Les évènements sont censés être amusants.
Mais comment vous assurer que tout le monde passe un bon moment et que l’argent afflue vers vos caisses ? Et est-ce que ce sont bien les bonnes personnes qui ont participé ?
Si vous souhaitez rester du côté du succès, voici cinq erreurs d’organisation d’évènement à éviter.
1. Ne pas connaitre votre public
Ne pas connaitre votre public est comme tirer à l’aveugle.
Laissez-nous vous dépeindre à scénario qui peut mener à un évènement raté. Vous avez monté un évènement d’entreprise pour aider le lancement de votre nouvelle plateforme de gestion de projet.
Lors du grand jour, la salle de conférence est pleine à craquer d’étudiants en business et de managers en herbe. Il n’y a qu’une poignée de managers marketing : les preneurs de décisions. Vous n’allez pas faire énormément de ventes. Vous êtes en mauvaise passe.
Qu’est-ce qui s’est mal passé ?
Vous avez lancé un évènement sans avoir une idée claire de votre public cible et avez fait votre promotion auprès des mauvaises personnes. Vous devriez commencer par vous faire une idée précise de votre public pour donner à votre évènement une vraie chance de réussir.
Comment identifier votre public cible ?
Voici quelques astuces :
Créer un client type
La création d’un client type réaliste et détaillé est une pratique très courante en marketing. Un client type est une représentation semi-fictionnelle de la personne que vous vous attendez à voir se présenter à un évènement. Commencez par identifier leur :
- Âge
Font-il partie de la génération X, des milléniaux, ou d’un public plus âgé ? - Sexe
Vos spectateurs ont-ils plus de chance d’être des femmes ou des hommes ? - Niveau de revenu ou type d’emploi
Ceci influencera le niveau d’exclusivité que vous visez, entre-autres choses.
D’autres variables importantes sont le lieu, les hobbies, et les centres d’intérêts.
Astuce : Pour en apprendre plus sur le développement d’un profil type, jetez un œil à ce guide.
Conduire des recherches
Apprenez-en plus sur les habitudes de votre client type par des recherches. Vous pouvez faire cela par :
- Des sondages
Envoyez des sondages via des services basés sur le web comme SurveyMonkey ou des questionnaires papier. - Interviews
Trouvez une zone de fort trafic où votre client type a des chances de se trouver. Les salons professionnels, par exemple, sont des lieux plausibles. Posez-leur quelques questions à propos de leurs attentes par rapport à un évènement comme le votre. - Groupes de discussion
Trouvez un petit groupe de personnes qui correspond à votre client type. Lancez des discussions de groupe avec eux et organisez des sessions de questions-réponses. - Étudier les données passé
Des outils tels que gov.uk peuvent aider à identifier des populations-clés et à examiner les formulaires de dédouanement des évènements passés.
Astuce : Pour plus de détails, jetez un œil à notre guide sur les 6 Meilleurs Moyens d’Identifier le Public Cible d’un Évènement.
2. Ne pas savoir pourquoi ils participent à l’évènement
Alors maintenant vous savez des choses sur votre public cible. La prochaine question est : « Que peut bien procurer votre évènement à leur vie ? ». Vous savez pourquoi ils voudraient participer à votre évènement ?
En tant qu’organisateur d’évènement, c’est l’ultime question. Nous vivons dans une ère où les gens veulent des expériences personnalisées. Ils sont également très sélects quant aux évènements auxquels ils passeront du temps.
L’« Étude de Décision de Participation” avec 8.992 participants indique que :
- 92% participent à des évènements pour apprendre
- 78% cherchent le lieu adéquat
- 76% veulent des opportunités de réseautage
Évaluez cette information selon votre public cible pour déterminer votre proposition de valeur. Leur besoin le plus important est-il d’apprendre, de voyager, de réseauter, ou de trouver des opportunités d’investissements ? Trouvez des moyens de combler leurs attentes.
Astuce : Besoin de plus d’aide pour la création d’une proposition de valeur fantastique ? Jetez un œil à ce guide.
3. Faire du marketing sur les réseaux sociaux sans réfléchir
Les réseaux sociaux sont l’outil de promotion d’évènement idéal pour les organisateurs d’évènements. Les milléniaux sont la tranche d’âge la plus susceptible de participer à un évènement. Une énorme portion de 67% des milléniaux aiment beaucoup participer à des évènements (suivit de près par 66% des membres de la génération X).
Le moyen le plus simple de cibler ces deux groupes est via les réseaux sociaux et les interactions en ligne. SproutSocial annonce que 75% des gens ont des chances de payer pour un billet d’évènement s’ils le voient sur les réseaux sociaux.
Ne sous-estimez pas l’importance du marketing d’un évènement.
Cas d’école : Un commercial de Google for Entrepreneurs au Campus London monte un évènement sur le hacking et la cyber-sécurité. Vous pourriez penser que du contenu aussi intéressant, un grand nom de marque, et le soutient d’une grande entreprise seront suffisant pour attirer les foules.
Pas vraiment.
L’évènement n’a eu que 18 spectateurs, assistant à des présentations fantastiques au milieu d’une mer de sièges vides. Pratiquement rien n’a été fait pour la promotion de l’évènement, et le marketing sur les réseaux sociaux aurait fait une énorme différence.
Attention, cependant. Une campagne promotionnelle mal pensée sur les réseaux sociaux peut s’avérer être la démise de votre évènement.
Vous vous souvenez de la débacle Starbucks « Spread the Cheer » ?
Une campagne automatisée #spreadthecheer en streaming live sur grand écran a l’air cool. Oublier de mettre quelqu’un à l’écran était définitivement une mauvaise idée.
Et quid de la publicité super bizarre d’H&M « Coolest Monkey in the Jungle » sur les réseaux sociaux ?
Astuces pour le marketing d’évènement sur les réseaux sociaux
Ne pas trop forcer les choses
Tenter de vendre votre évènement à tout prix sans créer des liens avec les gens les fera fuir. Au lieu de cela, partagez, interagissez, et discutez.
Comprendre comment fonctionnent les réseaux sociaux
Les hashtags par exemple, peuvent facilement être détournés. Des outils tels qu’Everwall peuvent vous donner des droits de modération. Ne spammez pas votre public. Assurez-vous de toujours poster du contenu neuf, engageant et intéressant. Buffer peut vous aider avec la planification de votre marketing sur les réseaux sociaux.
Astuce : Assurez-vous d’être au top du marketing de votre évènement avec ces « 11 Étapes Éprouvées pour une Solide Stratégie Marketing d’Évènement. »
4. Manquer d’originalité
Les idées originales et créatives sont difficiles à trouver. Mais voici les clés du succès. La concurrence dans le domaine de l’évènementiel est intense. Un évènement original peut également être de ceux qui présentent des idées pas si originales mais d’une nouvelle façon.
Le côté unique de votre évènement ne devrait pas être freiné par l’idée elle-même. L’organisation et la façon d’offrir la chose comptent également.
Un évènement original devrait impressionner et ébahir vos spectateurs.World’s Biggest Coffee Morning, une initiative de levée de fonds contre le cancer de Macmillan Cancer Support a tendance à énormément innover par rapport aux idées caritatives classiques. Ils lèvent des fonds en demandant et en permettant à des gens d’organiser des matinées café avec des amis, des collègues ou de la famille.
De l’autre côté du spectre se trouvent des festivals de musique estivaux en danger tels que Safe as Milk ou le Down to the Woods Festival. Ils ont été annulés par manque de ventes de billets. Leurs line-ups répétitifs ne parviennent plus à attirer aussi bien la foule qu’avant.
Si vous souhaitez être plus original…
… voici quelques moyens de rendre votre évènement réellement unique :
Penser à un thème original
Pourquoi ne pas ajouter un peu de piquant à l’ambiance de l’évènement ? Donnez libre cours à votre imagination et puisez de l’inspiration partout où vous le pouvez. Visitez des forums et blogs dans cet esprit comme Event Manager Blog.
Astuce : Besoin d’un coup de pouce pour trouver le thème de votre évènement, jetez un œil à Comment Choisir le Thème d’un Évènement (Et Quoi Inclure)
Utiliser la technologie pour stimuler les spectateurs le jour de l’évènement
Utilisez les technologies de réalité virtuelle et augmentée pour permettre à vos spectateurs d’être plus engagés et actifs lors de l’évènement. Invitez les à répondre à de petits sondages sur leurs smartphones durant les sessions. Affichez leurs résultats en temps réel sur de grands écrans en utilisant des graphiques pour susciter l’intérêt.
Astuce : Pour de l’inspiration quant à l’utilisation de technologies de réalité virtuelle pour les évènements, jetez un œil à cet article.
5. Ignorer la loi de Murphy
Le Fyre Festival est un excellent exemple d’évènement bien fondé ayant échoué, en grande partie du fait d’un manque de compétences en organisation d’évènement.
Est-ce que cela veut dire que les évènements parfaitement organisés se déroulent selon le plan ? Non.
Mais les bons organisateurs d’évènements comprennent la loi de Murphy. Les mauvaises surprises sont légion dans le monde de l’organisation d’évènements. Parvenir à faire tourner les choses en toutes circonstances fait partie du travail.
Conduisez toujours une évaluation des risques et mettez sur papier tous les plans d’urgence.
Les potentiels soucis de dernière minute et comment les régler
Certains des désastres les plus communs lors d’évènements incluent. :
1. Intempéries
Prévoyez un plan en cas de pluie qui puisse être communiqué à tous vos spectateurs. Si c’est une urgence interne, faites-le leur savoir. Partagez les détails sur les annulations, remboursements et reprogrammation à l’avance. Vous pouvez toujours utiliser une plateforme de billetterie en ligne. Ceci peut vous aider à garder la face et à gérer les remboursements dus à des soucis de dernière minute.
2. Trop de monde
Surveillez attentivement vos inscriptions Limitez les ventes de billets et créez une liste d’attente. Ou pensez à changer pour un site plus grand.
3. Personne ne vient
Ce scénario est répandu parmi les évènements au marketing médiocre ou à l’entrée gratuite. Utilisez une plateforme de billetterie vous permettant de surveillerles chiffres.
Astuce : Jetez un œil à notre liste Des Meilleurs Outils d’Organisation d’Évènements En Ligne pour vous aider à garder le contrôle.
Monter un évènement à succès
Il est douloureux de voir un évènement prometteur faire un bide lamentable à cause des erreurs ci-dessus.
Nous espérons que vous en savez maintenant suffisamment pour éviter les plus gros écueils de l’organisation d’évènements.
C’est l’heure de concocter des évènements mémorables pour vos spectateurs !
