Guide d’évaluation des évènements: 10 étapes pour mesurer votre succès

Pourquoi avez-vous besoin d’un guide pour évaluer les évènements?

Il est impératif que vous évaluiez le succès de votre évènement si vous prévoyez d’organiser de futurs évènements.

Une évaluation approfondie de votre évènement vous aidera à comprendre:

• Ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné
• Que vous ayez répondu aux attentes de vos invités
• Comment vos efforts de marketing ont fonctionné
• Si votre budget et votre calendrier étaient réalistes
• Ce que vous devrez prendre en considération la prochaine fois

En d’autres termes, vous vous améliorerez en tant que planificateur d’évènements si vous examinez de manière critique votre propre performance. Cela vous aidera à vous sentir plus confiant et à perfectionner l’art de la planification évènements.

Étape 1: Utilisez les objectifs SMART

Les objectifs SMART sont une méthode populaire pour mesurer votre succès. Vos objectifs doivent être spécifiques, mesurables, assignables, réalistes et liés au temps (SMART).

Spécifiques

Plus vous serez précis, plus vous pourrez évaluer votre évènement avec précision. Un objectif spécifique est également plus facile à transmettre à votre équipe.

Mesurables

C’est très utile si vous pouvez quantifier votre succès et lui attribuer un numéro. Ce nombre peut être la vente de billets, l’argent collecté ou l’engagement dans les médias sociaux.

Assignable

Chaque objectif doit être attribué à une personne ou à une équipe. De cette façon, vous saurez qui est finalement responsable de la réalisation de cet objectif spécifique.

Réalistes

Le plus important est peut-être que vos objectifs doivent être réalistes. Si vous ne définissez pas d’objectifs réalistes, votre évènement dans son ensemble sera un échec.

Liée au temps

Enfin, vous devez spécifier le délai dans lequel vous atteindrez vos objectifs. Cela peut prendre des mois, des semaines ou des jours selon la taille de votre évènement.

Étape 2: Comparez votre évènement à vos concurrents

Maintenant que vous avez défini des objectifs SMART, vous pouvez commencer à regarder des évènements concurrents. Leurs résultats vous donneront une indication de votre performance comparée.

Il est important d’observer des évènements aussi semblables que possible au vôtre. Ne comparez pas les pommes avec les oranges. Si votre évènement est un petit festival de musique local, ne le comparez pas à Glastonbury.

Étape 3: Faites des observations pendant l’évènement

L’une de vos tâches principales pendant l’évènement lui-même consiste à regarder et à écouter. Faites des observations sur l’état de la situation. Est-ce que les invités s’amusent? Votre équipe est en difficulté?

Utilisez votre téléphone ou un bloc-notes pour noter les observations de la journée. Cela vous aidera à vous rappeler plus précisément ce qui s’est passé.

Si une mauvaise chose s’est produite ce jour-là, vous pourriez oublier toutes les choses positives qui se sont produites … ou vice versa.

Étape 4: Demandez aux invités de commenter sur le site

N’hésitez pas à demander à vos invités ce qu’ils pensent le jour de l’évènement. Vous pouvez leur demander directement et noter leurs commentaires.

Mais une façon plus amusante d’obtenir des commentaires sur la journée est de l’intégrer à l’évènement. Vous pouvez, par exemple, offrir aux invités un sac de butin s’ils laissent leurs commentaires sur votre application de l’évènement.

Vous pouvez également le rendre interactif en mettant en place deux poubelles à la sortie. Demandez à vos invités de jeter leurs ordures dans l’un d’eux s’ils ont aimé l’évènement ou l’autre s’ils ne l’ont pas aimé.

Étape 5: envoyez des sondages après l’évènement

Il est important de collecter autant de données de retour que possible. C’est la raison pour laquelle nous vous recommandons de recueillir non seulement les commentaires de la journée, mais également après.

Il existe un certain nombre d’outils de sondage en ligne (tels que Survey Monkey) que vous pouvez utiliser à cette fin. Ils vous permettront de créer rapidement et facilement un formulaire de commentaires.

Alternativement, vous pouvez également créer votre propre formulaire de commentaires et l’envoyer à vos invités. Remerciez-les et expliquez-leur pourquoi leurs commentaires sont importants pour vous.

Puis demandez à vos invités d’évaluer chaque partie de l’évènement de 1 à 5 ou de 1 à 10:

• L’évènement dans son ensemble
• Lieu et installations
• De nourriture et de boisson
• Orateurs et animateurs
• Quelle est la probabilité qu’ils recommandent l’évènement

Vous devez également laisser un espace aux invités pour écrire des commentaires supplémentaires.

Conseil:pour des exemples de questions sur les réactions à un évènement, consultez ce guide.

Étape 6: Recueillir des coupures de presse et des mentions dans les médias

Si vous avez fait une bonne campagne médiatique, vous pouvez vous attendre à quelques mentions dans la presse.

Un bon moyen de suivre les mentions dans les médias consiste à configurer une alerte Google avec le nom de votre évènement.

Vous devez également suivre les mentions des médias sociaux, car elles seront probablement plus nombreuses.

Étape 7: Regardez l’engagement des médias sociaux

Chaque plate-forme de médias sociaux disposera d’un outil d’analyse qui vous fournira des données précieuses.

Vous pouvez utiliser ces outils pour calculer votre:

• « J’aime »s
• Commentaires
• Partages
• Mentions
• Suiveurs

Cependant, il est probable que vous utiliserez plusieurs plates-formes différentes. Heureusement, vous pouvez utiliser un outil de surveillance des médias sociaux tel que Hootsuite pour agréger toutes les données.

Les chiffres ne raconteront bien sûr qu’une partie de l’histoire.

Vous pourriez être intéressé par ce que les gens disent de votre évènement sur les médias sociaux. Pour cela, vous devriez utiliser un outil comme Spezify.

Étape 8: Compter le nombre de personnes présentes

Étape 8: Compter le nombre de personnes présentes Vous devriez avoir un système de billetterie permettant de compter les participants.

Une bonne plateforme de billetterie vous dira également:

• Comment vos invités ont découvert votre évènement
• Le mode de paiement préféré de vos invités
• Comment et quand ils sont arrivés

Il devrait également pouvoir vous dire combien de personnes se sont inscrites mais ne se sont pas présentées. De cette façon, vous pouvez suivre les défections individuellement.

Étape 9: Regardez le budget de votre évènement

Tout est à propos de l’argent. Dans la plupart des cas, au moins.

Vous aurez déjà élaboré un budget avant l’évènement. Il est maintenant temps de voir à quel point vous y êtes resté (et si vous avez réalisé un profit).

Additionnez toutes vos dépenses liées au lieu, aux équipements, à la restauration, etc. Calculez ensuite combien vous avez gagné avec la vente de billets.

Soustraire les dépenses du revenu … et le tour est joué!

Vous devez également noter toutes les offres spéciales que vous avez conclues avec les vendeurs. Si ce n’est pas le cas, voyez si vous pouvez faire quelque chose pour conclure un marché pour le prochain évènement.

Étape 10: Organisez un compte rendu avec votre équipe de l’évènement

Vos invités et les sponsors de l’évènement ne sont pas les seules opinions à prendre en compte. N’oubliez pas d’écouter votre équipe de l’évènement aussi.

C’est toujours une bonne idée de tenir une réunion de compte rendu après que la poussière soit retombée. Demandez à tout le monde ce qui, selon eux, s’est bien passé et ce qui pourrait fonctionner plus facilement la prochaine fois.

Vous devriez également obtenir des déclarations de tous les orateurs ou artistes que vous aviez à l’évènement. Ils pourraient faire de bonnes citations de médias sociaux.

Pour résumer

Vous savez maintenant pourquoi vous avez besoin d’un guide d’évaluation des évènements. Il y a beaucoup de choses à penser!

Pour récapituler, voici ce que vous devez faire:

• Utilisez des objectifs SMART
• Comparez votre évènement à des concurrents pertinents
• Faites des observations pendant l’évènement
• Demandez des commentaires de vos invités sur la journée
• Suivez avec un sondage de rétroaction
• Cherchez les mentions dans les médias
• Analysez les données des médias sociaux
• Calculez combien de personnes ont assisté
• Additionnez les chiffres sur le budget de votre évènement
• Obtenez les commentaires de votre équipe

Cochez toutes ces cases et vous aurez une analyse détaillée de la réussite de votre évènement.

Bonne chance pour l’évaluation de l’évènement!