Bienvenue dans le guide ultime pour un évènement sportif réussi ! Ici, nous passerons en revue tout ce que vous devez savoir pour faire un bon engagement, une sortie phénoménale, et marquer des points avec vos spectateurs.
Ce que vous apprendrez au fil de ce guide
- Comment planifier chaque aspect de votre évènement sportif.
- Les façons dont vous pouvez le promouvoir pour vendre des billets.
- Vos responsabilités en tant qu’hôte le jour J.
- Comment transformer vos spectateurs en fans.
1. Planifier votre évènement sportif
La phase de planification a pour objectif de tenter de se faire une idée la plus générale possible avant de plonger dans les détails. Non seulement vous devrez formuler un budget et un emploi du temps, mais vous devrez également penser aux athlètes et sponsors.
Jetons un œil à ce à quoi ressemble le processus de planification :
La vue d’ensemble
Votre plan devrait inclure les objectifs et la faisabilité de l’évènement, combien de temps vous avez pour l’exécuter, et recruter les potentiels athlètes et sponsors.
Date, heure, et lieu
Une fois que vous vous êtes fait une vue d’ensemble du projet, il est temps de fixer quelques dates butoirs. À partir de quand pouvez-vous réserver le lieu, et dispose-t-il des commodités dont vous avez besoin ?
Réviser et peaufiner
Une fois que vous vous êtes fixé quelques dates butoirs, il est temps de réfléchir et de voir si votre plan d’ensemble a besoin ou non d’être révisé et ajusté.
Les sponsors
Maintenant que vous avez un plan, vous êtes en mesure de commencer à cherchez quelques financements et à approcher de potentiels sponsors.
Le programme
Programmez et orchestrez tout ce qui doit se passer le jour de l’évènement, et faites en sorte qu’il soit accessible aux familles.
Les fournitures
Vous ne pouvez pas faire fonctionner un évènement sportif sans quelques fournitures, mettez donc sur papier tout ce dont vous avez besoin, y compris les ballons, balles, trophées, sifflets, et tableaux de scores.
Santé et sécurité
C’est également le bon moment pour songer à quelques potentiels risques inhérents aux sports et à comment vous prévoyez de gérer les accidents s’ils se produisent.
Que faire maintenant
Nous avons couvert chacun de ces points plus en détails dans notre guide sur comment planifier votre évènement sportif.
Plus de lecture : Comment Planifier un Évènement Sportif : 7 Étapes Pratiques.
2. La promotion de votre évènement sportif
Les sports abusent du marketing, vous aurez donc affaire à énormément de concurrence dans ce domaine. Mais vous aurez également énormément d’opportunités de faire parler de vous via les nombreux canaux différents.
Le nom
Avant de faire la promotion de votre évènement, il est essentiel que vous lui trouviez un nom accrocheur. Assurez-vous qu’il soit facile à se remémorer et simple à écrire.
Les affiches
Les posters sont parfaits pour faire la promotion de votre évènement dans les gymnases, salles de sports, et autres endroits où vos spectateurs sont susceptibles de se trouver.
Les influenceurs
Que votre évènement soit restreint et local, ou un tournoi majeur, vous devriez trouver l’aide d’influenceurs pour vous aider à faire votre promotion.
Les réseaux sociaux
Créez un site web pour votre évènement et faites-en la promotion via un hashtag que les gens pourront utiliser pour en découvrir plus.
Les sponsors
Tout sponsor que vous arriverez à impliquer fera probablement de la promotion pour l’évènement, pensez donc à discuter avec eux de votre stratégie.
La billetterie
Utiliser une plateforme de billetterie pour faire la promotion de votre évènement vous facilitera grandement la vie.
Que faire maintenant
Vous venez de lire un bref résumé des nombreuses façons dont vous pouvez faire la promotion de votre évènement sportif. Dirigez-vous vers notre article dédié à la promotion d’évènements sportifs pour en apprendre plus.
Plus de lecture : 6 Stratégies Efficaces pour Promouvoir Votre Évènement Sportif.
3. Tenir votre évènement sportif
Le jour de l’évènement sera probablement la partie la plus stressante de toute l’organisation de l’évènement. Vous devrez vous assurer que tout le monde passe un bon moment, faire les annonces importantes, et gérer les risques.
La météo
Si votre évènement sportif se déroule en extérieur, n’oubliez surtout pas de vérifier les prévisions météo du jour.
Le briefing
Tenez un briefing avec votre équipe d’évènement et distribuez à chaque membre une copie du programme de l’évènement.
Santé et sécurité
Vérifiez que vous avez accès à un kit de premiers soins, et que quelqu’un sait comment l’utiliser.
L’équipement technique
Installez et testez tout l’équipement technique dont vous avez besoin pour faire les annonces, comme un micro et un système son.
Les équipements sportifs
Préparez tout l’équipement sportif que vous mettez à disposition, les buts, sifflets, et tableaux de scores.
Les rafraichissements
Assurez-vous que les athlètes disposent de suffisamment d’eau et de snacks sains à leur arrivée.
Les prix
Les prix que vous distribuez à l’équipe gagnante doivent être présentables et présentées.
L’enregistrement
Gardez une trace de qui se trouve à l’évènement en installant un tableau d’enregistrement pour les spectateurs et les athlètes.
Le contenu
Tous les fans de sports aiment revoir les moments forts d’un évènement auquel ils ont participé, faites en sorte de dédier quelqu’un à la tâche de prendre quelques clichés et vidéos.
Les réseaux sociaux
Affichez clairement le hashtag de votre évènement pour que tous les spectateurs sachent quoi entrer lorsqu’ils partagent leurs photos sur les réseaux sociaux.
La cérémonie de remise des prix
Sortez vos meilleures compétences en matière de discours publique lorsque vous distribuez les prix à l’équipe gagnante.
Le nettoyage
Assurez-vous que le site soit laissé parfaitement propre une fois que l’évènement est terminé et que tout le monde est rentré chez soi.
Que faire maintenant
Il y a énormément de choses à garder à l’œil lorsque l’on tient un évènement sportif. C’est pourquoi nous avons écrit un guide complet sur comment éviter au maximum de vous stresser.
Plus de lecture : 12 Points pour la Victoire : Comment Tenir un Évènement Sportif.
4. Donner suite après votre évènement sportif
La partie est peut-être terminée pour les athlètes et les spectateurs, mais pas pour vous, l’organisateur de l’évènement. C’est lorsque vous donnez suite après l’évènement que vous rappelez à tout le monde à quel point il était épique.
Dites merci
Sans les fans, les athlètes, les sponsors, et votre équipe, il n’y aurait pas eu d’évènement. Assurez-vous de remercier tout le monde comme il se doit d’être venu et de vous avoir aidé.
La couverture post-évènement
Il est désormais temps de partager tout le contenu génial que vous avez collecté le jour de l’évènement sur les réseaux sociaux et à votre liste d’emails.
Collecter des retours
Lorsque vous collectez des retours, n’oubliez pas de poser des questions précises pour obtenir des informations utiles qui vous serviront à améliorer votre prochain évènement.
L’évaluation
Une fois les retours collectés, vous devriez évaluer l’ensemble de l’évènement avec votre équipe.
Le plan
Une fois l’évaluation faite, vous êtes fin prêt à planifier votre prochain évènement sportif.
Que faire maintenant
Si vous souhaitez en lire plus sur les questions spécifiques à poser lorsque vous collectez des retours (et bien d’autres choses) nous avons un article sur comment donner suite après un évènement sportif.
Plus de lecture : Restez sur vos Pieds : Comment Donner Suite Après un Évènement Sportif.
On remballe !
But ! Vous avez désormais réuni toutes les connaissances dont vous avez besoin pour monter un évènement sportif réussi. Vous vous sentez revigoré ? Vous devriez !
Les points clés
Voici quelques-uns des points principaux que nous avons abordé dans ce guide :
- Prendre bien soin de penser au temps et à l’argent lorsque vous planifiez votre évènement.
- Promouvoir l’évènement sur les canaux sur lesquels les fans de sports se tiennent au courant.
- Préparer et déléguer autant que possible au jour J.
- Collecter des retours pour améliorer votre prochain évènement.
C’est tout pour nous ! Faites nous savoir comment vous vous en êtes sorti dans les commentaires ci-dessous !