Comment Tenir un Évènement Bien-Être à la Perfection

Lorsque vous vous imaginez en train de tenir un évènement bien-être, à quoi vous pensez ?

Peut-être à un groupe de moines méditant en tailleur dans un état de pur zen. Ou des invités surexcités sous le choc d’avoir gouté un burger végan spécial régime incroyablement savoureux.

Peu importe ce à quoi vous pensez, nous pouvons vous assurer une chose : Un évènement bien-être ne se tient pas tout seul !

Même les grands maitres des évènements bien-être les plus chevronnés ne restent pas les bras croisés à attendre la réincarnation. Un bon évènement requiert une bonne organisation et une bonne promotion. Sans parler d’un excellent hôte au centre de tout cela.

Passons en revue quelques astuces pour tenir un évènement bien-être, dont :

• Outils numériques
• Organisation d’équipe
• Préparation du site
• Expérience utilisateur
• Organisation logistique
• Rangement du matériel

Outils numériques du milieu

Vous pouvez vous faciliter la vie grâce à l’aide d’outils numériques. En particulier avec des outils spécifiques aux évènements bien-être. Les sites de billetterie, comme Billetto, peuvent s’avérer une ressource inestimable en l’occurrence.

Le jour de votre évènement bien-être, vous serez en mesure d’utiliser votre site web de billetterie pour vous aider à préparer le travail et à enregistrer les invités. Le site peut vous aider à :

• Imprimer votre liste d’invités et partager les détails avec votre équipe
• Vendre des billets à l’entrée avec un logiciel adapté (qui fonctionne particulièrement bien avec les iPads)
• Scanner les billets avec votre smartphone ou votre tablette (Billetto dispose d’une appli pour cela)
• Envoyer des mises à jour à vos invités, au besoin

Astuce : Voici un excellent outil pour la planification de rendez-vous lors d’évènements bien-être.

Gérer votre équipe bien-être

Les partenariats de groupe avec des organismes de santé sont communs pour les évènements bien-être. D’ailleurs, les bénévoles d’évènements sont également généralement attirés par ce genre de choses. Ce qui signifie que que très peu d’évènements bien-être fonctionneront sans un énorme effort d’équipe.

Peu avant le début de votre évènement bien-être, il est important de passer en revue une dernière fois votre plan de bataille. C’est une excellente opportunité de présenter le programme de l’évènement, par rapport auquel tous les membres de l’organisation pourront se référer et discuter.

Cette réunion peut inclure un récapitulatif des divers devoirs de chacun, et autres infos :

• Accueil des invités
• Contrôle du programme
• Planning d’urgence
• Couverture de l’évènement dans les réseaux sociaux

Rester concentré

L’équipe devrait toujours être au fait des dernières informations concernant votre évènement bien-être.

Par exemple, si votre évènement bien-être cible les régimes santé, l’équipe devrait se préparer à répondre aux questions les plus communes sur les protéines, les sucres, et les calories. Ou si le thème est la méditation, certains membres devraient être prêts à assister gentiment les invités avec des techniques de méditation de base.

Astuce : Pour une encore meilleure préparation d’évènement, songez à créer un programme cool pour l’évènement.

Préparation du site

Les évènements bien-être peuvent nécessiter un gros travail de préparation. Si votre site n’est pas prêt, vous non plus ! Assurez-vous de savoir quand le site est disponible pour être préparer. Il vous faudra commencer le plus tôt possible.

Quoi mettre en place

Selon votre style d’évènement bien-être, vous aurez peut-être besoin d’installer de l’équipement particulier :

• Stations de dépistage santé
• Équipement d’exercice
• Accessoires de sport et de jeu
• Stations de premiers secours
• Tables de buffet ou accessoires pour cours de cuisine saine
• Les produits santé en vente, et les stands de marchands, s’il y en a. (Quelqu’un veut des boules anti-stress ?)

Vos organismes partenaires pourraient également vous avoir demandé d’installer leur matériel promotionnel. Solidifiez vos relations avec ces derniers en honorant votre parole et en les aidant à se faire remarquer du public.

Pas de timidité

Faites commencer l’expérience de vos invités en leur offrant de bonnes vibrations. C’est toujours important, mais ça l’est tout particulièrement lorsqu’il s’agit d’un évènement bien-être.

Au final, tout se rapporte… vous l’aurez deviné, au bien-être ! Faites en sorte que vos invités se sentent bien avec un accueil chaleureux. Ce peut être aussi simple que de rester près de la porte et de les accueillir par un simple « Bienvenue ». Et vous n’avez pas besoin de le dire avec une voix étrange et mystique.

Astuce : Voici quelques superbes idées pour faire en sorte que vos invités se sentent bienvenus.

Quid des invités précoces ?

Une chose à éviter est de faire attendre les gens en dehors du site de l’évènement lui-même. Ceci peut être évité tout simplement en ouvrant les portes un peu plus tôt pour permettre aux invités d’entrer et de commencer à profiter dès le début.

Assurez-vous tout de même qu’il y ait quelque chose pour les distraire ! Les stands de dépistage santé sont un moyen simple d’occuper les premiers arrivés. Les buffets santé peuvent également apporter de bonnes ondes et aider vos invités à se sentir chez eux dès leur arrivée.

Astuce : Tôt ou tard, vos invités doivent toujours se sentir bienvenue durant le processus d’entrée.

La logistique et se tenir au courant

En tant qu’hôte de l’évènement, rien ne doit vous échapper.

Consultez toujours les présentateurs, les vendeurs et les autres membres du personnel des stands le jour venu. Pensez à cette scène de Star Wars Episode IV : “Red 10, standing by. Red 7, standing by…”

Voici quelques points que vous devrez vérifier à deux fois avant le départ :

• Est-ce que toute la nourriture est fraiche et a l’air appétissante ? Prêts pour le service ?
• Est-ce que l’équipement de dépistage santé ou similaire est fonctionnel ? (Envisagez de tester l’équipement vous-même)
• Est-ce que quelque chose aux alentours du site pourrait venir troubler les bonnes ondes de votre évènement bien-être ? (Des toilettes sales, des papiers qui trainent partout, etc…)
• Est-ce que vous avez un plan de secours en cas de mauvais temps ? (Nombre d’évènements bien-être se déroulent en extérieur.)

Dites cheese !

Lorsque vous organisez un évènement bien-être, pensez au futur. Les images et vidéos de cet évènement peuvent être utilisées pour faire la promotion des suivants.

Pour les évènements orientés fitness, vous pouvez proposer aux invités de faire des photos avant-après. De nombreux groupes santé ou de fitness utilisent cette stratégie, motiver les gens en montrant deux photos prises à un an d’intervalle.

Vous pouvez finalement partager ces images sur votre site web et vos réseaux sociaux : « Mon engagement dans le fitness a débuté avec le Festival du Gars en Bonne Santé 2019… »

Autres photos à prendre

Assurez-vous de disposer d’un maximum d’images de choses comme :

• Nourriture saine délicieuse
• Activités physiques amusantes
• Enfant qui apprennent des choses sur le bien-être
• Invités et personnel souriants

L’idée est de capturer un maximum de joie. Après tout, votre évènement concerne le bien-être, alors assurez-vous d’avoir une équipe qui se consacre à capturer tout cet amusement !

Astuce : Plus d’informations sur l’art des photos avant-après, et partagez ces conseils avec vos invités s’ils veulent essayer.

Tout sur le public

Lorsque vous faites les préparatifs de votre évènement bien-être les choses peuvent se compliquer. Mais pour la faire façon bien être, il est bon de méditer sur une chose :

Cet évènement existe pour les invités.

Ne laissez pas votre folie de l’organisation se mettre sur la route d’un excellent évènement. Tout bon évènement bien-être est avant tout un endroit de service.

Service aux participants, dont les vies devraient se trouver améliorées par la participation. Même si c’est seulement un tout petit peu.

Astuce : Ne dites pas simplement à vos invités qu’ils sont géniaux, montrez-leur.

Construire quelque chose de vraiment génial

Si c’est votre premier évènement bien-être, vous pourriez vous sentir particulièrement stressé. Focalisez-vous sur les bases pour faire venir les gens et les contenter. Si vous parvenez à cela, vous gagnerez de l’expérience pour la prochaine fois.

Au fil du temps, votre évènement bien-être annuel pourrait lentement s’épanouir en quelque chose de merveilleux.

Astuce : Gardez en tête certaines de ces idées pour monter une foire de la santé impressionnante tandis que vous créez votre parfait évènement bien-être au fil du temps.

Emballer, remballer

Vous saviez que ce moment allait arriver. Nettoyez, nettoyez partout. Tout le monde doit mettre la main à la pâte.

Pas besoin de le faire en chanson.

Une fois l’évènement terminé, il vous reste beaucoup à faire. La dernière chose dont vous avez besoin, c’est d’une réputation de crasseux qui ne nettoie pas derrière lui. Les évènements bien-être portent sur la propreté intérieure comme extérieure. Et cela s’applique également à l’environnement !

Assurez-vous d’avoir prévu de quoi vous débarrasser de tous les déchets. N’oubliez pas les options de compost et de recyclage. On ne sait jamais d’où viendra la publicité. Un évènement bien-être connu pour jeter ses déchets recyclables à la poubelle pourrait avoir du mal à gérer son image publique.

Des corps sains dans un environnement sain.

Astuce : Certains services de nettoyage pour évènements peuvent vous faciliter grandement la vie sur ce point.

Beaucoup de choses à prendre en compte

Gardez notre guide sous la main lorsque vous tenez votre évènement bien-être, et vous serez en bonne posture pour que tout se passe bien.

Partagez vos expériences et suggestions, ou n’importe quoi d’autre en rapport avec les évènements bien-être dans les commentaires ci-dessous !