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12 Manières Géniales d’Utiliser les Réseaux Sociaux lors d’Évènements

Le jour de votre évènement est arrivé, mais votre travail d’organisateur d’évènements est loin d’être terminé. En plus d’animer et de diriger l’évènement, vous devriez connaitre les nombreuses façons d’utiliser les réseaux sociaux lors d’évènements.

Les réseaux sociaux peuvent être utiles pour tous les types d’évènements, mais ils sont tout à fait essentiels pour les évènements de grande envergure comme les festivals de musique, les conférences d’affaires, les expositions et les salons professionnels.

Plus il y a de gens qui assistent à votre évènement, plus il est facile pour tout le monde de se sentir déconnecté. Les réseaux sociaux sont une façon pour vous de connecter tout le monde et de créer une communauté.

Dans cet article, nous traiterons de 12 façons d’utiliser les réseaux sociaux lors d’évènements afin que vous puissiez élargir votre portée et poursuivre le dialogue en ligne, là où tout le monde peut participer.

1. Utiliser des hashtags d’évènement

Un hashtag d’évènement permet aux gens sur les réseaux sociaux de se tenir au courant de votre évènement. Il leur permet également de partager leur propre contenu sur le même flux que votre contenu marketing.

Les plateformes de réseaux sociaux où les hashtags sont les plus pertinents sont :

  • Instagram
  • Twitter
  • LinkedIn

Vous devriez faire de votre mieux pour promouvoir votre hashtag avant, pendant et après l’évènement.

Comment Utiliser les Réseaux Sociaux lors d’Évènements : Créer un hashtag d'évènement.
Créer un hashtag d’évènement.

Assurez-vous d’inclure le hashtag de votre évènement dans les endroits suivants :

  • Site web de l’évènement
  • Comptes sur les réseaux sociaux
  • Les garanties marketing
  • Les billets pour l’évènement
  • Signalisation du site

Astuce : Vous pouvez lire ce guide sur comment créer un hashtag d’évènement pour vous aider à choisir le bon.

2. Créer des groupes sur les réseaux sociaux

En plus des hashtags, vous devriez avoir recours à des groupes sur les réseaux sociaux pour regrouper toutes les conversations autour de votre évènement dans un seul endroit. Encouragez les membres du groupe à utiliser le hashtag de l’évènement.

Voici quelques exemples de groupes de réseaux sociaux que vous pouvez mettre sur pied pour votre évènement :

Tout comme un hashtag d’évènement, les groupes de réseaux sociaux créent un espace dans lequel vos participants peuvent discuter des temps forts de l’évènement et vous donner un aperçu précieux de leurs expériences et attentes.

3. Installer un mur à selfies

Tous les grands évènements sont dotés d’un « mur à selfies » : Il s’agit généralement d’un mur portant le titre, le logo et le hashtag de l’évènement. Les participants peuvent prendre des selfies devant et les partager sur leur profil sur les réseaux sociaux.

Voici quelques alternatives au mur à selfies classique :

Assurez-vous que toutes les possibilités de selfies que vous créez sont bien signalées. Vous pouvez, par exemple, placer des panneaux indiquant sa direction.

4. Installer un stand photo

Une bonne alternative au mur à selfies (ou tout autre lieu similaire dédié aux selfies) est un stand photo dédié. Les participants peuvent l’utiliser pour prendre des photos d’eux-mêmes et de leurs amis.

Les photomatons sont équipés d’un grand nombre d’options comme la possibilité d’appliquer des filtres et des hashtags, tout comme sur les réseaux sociaux. Vous pouvez également trouver des miroirs magiques et des cabines de selfie de table.

5. Simplifier le partage sur les réseaux sociaux

Le meilleur moyen de vendre des billets pour votre évènement est d’avoir le moins d’étapes possible entre la découverte de votre évènement et l’achat d’un billet. Il en va de même pour le partage sur les réseaux sociaux.

Utilisez les outils suivants pour faciliter le plus possible le partage de votre évènement :

6. Encourager le partage sur les réseaux sociaux

Vous pouvez augmenter le nombre de partages sur les réseaux sociaux que vous obtenez pendant votre évènement en offrant aux participants une incitation à partager des images et des vidéos avec le hashtag de votre évènement.

Comment Utiliser les Réseaux Sociaux lors d’Évènements : Encourager le partage sur les réseaux sociaux.
Encourager le partage sur les réseaux sociaux

La meilleure façon d’y parvenir est d’organiser un concours. Par exemple, vous pourriez remettre un prix ou un chèque-cadeau au meilleur selfie ou à la vidéo la plus drôle de l’évènement.

Astuce : Consultez ce guide pour savoir comment organiser un concours afin d’encourager le partage de votre évènements sur les réseaux sociaux.

7. Partager le contenu du conférencier ou de l’artiste

De nombreux évènements accueillent des conférenciers ou des artistes. Il s’agit d’une excellente occasion de tirer parti de leur audience sur les plateformes de réseaux sociaux.

Vous pouvez tweeter (ou créer des mèmes) avec les meilleures citations de votre conférencier. De même, vous pouvez partager des images et des vidéos des artistes. Pensez simplement à inclure le hashtag.

Astuce : Utilisez des outils en ligne comme Canva ou Pablo pour créer rapidement et facilement des images promotionnelles.

8. Partager du contenu sur les coulisses

Montrez aux gens comment la saucisse est fabriquée. Ce ne sera pas nécessairement glamour, mais cela ajoutera une touche personnelle et humaine à votre travail. Et devinez quoi : Les gens adorent ça.

Voici quelques idées :

  • Emmenez-les dans les coulisses avant qu’un conférencier ou un artiste ne se produise
  • Montrez-leur comment la nourriture est préparée dans les cuisines
  • Faites un time-lapse de votre équipe en train de décorer le site

Nous sommes tous des créatures curieuses, alors utilisez vos réseaux sociaux pour permettre aux participants de jeter un coup d’œil aux coulisses de l’évènement.

9. Utiliser les sondages de réseaux sociaux

Les sondages et les questions sur les réseaux sociaux sont également d’excellents moyens d’interagir avec vos participants pendant l’évènement. Les sondages Twitter sont particulièrement adaptés aux sondages en temps réel.

Voici quelques choses que vous pouvez leur demander pour amorcer la conversation :

  • Quel conférencier/animateur avez-vous aimé le plus ?
  • Quel a été le point culminant de l’évènement jusqu’à présent ?
  • Quelle est votre partie préférée du site ?

Il est important qu’un membre de votre équipe soit prêt à répondre à tous les commentaires des participants et à animer la discussion.

10. Streamer l’évènement (ou une partie)

Si vous avez accès à un excellent WiFi lors de l’évènement, vous devriez certainement envisager la diffusion en direct des principaux moments de l’évènement. Il peut s’agir de discours, de performances ou de réactions du public.

N’oubliez pas que de nombreux réseaux sociaux, comme Facebook et Instagram, limitent le streaming en direct à 60 ou 120 minutes en une fois. Assurez-vous de couvrir les moments les plus importants.

Le streaming en direct permet également aux participants (et à ceux qui n’ont pas pu venir) de faire des commentaires et de poser des questions. Assurez-vous que quelqu’un de votre équipe est prêt à répondre à chacune d’entre elles.

Astuce : Nous avons longuement couvert le streaming en direct d’évènements dans notre guide ultime sur le sujet.

11. Mobiliser l’équipe

L’équipe de votre évènement devrait faire partie intégrante de votre campagne sur les réseaux sociaux pendant l’évènement. L’équipe comprend le personnel, les bénévoles, les sponsors et toute autre personne impliquée dans l’évènement.

Vous devriez avoir des membres de l’équipe qui se consacrent à ces tâches :

  • Gérer la diffusion
  • Répondre aux commentaires sur les réseaux sociaux
  • Aider les gens à utiliser le stand photo
  • Enregistrer des vidéos des coulisses
  • Encourager les gens à utiliser le mur à selfies

Assurez-vous qu’ils sont tous au fait des informations contenues dans cet article et qu’ils jouent un rôle actif dans la promotion de l’évènement et les réponses aux commentaires des participants.

12. Disposer des bons outils

Enfin, il est important que vous disposiez des bons outils. Testez la connexion WiFi du site avant l’évènement. Elle sera très probablement poussée dans ses derniers retranchements durant les festivités.

Vous devriez également investir dans un outil de surveillance des réseaux sociaux afin de pouvoir suivre toutes les conversations qui se déroulent sur les différentes plateformes de ces réseaux sociaux. Parmi les outils pratiques, on peut citer :

Let’s get social

Boum. C’était tout ce que vous deviez savoir sur l’utilisation des réseaux sociaux pour les évènements. Vous pouvez vous montrer aussi créatif que vous voulez pour appliquer ces idées, n’oubliez juste pas de les utiliser !

On a raté quelque chose que vous avez déjà vu à un évènement ? Partagez l’info dans la section commentaires ci-dessous, et nous l’ajouteront à la liste !

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20 Activités Géniales de Team Building pour votre Prochain Évènement

Activités de team building. Vous venez de ressentir un frisson au niveau de la colonne vertébrale ? Allez, dites la vérité. Les activités de team building ont mauvaise réputation.

Les pires activités sont celles qui tentent d’en faire trop. Elles créent des amitiés artificielles entre des personnes qui s’ennuient et se sentent mal à l’aise. Mais il n’est pas nécessaire que les choses se déroulent comme ça.

Nous avons dressé cette liste d’activités de team building pour votre prochain évènement. Les grands comme les petits évènements tirent presque toujours avantage d’un travail d’équipe naturel. Nous sommes une espèce sociale et la coopération nous rend plus heureux.

Mais n’oubliez pas qu’il est important de connaitre votre public. Ne formez pas d’équipes de mamies fanatiques de bingo pour votre aventure de rafting en eau vive.

Du moins, pas si vous voulez qu’elles s’amusent. Jetons un œil à quelques activités de team building pour votre prochain évènement.

Activités de team building d’entreprise pour évènement professionnel

Ces activités sont parfaites pour le milieu d’entreprise. Les séminaires, réunions et autres rencontres professionnelles peuvent s’enliser dans l’ornière de la rigidité ou de l’excès de formalisme. Mais plus les relations entre les employés s’améliorent, plus la productivité augmente. Relâchez la pression à votre prochain évènement d’entreprise avec quelques-unes de ces idées.

1. Déjeuners d’équipe

Plutôt basique, mais également naturel et simple. Emmenez votre équipe déjeuner ! Un sondage numérique peut aider à donner un certain choix en la matière.

2. Séances de jeux de société

Prenez une heure lors de votre évènement d’entreprise pour faire une petite partie. Les jeux compétitifs et coopératifs peuvent favoriser des relations authentiques entre collègues de travail.

3. Restaurant mystère

Divisez au hasard les employés de différentes sections en groupes. Ensuite, chaque chef de groupe organise un diner dans un restaurant local unique. Rencontrez vos collègues inconnus dans un endroit nouveau !

4. Atelier de développement professionnel

Il est toujours possible de s’améliorer. Déterminez un ensemble de compétences sur lequel vous aimeriez mettre l’accent et organisez un atelier axé sur l’amélioration de ces compétences. Une idée est de demander aux employés de la « Section A » d’essayer de résoudre un problème de la « Section B ».

Ensuite, la véritable équipe de la Section B pourra leur donner quelques conseils. On inverse et on recommence !

Les ateliers de perfectionnement professionnel comme celui-ci sont habituellement des activités de team building en intérieur
Amusement ou team building axé sur l’entreprise ? Dans l’idéal, les deux !

Activités inhabituelles de team building pour un évènement inédit

Ces activités ne sont pas des activités de team building courantes. Pour les évènements qui se basent sur l’ouverture d’esprit et de nouvelles expériences, celles-ci peuvent aider les étrangers à se sentir agréablement surpris. Les activités inhabituelles fonctionnent vraiment bien et constituent un terrain d’entente pour les personnes qui ne se connaissent pas.

1. Spectacle pour adultes

Non, pas ce genre de chose pour « adulte ». Le genre normal. Pour les adultes aussi, montrer ou raconter quelque chose peut être extrêmement cool. Apportez quelque chose d’intéressant et parlez-en un peu.

2. Escape rooms

Les escape rooms sont une nouvelle tendance. Ces salles avec des énigmes thématiques spéciales sont construites pour demander à des équipes d’enquêter. Vous avez une limite de temps et vous devez trouver comment vous échapper.

Les escape rooms de ce genre sont inhabituelles, mais passionnantes pour créer un esprit d'équipe.
Avec un peu de travail d’équipe, ce type pourrait s’échapper en un rien de temps.

3. Soirée karaoké

Ne soyez pas surpris si tous vos invités sont extravertis. Montez sur scène, choisissez une chanson, et libérez le chanteur qui sommeille en vous. Ou du moins, la chose qui sommeille en vous.

4. Créations de cuisine

Créez des équipes, fournissez les ingrédients et c’est parti ! Il y a beaucoup d’options, vous pouvez donc rendre l’évènement aussi compétitif et créatif que vous le souhaitez.

Activités de team building en 5 minutes pour un évènement efficace

Qui a du temps pour une chasse au trésor de deux heures ? Vous avez besoin de coopération et de camaraderie, et vous en avez besoin maintenant ! Instaurez une limite de temps pour obtenir de meilleurs résultats. De manière amicale, bien sûr. Pour les évènements chargés, comme les ateliers, ces activités permettent de faire le travail en gardant un œil sur l’horloge.

1. Meurtre, elle a cligné

Tout le monde se tient en cercle. Un détective est choisi, et il ou elle quitte la pièce pendant trente secondes. Les autres joueurs sélectionnent un meurtrier. Le détective revient. Son seul indice est que quand le meurtrier fait un clin d’œil à quelqu’un, il est « mort ».

2. Faire le tri

Les équipes sont divisées au hasard. Ils doivent se trier par âge, taille, nom ou n’importe quel critère que vous voulez utiliser. Des récompenses pour l’équipe la plus rapide et la plus précise. Terminez par un débriefing rapide sur la façon dont l’équipe gagnante s’y est prise pour être plus efficace.

3. Tour de papier

Distribuez une certaine quantité de papier aux participants. Ensuite, chaque équipe de participants dispose de cinq minutes pour construire la tour de papier la plus haute possible. Sans qu’elle ne s’effondre lamentablement, bien sûr.

4. Points communs

Dans ce jeu, les groupes disposent de cinq minutes pour découvrir des choses qu’ils ont tous en commun. Celui qui trouve le plus de points communs gagne. « Nous respirons tous de l’oxygène » ne compte pas.

Activités de consolidation d’équipe pour élèves

Peut-être que vos élèves cibles sont tout juste sortis du bus. Peut-être qu’ils conduisent eux-mêmes jusqu’au campus. Dans tous les cas, ces activités de team building sont conçues pour les évènements étudiants. Les occasions comme les salons des métiers, les sorties éducatives ou les visites de campus pour les nouveaux étudiants peuvent bénéficier d’un peu de travail d’équipe.

1. En théorie

L’une des approches en matière d’esprit d’équipe consiste simplement à parler. Posez une question amusante ou stimulante et vous aurez un aperçu des processus de réflexion des élèves. Plus la question est intéressante, plus les élèves seront engagés.

2. Puis-je avoir un volontaire ?

Le bénévolat est comme un évènement en soi. Ok, c’est vrai, le service communautaire n’est pas l’idée que tout le monde se fait d’un bon moment. Mais il peut s’agir d’une excellente façon pour les élèves de faire un brainstorming pour trouver de nouvelles idées éthiques et inventives.

Si vous organisez une excursion scolaire, par exemple, vous pourriez organiser une petite compétition en parallèle. Les groupes étudiants peuvent se mettre en compétition pour les meilleures idées de bénévolat. Le plan du groupe gagnant devient alors une réalité, et le mérite en revient aux créateurs étudiants.

3. Il était une fois

Créez la coopération avec une histoire amusante ! Un élève commence une histoire, un autre la poursuit, et ainsi de suite. Vous pouvez ajouter des points d’intrigue imposés pour que les élèves travaillent ensemble à la construction de la bonne narration.

4. Catchphrase

Ce jeu a en fait sa propre version électronique. Mais vous pouvez facilement jouer sans. Un élève reçoit un mot en secret. Ensuite, il ou elle doit aider les autres à le deviner sans prononcer le mot exact.

Des élèves après un bon exercice de team building
Un bon esprit d’équipe peut être la clef de voute de l’expérience de classe d’un élève.

Activités de team building en plein air pour un évènement animé

Ah, le grand air. Faites un peu prendre le soleil à votre groupe et allez passer un peu de temps dans la nature. Ces activités sont aussi des façons polies d’éjecter les visiteurs (non pas que vous les utiliseriez de cette façon).

1. Chasse au trésor

Non, ce n’est pas uniquement pour les survivants de l’apocalypse ! Une chasse au trésor classique en plein air peut être amusante pour tous les âges. Vous avez là beaucoup de place pour la créativité. Organisez les équipes, donnez-leur une liste et faites les chercher.

2. Kayak

Cette célèbre activité d’entreprise fonctionne très bien pour n’importe quel groupe. Le Royaume-Uni regorge de points où vous pouvez faire du kayak si vous savez comment les trouver.

3. Démineur

Cette version réelle du vieux jeu d’ordinateur est nettement plus engageante. Un joueur aux yeux bandés est guidé autour d' »objets explosifs ». Et ses coéquipiers doivent le guider uniquement par la parole.

4. Avions en papier

Est-il possible d’organiser une compétition d’avions en papier en l’intérieur ? Oui. Est-ce que mettre votre avion dehors dans le vent serait judicieux ? Par vraiment. Il existe des ressources utiles pour la construction d’avions si vous n’êtes pas adepte de l’aéronautique.

Plein d’activités réalisables

Une des choses les plus cool à propos de ces activités ? La plupart sont juste assez bêtes et amusantes pour délirer en tant qu’adulte. Se détendre et rire est l’un des meilleurs moyens d’encourager le travail d’équipe et la coopération. Surtout quand un avion en papier vient se nicher dans les cheveux d’une collègue inconnue.

Nous avons oublié votre activité de team building préférée ? Dites-nous tout sur comment fonctionne votre activité dans les commentaires ci-dessous !

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12 Points pour la Victoire : Comment Tenir un Évènement Sportif

Tenir un évènement peut être stressant, mais peu d’évènements impliquent autant d’action qu’un évènement sportif.

Nous avons donc créé ce guide sur comment tenir un évènement sportif, pour ne pas vous laisser emporter le jour J.

Poursuivez votre lecture pour découvrir :

  • Quoi vérifier le jour de l’évènement
  • Comment briefer votre équipe
  • Quoi préparer pour les spectateurs et athlètes
  • Comment promouvoir l’évènement avec des images
  • Quoi faire une fois que tout est terminé

1. Jeter un œil aux prévisions météo

Si votre évènement sportif se déroule en extérieur, il est essentiel que vous vous teniez au courant des prévisions météo pour le jour de l’évènement.

Vous pourriez l’avoir regardé au préalable, mais, comme nous le savons tous très bien, la météo est très versatile.

C’est particulièrement vrai si vous vivez en Bretagne, où vous pouvez vivre les quatre saisons en une seule journée.

Astuce : Vous pouvez utiliser le site web du Met Office pour vérifier les prévisions météo pour l’Angleterre, mais n’hésitez pas à mixer les sources avec d’autres sites comme BBC Weather et Accuweather.

2. Briefer l’équipe de votre évènement sportif

Il est essentiel que vous briefiez l’équipe de votre évènement avant l’arrivée des spectateurs et athlètes.

Vous pouvez imprimer un programme de l’évènement et le distribuer à tous les membres de l’équipe et aux bénévoles, pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Assurez-vous que les bénévoles de premiers secours disposent de tout ce dont ils ont besoin en cas d’accident ou de blessure d’un joueur.

Vos bénévoles devraient disposer de tous les outils leur permettant de faire leur travail. Ils devraient également savoir qui contacter en cas de problème lors de l’évènement.

Le but du briefing de l’équipe est de vous assurer que vous minimisez les besoins en micro-gestion après le départ de l’évènement.

Astuce : Lisez notre guide sur comment évaluer les performances de l’équipe d’un évènement pour savoir quels points particuliers aborder lors du briefing.

3. La santé et la sécurité

Lorsque vous tenez un évènement sportif, il est judicieux de faire un check santé et sécurité le jour même de l’évènement.

En tant qu’organisateur d’évènement attentionné, vous aurez pris soin de prévoir tous les points importants de santé et de sécurité à l’avance. Mais il est toujours bon de tout revérifier au cas où quoi que ce soit aurait changé.

Comment Tenir un Évènement Sportif : Effectuer un check santé et sécurité.
Effectuer un check santé et sécurité.

Astuce : Jetez un œil à notre guide sur la santé et la sécurité pour les évènements pour apprendre tout ce que vous devez savoir.

4. Vérifier l’équipement technique

Si vous organisez un évènement sportif de grande envergure, vous aurez probablement besoin de micros, de systèmes son, et même d’une scène pour communiquer avec les spectateurs.

Assurez-vous que tout l’équipement technique fonctionne comme prévu. Ainsi, vous savez qu’il n’y aura pas d’incident technique lorsque vous ferez des annonces.

Vous devriez également faire en sorte d’éviter les soucis de son si vous devez avertir tout le monde qu’un athlète s’est blessé durant la compétition, par exemple.

Astuce : Lisez ce guide sur comment faire une vérification du son sans stress pour bien vous préparer.

5. Préparer l’équipement sportif

Vous fournissez de l’équipement aux athlètes ? Alors assurez-vous qu’il soit prêt et dispos à leur arrivée. Si les athlètes viennent avec leur propre équipement, alors vous devriez également leur fournir un espace dans lequel le stocker.

Astuce : Vous pouvez trouver de bonnes affaires sur l’équipement sportif en ligne, ou trouver de l’équipement sportif d’occasion de qualité sur eBay.

6. Sortir les rafraichissements

Peu importe le type d’évènement sportif que vous mettez en place, il est important pour les athlètes (et le public) de bien s’hydrater.

Si les places pour votre évènement sportif incluent les rafraichissements, assurez-vous de mettre à disposition des boissons pour accueillir les invités.

Vous devriez également faire un stock conséquent de bouteilles d’eau pour les athlètes. Ils apprécieront également la présence de quelques snacks, comme des fruits et des barres protéinées.

Astuce : Utilisez ce guide de boissons estivales pour les évènements sportifs pour trouver un peu d’inspiration.

7. Aligner les prix

Si les athlètes sont en compétition pour des prix, préparez-les et assurez-vous que les coupes et trophées sont polis et bien alignés pour que tout le monde puisse les voir.

Comment Tenir un Évènement Sportif : Aligner les trophées.
Aligner les trophées.

Si vous prévoyez d’offrir des prix avec une valeur importante, n’oubliez pas de prévoir une sécurité adéquate.

Astuce : Vous n’avez toujours pas commandé les trophées ? Jetez un œil à ce fournisseur de prix et de médailles.

8. Enregistrer et briefer les spectateurs

Dans le cas d’un évènement sportif important, il est vital que vous ayez prévu un tableau d’enregistrement pour savoir qui se présente. Cela simplifiera également la tâche dans le cas d’absentéisme.

Il est également judicieux de disposer de quelques programmes de l’évènement à portée de main pour briefer les spectateurs. Incluez une carte si plusieurs choses se déroulent au même moment.

Astuce : Vous pouvez utiliser un site web comme Canva pour créer facilement et rapidement le design de votre programme d’évènement.

9. Prendre des photos et vidéos

Il est incroyablement important de prévoir des caméras et de disposer d’un photographe sur-site dédié à documenter l’évènement sportif.

Les fans de sport adorent revivre les évènements après qu’ils aient eu lieu. Les images et vidéos seront également inestimables lorsque vous donnerez suite après votre évènement, et pour la promotion sur les réseaux sociaux.

Astuce : Lisez notre guide sur comment trouver et choisir un photographe d’évènement.

10. Encourager le partage sur les réseaux sociaux

Vous n’êtes pas le seul qui pourrait être intéressé par le fait de partager ce qui se passe lors de l’évènement sportif.

Vous devriez encourager les spectateurs, athlètes, et bénévoles à partager des informations tout au long de l’évènement sur les réseaux sociaux.

Créez un hashtag pour l’évènement, pour les réseaux sociaux comme Instagram et Twitter. Ainsi, il sera simple pour tout le monde de suivre ce qui se passe sur les réseaux sociaux.

Astuce : Lisez ce guide pour apprendre le pourquoi du comment créer un hashtag d’évènement.

11. Distribuer les récompenses

Une fois que les athlètes ont effectué leurs performances, il est temps de distribuer les prix.

La cérémonie des récompenses est votre chance de briller en tant qu’organisateur de l’évènement. Si vous n’êtes pas à l’aise pour parler en public, demandez à un membre de votre équipe de le faire.

12. Remballer, et dire au revoir

Une fois que tout est fait et dit, il est temps de dire au revoir à tous les participants. Remerciez les athlètes pour leurs performances exceptionnelles, et remballez l’équipement.

Si votre évènement s’est déroulé en extérieur, assurez-vous bien de ne laisser aucun détritus derrière vous. Vous éviterez ainsi des dommages inutiles à l’environnement, et potentiellement des amendes salées.

Pas trop épuisé ?

On l’espère.

Essuyez-vous le front, faites le plein de vitamines, et préparez-vous pour la dernière ligne droite : les suites.

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24 Astuces sur Comment Organiser un Évènement Lié à la Nourriture et aux Boissons

Vous avez mené à bien les phases de planification et de promotion pour votre évènement culinaire. Vous avez vendu les billets. Maintenant le grand jour est arrivé, et vous devez le tenir.

La vie d’un organisateur ou d’une organisatrice n’est pas simple.

Vous devez vous assurer que tout se déroule de façon fluide et au bon moment. Mais le plus important, vous devez vous assurer que tout le monde passe un bon moment.

Nous avons réuni 24 astuces géniales sur comment organiser un évènement lié à la nourriture et aux boissons dont les gens se souviendront. Suivez-les pour créer la bonne atmosphère et faire fuser des conversations.

1. Préparer les tables

La table est votre toile lors de la création d’art culinaire. Assurez-vous que les tables soient arrangées de façon à mettre en valeur ce que vous servez. Mettez-les en place tôt dans la journée pour ne plus y penser.

2. Arranger les chaises

Assigner des places est optionnel, mais peut parfois aider à lancer des conversations. Jouez les entremetteurs et essayez de placer ensemble les gens qui ont quelque chose en commun.

3. Organiser les places et les tables alphabétiquement

Si vous faites des plans de table et que vous assignez des places, tentez d’éviter les petites cartes avec le nom. Il peut être compliqué de s’y retrouver dans un évènement conséquent. Facilitez la tache de vos invités en l’arrangeant en ordre alphabétique.

comment organiser un évènement lié à la nourriture et aux boissons : Arranger le plan de table par ordre alphabétique.
Arranger le plan de table par ordre alphabétique.

4. Ne pas oublier la musique

La musique ne sert pas seulement à créer la bonne atmosphère. Elle peut également aider les invités à éviter des silences gênants durant le repas. Utilisez Spotify pour trouver une playlist qui s’accorde avec le thème du diner.

5. Préparer le transport et l’hébergement

Si le site se trouve dans un endroit reculé ou difficile d’accès, faites une faveur à vos invités en cherchant des transports et hébergements. Trouvez le numéro de taxis et d’hôtels locaux pour pouvoir les donner plus tard.

6. Règles sanitaires

Assurez-vous de bien coller aux standards sanitaire en matière de nourriture. Une bonne règle de base : gardez la nourriture fraiche au réfrigérateur jusqu’au moment de la servir. Réapprovisionnez les snacks avec parcimonie pour ne pas qu’ils perdent leur fraicheur.

7. Faire en sorte que tout le monde se sente spécial

Tous vos invités sont des VIPs à votre évènement, et vous devriez les traiter en tant que tels Accueillez tout le monde personnellement au début de la soirée, et assurez-vous que les invités les plus timides soient présentés aux autres.

8. Bien démarrer

Une fois que vos invités sont là, il est temps d’ouvrir les festivités. Vous devriez disposer d’une boisson de bienvenue sympathique et de quelques amuses-bouche pour que vos invités puissent faire attendre leur estomac.

9. Hors d’œuvres

Les hors d’œuvres que vous servez à l’arrivée de vos invités devraient être petits mais délicieux. Les plateaux de fromage et de crudités sont toujours un bon choix. Assurez-vous de les distribuer de façon homogène à travers la salle.

10. Annoncer le menu

C’est le bon moment pour annoncer aux invités ce qui va les régaler. Vous pouvez ici faire d’une pierre deux coups. Tout d’abord, vous faites envie aux gens pour la nourriture. Ensuite, vous pouvez anticiper les besoins alimentaires spéciaux qu’auront peut-être certains invités.

11. Maintenir la température du vin

Il est crucial que votre vin soit à la bonne température. Petit rappel, le vin rouge se boit entre 12 et 18 degrés, et le blanc entre 8 et 12 degrés. N’oubliez pas de faire décanter le vin rouge pendant 30 à 60 minutes avant de le servir.

12. Coupler les vins à la bonne nourriture

Réfléchissez à quelle nourriture ira avec les vins que vous servez. Même si votre évènement est une dégustation de vins, vous devriez avoir quelques fromages et raisins pour accompagner les boissons.

Comment organiser un évènement lié à la nourriture et aux boissons : Maintenir la bonne température pour le vin et l'accompagner de la bonne nourriture.
Maintenir la bonne température pour le vin et l’accompagner de la bonne nourriture.

13. Briser la glace

À moins que tout le monde ne se connaisse déjà, vous devriez tenter de briser la glace rapidement. Présentez les invités les uns aux autres ou prévoyez un jeu amusant qui le fera pour vous.

14. Laisser les invités vous aider

N’hésitez pas à laisser les invités vous aider s’ils vous le proposent. Cela pourrait sembler peu professionnel au premier abord, mais il peut également être gênant que vous insistiez pour tout faire vous même.

15. Ne pas vous excuser

Sauf dans le cas où quelque chose se passe terriblement mal, vous ne devriez faire aucune excuse pour la nourriture. Les invités n’apprécieront pas que chaque plat soit présenté avec un avertissement.

16. Servir rapidement le diner

Vous devez vous assurer que tout le monde soit servi dans un court délai. De cette façon, personne n’est obligé de rester assis à attendre son diner pendant que d’autres mangent… ou attendent pendant que leur nourriture refroidit.

17. Changer les places

Il est facultatif de modifier l’arrangement des places au milieu de la soirée. Mais cela peut être un moyen utile d’encourager les gens à se mêler à des gens différents, plutôt que de rester avec les mêmes toute la soirée.

18. Éviter les sujets qui fâchent

En tant qu’organisateur, il est de votre responsabilité de vous assurer que tout le monde passe un bon moment. Si un sujet sensible est abordé (les gilets jaunes, quelqu’un ?), tentez de dévier le sujet si cela dérange quiconque.

19. Faire attention au langage corporel

Une manière plus subtile d’améliorer l’expérience de vos invités et de vous intéresser à leur langage corporel. Si les invités commencent à avoir l’air de s’ennuyer, il est temps de passer au dessert.

20. Terminer par un dessert

Il est toujours sympathique de finir sur un petit dessert. Pas besoin de quelque chose de très élaboré, mais une petite touche sucrée ravira tout le monde. Servez le avec du café ou du thé, mais n’oubliez pas de proposer du décaféiné.

Comment organiser un évènement lié à la nourriture et aux boissons : Terminer par un bon dessert.
Terminer par un bon dessert.

21. Ne pas oublier de vous détendre

Même si vos responsabilités en tant qu’organisateur sont légion, il est important que vous vous relaxiez. Non seulement vous passerez un meilleur moment, mais il n’est pas très agréable de voir l’organisateur constamment stressé.

22. Remercier les invités de leur venue

Lorsque la soirée touche à sa fin, il est important de remercier tous les gens d’être venu. Cela leur donnera la sensation d’être appréciés, et augmentera les chances qu’ils participent à votre prochain évènement.

23. Demander des retours

Même si vous devriez toujours donner suite le lendemain de l’évènement, il n’est pas dénué de sens de sonder quelques invités le soir même. Demandez leur des retours, et voyez ce qui peut être amélioré pour les prochains évènements.

24. Raccompagner les gens à la sortie

Vous vous rappelez des numéros des taxis et hôtels que vous avez collecté précédemment ? C’est maintenant qu’ils vont être utiles. En tout cas, vous devriez raccompagner les gens à la porte pour les renvoyer chez eux de la meilleure des façons.

C’est fait !

Vous savez désormais comment organiser un évènement lié à la nourriture et aux boissons.

Nous espérons que vous avez réussi à organiser une excellente soirée et que vous avez évité tous les sujets sensibles et situations gênantes.

Si vous avez découvert des astuces que nous n’avons pas couvert ici, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires ci-dessous.