by Il existe de très bonnes raisons d’améliorer l’entrée des gens à vos évènements. L’entrée est le premier point de contact avec votre public. C’est votre chance en tant qu’organisateur d’évènement de faire une bonne première impression à vos spectateurs.
Une gestion fluide des enregistrements permet à l’excitation de ne pas retomber, et à la file d’attente de rester raisonnable. C’est également le moment qui indique le ton de ce qui va suivre.
À l’inverse, une impression négative peut causer des dommages à votre réputation avant même le départ de l’évènement. Les longues files d’attente peuvent plomber l’atmosphère que vous avez travaillé si dur à créer.
De fait, en tant qu’organisateur de l’évènement, vous devez garder à l’esprit de nombreuses choses pour assurer une gestion fluide des files d’attente.
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Les considérations majeures pour l’enregistrement des spectateurs d’un évènement
Avant d’entrer dans le « comment » de l’enregistrement d’invités, voici quelques préparatifs que vous devriez observer en premier lieu.
1. Installer des points d’entrée
Vous devriez toujours mettre plusieurs guichets d’entrée pour les invités, surtout lorsque l’on parle de plusieurs milliers de spectateurs.
Ce qui implique un site qui dispose de plusieurs portes ou points d’entrée. Plus votre public pourra passer le point d’entrée tôt, plus ils seront satisfaits.
Astuce : Lisez notre guide sur comment trouver le site idéal pour gagner du temps sur cette étape.
2. Disposer de plusieurs guichets
Plusieurs guichets permettent d’éviter l’accumulation de clients à un point donné. Une longue file d’attente à l’entrée donne une impression d’incompétence de la part de l’organisation. Le but devrait être de minimiser les files d’attentes dès le départ.
3. Choisir les bonnes personnes pour le job
En tant qu’organisateur de l’évènement, l’une de vos tâches est d’engager les bonnes personnes pour gérer la liste d’invités de l’évènement. Quelqu’un qui dispose de bonnes compétences relationnelles devrait gérer les enregistrements en face-à-face. Un membre de l’équipe exceptionnellement méticuleux devrait gérer la paperasse. Et ainsi de suite.
4. Disposer d’assez de main d’œuvre
Toutes les entrées devraient disposer d’au moins un guichet d’enregistrement pour les invités. Lorsque vous êtes confronté à une grande foule, il est également crucial d’avoir plus d’une personne pour gérer les choses en cas d’urgence.
5. Disposer d’un plan de secours lorsque l’on travaille avec un logiciel
Les applis et logiciels ont une fâcheuse tendance à crasher au moment où vous vous y attendez le moins, ou du moins au moment le moins opportun. Que faire dans ce cas ? Ayez toujours un plan de secours, que ce soit un hotspot personnel au cas où le WiFi lâche, ou que vous gardiez une liste papier des invités sous la main.
6. Choisir les bonnes ressources
Assurez-vous que vous utilisez bien le moyen le plus rapide d’enregistrer les spectateurs pour éviter les retards. Les listes papier sont old school, mais elles font le travail. Mais vous devriez plutôt vous tourner vers une liste numérique.
Astuce : Jetez un œil à notre appli de billetterie pour voir si c’est une solution qui pourrait fonctionner pour votre évènement.
7. La question des goodies
Allez vous distribuer à vos clients des bracelets, tickets de bars, sachets de goodies, ou autres outils promotionnels à l’entrée ? Si vous comptez le faire, réfléchissez bien à l’avance à comment faire en sorte que cela n’entrave pas le flux de personnes.
8. Les bienfaits d’une signalisation simple
Est-ce que nous ne détestons pas tous les gens qui coupent les files d’attente ? Ces gens peuvent ruiner l’humeur de tout le monde en quelques secondes. Et en tant qu’organisateur, c’est quelque chose que vous voulez éviter à tout prix. Pour éviter quelqu’un de couper la file, placez des panneaux simples et faciles à comprendre.
Astuce : Lisez notre guide sur la signalisation d’évènement pour une meilleure compréhension de ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Processus d’enregistrement lors d’un évènement
Le processus d’enregistrement pour un évènement implique de nombreuses tâches, de l’accueil des invités à leur vérification à l’entrée, et à leur introduction au programme de l’évènement.
Ceci peut sembler simple : Demander le nom de l’invité, vérifier leur présence dans la liste ou le système, et leur distribuer un programme de l’évènement.
Aussi simple que cela puisse paraitre, il existe des circonstances imprévisibles qui peuvent devenir problématiques pour un processus d’enregistrement pourtant simple et bien huilé.
1. Les resquilleurs
Imaginez que quelqu’un sans billet ni invitation tente d’entrer sur le site de l’évènement ? Non seulement chercher leur nom sur la liste sera inutile, mais ils feront également attendre tout le reste de la file et feront perdre le temps de tout le monde.
Astuce : Vous pouvez vous préparer à gérer cette situation grâce à notre guide sur comment garder les resquilleurs dehors.
2. Distribuer les objets
Si vous prévoyez de distribuer des badges, bracelets, ou cartes à l’entrée, pensez bien à tout prévoir à l’avance. Lorsque vous distribuez des objets personnalisés, disposez une table séparée pour que les invités s’y dirigent.
Astuce : Cet article détaille comment vous pouvez organiser vos objets marketing d’évènement.
3. Invités imprévus (mais bienvenus)
Est-ce qu’un invité célèbre est venu avec un « plus-un » ? Est-ce qu’un invité présente ses excuses pour avoir raté la date butoir de l’invitation ? Est-ce qu’il ou elle souhaite s’enregistrer maintenant ?
Tous ces éléments peuvent entraver la fluidité du processus d’enregistrement des autres invités de votre évènement. Discutez avec votre équipe de comment gérer ces questions avant l’évènement. Cela vous fera gagner du temps le jour venu.
Idées pour l’enregistrement d’invités lors d’évènements
Il existe de nombreux moyens de gérer les enregistrements des spectateurs d’un évènement, des méthodes traditionnelles à base de papier-crayon aux méthodes plus avancées pour les organisateurs d’évènements plus modernes.
1. Enregistrements manuels
Bien que peu populaires aujourd’hui, les enregistrements manuels restent très pratiques et rentables pour les petites assemblées. Ils impliquent l’utilisation d’un simple crayon et d’une liste d’invités imprimée.
2. RFID
Les bracelets RFID ont récemment gagné en popularité. Ils nécessitent une tablette ou un smartphone disposant du NFC pour être scannés. Ils utilisent les informations d’un spectateur pour leur autoriser ou non l’accès aux différentes zones. Les bracelets RFID aident également les organisateurs d’évènements à surveiller le trafic piéton.
3. Bornes d’enregistrement
Les bornes d’auto-enregistrement permettent aux individus de s’enregistrer sans l’aide du personnel de votre évènement. Les personnes qui s’enregistrent peuvent utiliser leurs QR codes pour s’enregistrer et éviter d’attendre dans une file.
4. Les tablettes
Une tranche de population qui maitrise la technologie appréciera l’utilisation de tablettes montés sur des pieds ou sur des tables. Elles permettront aux gens de s’enregistrer eux mêmes grâce à une interface simple. Elles sont également simples à déplacer et prennent très peu d’espace.
5. Tourniquets
Les tourniquets sont parfaits lorsque la plupart de vos évènements se déroulent au même endroit. Ils utilisent un système de lecture de code-barre, pour un scan facile. Eux non plus n’ont pas besoin de personnel pour fonctionner. Et comme ils permettent de ne pas faire de vérification manuelle, ils sont parfaits pour les évènements VIP comme les bals et galas caritatifs.
6. Applis d’évènement
Les applis d’évènement rendent le processus d’enregistrement simple comme bonjour. Certaines disposent même d’une option d’auto-enregistrement intégrée pour faciliter encore le processus. Elles réduisent les besoins en logistique par rapport aux files d’attentes et aux guichets d’enregistrement. Ces applications sont parfaites lorsque vous avez affaire à des foules importantes, car les clients peuvent scanner les billets sur leurs téléphones.
Astuce : Jetez un œil à notre liste des meilleures applis d’évènementiel pour décider de laquelle choisir pour votre évènement.
7. Scanners de codes-barres
Les scanners de codes-barres sont de petits appareils qui se tiennent à la main et scannent les QR codes et codes-barres. Ce sont des appareils dédiés à cet usage et peuvent aider à scanner de nombreux codes barres en peu de temps.
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Préparez-vous pour l’enregistrement
Les enregistrements peuvent être stressants, mais ils ne le sont pas nécessairement. Nous espérons que grâce à ces astuces et conseils, vous saurez gérer au mieux les enregistrements à votre évènement.
Faites nous savoir dans les commentaires comment vous avez réussi à gérer les points d’entrée et partagez ce qui a fonctionné pour vous.
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