails sur le personnel.
• Description de l’évènement : objectifs, programme, et public cible.
• Plan de développement : vision future, stratégie, et analyse FFOM.
• Besoins de l’évènement : infrastructure, équipement, personnel, et licences.
• Plan marketing : positionnement, billetterie, promotion, relations publiques et budget.
• Plan financier : revenus et dépenses.
• Annexes : recherches, graphiques et notes additionnelles.

Conclusion

Rédiger le business plan de votre évènement prendra du temps, mais vous serez bien content de l’avoir fait une fois terminé. Non seulement il sera utile aux potentiels investisseurs, mais également pour vous et l’équipe de l’évènement.

Souvenez-vous que le business plan de votre évènement devrait être un document vivant. Mettez-le à jour dès que quelque chose de nouveau se présente.

Si vous en voulez toujours plus, jetez un œil à cette vidéo sur comment rédiger un business plan :