Si vous organisez un évènement dans le but de lever des fonds pour une bonne cause, vous venez de toucher le jackpot. Nous avons réuni toutes nos connaissances sur le sujet dans ce guide ultime pour un évènement caritatif réussi.
Ce que vous apprendrez au fil de ce guide :
- Comment tirer le meilleur parti de la phase de planification
- Les façons de promouvoir gratuitement votre évènement caritatif
- Que faire en tant qu’hôte le jour de l’évènement
- Comment transformer vos invités en donateurs en donnant suite à l’évènement
1. Planifier votre évènement caritatif
Les évènements caritatifs font partie des évènements les plus difficiles à organiser. Non seulement vous devez prendre en compte tous les aspects liés à tous les évènements, mais vous devez en plus soutenir une bonne cause.
Voici un bref résumé de tous les aspects que vous devez prendre en compte durant la phase de planification :
Le thème
Assurez-vous que le thème de votre évènement s’aligne avec la cause pour laquelle vous levez des fonds.
Les objectifs
Définissez un objectif mesurable pour la quantité d’argent que vous souhaitez lever ou pour combien de donateurs vous souhaitez voir s’inscrire.
Le budget
Créez un budget qui prenne en compte le divertissement, le site, la restauration, le personnel, le marketing, et la sécurité de votre évènement.
Les bénévoles
Recrutez des bénévoles pour vous aider à organiser l’évènement et à faire en sorte que tout se déroule sans accroc le jour J.
Les sponsors
Approchez des sponsors potentiels pour vous aider à couvrir les couts de l’évènement en échange d’un peu de publicité.
Les donations
Trouvez un moyen d’accepter les donations, comme les billets ou les ventes de produits dérivés.
Les vendeurs
Recherchez des vendeurs spécialisés dans les évènements, comme des restaurateurs, photographes, location d’équipement, et planificateur média.
Recruter des bénévoles peut souvent se faire dès le tout départ. Ce qui vous permettra de déléguer les nombreuses autres choses qui composent votre to-do list.
Que faire maintenant
Nous avons créé un guide détaillé et complet sur comment vous en sortir au mieux sur chaque point évoqué ci-dessus. Nous avons également une liste d’idées de levées de fonds qui peut vous aider à trouver un peu d’inspiration. Lisez les deux pour vous assurer de connaitre toutes les bases.
Plus de lecture : Comment Organiser un Évènement Caritatif : 10 Étapes Clés et 61 Idées Uniques d’Évènements de Levée de Fonds pour la Charité.
2. Promouvoir votre évènement caritatif
La promotion des évènements caritatifs doit être faite comme pour tout autre type d’évènement. Mais lorsqu’il s’agit de soutenir une bonne cause, il faut faire d’autant plus attention à où l’argent est dépensé.
Voici quelques points à considérer lorsque vous faites la promotion de votre levée de fonds.
Le budget
Faites attention à l’argent que vous investissez dans la promotion et sur quels canaux vous la faites.
Le marketing
Soyez sélectif par rapport aux endroits où vous faites votre publicité, et assurez-vous que votre marketing s’aligne avec le message et le ton adopté par l’organisme caritatif que vous représentez.
Les « Street Teams »
Demandez à vos bénévoles de composer une « street team » et de vous aider à faire la promotion en ligne comme hors ligne.
Le message
Incluez le message central de votre évènement caritatif dans tout votre matériel promotionnel pour mettre l’emphase sur la bonne cause.
Les réseaux sociaux
Utilisez les réseaux sociaux pour un peu de promotion gratuite et maximiser la visibilité de votre évènement.
Les influenceurs
Voyez si vous pouvez obtenir l’aide d’influenceurs de réseaux sociaux portant un intérêt pour la cause soutenue par votre évènement.
La billetterie
Trouvez un partenaire de billetterie en mesure de vous offrir une réduction pour les évènements caritatifs.
Les radios et journaux
Demandez aux radios et journaux locaux s’ils seraient d’accord pour faire gratuitement ou à un prix réduit la promotion de votre évènement.
L’avantage qu’ont les évènements caritatifs sur les autres est que la plupart des gens et des institutions sont ravies de les aider. N’ayez pas peur de demander des faveurs et réductions !
Que faire maintenant
Nous savons qu’il peut être difficile de faire la promotion d’un évènement sans un budget minimal, nous avons donc concocté un guide complet pour vous. Cliquez sur le lien ci-dessous pour en apprendre plus sur comment promouvoir une levée de fonds.
Plus de lecture : 20 Façons de Promouvoir un Évènement Caritatif.
3. Tenir votre évènement caritatif
En tant qu’hôte, votre boulot est de vous assurer que tout le monde passe un bon moment : les invités comme les bénévoles. Mais vous devriez également être en mode promo le jour de l’évènement.
Voici quelques-unes des tâches pour votre to-do list d’hôte d’évènement caritatif :
Le briefing
Briefez vos bénévoles sur comment accueillir et enregistrer les invités, donnez leur un programme de la journée, et dites leur quoi faire en cas d’urgence.
Le site
Préparez le site en arrangeant les sièges, en installant la décoration, et en fournissant aux invités une signalisation pour les directions.
La logistique
Préparez la logistique en vérifiant s’il n’y a pas de changements de dernière minute quant-au trafic ou à la météo, qui pourraient créer des retards.
L’équipement technique
Installez la scène et l’équipement technique, comme les micros, les systèmes-son, l’éclairage, les projecteurs, et les ordinateurs.
L’accueil
Accueillez les invités à leur arrivée, offrez-leur des amuse-bouches et si la situation l’indique, prononcez un bref discours de bienvenue.
Les réseaux sociaux
Demandez à vos bénévoles de vous aider à prendre des photos et vidéos de l’évènement, et encouragez les invités à partager leurs photos sur les réseaux sociaux.
Le nettoyage
Une fois les festivités terminées, il est temps de tout bien nettoyer et de dire au revoir aux invités.
Vous devriez également saisir l’opportunité de demander aux bénévoles comment ils s’en sont sortis durant l’évènement. Ainsi, vous obtiendrez de précieuses informations tant que leurs souvenirs sont frais.
Que faire maintenant
Nous avons créé un guide étape part étape sur comment tenir un évènement caritatif pour vous garantir les meilleurs résultats. Le lien ci-dessous vous y mènera directement.
Plus de lecture : Comment Tenir un Évènement Caritatif (En 9 Étapes).
4. Donner suite après votre évènement caritatif
Maintenant que votre évènement est terminé, vous avez, nous l’espérons, atteint vos objectifs de levée de fonds. Cependant, vous devriez tout de même donner suite aux invités pour voir si vous pouvez encore convertir quelques personnes en donateurs.
Voici les aspects à prendre en compte lors de la phase de suites de votre évènement caritatif :
Les chiffres
Jetez un œil aux fonds que vous êtes parvenu à lever, et analysez toutes les données chiffrées supplémentaires, comme l’engagement sur les réseaux sociaux.
Le budget
Une fois que vous savez combien de dons vous avez récolté, il est temps de fermer les comptes et de calculer votre recette finale.
Le contenu
Les donateurs, sponsors, et bénévoles aimeront tous voir quelques points forts de la levée de fonds. Faites une compilation du contenu que vous avez.
Les remerciements
Un gros « merci » à tout le monde est de rigueur. Une touche personnelle peut faire en sorte que vos bénévoles, sponsors, et donateurs se sentent spéciaux.
Le partage des résultats
En plus de votre gratitude, les gens impliqués dans votre levée de fonds s’intéresseront également à ses résultats.
Les retours
Lorsque vous envoyez vos messages de remerciement et partagez vos résultats, saisissez l’opportunité de collecter des retours au passage.
Le débriefing de l’équipe
Enfin, il est utile de débriefer votre équipe de bénévoles pour voir si vous avez atteint vos objectifs et déterminer ce qui peut être amélioré à l’avenir.
Que faire maintenant
Si vous souhaitez vous assurer de convertir un maximum d’invités en donateurs, vous devriez lire le guide ci-dessous, qui décrit justement comment faire.
Plus de lecture : 8 Idées pour Cultiver les Donateurs Lors des Suites d’un Évènement Caritatif.
On remballe !
Les évènements caritatifs peuvent s’avérer compliqués à mettre en place à cause des restrictions dans le budget, et souvent, dans le marketing. Mais vous êtes désormais bien mieux équipé pour faire face à ces chalenges.
Les points clés
Voici les points principaux que vous devriez retenir de ce guide :
- Assurez-vous que tout ce que vous prévoyez pour l’évènement s’aligne avec la cause caritative.
- Recrutez les bénévoles le plus tôt possible pour vous aider avec toutes les tâches devant être effectuées.
- Utilisez autant de canaux marketing gratuits (comme les réseaux sociaux) que possible.
- Donnez suite aux invités pour voir si vous pouvez récolter quelques dons supplémentaires.
Voilà l’essentiel ! Il y a quelque chose que vous souhaitez ajouter à ce guide ? Laissez-nous vos suggestions dans les commentaires ci-dessous.
