Rideau ! Vous l’avez fait ! Le spectacle est terminé, et vous êtes épuisé. Il est enfin temps de vous reposer.
Vraiment ?
Vous avez déjà lu les articles de notre blog sur comment organiser un spectacle, comment le promouvoir, et quoi faire le jour même. C’est forcément terminé, non ?
Eh bien non. Et la suite est importante.
Il est temps de découvrir comment donner correctement suite à un spectacle.
1. Remercier tout le monde
Une fois le spectacle terminé, la première chose à faire est de remercier tous les gens impliqués. Sans les invités et l’équipe de l’évènement, il n’y aurait pas de spectacle, assurez-vous de les remercier comme il se doit.
Les invités
Avec un peu de chance, vous avez eu beaucoup de public à votre spectacle. Tellement qu’il vous faudrait toute l’année pour les remercier individuellement.
Il existe quelques moyens de remercier tout le public. Vous pouvez envoyer aux gens un email de remerciement ou poster un message sur les réseaux sociaux.
Le mieux reste de faire les deux. Rédigez un message général sur vos profils de réseaux sociaux, et envoyez un email plus complet.
Vous devriez inclure des liens vers les photos et vidéos de la soirée dans votre email, ainsi qu’un questionnaire d’évènement (plus d’informations ci-dessous).
Ainsi, vous ne les remercierez pas seulement, mais vous leurs rappellerez également à quel point la soirée était géniale. Et vous collectez des retours très utiles.
Les orateurs et animateurs
Vous devriez également remercier les gens que le public est venu voir. Sans eux, l’évènement se serait résumé à un site vide avec des gens se regardant dans le blanc des yeux en silence pendant quelques heures.
Comme les animateurs seront moins nombreux que les spectateurs, vous pouvez leur envoyer un message de remerciement personnalisé.
Encouragez-les à partager quelques-uns des points forts du spectacle sur leurs profils sur les réseaux sociaux. C’est de la bonne publicité pour vous en tant qu’organisateur tout comme pour eux en tant qu’artistes.
Le site et les marchands
La gestion du site, le personnel, et tout fournisseur impliqué aura joué un rôle immense dans le succès du spectacle.
Envoyez-leur également des notes personnalisées pour leur faire savoir à quel point ils ont été géniaux. Ils apprécieront le compliment, et cela aidera énormément dans la construction de relations à long terme.
Les sponsors et donateurs
Si vous êtes parvenu à obtenir des partenariats avec des entreprises, alors vous devriez également les remercier. C’est également vrai pour tous les donateurs si votre spectacle avait un but caritatif.
Les sponsors et donateurs pourraient être particulièrement intéressés par les données que vous avez collecté de l’évènement. N’hésitez pas à leur donner les chiffres de participation et les données récupérées via les réseaux sociaux.
L’équipe de votre évènement
Les derniers mais ceux que vous ne devez surtout pas oublier, l’équipe de votre évènement. L’organisation d’évènement peut s’avérer être un vrai casse-tête, et une bonne équipe vous aide à ne pas devenir fou avant d’en avoir terminé.
Si votre budget le permet, pourquoi ne pas les inviter pour un diner ou quelques verres ? Montrez leur de l’amour et célébrez en équipe le succès du spectacle.
Astuce : Jetez un œil à ces modèles d’emails pour faire suite à un évènement pour un peu d’inspiration pour le votre.
2. Demander des retours
Votre spectacle a sans l’ombre d’un doute été génial, mais rien ni personne n’est parfait. Et c’est une bonne chose dans la mesure où cela vous laisse une marge pour progresser et apprendre de nouvelles choses.
Demandez des retours à tous les gens impliqués. Vous ne pouvez pas faire cela aussi simplement que pour l’envoi de remerciements.
Vous pouvez demander aux gens de noter le spectacle sur une échelle de un à cinq, mais cela ne vous apprend pas grand chose. Le mieux est de poser des questions précises qui pourraient vous aider à vous améliorer.
Voici quelques exemples de questions que vous pouvez poser :
- Qu’avez-vous le plus apprécié à propos du spectacle ?
- Qu’avez-vous le moins apprécié à propos du spectacle ?
- Envisageriez-vous de participer à un spectacle similaire à l’avenir ?
- Est-ce que vous emmeneriez un ami avec vous au prochain spectacle ?
Astuce : N’hésitez pas à combiner un système de notation avec des questions précises. Utilisez un site web tel que SurveyMonkey pour générer rapidement des questionnaires de retours.
3. Analyser les données
Maintenant que vous avez collecté les retours de tout le monde, il est temps d’observer les données. Vous devriez également disposer de plusieurs autres ensembles de données.
Voici quelques-unes des choses que vous devriez regarder :
- Vente de billets
- Engagement sur les réseaux sociaux
- Retours des spectateurs
- Mentions dans les médias
- Budget du spectacle (plus sur le sujet par la suite)
Astuce : Vous pouvez lire notre guide sur comment évaluer les évènements pour vous faire une meilleure idée de quoi rechercher.
4. Clore le budget de votre évènement
Le spectacle étant désormais terminé, il est temps de vous plonger dans les comptes. Vous devez calculer vos revenus et dépenses, et payer tous les gens impliqués.
Voici quelques-unes des choses que vous devriez faire pour organiser les finances :
- Calculer combien vous avez fait avec les ventes de billets (et de nourriture, de boissons et de produits dérivés).
- Payez les animateurs, la gestion du site, l’équipe technique, l’équipe de l’évènement, et tous les vendeurs.
- Comparez les chiffres finaux avec le budget initial de votre spectacle.
- Partagez les détails avec les donateurs et sponsors qui ont soutenu le spectacle.
Maintenant que vous avez une vue d’ensemble d’où votre argent est parti, vous savez quoi faire la prochaine fois. Peut-être que vous avez trop dépensé sur la nourriture et trop peu dans le marketing.
5. Tenir une réunion de débriefing
Vous avez désormais remercié tout le monde, demandé des retours, analysé les données, et clos les comptes. Il est maintenant temps de revenir sur le spectacle dans son ensemble avec votre équipe.
Tenez une réunion avec l’équipe et débriefez tout le monde. Lisez-leur les retours généraux que vous avez reçu et demandez-leur des avis supplémentaires.
Le but de la réunion devrait être d’identifier les choses qui ont marché et celles qui ont pêché. Puis vous devez travailler sur des solutions pratiques pour améliorer votre prochain spectacle.
C’est également un excellent moment pour revoir les objectifs de votre spectacle. Voyez s’ils étaient réalistes ou non. Ceci vous mettra en meilleure posture lorsque vous organiserez votre prochain spectacle.
Astuce : Voici quelques excellentes suggestions pour un débriefing d’évènement efficace.
6. Organiser votre matériel promotionnel
Si vous avez suivi notre blog, vous aurez désormais énormément de matériel promotionnel potentiel. Par exemple, si vous avez fait un streaming en direct du spectacle, vous avez désormais plus d’une heure de vidéo disponible.
Vous devriez également disposer d’une pléthore d’images prises par le photographe que vous avez engagé. Tout ce matériel promotionnel est de l’or en barre pour la promotion de votre prochain spectacle.
Utilisez les images que vous avez pour créer une vidéo de présentation du spectacle. Créez de courtes vidéos, des memes, des GIFs, des bêtisiers, et tout ce que vous pouvez poster sur les réseaux sociaux.
L’objectif ici étant de maintenir l’engouement autour de votre spectacle et de donner envie aux gens d’assister au prochain.
Pour résumer
Le spectacle ne s’arrête pas juste parce que les lumières sont éteintes et que les spectateurs sont rentrés chez eux. En tant qu’organisateur d’évènements, votre performance dure 365 jours.
L’intérêt de donner suite après un évènement est de :
- Montrer votre appréciation
- Obtenir des retours
- Construire des relations à long terme
- Créer de l’engouement pour le prochain évènement
Avec un peu de chance, votre prochain spectacle sera encore plus légendaire que celui-ci !