by Les conférences sont un excellent moyen pour les gens de se faire des contacts. C’est également un bon endroit pour découvrir les dernières avancées de l’industrie.
Mais elles peuvent être complexes à organiser et à gérer.
Cet article vous donnera un cours accéléré sur la gestion de conférence. Ainsi, vous n’aurez pas de mauvaise surprise au cours du processus.
Nous allons découvrir ensemble comment :
- Créer un thème pour votre conférence
- Vous focaliser sur votre public cible
- Créer un plan
- Fixer un budget
- Monter une équipe
- Recruter les conférenciers
- Obtenir des sponsors
- Trouver un site
- Créer des opportunités de rencontres
- Louer l’équipement technique
- Trouver un restaurateur
- Organiser l’hébergement
- Créer des garanties marketing
- Utiliser les réseaux sociaux
- Trouver le bon système de gestion de conférence
Alors, prêt ? Inspirez… C’est parti !
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1. Pourquoi vous organisez une conférence ?
Les conférences se portent sur un sujet d’intérêt spécifique des spectateurs. Il doit y avoir un fil rouge qui connecte les conférenciers, les sponsors, et le public.
Celui-ci pourrait être :
- « L’Avenir des Réseaux Sociaux »
- “Comment Monter Votre Entreprise dans un Marché Baissier”
- “L’Activisme Politique en 2019”.
Déterminez un thème précis pour la conférence et focalisez vos efforts de gestion vers ce dernier. Plus d’informations sur comment choisir un thème.
2. À qui s’adresse la conférence ?
Les gens les plus importants de votre conférence sont les spectateurs. Tout ce que vous faites devrait être guidé par une seule chose : Ce qui fera venir le public.
Songez aux points suivants :
- Quels sujets particuliers leur importe ?
- Quel conférencier ils voudraient voir ?
- Dans quel lieu peuvent-ils se réunir ?
- Quelle nourriture et quelles boissons aimeraient-ils consommer ?
- Avec qui voudraient-ils créer des relations ?
Plus d’informations sur pourquoi votre public cible est important.
3. Créer un plan
Choisissez une date arbitraire pour votre conférence. Vous devrez certainement l’ajuster en fonction des disponibilités du site et des conférenciers.
Mais fixer une date vous aidera à déterminer plus facilement quand telle ou telle chose doit être terminée.
Aidez-vous de cet échantillon de plan de conférence pour créer le votre.
4. Fixer un budget
Le budget de votre conférence déterminera l’échelle de l’évènement. Tout comme votre plan, le budget de votre conférence devra-t-être une estimation dans un premier temps.
Vous pouvez le revoir lorsque vous entamerez les discutions avec les sponsors et que vous commencerez à recruter des conférenciers.
Aidez-vous de ce modèle de budget de conférence pour estimer le votre.
5. Monter une équipe
La gestion d’une conférence représente énormément de travail, il vous faudra donc l’aide d’une équipe.
Parmi les gens dont vous avez besoin se trouvent :
- Des vendeurs et vendeuses pour obtenir des sponsors, des exposants et des conférenciers.
- Des gens du marketing pour contacter les médias, gérer les réseaux sociaux, et envoyer des emails aux spectateurs.
- Une logistique, pour organiser le site, la restauration, et la disposition du site.
- Des producteurs pour communiquer avec les conférenciers et créer l’agenda.
- Des techniciens pour organiser le son, les lumières, et la décoration.
- Des administrateurs pour vous aider avec le planning, le budget et la gestion.
Plus d’informations sur comment structurer des sous-équipes indépendantes.
6. Recruter les conférenciers
Créez une liste de conférenciers que vous aimeriez avoir puis sélectionnez les meilleures propositions.
Réfléchissez à ces points :
- Qu’ont les conférenciers à gagner à accorder leur crédibilité à votre conférence ?
- Est-ce qu’ils ont un livre ou une innovation à promouvoir ?
- Est-ce que le public cible de votre conférence est également le leur ?
Enfin, les conférenciers pourraient exiger une compensation financière pour leur temps. C’est pourquoi il est judicieux d’inclure de potentiels frais pour les conférenciers dans votre budget.
Plus d’informations sur les frais des conférenciers.
7. Obtenir des sponsors
Les sponsors sont de bons atouts pour votre conférence, car ils augmenteront votre crédibilité. Plus important, ils vous aideront à financer l’évènement.
Votre équipe de vente devrait être à l’affut d’entreprises qui seraient intéressées par des ventes auprès du public de votre conférence. Préparez quelques forfaits de parrainage que vous pouvez leur vendre.
Vous pouvez vous inspirer de ces exemples de forfaits de parrainage de conférence.
8. Trouver un site
Le site devrait être attrayant, mais surtout il devrait être adapté à l’utilisation que vous comptez en faire. Lorsque vous êtes à la recherche d’un site, vous devriez vous poser les questions suivantes :
- L’endroit est-il accessible à tout le monde ?
- Existe-t-il des hébergements et restaurants aux alentours ?
- Est-ce que le site sera disponible le jour de la conférence ?
- Est-ce que le site peut accueillir le nombre de gens que vous attendez ?
- Pouvez-vous vous permettre la location de ce site ?
- Est-ce que du personnel, de l’équipement technique ou de restauration est fourni ?
Trouvez un peu d’inspiration dans cette liste de villes françaises disposant de salles de conférence.
9. Créer des opportunités de rencontres
Les conférences sont un excellent moyen pour les spectateurs d’apprendre des conférenciers. Mais ils voudront également créer des relations entre-eux. Un hall de conférence bruyant n’est pas toujours le meilleur endroit pour ce-faire.
Vous devriez mettre quelques petites salles de réunion à disposition pour les discussions privées entre participants. Alternativement, vous pouvez organiser un évènement de speed-networking à la conférence.
10. Louer l’équipement technique
Si le site que vous avez réservé n’inclut pas d’équipement technique, alors vous devrez trouver un fournisseur. Assurez-vous que tous les points suivant soient traités :
- Vidéo : projecteurs et écrans pour les présentations vidéo et PowerPoint
- Audio : microphones, amplis, moniteurs, et table de mixage pour vos conférenciers
- Éclairage : spots, éclairage d’ambiance, et éclairage général pour filmer
- Diffusion : caméras et WiFi pour enregistrer, streamer, ou diffuser votre conférence
Vous pouvez commencer par jeter un œil au top 20 des fournisseurs d’équipement A/V en France.
11. Trouver un restaurateur
La nourriture et les boissons pourraient également ne pas être incluses dans la location du site, il est donc important d’organiser la restauration. Pensez à inclure des alternatives au menu pour les gens ayant des restrictions alimentaires.
Jetez un œil à ce top 8 des entreprises de restauration pour conférence pour un peu d’inspiration.
12. S’assurer que les spectateurs disposent d’hébergement
Nombre de conférences se déroulent sur plusieurs jours, vous devez vous assurer que les spectateurs aient un endroit ou dormir.
Des sites web comme HireSpace vous donneront une liste de sites de conférence avec un hébergement proche.
13. Trouver un imprimeur pour créer des garanties marketing
Votre conférence aura besoin de bannières, de posters, de flyers et autres garanties marketing. Plus important, vos spectateurs ont besoin d’un agenda pour la conférence.
Jetez un oeil à cette page Pinterest pour trouver quelques idées pour les visuels de votre conférence.
14. Utiliser les réseaux sociaux
LinkedIn est votre ami dans le cas d’une conférence. Mais ça ne veut pas dire que vous devriez négliger toutes les autres plateformes populaires.
Voici quelques idées pour donner un coup de pouce à votre conférence grâce aux réseaux sociaux :
- Mettez en place des comptes dédiés à la conférence sur toutes les plateformes telles que Facebook
- Créez une vidéo promotionnelle sur YouTube
- Créez des hashtags sur Instagram et Twitter
- Écrivez des articles de blog sur LinkedIn
- Postez des images sur Pinterest et Instagram
- Faites un live-tweet de la conférence et taguez les conférenciers et sponsors
- Apposez les noms et hashtags de vos comptes sur les réseaux sociaux partout à travers le site de la conférence
Les réseaux sociaux sont un outil promotionnel gratuit sans lequel vous n’arriverez à rien. Mais vous devriez également vous renseigner sur les campagnes promotionnelles payantes sur les réseaux sociaux.
15. Se procurer un système de gestion de conférence
Il vous faut un système de gestion de conférence tout simplement parce qu’il vous fera gagner du temps. Et qu’il sera également très utile pour la gestion de vos inscriptions et de la billetterie.
Vous devriez trouver un système qui vous permette :
- D’enregistrer des réservations et de vendre des billets
- De gérer l’espace du site avec des données en temps réel
- De collecter des données sur les spectateurs et d’obtenir de précieuses informations
- De s’intégrer avec les réseaux sociaux
- D’accéder à tout depuis une appli mobile
- D’enregistrer les spectateurs sur le site
Cela aide s’il est également simple à installer et gratuit à utiliser. Jetez un œil au système de gestion de conférence de Billetto.
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N’oubliez pas de faire suite à l’évènement
Vous connaissez désormais les bases de la gestion de conférence. (Si vous désirez en savoir plus, lisez notre article sur organiser une conférence.) Avec le bon planning et la bonne gestion, votre conférence sera un succès retentissant. Mais une fois que tout est dit et fait, vous devriez vous souvenir de faire suite.
Obtenez le plus de retours possibles de vos conférenciers, sponsors, de votre équipe et de vos spectateurs. Ces informations sont inestimables pour votre prochaine conférence. Envoyez un email de remerciement pour leur faire savoir que vous avez apprécié leur venue et leur soutient.
Bonne chance pour votre conférence !
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