Comment se préparer pour un évènement (avec modèle de planification d’évènement)

Il peut être facile de se perdre dans le processus de planification d’un évènement. Il y a une tonne de choses que vous devez vous rappeler et suivre en même temps.

C’est pourquoi il est bon d’avoir un cadre pour vous aider à rester concentré. Avec un aperçu de ce qui doit être fait, vous avez toujours quelque chose à revenir si vous êtes perdu.

Voyez-la comme votre carte dans le désert de planification.

Nous avons créé un modèle de planification d’évènements que vous pouvez utiliser si vous vous égarez. Chaque évènement étant différent, ce modèle ne sera pas spécifiquement adapté au vôtre.

Pourtant, tous les évènements ont des éléments communs. Et ces composants tendent à être les plus importants.

Suivez ce modèle de planification d’évènement pour vous assurer de ne manquer aucune étape.

Préparation précoce pour l’évènement

Vous devriez commencer à planifier votre évènement dès que possible. On n’a jamais trop du temps pour se préparer.

Les grands évènements sont planifiés un an (ou plus) à l’avance. Les évènements de petite ou moyenne envergure peuvent encore bénéficier d’une bonne préparation de six mois.

1. Choisissez un thème

Sauf si vous organisez une fête pour le plaisir de le faire, il y aura un thème. Il peut être une soirée costumée ou une conférence politique. Commencez par la raison de la tenue de l’évènement.

2. Définissez votre public

Une fois que vous savez parfaitement pourquoi vous organisez l’évènement, vous devez définir votre public. Qui sera intéressé par ce genre d’évènement? Qui sera intéressé par ce genre d’évènement? Où vivent-ils en ligne?

3. Choisissez une date et une heure

Choisissez judicieusement la date et l’heure de votre évènement. Assurez-vous que cela n’entre pas en conflit avec les jours fériés, les vacances saisonnières ou les périodes de vacances populaires. De plus, gardez un œil sur des évènements similaires pour ne pas être en compétition pour le même public.

4. Recherchez les lieux

Vous connaissez votre public et la date approximative de l’évènement. Il est maintenant temps de trouver un lieu. Si votre évènement aura lieu en plein air, vous devez obtenir les permis appropriés. Si c’est à l’intérieur, il est temps de sélectionner des espaces et d’obtenir des devis.

5. Recherchez la restauration

C’est aussi le bon moment pour réfléchir au menu de l’évènement. Est-ce un pique-nique en plein air où les gens apportent leur propre nourriture? Ou est-ce que la nourriture est la partie centrale de votre diner? Commencez par présélectionner certaines entreprises de restauration locales et obtenez des devis pour votre budget.

6. Recrutez une équipe pour l’évènement

Si vous organisez seulement un petit évènement, vous pourrez peut-être l’organiser vous-même. Sinon, c’est une bonne idée de voir si vous pouvez recruter une équipe. Rédigez une liste de tâches à effectuer, puis commencez à déléguer.

7. Créez un budget

Vous voudrez également que l’argent soit épargné. Combien cela coutera-t-il de louer le lieu? Que dire de la nourriture? Payez-vous votre équipe? Votre budget dépendra également du fait que vous demandez de l’argent pour l’entrée ou que vous essayiez de réaliser un profit.

Quelques mois avant l’évènement

Vous pouvez commencer à examiner davantage les aspects spécifiques de votre évènement un mois ou deux avant le début de celui-ci.

1. Esquissez un programme

C’est une bonne idée d’avoir un programme, que vous organisiez une fête ou une conférence d’affaires. Permettez aux invités d’arriver 30 à 60 minutes en retard. Mais assurez-vous qu’il y a du divertissement pour ceux qui arrivent sur le point. Établissez un horaire approximatif pour tout l’évènement.

2. Choisissez un lieu

Vous avez déjà effectué des recherches, sélectionné des sites et rassemblé des devis. Il est maintenant temps de choisir un d’entre eux. Faites la réservation et signez le contrat. Assurez-vous de savoir ce qui est inclus dans le prix.

3. Procurez de la nourriture et des boissons

Tout comme pour la sécurisation du lieu, vous devez décider de la nourriture et des boissons que vous commandez. Vous la faites vous-même? Voulez-vous engager un traiteur? N’oubliez pas de négocier la livraison de la nourriture, ainsi que toute décoration supplémentaire.

4. Louez l’équipement

Si vous envisagez de vous divertir, vous aurez besoin d’équipement. Recherchez et réservez des systèmes audio, des microphones, des projecteurs et tout ce dont vous pourriez avoir besoin.

5. Configurez une page d’évènement

Créez une page ou un site Web pour votre évènement et configurez des profils de réseaux sociaux. Incluez un compte à rebours pour la date de l’évènement ainsi.

6. Envoyez des invitations

Si votre évènement est privé (ou si vous avez une liste d’invités), vous devriez également commencer à envoyer des invitations personnalisées.

7. Commencez la promotion de l’évènement

C’est aussi le moment de commencer avec la promotion. Configurez des publicités sur les réseaux sociaux, imprimez des prospectus et démarrez une campagne par courrier électronique.

8. Mettez en place la billetterie

Si votre évènement a un ticket, vous avez besoin d’un endroit pour vendre des billets. Trouvez une plate-forme de billetterie qui s’intègre au site Web de votre évènement et aux médias sociaux.

Quelques semaines avant l’évènement

Quelques semaines avant votre évènement, vous devez vous assurer que tout est en ordre.

1. Confirmez les participants

Si vous avez envoyé des invitations personnelles, confirmez leur présence. Cela vous aidera à planifier la logistique de l’évènement.

2. Planifiez la logistique

Pensez à l’endroit où les gens stationneront et de quelle manière ils entreront dans la salle. Où vont-ils laisser leurs manteaux une fois à l’intérieur? La disposition des sièges correspond-elle à la configuration de la scène? La scène est-elle même installée?

3. Vérifiez la santé et la sécurité

Selon le lieu, vous devrez peut-être effectuer vous-même des contrôles de santé et de sécurité. Assurez-vous qu’il n’y a aucun risque d’incendie ou autre danger pour la santé.

4. Confirmez la restauration et l’équipement

Confirmez que la restauration, l’équipement audiovisuel et tous les autres fournisseurs avec lesquels vous travaillez sont tous en ordre.

5. Faites des achats de dernière minute

Y a-t-il des choses que vous n’avez pas réussi à maitriser jusqu’à présent? Assurez-vous ensuite de les acheter quelques semaines à l’avance.

Quelques jours avant l’évènement

Les derniers jours avant l’évènement seront les plus chargés. Profitez-en et faites des vérifications de dernière minute.

1. Mettez en place le lieu

Décorez l’intérieur et l’extérieur du lieu. Disposez les sièges et configurez un mur selfie si vous en avez besoin.

2. Testez l’équipement

Assurez-vous que tous les sons, les éclairages et les éléments visuels fonctionnent correctement. Vérifiez si la connexion WiFi est bonne.

3. Faites une répétition

Sortez votre programme d’évènement et passez en revue tout ce qui va se passer. Tenez compte des retards et planifiez quoi faire si et quand ils se produisent.

Que les festivités commencent

C’est tout! Vous avez franchi avec succès toutes les étapes nécessaires à la planification de votre évènement. Mais votre travail est loin d’être terminé …

Maintenant, vous devez exécuter l’évènement. La phase de planification demande beaucoup d’efforts, mais tout peut se passer une fois les invités arrivés.

Espérons que ce modèle de planification d’évènement vous a aidé à vous préparer à n’importe quel scénario.

Bonne chance !