Si vous aimez vraiment faire les choses de la manière pénible, essayez de prendre en charge un évènement entier par vous-même. Pour notre part, nous aimons vivre selon le vieil adage : « De nombreuses mains allègent le travail ».
En vérité, peu importe la taille de votre équipe, faire tourner un évènement sera compliqué (si c’est un bon évènement). Mais quoi qu’il en soit, vous pouvez vraiment vous alléger la tâche grâce à l’aide de vos amis. Ou de vos employés, plus vraisemblablement.
Mais voilà l’essentiel : Souvent, l’embauche de personnel pour votre évènement est fondamentalement essentielle.
Nous aimerions vous dire qu’il n’y a pas de mauvaise façon de sélectionner le personnel d’un évènement, mais…
Vous feriez mieux de le faire intelligemment et avec un soupçon de prudence. Utilisez ce guide lorsque vous recrutez le personnel de votre évènement, et vous serez bien parti pour un rassemblement animé.
1. Quels sont les principaux rôles du personnel d’un évènement ?
Déterminer les postes pour un évènement n’est pas toujours aussi simple que pour les postes d’une entreprise classique. Le rôle prévu pour l’employé déterminera à peu près tous les critères du processus d’embauche. Alors avant de parler de la façon d’embaucher du personnel pour votre évènement, voici quelques-uns des rôles et postes dont vous pourriez avoir besoin.
1. Jobs de terrain
Ceux-ci sont les postes basiques de tout évènement. Vos employés de terrain peuvent faire certaines de choses suivantes :
- Scanner ou vendre les billets à l’entrée
- Fournir des informations basiques sur l’évènement aux participants
- S’occuper des enfants
- Aider les marchands
- S’occuper du montage/démontage
- Nettoyer après l’évènement
2. La sécurité
Inutile ici de vous diriger vers une entreprise de sécurité spécialisée pour gérer l’intégralité de la chose. Cependant, un petit peu d’aide pour garder les choses dans un cadre approprié ne peut pas faire de mal.
3. Les vendeurs
Les vendeurs sont souvent des groupes tiers que vous invitez à votre évènement. Cependant, vous pouvez également embaucher vos propres vendeurs pour tenir certains stands ou attractions.
4. Le marketing
Difficile de s’engager dans le monde du marketing sans connaissances ! Vous pourriez vouloir embaucher un professionnel pour gérer la campagne de votre évènement.
5. La logistique et l’organisation
Qu’est-ce qui va se passer durant l’évènement, heure par heure ? Comment s’organise le site ? Que se passe-t-il si un orateur manque à l’appel au dernier moment ? Plus l’évènement est conséquent, plus vous devriez embaucher de personnel d’organisation.
Astuce : Il n’est pas inutile de chercher quelques compétences en premiers soins chez vos potentiels embauches. Sinon, certains groupes fournissent aux évènements du personnel médical entrainé.
6. La nourriture et le divertissement
Que votre évènement soit un évènement culinaire, ou simplement un évènement avec de la nourriture, vous devrez remplir certains des rôles suivants. Et pourquoi ne pas offrir aux participants un peu de divertissement pendant qu’ils mangent ?
- Cuisinier : À moins que vous ne décidiez d’engager une entreprise de restauration, eh bien, la nourriture ne va pas se préparer d’elle-même !
- Serveurs : Selon l’évènement, il pourrait être judicieux d’inclure du personnel de service. Surtout si le fait d’aller chercher la nourriture pourrait impacter l’expérience du spectateur.
- Accueil & placement : Si vous désirez ajouter une petite touche personnelle à l’accueil, ou que vous avez un placement précis à respecter, un hôte ou une hôtesse peut être une touche très appréciable.
- Animateur : Pour les évènements structurés, les débats, ou les évènements qui se concentrent sur une performance, un bon animateur peut ajouter la touche de professionnalisme dont votre évènement a besoin. Sinon, les conférenciers et artistes devront se diriger et se présenter eux-mêmes sous les projecteurs, ce qui pourrait avoir un côté gênant et bizarre.
2. Où trouver du personnel d’évènement ?
Si le fait de placer une annonce dans le journal local a marché pour Gramps, alors cela devrait marcher pour vous !
On rigole. Vous pouvez exploiter la presse locale si vous le désirez vraiment, mais vous devriez vraiment tenter de passer par des solutions en ligne dédiées.
Il existe deux moyens basiques que nous recommandons :
1. La méthode DIY
Les portails de recherche en ligne vous permettent de mettre la main à la pâte, figurativement. De cette façon, vous devrez effectuer manuellement vos recherchez via une plateforme numérique.
Dans les faits, vous placez une annonce du type « besoin d’aide » sur un site web. Ce site web simplifie le processus en attirant les utilisateurs qui recherchent le type de poste que vous offrez. Voici quelques sites de ce type que vous pouvez utiliser :
Si vous souhaitez gérer tout le processus d’embauche par vous-même, c’est la façon de le faire.
Astuce : Cet article offre une plus longue liste de sites sur lesquels vous pouvez chercher du personnel pour votre évènement.
2. Sous-traitance
Vous montez un évènement. Vous avez tellement de pain sur la planche que le simple fait de penser à faire votre recrutement par vous-même vous donne de l’urticaire.
La sous-traitance à des agences de recrutement est tout à fait normale. Ainsi, vous laissez les entretiens être effectués par des professionnels assermentés.
Voici une courte liste d’entreprises de recrutement de personnel d’évènementiel :
Les groupes qui se spécialisent dans le secteur de l’évènementiel peuvent aider à recruter du personnel d’évènement grâce à des techniques et stratégies d’entretiens conçues pour déceler les meilleurs pour chaque poste.
Astuce : Il existe certaines agences de recrutement qui conservent une liste de travailleurs expérimentés. Vous décrivez vos besoins, et ils vous présentent les bons candidats.
3. Comment recruter du personnel d’évènement ?
Si vous prévoyez de faire le recrutement vous-même, ce n’est pas très différent du processus de recrutement classique. Mais dans le cas d’un évènement, les postes sont très probablement temporaires. De plus, le personnel d’évènement pourrait avoir besoin de compétences particulières, comme la gestion d’un stand de merchandising ou de la sécurité d’un évènement.
Voici un bref aperçu de la marche à suivre lorsque vous embauchez du personnel pour un évènement.
1. Faire une description
Vous devrez probablement rédiger une description de poste pour votre personnel d’évènement, peu importe la façon dont vous effectuez votre recrutement. C’est tout un art, et c’est très important.
Astuce : Voici un modèle de description de poste pour un évènement, pour vous donner une idée de ce à quoi elle devrait ressembler.
2. L’entretien
Il est temps de séparer le bon grain du mauvais !
Mener un entretien est un processus délicat, même pour le poste le plus simple. Tout se résume aux questions que vous posez. Voici quelques questions utiles pour un entretien d’embauche pour un job sur un évènement :
- Pouvez-vous décrire votre expérience dans l’évènementiel ?
- Qu’est-ce qui vous a attiré par rapport à ce poste ?
- Quelles sont vos forces et comment les utilisez-vous dans la sphère de la gestion d’évènement ?
- Êtes-vous réactif sous la pression ?
- Comment gérez vous les surprise durant les évènements ?
- Décrivez une fois où vous avez dû effectuer une tâche pour laquelle vous n’aviez pas été formé. Comment l’avez-vous gérée ?
- Dans quel(s) domaine(s) de la planification d’évènements avez-vous besoin de vous perfectionner ou de vous former ?
- En tant que participant, qu’est-ce qui rend, pour vous, un évènement agréable ?
- Qu’est-ce qui fait que vous aimez travailler avec les organisateurs d’évènements en particulier ?
- Est-ce que quelque chose vous empêche de travailler tard, le weekend, pendant de longues heures, ou au dernier moment ?
Astuce : Vous avez trouvé un candidat qui vous intéresse ? Les postes sur les évènements sont uniques, mais tentez de garder ces bases universelles à l’esprit lorsque vous faites votre recherche.
Préparer votre équipe
Les bons employés peuvent vraiment faire la réussite ou l’échec d’un évènement. C’est l’une des parties de l’organisation d’évènement qui aura toujours besoin de votre attention.
Et vous les organisateurs d’évènements vétérans, quel est votre processus de recrutement ? Partagez vos méthodes ci-dessous !
