Alors comme ça vous souhaitez monter vos propres évènements ? Il vous faudra donc disposer de toutes les compétences nécessaires pour remplir à la perfection votre rôle d’organisateur d’évènement. Heureusement, nous avons réuni ici tout ce que vous devez savoir.
Voici quelques-unes des compétences d’organisation d’évènement que nous allons passer en revue dans ce guide :
- Organisation et budgetisation
- Connaissances techniques
- Leadership et communication
- Vente et service clientèle
Vous êtes prêt à vous mettre au top et à ajouter quelques éléments à votre to-do list ?
1. Organisation et gestion du temps
Tout en haut de notre liste de compétences nécessaires à l’organisation d’évènements est la capacité à… organiser et planifier. Sans cette compétence, votre évènement sera un vrai cirque… et pas le genre intentionnel.
Orchestrer un évènement n’est pas une tâche aisée. Et plus l’évènement est conséquent, plus il y a de gens impliqués, et plus il existe d’éléments susceptibles de mal tourner si vous ne faites pas de plans solides, ainsi que des plans de secours.
Des compétences en organisation sont nécessaires car vous devrez :
- Rendre des comptes en temps et en heures
- Planifier la logistique
- Gérer les budgets
- Organiser les emplois du temps du personnel
- Lancer et gérer des campagnes marketing
Prochaine étape : Découvrez comment améliorer vos compétences en organisation et vos compétences en gestion du temps pour vous créer une base solide pour votre carrière d’organisateur d’évènements.
2. Attention aux détails
Le Diable est dans le détail, il est donc important de faire bien attention si vous voulez pouvoir éviter d’appeler un vieux et un jeune prêtre pour exorciser votre évènement.
Le vin était-il à la bonne température ? Est-ce que le matériel A/V a fonctionné sans accrocs ? Est-ce que les serveurs souriaient ? Disposiez-vous d’assez de personnel pour gérer les entrées de façon efficace ?
Vous avez peut-être tout bien planifié et organisé, mais c’est les petits détails qui s’accumulent et créent le sentiment final de l’évènement dans son ensemble.
Prochaine étape : Vous pouvez apprendre comment développer votre attention aux détails pour augmenter vos chances de créer un évènement parfait.
3. Budgétisation
Oui, c’est bien le mot en B tant redouté qui s’est une fois de plus glissé au sein de cette liste. Comme toute entreprise nécessitant des ressources, vous aurez besoin de compétences en budgétisation pour organiser un évènement.
Le rôle d’organisateur d’évènement vous demandera de comprendre vos dépenses et les façons dont vous pouvez trouver de nouvelles sources de revenus pour équilibrer vos comptes.
Prochaine étape: Lisez notre guide sur comment gérer le budget d’un évènement pour que vous comptes soient justes.
4. Communication
La capacité à communiquer clairement et efficacement avec les gens est également l’une des compétences d’organisation d’évènements les plus importantes.
Votre rôle d’organisateur d’évènement vous amènera à côtoyer un large panel de gens :
- Spectateurs
- Restaurateurs et autres marchands
- Gérants de sites et personnel
- Orateurs et animateurs
- Bénévoles et organismes caritatifs
- Agences de relations publiques
- Influenceurs et célébrités
- Inspecteurs des services sanitaires
- Comptables
- Assurances
- Journaux et stations radio
- Mécènes
- Sponsors
- Les gens sur les réseaux sociaux
Vous devrez écouter les attentes et préoccupations de tout le monde. Au passage, vous devez également communiquer votre propre vision et vos propres attentes pour vous assurer que vous êtes tous sur la même longueur d’onde.
Voici quelques-uns des aspects de votre rôle d’organisateur d’évènement qui vous demanderont de bonnes compétences en communication :
- Rédiger les propositions d’évènements et contrats
- Créer le matériel promotionnel pour vendre les billets
- Briefer et débriefer votre équipe
- Réseautage avec d’autres entreprises
- Négocier avec les sites et marchands
- Faire preuve de gratitude et recueillir des retours
- Tenir les évènements et faire les annonces
Prochaine étape : Vous pourriez vous aider de cette liste de différents moyens d’améliorer vos compétences en communication.
5. Leadership
Une partie du rôle d’organisateur d’évènement consiste à déléguer des tâches à d’autres gens. Qu’ils soient le personnel de l’évènement, des bénévoles, les membres de votre famille, ou des fournisseurs tiers, vous devrez forcément impliquer d’autres gens à un moment donné.
Les bons leaders sont capables :
- D’utiliser les forces personnelles de chaque membre de l’équipe
- De déléguer des tâches et de fournir des instructions claires
- De faciliter la communication entre les membres de l’équipe
- D’inspirer et de motiver les gens à faire de leur mieux
- De créer un sentiment de confiance et de transparence
En d’autres termes, vous devez unir les gens autour d’un objectif commun et vous assurer que tout le monde s’entende correctement et fasse de son mieux.
Prochaine étape : Jetez un œil à cet article approfondi qui met en lumière les qualités d’un bon leader.
6. Réseautage
La planification d’évènement consiste à réunir les gens. Et dans un certain sens, cela revient à créer un réseau. Mais il y a également tout un jeu de réseautage qui se déroule en coulisses.
Que vous soyez un novice ou un vétéran, vous devez constamment construire et maintenir des relations professionnelles avec tous les partis mentionnés ci-dessus (voir #3).
Le rôle d’organisateur d’évènement vous demandera peut-être également de participer à des évènements de réseautage social ou de rejoindre des groupes en ligne où vous pourrez entretenir vos relations.
Prochaine étape : Poursuivez votre lecture sur comment améliorer vos compétences en réseautage et envisagez de rejoindre des organisations comme l’Association of Event Organisers.
7. Vente et négociations
Si vous êtes un organisateur d’évènement professionnel, alors vous êtes déjà dans l’évènementiel. Ce qui signifie que vous portez également les casquettes d’agent marketing, de négociateur, et de vendeur.
Vous devez vendre le concept de votre évènement aux potentiels spectateurs, donateurs, sponsors, influenceurs, et bénévoles. Ce qui implique des compétences en vente et en marketing.
De même, vous devez négocier un bon prix pour le site, la restauration, les fournitures, le divertissement, et tout ce dont vous aurez besoin pour que votre évènement soit un succès retentissant.
Prochaine étape : Lisez notre guide sur comment négocier avec les sites et les marchands pour améliorer vos compétences.
8. Service clientèle
Bien que vous soyez confronté à un grand nombre de gens, des sponsors aux influenceurs, aucun groupe n’est plus important que celui des gens qui participent à votre évènement.
Les spectateurs de l’évènement sont les clients, et le client a toujours raison, même quand il a tort, qu’il se montre injuste et qu’il vous donne envie de vous arracher les cheveux.
Prochaine étape : Voici une bonne liste d’astuce sur comment gérer les clients difficiles pour vous en sortir au mieux.
9. Alphabétisation technique
Les organisateurs d’évènements doivent disposer de bonnes connaissances en matière de technologie. Les machines et l’automatisation ont rendu la planification et l’exécution d’évènements bien plus simples, mais vous devez tout de même savoir les faire marcher.
Voici quelques applis et appareils que vous devez réussir à maitriser :
- Logiciel de gestion d’évènement
- Réseaux sociaux
- Applis de billetterie
- Logiciel de marketing email
- Microsoft Office & Google G-Suite
- Outils de gestion de projet
- Équipement A/V (caméras, micros, éclairage, et projecteurs)
Prochaine étape : Jetez un œil à notre liste d’outils d’organisation d’évènements gratuits pour vous aider à organiser au mieux votre travail.
10. Une large connaissance des évènements
Ceci pourrait sembler bien évident, mais vous devriez avoir des connaissances générales sur ce qu’implique l’organisation d’un évènement.
Inutile de devenir expert sur le travail de DJ, mais vous devez savoir ce dont un DJ a besoin pour faire son travail.
Et c’est valable pour tous les membres impliqués dans votre évènement. Assurez-vous d’avoir des bases dans tout ce qu’ils font pour pouvoir déléguer et accommoder les postes au mieux.
Voici quelques autres connaissances des évènements dont vous aurez besoin :
- Comment créer un plan de salle
- Combien de temps prend le service d’un repas
- Quel équipement A/V est nécessaire
- Comment estimer la capacité d’un lieu
- Comment rechercher les vendeurs pour un évènement
Prochaine étape : Vous pouvez apprendre toutes ces choses en vous baladant sur notre blog ou en vous engageant dans un cours d’organisation d’évènement.
Vous vous sentez mieux équipé ?
Si vous parvenez à maitriser ces 10 compétences d’organisation d’évènements, vous serez bien mieux lancé sur votre carrière dans l’évènementiel.
Nous avons oublié quelque chose ? N’hésitez pas à ajouter vos suggestions dans la section commentaires ci-dessous et à partager votre savoir avec vos homologues organisateurs d’évènements.