La santé et la sécurité pour les évènements est souvent la partie de l’organisation de l’évènement que les organisateurs oublient.
Dans cet article, nous allons passer en revue précisément ce que vous devez savoir pour gérer avec brio la santé et la sécurité lors d’évènements.
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Les points-clés à considérer pour la santé et la sécurité lors d’évènements
Cet article vise avant tout le public anglais, et les conseils légaux pourraient ne pas vous concerner. Les conseils généraux restent néanmoins intéressants pour les organisateurs d’évènements de toutes nationalités. Lors de l’organisation de votre évènement, la santé et la sécurité devraient être votre priorité numéro un. Vous devrez pensez aux choses suivantes.
De qui êtes vous responsable lors de votre évènement ?
Les gens dont vous êtes responsable ne se limitent pas à vos invités. Vous devrez également prendre en compte les gens qui travaillent pour vous : le personnel permanent, les contracteurs, ou les bénévoles.
Le risque est-il élevé ?
S’il y a un risque élevé d’accident ou de blessure lors de votre évènement, vous devrez prévoir un peu plus d’organisation pour le minimiser.
Si quoi que ce soit devait mal tourner, vous devez disposer de procédures adaptées pour gérer la situation. Si ce n’est pas le cas, et qu’il est prouvé que vous ne suivez pas les régulations de santé et de sécurité, vous risquez une amende salée pouvant monter à 20 000€.
Dans le pire des cas, vous pourriez également être accusé de faits criminels. L’organisation et la préparation sont absolument essentielles pour assurer que vous disposez des bonnes procédures de santé et de sécurité en place.
Ce que vous devez préparer
En tant qu’organisateur d’évènement, vous êtes responsable de la préparation d’une évaluation des risques, d’un plan d’urgence, et d’un plan de sécurité.
1. Évaluation des risques
Peu import le type d’évènement que vous organisez, il vous faudra mener une évaluation des risques lors de la phase d’organisation préliminaire.
L’évaluation des risques mettra en lumière tout risque potentiel qui pourrait affecter le bon déroulement de votre évènement.
Une évaluation des risques devrait inclure des choses comme :
- Le son sera-t’il à un niveau tolérable ?
- Existe-t-il un danger de dégradation de câbles électriques ?
- Quels sont les risques d’incendie ?
- Est-ce que mes lumières stroboscopiques sont susceptibles de déclencher des attaques ?
- Est-ce que mes structures temporaires sont assez solides et sécurisées pour y faire tenir les invités prévus ?
- Y-a-t’il un nombre approprié de toilettes pour le nombre d’invités ?
- Ai-je accès à de l’eau potable ?
- Les déchets seront-ils gérés correctement ?
Être prêt à toute éventualité aidera à assurer que vos invités sont en sécurité et que tout le monde sait ce qu’il doit faire en cas d’urgence.
Téléchargez ce modèle et faites une copie pour chaque évènement que vous allez organiser. Prenez du temps pour le remplir et en parler avec l’équipe de votre évènement.
Il peut également valoir le coup de jeter un œil à cette évaluation des risques de sécurité incendie.
Astuce : Jetez un œil à ce guide approfondi sur comment mener une évaluation des risques, incluant des exemples pratiques pour remplir ce modèle.
2. Plan d’urgence
Aucun organisateur d’évènement n’a envie de voir se dérouler son plan d’urgence, mais il est important d’en avoir un au cas où les choses tournent mal.
Les urgences peuvent prendre de très nombreuses formes, d’un feu à une inondation, en passant par une menace explosive. Comment comptez-vous gérer ce genre de chose ? Comment comptez-vous profiter de l’aide de la police, des pompiers, et des ambulances si vous en avez besoin ?
Tout votre personnel devrait avoir connaissance du plan d’urgence. Ils seront de fait en mesure de vous aider à l’appliquer si l’inattendu se produit.
Vous devriez préparer votre plan d’urgence après avoir mené l’évaluation des risques. Vous en saurez plus sur les problèmes potentiels et ce que vous pouvez faire pour vous y préparer.
Astuce : Voici un guide sur comment s’organiser pour les incidents et urgences lors d’évènements.
3. Plan de sécurité évènement
Un plan de sécurité évènement est un autre document que vous devez remplir, et il inclura généralement votre évaluation des risques et votre plan d’urgence. Il montre que vous avez pensé à toutes les questions principales de santé et de sécurité pour votre évènement.
Selon la teneur de votre évènement, la gestion du lieu et les autorités locales pourraient vous demander de jeter un œil à ce plan de sécurité tant que vous en êtes à la partie organisation de votre évènement. Ils souhaiteront savoir que vous êtes prêts à gérer toute situation susceptible de se présenter.
Vous vous reposerez également sur ce document si quoi que ce soit tourne mal durant l’évènement et que vous vous retrouvez au cœur d’une dispute légale.
Votre plan de sécurité devrait inclure :
- Les détails de votre évènement : Où, quand, quoi, horaires détaillés, plans du site, etc…
- Qui est responsable et autres contacts clés ?
- Licences et permis obtenus
- Évaluation des risques
- Plan d’urgence
- Communications entre membres du personnel de l’évènement
- Contrôle et fourniture d’électricité
- Détails concernant les toilettes, l’eau potable, et la gestion des déchets
- Les accès et installations pour handicapés
- Niveaux et contrôle du bruit
- Comment vous allez contrôler le trafic et la foule
- Premiers soins et détails de sécurité
- Informations sur les structures, l’équipement, et les attractions temporaires.
- Services de nourriture et de boissons : Qui sont-ils, que font-ils, et de quelles licences disposent-ils ?
- Combien d’employés au total et leurs responsabilités ?
Astuce : Vous ne savez pas par où commencer ? « Comment Rédiger un Plan de Sécurité Efficace » vous aidera à vous lancer.
Directives de santé et de sécurité pour les évènements
Health and Safety Executive (HSE) en Angleterre est la meilleure ressource que vous trouverez pour gérer des évènements en toute sécurité.
Le site web d’HSE dispose de toutes les informations dont vous avez besoin sur des détails tels que :
- La gestion de la foule
- Les transports
- La sécurité incendie
- Le bruit
- Le bien-être des employés
- L’utilisation de barrières
- La gestion des déchets
- Les effets spéciaux
- Le design du site
- Les chutes de haut
- L’utilisation de structures temporaires
Pour chacun de ces points vous :
- Découvrirez quelles sont vos responsabilités en tant qu’organisateur d’évènement.
- Découvrirez les choses les plus importantes que vous devez savoir.
- Obtiendrez des liens vers des ressources supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin.
Que vous montiez un évènement pour la première ou la quinzième fois, il peut être judicieux de lire attentivement les informations du site web d’HSE.
Astuce : Bien que visant les évènements musicaux, The Purple Guide, basé sur un abonnement, offre énormément d’informations pertinentes sur la santé et la sécurité pour les évènements, dont quelques études de cas et exemples pratiques.
Est-ce que tous les aspects de santé et de sécurité s’appliquent dans mon cas ?
Tous les organisateurs d’évènements doivent prendre en compte la santé et la sécurité pour les évènements. Cependant, certains aspects seront très différents selon la teneur de l’évènement.
Par exemple, une petite exposition d’art dans une galerie locale aura une allure bien différente d’un évènement dans un stade avec cinq mille invités. Vous n’aurez pas besoin de vous inquiéter de structures temporaires, de la location de toilettes, ou de la gestion des déchets. Vous ne créerez qu’un plan de santé et de sécurité adapté aux détails de votre évènement.
De la même façon, les évènements impliquant de l’alcool ou des activités en extérieur auront bien plus tendance à générer des soucis de santé et de sécurité.
Astuce : Un bon point de départ est de faire une recherche pour « santé et sécurité pour [votre type d’évènement] » pour voir s’il existe déjà des informations disponibles sur le sujet.
Où trouver de l’aide
Tout ceci peut sembler bien intimidant, surtout si c’est la première fois que vous envisagez les questions de santé et de sécurité pour un évènement. N’ayez craint, cependant : Il existe énormément de ressources pour vous aider et vous guider durant tout le processus.
L’article « Getting started » d’HSE est particulièrement utile pour ceux qui organisent leur premier évènement. Vous disposez également des options suivantes.
L’aide des sites
De nombreux sites disposeront déjà d’informations sur leur site web, visant directement les organisateurs d’évènements. Ces informations sont là pour vous aider à vous assurer que tout est bien couvert pour votre évènement, y compris les mesures de santé et de sécurité.
Si vous ne trouvez rien sur leur site web, demandez-leur s’ils disposent d’informations ou de checklists déjà prêtes pour vous aider. Après tout, il est dans leur meilleur intérêt que tout se passe bien durant votre évènement. Ils pourraient même déjà avoir eu affaire à des évènements du même type que le votre par le passé.
L’aide des conseils locaux
Les sites des conseils régionaux comme PeakDistrict.org.uk, Kingston.gov.uk, et Yorkshiredales.org.uk fournissent des informations et checklists détaillées sur la santé et la sécurité pour les évènements. Il convient de jeter un œil au site web de votre conseil local, ou de contacter leurs représentants pour voir quels détails ils peuvent fournir.
L’aide de consultants spécialisés dans la santé et la sécurité pour les évènements
Vous pouvez également trouver des entreprises se spécialisant dans l’aide d’organisateurs d’évènements pour la gestion des aspects de santé et de sécurité. En voici quelques-uns
- Event Safety Plan offre un support concernant la sécurité pour les organisateurs d’évènements. L’entreprise offre des cours d’entrainements, des services de consultation, et des outils en ligne pour vous guider dans le but de suivre les réglementations de santé et de sécurité.
- Stagesafe est un service de consultation concernant la santé et la sécurité principalement pour les évènements musicaux et les concerts. Ils peuvent vous assister pour toute la documentation liée à la santé et à la sécurité, ainsi que pour les inspections, plans d’urgence, et enquêtes post-accidents.
- The Event Safety Advisors ont travaillé avec de nombreuses marques célèbres pour la création d’évènements inoubliables. Vous pouvez lire quelques études de cas intéressantes sur leur site web.
Il existe de nombreuses agences de conseil similaires, vous devriez donc pouvoir en trouver une proche de vous.
Considérations spécifiques aux évènements de grande ampleur
Si vous organisez un évènement à grande échelle et que vous vous inquiétez de la gestion de la foule, jetez un œil à Crowd Safety pour des conseils et de l’aide sur l’organisation.
À cause du malencontreux risque de terrorisme lors de grands évènements, vous devriez également consulter le guide de l’état sur les « Lieux à grande densité de population ».
Astuce : Cette checklist concernant la santé et la sécurité de la Northumbria University est un excellent exemple de détails spécifiques auxquels vous devriez songer.
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Ne pas lésiner sur votre plan de santé et de sécurité
Bien que la santé et la sécurité pour les évènements puisse apparaitre comme une corvée dans un premier temps, il est absolument vital que vous ayez les bons plans en place.
Les conséquences de procédures de santé et de sécurité bâclées peuvent être dévastatrices pour votre carrière d’organisateur d’évènement. Il est de votre responsabilité de vous assurer de suivre les bonnes règles et d’avoir un plan d’urgence en place.
En menant une évaluation des risques et en créant un plan de sécurité pour l’évènement, vous assurerez la sécurité de votre personnel et de vos invités. Et vous serez également prêt si quoi que ce soit tourne mal durant votre évènement.
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