Les Meilleurs Outils de Planification d’Évènements En Ligne et Gratuits

“Ne pas travailler dur, mais intelligemment” est plus facile à dire qu’à faire. C’est pourquoi nous allons aujourd’hui jeter un œil à quelques outils de planification d’évènement en ligne.

En tant que planificateur d’évènements, les heures durant lesquelles vous parvenez à dormir sont probablement emplies de cauchemars concernant des listes de choses à faire et des dates butoirs.

Mais pas d’inquiétudes, vous n’êtes pas seul.

Heureusement, quelques développeurs malins ont conçu toute une gamme d’outils en ligne pour vous faciliter la vie.

On vous entend déjà dire : « C’est très bien tout ça, mais j’ai un budjet à respecter ».

On le sait. Bonne nouvelle : Les outils de planification d’évènements rassemblés au sein de cette petite liste sont tous gratuits.

Vous avez bien lu : gratuits !

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment canaliser la planification de votre évènement avec :

• Des outils de gestion de projet
• Des applis pour vous aider à ne pas perdre le fil de vos idées
• Des outils de gestion de réseaux sociaux
• Des outils pour vous aider avec le design et la sous-traitance

Nous vous promettons que vous aurez envie d’essayer au moins l’un de ces outils et que vous allez l’adorer !

Les outils de gestion de projet

Un grand nombre d’éléments entrent en jeu pour le succès d’un évènement. Un bon outil de gestion de projet peut vous aider à tout conserver au même endroit.

1. Trello

Trello est une appli en ligne gratuite pour vous aider à collaborer avec votre équipe sur un projet. C’est une appli très visuelle qui crée un tableau pour chaque projet.

Vous pouvez ajouter des « cartes » sur ce tableau, qui représentent des tâches. Vous pouvez inclure des vidéos, des images et des enregistrements audio à chaque carte.

Des rappels et des checklists sont là pour vous aider à suivre la progression de la planification de votre évènement.

2. Slack

Slack est un outil génial pour le planificateur d’évènement qui n’arrive plus à suivre et dont les mails non-lus s’entassent. Cette appli vous permet de créer un chat de groupe où vous pourrez partager des fichiers avec les membres de votre équipe.

Ainsi, les fichiers et conversations concernant votre évènement se trouvent tous au même endroit. Élémentaire !

3. Google Drive

Google Drive est une excellente alternative si vous n’avez pas envie d’apprendre à utiliser un nouveau logiciel. Ce n’est pas un simple système de stockage en cloud. Il dispose également de toute une gamme d’autres fonctionnalités.

Google Hangouts est génial pour discuter avec votre équipe. Google Docs et Sheets permettent de générer rapidement des documents et des feuilles de calcul.

Pas besoin d’acheter une licence Microsoft Office.

Inspiration et notes

Internet est immense, il est donc facile d’oublier où vous avez trouvé tel ou tel concept. Oubliez les Post-Its collés un peu partout et procurez-vous l’un de ces outils gratuits pour vous aider à garder le fil de vos idées.

1. Google Alerts

Google Alerts est un superbe outil pour garder un œil sur le web à propos d’un sujet en particulier. Tapez simplement ce qui vous intéresse. Et à partir de maintenant, Google vous enverra des mails régulièrement pour vous tenir au courant.

Vous pouvez planifier l’arrivée de ces mails à la fréquence que vous désirez. Et il n’y a pas de limite au nombre d’alertes que vous pouvez mettre en place.

2. Feedly

Similaire à Google Alerts, Feedly vous aide à créer un fil d’actualité spécifique aux sujets qui vous intéressent. Il est plus joli à regarder et dispose de toutes les mêmes fonctionnalités.

Vous pouvez, par exemple, créer un fil d’actualité pour les conférences et un autre pour les astuces sur la planification d’évènements (n’oubliez pas de vous inscrire à notre blog !)

3. Evernote

Evernote est un outil génial si vous trouvez vos idées à différents endroits. Vous avez trouvé un truc intéressant sur internet ? Copiez-le sur Evernote.

Vous voulez enregistrer une idée qui vient de vous passer par la tête ? Enregistrez votre voix, et envoyez l’extrait sur Evernote. Vous avez trouvé une image sympa que vous souhaitez utiliser pour une inspiration future ? Vous savez où l’ajouter.

Réseaux sociaux

Il est fondamental d’utiliser les réseaux sociaux lors de la planification d’un évènement. Cependant, il peut devenir extrêmement chronophage de maintenir plusieurs d’entre-eux. L’utilisation de ces outils vous fera gagner un temps précieux.

1. Buffer

Buffer est un outil de planification de réseaux sociaux qui vous permet de prévoir des posts à l’avance. Il peut se connecter à trois comptes différents et prévoir jusqu’à 10 posts à la fois.

Il existe également une version payante qui permet la gestion de plus nombreux profils de réseaux sociaux et posts. Vous pouvez y accéder facilement depuis votre téléphone et planifier lors de vos déplacements.

2. IFTTT

If This Then That (IFTTT) est une collection d’outils gratuits ayant pour vocation de vous aider à planifier des tâches se rapportant aux réseaux sociaux. Les Applets sont de petits bouts de code générés par d’autres utilisateurs.

Ils peuvent, par exemple, vous permettre de poster votre contenu sur plusieurs réseaux sociaux à la fois. Vous pouvez poster automatiquement sur Twitter et Facebook chaque fois que vous postez quelque chose sur Instagram.

Évènements

En tant que planificateur d’évènement, vous aurez également besoin d’un outil pour vous aider à lister l’évènement lui-même. Ceci peut également s’avérer chronophage, voici donc quelques outils pour canaliser le processus.

1. Billetto

Notre plateforme vous permet de lister votre évènement, de le promouvoir en ciblant le bon public, et de vendre vos billets. Mettre en place votre évènement ne prend que cinq minutes. Et vous disposez de tout au même endroit.

Et les avantages ne s’arrêtent pas là. Vous pouvez également promouvoir votre évènement directement sur les réseaux sociaux pour gagner du temps.

2. Evvnt

Bien sûr, nous ne sommes pas la seule plateforme sur laquelle vous pouvez lister votre évènement. Beaucoup d’autres existent. Et nombre d’entre-eux permettent une mise en place simple.

Mais même s’il ne prend que cinq minutes de mettre en place un évènement sur chaque site, le temps peut rapidement s’accumuler. Evvnt ne vous demande d’entrer les détails de votre évènement qu’une fois. Il se chargera ensuite de lister l’évènement sur des centaines de sites d’évènementiel.

3. Eventopedia

Si vous avez passé d’innombrables heures à trouver des fournisseurs pour votre évènement, vous allez adorer Eventopedia. Cette plateforme regroupe des fournisseurs dans l’évènementiel et permet aux utilisateurs de les noter et de les commenter. C’est un peu l’équivalent d’un TripAdvisorpour les planificateurs d’évènements.

Divers

Bien que nous ayons couvert des outils parmi les plus utiles, il en existe quelques autres auxquels vous devriez jeter un œil.

1. Canva

Canva est l’outil de base pour le design graphique et le formatage. Si vous ne savez pas vous servir de Photoshop, vous allez adorer Canva. Il est fournit avec de bons modèles pour les bannières et posts de réseaux sociaux. Vous pouvez également l’utiliser pour les flyers et autres outils marketing.

2. Upwork

Besoin d’un petit coup de main pour votre évènement ? Probablement. Un évènement nécessite énormément de travail, dont de l’écriture, du design graphique, de la comptabilité, et bien d’autres choses. Pourquoi ne pas déléguer une partie du travail à un freelancer ? Ce milieu est en train d’exploser, et vous pouvez trouver de nombreux professionnels talentueux en ligne.

3. Headspace

Headspace est l’appli la plus populaire en ce qui concerne la méditation guidée. Pourquoi l’inclure dans notre liste ? Parce qu’encore une fois, la planification d’évènements est le cinquième métier le plus stressant du monde. Vous devez avoir l’esprit tranquille, et Headspace peut vous aider à y parvenir. Maintenant, prenez une profonde inspiration…

Vous avez trouvé quelque chose qui pourrait vous aider ?

On l’espère.

À moins que vous n’ayez prévu de vous faire pousser une deuxième paire de bras, vous devriez profiter de ces outils. Ils vous feront gagner du temps et vous préserveront de quelques migraines.

Vous en connaissez des meilleurs ? Faites-le nous savoir dans les commentaires. Partager c’est aimer !