Le Plan d’Urgence de Votre Évènement : La Sécurité d’Abord, la Fête Ensuite

On ne peut sous-estimer suffisamment l’importance d’un plan d’urgence pour les évènements.. Vous connaissez la vieille histoire de la cigale et de la fourmi. Qu’est-ce qui se passe lorsqu’une catastrophe se produit et que vous n’y êtes pas préparé ? Eh bien, une catastrophe se produit.

Cela représente un travail plus conséquent en premier lieu, mais faites nous confiance : Il est vraiment préférable pour vous de disposer d’un bon plan d’urgence pour tous les cas importants. C’est toujours l’organisateur de l’évènement qui est responsable si un souci se produit. Vous ne voudriez pas vous retrouver à la barre sans aucune idée de comment diriger le navire.

En suivant notre guide, vous pouvez commencer dès à présent à mettre en place votre plan d’urgence. Utilisez ces astuces comme un exemple de plan d’urgence pour évènement et partez de celui-ci pour établir le votre.

Une fois les bonnes préparations faites, un désastre total pour votre évènement peut se transformer en un simple souci.

Préparez-vous. Soyez la fourmi.

Comment créer le plan

La première étape d’un bon plan d’urgence pour évènement ? Identifiez les menaces. Déterminez où sont vos points faibles et constituez vos défenses.

Les premiers soins

La santé et la sécurité sont parmi les principales préoccupations des organisateurs d’évènements. Ne vous faites pas avoir à ne pas prévoir de plan pour les urgences médicales. Essayez de disposer au sein de votre équipe de personnel entrainé aux premiers soins.

Si votre budget le permet, vous pouvez même engager une entreprise disposant de connaissances des procédure médicales d’urgence. Et il ne peut pas faire de mal d’avoir quelques défibrillateurs automatiques sous la main. Assurez-vous que suffisamment de membres de votre équipe sachent les utiliser en cas de besoin.

Astuce : Vous êtes organisateur d’évènements, pas médecin ! Ce qui ne vous empêche pas, vous et votre équipe, de disposer des connaissances de base en matière de premiers soins, juste au cas où.

Les catastrophes

Soyez prêt à pallier à tout un panel d’urgences à grande échelle. Par exemple, si un incendie se déclare, que feront vos spectateurs ? Serez-vous en mesure de leur fournir des instructions une fois le danger déclaré ? Voici quelques points auxquels songer lorsque vous faites vos préparatifs :

• Est-ce que vos escaliers sont ventilés ?
• Est-ce que des plans d’urgence sont disposés à travers le site ? Est-ce que votre équipe est au fait de l’aménagement du site ?
• Des membres de votre équipe sont-ils capables de parler plusieurs langues ? (La communication est la clé en cas d’urgence.)
• Est-ce que vous disposez d’un plan en cas de vague de terreur ? Que se passera-t-il si un alerte à la bombe est déclenchée ?
• Disposez-vous d’une source d’énergie d’urgence en cas de grave problème de météo ?
• Est-ce que le site dispose de portes coupe-feu automatiques ?
• Combien de temps faudrait-ils aux autorités pour réagir ? (Les pompiers, gendarmes, etc…)
• Comment comptez vous garder les entrées et sorties libres ?

Astuce : Montez un bon plan d’urgence en cherchant à déterminer si tel site est effectivement sécurisé pour votre prochaine évènement.

Les problèmes techniques

Les évènements modernes reposent sur énormément de technologie. Que feriez-vous si votre système de lecture des billets cessait de fonctionner ? Ou si le système son ne fonctionnait pas et que personne ne pouvait entendre vos orateurs ?

Le personnel de maintenance A/V sont des membres importants de votre équipe d’évènement. Il sera de leur responsabilité de vérifier l’équipement technique avant et pendant l’évènement.

Si vous avez des fichiers importants, comme des vidéos et autres médias, utilisez des disques durs et des clés USB. Les services de cloud impliquent une connexion Internet fiable et constante, et personne ne peut prévoir quand des soucis de réseau se produiront.

En cas de pannes d’équipement, il est également judicieux de disposer d’équipement de secours.

Les annulations

Vous savez, ce comédien que vous avez fait s’engager pour votre évènement ? Ouais, il a annulé au dernier moment. Pensez à avoir quelqu’un pour le remplacer, juste au cas où.

Booker un invité supplémentaire peut vous couter plus cher, mais c’est toujours mieux que de devoir rembourser les places si l’attraction principale de votre évènement vous fait faux bond.

De même, si un membre de votre équipe n’est pas en mesure de venir, vous aurez besoin de pouvoir compter sur quelqu’un d’autre.

Astuce : Apprenez à gérer les annulations de dernier moment grâce à ces suggestions.

La participation

Si une grosse portion de vos spectateurs ne se présente pas, cela pourrait vraiment tuer votre évènement. Les marchands seront là à perte, et vous n’aurez pas beaucoup de matériel promotionnel à partager en ligne.

Encore pire, vos spectateurs pourraient se dire qu’ils ont fait une erreur en venant. Ils pourraient venir à penser que la faible participation reflète la médiocre qualité de l’évènement.

Malheureusement, c’est quelque chose que vous ne pouvez pas régler le soir même de l’évènement. Cependant, des rappels par email peuvent aider à limiter l’absentéisme. De plus, faire payer les billets crée une vraie sensation d’investissement : Vos spectateurs seront plus vraisemblablement présents à un évènement pour lequel ils ont payé.

Et bien sûr, donnez-vous toujours bien assez de temps pour vendre les billets et faire le marketing de votre évènement.

Astuce : Évitez les faibles taux de participation grâce à applis de vente de billets.

La nourriture et la boisson

La nourriture doit être fraiche. Ce qui veut dire qu’elle ne peut pas vraiment être préparée longtemps avant le jour de l’évènement. La nourriture peut également finir périmée, abimée, ou simplement immangeable. Si votre restaurateur n’est pas à la hauteur de la tâche, vous serez bien content d’avoir prévu un plan de secours.

Il pourrait même être judicieux de vous engager auprès de deux restaurateurs distincts, juste au cas où. Si vous n’avez pas besoin de la nourriture supplémentaire, l’équipe de l’évènement gagne un repas gratuit.

Astuce : Certains restaurateurs comme StandByChef offrent des services de restauration de dernière minute, fournissant nourriture et boissons jusqu’à 48 heures avant le jour de l’évènement.

La sécurité

Oui, les resquilleurs existent. Sans parler des spectateurs au sang chaud dont les querelles banales prennent rapidement une ampleur plus importante qu’un simple désagrément passager.

Mettre des vigiles aux entrées est un moyen simple de pallier aux menaces de sécurité. Une simple petite équipe de sécurité sans formation est capable de dissuader les spectateurs de créer des problèmes. La sécurité est un point crucial de tout plan d’urgence d’évènement, ne passez surtout pas outre la sécurité s’il existe la moindre chance que vous en ayez besoin.

Astuce : Les entreprises de sécurité pour évènements représentent généralement le moyen le plus efficace de faire en sorte que tout le monde soit en sécurité.

La hiérarchie

Même une équipe disposant d’un plan d’urgence pourrait ne pas disposer des moyens de réellement gérer les choses. Lorsqu’une urgence se produit, il ne devrait pas y avoir de discussions ou d’argumentation.

Une hiérarchie permettra de clarifier qui prend les décisions. Tous les membres de votre équipe devraient être au courant du processus de prise de décision. Ils devraient savoir ce qui mérite ou non d’être porté au niveau hiérarchique supérieur.

Les responsabilités individuelles devraient être claires pour chaque membre de l’équipe. Vite, des actions décisives peuvent vous sauver la mise.

Un modèle de plan d’urgence basique

Le plan réel devrait être affiché sur un simple document. Ainsi, vous pouvez le partager avec votre équipe et autres membres du personnel. Utilisez les points ci-dessous comme un bref exemple de plan d’urgence.

Le scénario

Listez les menaces. Vous pouvez ajouter un petit commentaire sur pourquoi telle chose est une menace, et les conséquences de cette menace si elle n’est pas gérée.

Exemple : « Un incendie non pris en charge peut rapidement s’étendre. Il met en danger la vie de toutes les personnes à proximité et détruit du matériel couteux. »

Plan de préparation

La meilleure attaque, c’est la défense. Énumérez les précautions de base à prendre. Selon la menace, vous pouvez inclure les exercices d’urgence, l’examen de l’équipement, ou simplement les remplacements en cas d’arrêts maladies.

Exemple : « Familiarisez-vous avez le plan du bâtiment. Tous les membres de l’équipe devraient savoir où se trouvent les sorties et les alarmes. Nous mettrons en place un exercice incendie après la réunion de sécurité d’aujourd’hui. »

Protocole de réponse

Décrivez l’essentiel de la procédure de gestion de la menace. Quel est le corps du problème, et quelle est votre stratégie pour le régler ?

Exemple : « Notre priorité est la sécurité. La première chose à faire lorsque vous repérez un départ de feu ? Déclencher l’alarme. Puis quitter immédiatement le bâtiment, en restant le plus au ras du sol possible pour éviter la fumée. Tout le monde doit sortir au plus vite. N’appelez les autorités que lorsque vous êtes en sécurité en dehors du bâtiment. »

Astuce : Tentez de créer un plan avec une procédure à suivre par le personnel de l’évènement en cas d’urgence.

C’était quoi déjà le plan ?

Mieux vaut prévenir que guérir ! N’hésitez pas à nous parler de vos expériences des situations d’urgence dans les commentaires ci-dessous.