Comme le savent tous les organisateurs d’évènements, les bons évènements ont besoin de nombreux rouages pour tourner à la perfection. Certains de ces rouages sont absolument essentiels pour que l’évènement voit le jour en premier lieu.
Nous allons donc parler des outils du domaine : l’équipement d’évènement.
Ce guide passera en revue :
- Quels évènements requièrent de l’équipement
- L’équipement basique nécessaire à la quasi totalité des évènements
- L’équipement d’évènement spécialisé
- Les différentes options pour vous le procurer
- Où trouver l’équipement d’évènement
Prêt à élargir votre arsenal de connaissances ?
Quels évènements requièrent de l’équipement ?
Voici quelques exemples d’évènements qui nécessitent toujours un peu d’équipement d’évènement :
- Les conférences
- Les salons professionnels
- Les expositions
- Les concerts
- Les spectacles de comédie
- Les pièces de théâtre
- Les diffusions de films
- Les cours
Même si vous n’êtes pas certain d’avoir besoin d’équipement pour votre évènement précis, vous pourriez être surpris de ce que vous allez découvrir.
L’équipement utile à pratiquement tous les évènements
Bien que tous les évènements soient uniques, il existe certains types d’équipement dont vous aurez toujours besoin pour que les choses se déroulent bien. Passons en revue l’équipement générique d’évènement.
1. Tables et chaises
Tous les évènements incluant de la nourriture, des discours, ou des performances impliqueront des tables et chaises pour les spectateurs. Les exceptions notables étant les réceptions, et les raves. Et même dans ces cas particuliers, une table ou deux peuvent s’avérer très utiles.
Vous pourriez avoir besoin de tables pour :
- Les plats
- L’enregistrement
- L’affichage d’informations
- L’équipement
- Le merchandising
Astuce : Un peu de lecture sur les différentes sortes d’arrangements de tables et chaises pour vous faire une idée de ce dont vous avez besoin.
2. Tentes et auvents
Si vous tenez un évènement en extérieur, il est particulièrement judicieux de prévoir de quoi vous abriter des intempéries avec une tente ou un auvent.
3. Panneaux et bannières
La signalisation est nécessaire à pratiquement tous les évènements, ne serait-ce que pour indiquer où se trouve l’évènement aux invités.
Mais les panneaux et bannières peuvent avoir des tonnes d’applications, comme :
- Le marketing
- L’affichage du programme
- Les directions
- Le parking
- Les zones fumeur
Astuce : Lisez notre guide pour faire la signalisation d’un évènement pour vous faire une idée générale de ce dont vous avez besoin.
4. Électricité et câbles
Si vous organisez un évènement en extérieur, alors vous devrez trouver un moyen de vous brancher à une source d’énergie. Mais même les évènements en intérieur pourraient avoir besoin d’une rallonge ou deux.
5. Éclairage
Que vous vouliez des lasers et des spots ou simplement un éclairage tamisé pour votre ambiance, il est bon que les spectateurs puissent voir ce qui se passe… Ou simplement qu’ils puissent se voir entre-eux d’ailleurs.
Voici quelques-unes des zones pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d’éclairage :
- Le site dans son ensemble
- Les podiums
- Les scènes
- Les rampes
- Les cordages et filets
- Les tentes et auvents
Astuce : Jetez un œil à ces idées créatives d’utilisation de l’éclairage pour les évènements pour trouver un peu d’inspiration.
6. Scène
Si votre évènement implique n’importe quel type d’artiste ou d’orateur, il est bon de disposer d’une scène à partir de laquelle ils pourront être vus et entendus par le public.
Astuce : Plus d’informations sur les différentes tailles de scènes pour déterminer celle dont vous avez besoin pour votre évènement.
7. Son
Tout comme l’éclairage, l’équipement sonore est un point essentiel de tout évènement impliquant une performance ou un discours.
Voici quelques-uns des équipements liés au son dont vous pourriez avoir besoin :
- Microphones
- Enceintes
- Moniteurs de scène
- Supports pour microphones et enceintes
- Tables de mixage
- Casques
- Platines
- Lecteur de musique (téléphone, tablette ou ordinateur portable)
Astuce : Découvrez comment le nombre de spectateurs influence vos besoins en équipement et lisez ce guide approfondi sur l’équipement sonore pour comprendre comment tout cela fonctionne.
8. Visuels
Les présentations peuvent être appropriées pour de nombreux évènements, de démonstrations de produits pour les entreprises aux photos embarrassantes pendant les réunions de famille.
Voici quelques pièces d’équipement dont vous aurez besoin pour que cela fonctionne :
- PC portable (pour les vidéos en ligne)
- PowerPoint
- Projecteur
- Écran
- Tableau de conférence
- Surface blanche
9. Stockage
Oui, vous aurez également besoin d’un espace pour tout stocker. Mais le stockage n’est pas seulement important pour l’équipement de votre évènement. Il peut également s’avérer très utile pour stocker les affaires de votre équipe, ainsi que la nourriture et les boissons.
L’équipement d’évènement spécialisé
Si vous organisez un évènement spécial qui n’est absolument pas couvert pas les équipements génériques cités jusqu’à présent, alors il peut être judicieux de réfléchir à deux fois aux besoins de votre évènement.
Voici quelques exemples d’équipement spécial pouvant s’avérer nécessaire à certains évènements :
- Fournitures de bricolage pour les ateliers
- Instruments pour les cours de musique
- Ustensiles et ingrédients pour les évènements culinaires
- Équipement sportif pour les évènements fitness ou sportifs
- Décorations festives pour les fêtes
Comment vous procurer l’équipement nécessaire à votre évènement
Vous disposez de plusieurs options lorsqu’il s’agit de vous procurer le bon équipement pour votre évènement. Pas besoin de casser la tirelire, et ce peu importe le budget de votre évènement.
1. Acheter du neuf
Si l’argent n’est pas un souci ou que l’équipement dont vous avez besoin n’est pas trop cher, n’hésitez pas à acheter neuf votre équipement. Ainsi, il vous appartient, et vous pourrez le réutiliser aussi souvent que vous le souhaitez.
2. Acheter de l’occasion
Si ce dont vous avez besoin est cher, il peut être bon de scruter eBay et Leboncoin pour trouver de bonnes affaires sur de l’équipement ayant déjà vécu. Un autre lieu sympathique pour dénicher de l’équipement d’occasion est Gumtree.
3. La location
Si vous n’avez besoin de l’équipement que pour une durée restreinte (un ou deux évènements par exemple), la location d’équipement d’évènement est votre meilleure option.
4. Location avec option d’achat
Si vous n’êtes pas certain de mettre à nouveau en place un évènement similaire à l’avenir, mais que vous envisagez de le faire dans le cas où le premier serait un succès, vous pouvez tenter de trouver de l’équipement en location avec option d’achat à date ultérieure.
Astuce : Vous n’êtes pas certain de l’option qui vous convient le mieux ? Jetez un œil aux avantages de louer l’équipement.
Où trouver l’équipement d’évènement
Et maintenant, la question à un million : Où trouver l’équipement dont vous avez besoin pour votre évènement ?
La plupart des fournisseurs d’équipement vous offriront la possibilité d’acheter du matériel neuf ou d’occasion, ou de louer le matériel.
Voici un échantillon de fournisseurs anglais pour vous aider à démarrer vos recherches :
- Event Equipment Hire
- Add To Event
- Event Equipment Ltd
- Party Doctors
- Event Hire UK
- Options Hire
- Event Hire Online
- Thorns Group
Maintenant, quelques sites web sur lesquels vous pouvez trouver de bonnes affaires sur l’équipement d’occasion :
Et si vous n’êtes toujours pas repu, voici des registres de fournisseurs de matériel pour évènements :
Astuce : Si votre budget reste serré, voici comment négocier avec les fournisseurs d’évènements pour obtenir de meilleures affaires.
Équipez-vous !
Vous devriez désormais avoir une assez bonne idée de ce dont vous avez besoin, d’où vous le procurer, et de combien d’argent vous devez disposer.
Si vous êtes tombé sur des affaires particulièrement intéressantes sur n’importe quel équipement d’évènement, merci de nous faire savoir où dans la section commentaire ci-dessous ! Partager, c’est aimer !