Fiou ! Vous vous êtes échiné à faire de cet évènement privé la meilleure expérience possible. Maintenant, il est temps de vous poser dans une chaise longue et…
Ah non, il reste une dernière chose à faire. En fait, il reste sept choses à faire.
Poursuivez la lecture pour découvrir :
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- Pourquoi vous devriez remercier les gens pour leur présence
- Comment savoir si l’évènement a été un succès
- Quelles questions poser à vos spectateurs
- Comment arranger les réunions d’après-évènement
- Quoi regarder dans le budget
- Comment tirer le meilleur parti des souvenirs de l’évènement
- Comment vous préparer pour le prochain évènement
C’est la dernière étape du voyage, alors allons-y tranquillement.
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1. Remercier vos invités de leur présence
Vous devriez toujours remercier vos invités d’être venus à l’évènement. Les évènements privés ont tendance à avoir une ampleur moindre à celle des évènements publics, ce qui facilite la tache de remercier tout le monde.
Envoyez des messages individuels à vos invités et faites des remarques liées à des épisodes spécifiques de votre évènement. Peut-être que vous avez eu une discussion intéressante à propos de quelque chose ou prévu de vous revoir à l’avenir.
Si votre évènement comportant des invités VIP comme des influenceurs, il est également bon de leurs remercier personnellement. Ils pourraient bien être intéressés par votre prochain évènement et vous aider à le promouvoir.
Est-ce que quelqu’un sponsorise votre évènement ? Alors vous devriez leur montrer votre reconnaissance et partager avec eux les chiffres importants de l’évènement.
Si vous aviez une équipe pour vous aider à gérer l’évènement, assurez-vous de leur dire l’immense différence qu’elle a fait dans votre travail.
Enfin, vous devriez remercier la gestion du site sur lequel s’est déroulé votre évènement privé. S’ils ont fait des efforts pour s’adapter à votre évènement, donnez leur des retours positifs.
2. Voir si vous avez atteint les objectifs de l’évènement
Si votre évènement privé était un anniversaire, un mariage, ou un pot d’entreprise, alors l’objectif était peut-être seulement que tout le monde passe un bon moment.
Mais si votre évènement privé était plus lié au business, vous devriez vérifier si oui ou non vous avez obtenu ce que vous vouliez de l’évènement.
Était-ce, par exemple, de créer des nouveaux contacts précis dans l’industrie ? Étiez-vous en négociations avec une autre entreprises pour une fusion ?
Certains de ces objectifs n’ont pas été prédits pour l’évènement lui-même, mais vous pouvez évaluer si oui ou non l’évènement a aidé à les concrétiser.
Les gens ont-ils été impressionnés par le site, la nourriture, et le service ? Était-ce un espace adapté pour un meeting ? Ou est-ce que vous pourriez faire quoi que ce soit de mieux la prochaine fois ?
Astuce : Plus d’informations sur comment donner suite après un évènement de réseautage d’affaires.
3. Obtenir des retours sur votre performance
Les retours sont cruciaux pour vous améliorer dans votre domaine. Même si votre évènement privé était informel, il ne peut pas faire de mal de récupérer quelques opinions de la part de vos spectateurs.
Si vous avez organisé une réunion de famille, demandez à tout le monde ce qu’ils pensent de votre performance. Peut-être qu’ils auront des suggestions utiles ou même qu’ils se porteront volontaire pour vous aider avec le prochain rassemblement.
Si votre évènement privé était strictement professionnel, vous devriez tout de même demander des retours aux invités. Vous aurez ainsi l’air plus professionnel et de plus vous soucier de leur opinion.
Enfin, les évènements privés à plus grande échelle pourraient nécessiter de votre part l’utilisation d’un outil de sondage quantitatif. Jetez un œil à des sites web comme Google Forms ou Survey Planet pour créer des formulaires de retours personnalisés.
Astuce : Jetez un œil à notre guide sur comment évaluer les évènements.
4. Renforcer vos connexions
Espérons-le, vous avez passé un bon moment à sociabiliser avec tout le monde lors de l’évènement. Peut-être même que vous vous êtes faits de nouveaux amis, et que vous aimeriez les revoir après l’évènement.
LinkedIn est un endroit génial pour les professionnel des affaires qui souhaitent rester en contact après un évènement de réseautage. Ajoutez-les à vos contacts et envoyez-leur un message !
Facebook est le meilleur endroit pour rester en contact avec des membres de votre famille à qui vous n’avez pas parlé depuis des lustres. Envoyez-leur des messages et parlez-leur des mariages, anniversaires, ou réunions à venir.
Twitter et Instagram sont de bonnes plateformes pour rester en contact avec les influenceurs, orateurs, ou invités d’honneur présents à votre évènement privé.
Les réseaux sociaux, c’est bien, le face-à-face, c’est mieux. Voyez si vous pouvez renforcer vos relations avec eux en organisant une petite réunion informelle.
5. Gestion du budget
Après l’évènement, vous devriez jeter un œil à votre compte en banque pour voir si c’est le moment de paniquer ou pas. Avez-vous dépassé votre budget ? Ou est-ce qu’il vous reste un peu de fonds pour le prochain évènement ?
Si vous avez utilisé un logiciel de billetterie, vous pouvez facilement voir combien de billets vous avez vendu (et combien de personnes ont répondu présent si l’évènement était gratuit).
Une fois que vous avez les retours de tout le monde sous les yeux, il est également plus simple d’évaluer si la part de votre budget ayant été consacrée au site, à la nourriture, aux boissons, et aux divertissement était bien adaptée.
Pourriez-vous réduire le budget pour votre prochain évènement privé ? Peut-être installer un bar payant plutôt que d’offrir des boissons gratuites toute la nuit ? Ou peut-être demander à des entreprises de sponsoriser une partie du prochain évènement ?
Si vous aviez des sponsors à votre évènement, vous devriez partager vos résultats avec eux. Ils pourraient être intéressés par le fait de sponsoriser vos prochains évènements si celui-ci s’est bien passé.
6. Prévenir les gens du prochain évènement privé
En supposant que l’évènement ait été un succès, vous devriez préparer tout le monde pour la prochaine édition… et encore meilleure qu’avant.
L’un des moyens de faire revenir les gens à vos évènements privés et de leur offrir une réduction pour la prochaine fois qu’ils viendront.
Un autre moyen est de les transformer en influenceurs. Les évènements privés sont déjà exclusifs par nature. Mais si vous permettez à l’un de vos invités de venir accompagné d’un ami la prochaine fois, alors cela leur donne un statut privilégié.
Les deux approches sont géniales pour transformer vos invités en portes-paroles de l’évènement. Ils seront particulièrement utiles pour les évènements privés dans la mesure où votre promotion est largement limitée.
7. Créer du contenu pour les réseaux sociaux
Si vous avez créé des souvenirs géniaux avec vos invités, alors vous avez dû les immortaliser avec quelques photos et vidéos.
Selon votre approche de la promotion d’évènements privés, vous pouvez les partager sur vos réseaux sociaux. Vous pouvez également simplement les faire suivre individuellement aux invités.
Si vous disposez de beaucoup de photos et de vidéos, assurez-vous de bien les observer avant de les poster en ligne ou par email.
Créer une vidéo promotionnelle de l’évènement composée seulement des moments les plus mémorables de la journée. Ainsi, vous présentez l’évènement privé sous son meilleur jour.
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Conclusion
Organiser un évènement privé est souvent une expérience instructive, même pour l’organisateur d’évènement le plus chevronné.
Nous espérons que vous ressortez de l’organisation de cet évènement avec une sagesse accrue.
Si vous souhaitez faciliter la billetterie pour votre prochain évènement, envisager d’utiliser un système de billetterie. Vous pouvez rendre l’évènement privé et gratuit si vous ne prévoyez pas de vendre les billets.
Merci pour votre lecture, et bonne chance pour votre prochain évènement !
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