Trouver le bon logiciel de gestion d’évènement peut s’avérer complexe au vu du nombre d’options disponibles.
Mais la bonne nouvelle, c’est que vous n’avez pas besoin de passer des heures à arpenter Google. Nous avons concocté ce simple guide sur comment trouver la bonne application pour vos besoins.
Les questions que vous devez vous poser en amont
Avant même de commencer à passer en revue les différentes options disponibles, vous devrez vous poser ces questions :
1. Que voulez-vous que le logiciel de gestion d’évènement soit capable de faire ?
Nous sommes en 2019, les options d’outils de gestion d’évènements géniaux ne manquent absolument pas.
Avoir une idée claire des fonctionnalités que vous souhaitez dans votre logiciel avant de commencer vos recherches aidera grandement à réduire vos options.
Voici quelques idées pour vous aider à commencer :
- Vente de billets : Souhaitez-vous vendre vos billets en ligne et avoir accès à des statistiques de ventes en temps réel ?
- Gestion de projet : Certains logiciels offrent une solution de bout en bout pour gérer tous les aspects de votre évènement avec un seul outil.
- Enregistrement en ligne à l’évènement : Les participants peuvent s’enregistrer en ligne, les informations étant directement enregistrées dans votre base de données.
- Gestion de base de donnée : Avez-vous besoin d’un système CRM vous donnant une vue détaillée des participants et vous permettant d’interagir avec eux ?
- Outils marketing : Création de page de destination pour l’enregistrement en ligne et mener des campagnes marketing email ou sur les réseaux sociaux.
- Coordination d’équipe ou de personnel : Savoir qui fait quoi.
- Rapports : Lancer des analyse de choses telles que les données démographiques des acheteurs de billets, les canaux marketing les plus efficaces, les dépenses…
- Sondage : Sonder les clients pour découvrir ce qu’ils ont aimé ou non à propos de l’évènement, pour vous aider à l’organisation de vos futurs évènements.
- Gestion de budget : Suivre tous vos fonds et surveiller les dépenses. Obtenir une estimation des RSI au fil du temps.
Vous devriez établir une liste de vos besoins et envies : Ce que le logiciel doit absolument faire (fonctionnalités sans lesquelles vous ne pouvez pas travailler) et quels sont les bonus sympa à avoir. Ceci vous aidera à mettre en valeur les logiciels de gestion d’évènement les plus adaptés à vos besoins précis.
Si vous n’êtes encore sûr de rien pour l’instant, pas d’inquiétudes.
Lorsque vous commencerez à observer différentes applications, vous vous ferez une idée plus précise des différentes fonctionnalités disponibles. Peut-être en découvrirez-vous certaines dont vous ne soupçonniez même pas l’existence.
2. Combien souhaitez-vous dépenser ?
Il n’existe pas de vraie bonne réponse lorsqu’il s’agit du « bon » prix d’un logiciel de gestion d’évènement. Il est judicieux de déterminer combien vous êtes prêts à payer avant de commencer à observer vos options.
Certains outils logiciels pour la gestion d’évènement sont basés sur des abonnements, tandis que d’autres fonctionnent sur un modèle de paiement par inscrit. Les prix pour ceux-ci peuvent très grandement varier. Les outils les plus chers ont tendance à offrir plus de fonctionnalités et sont en général plus simples d’utilisation.
Si vous cherchez seulement un logiciel de gestion d’évènement gratuit, il existe bien assez d’options pour vous occuper pendant un moment. Ceux-ci peuvent vous aider à gérer les choses jusqu’à ce que vous passiez à un modèle payant.
Astuce : Voici une vue détaillée des différentes sortes d’options de paiement.
3. Combien de personnes utiliseront le logiciel de gestion d’évènement ?
Si vous êtes seul ou à la tête d’une petite entreprise, il serait absurde d’utiliser un logiciel de gestion de grandes entreprises avec de nombreux sous-groupes.
De la même façon, si votre logiciel doit inclure les enregistrements clients ou la billetterie, il devra être capable de gérer le volume approprié de personnes.
Astuce : Voici un guide fantastique qui passe en revue les questions les plus importantes à se poser lors du choix du bon logiciel de gestion d’évènement.
Comment découvrir rapidement un logiciel de gestion d’évènement
Internet est un endroit magnifique, n’est-ce pas ?
Pour l’instant, oubliez les recherches Google.
Dirigez-vous directement vers la page « Gestion d’Évènement » sur SoftwareAdvice. Ici, vous trouverez une liste très fournie de dizaines d’outils logiciels de gestion d’évènement. De rien !
Pour chaque outil, vous pouvez découvrir les informations suivantes sans avoir besoin d’aller plus loin :
- Un petit paragraphe à propos du logiciel
- Une idée sur sa gamme de prix (noté en nombre de « $ »)
- Les plateformes avec lesquelles il est compatible
- Pour quelle taille d’entreprise est-il adapté (petite/moyenne/grande)
- Une note en étoiles avec un lien vers des commentaires
D’ici, deux choix s’offrent à vous :
- Lisez tous les listings différents et prenez note des plus intéressants. (Au moment de l’écriture de cet article, il y avait 75 listings disponibles, il pourrait prendre un peu de temps de tous les passer en revue.)
- Exploitez les filtres pratiques en haut pour supprimer les logiciels de gestion d’évènement qui ne correspondront de toute façon pas à vos besoins. Vous pouvez filtrer les résultats par prix, note, taille, et domaine.
Bien sûr SoftwareAdvice n’est pas le seul endroit où vous pouvez trouver une liste de logiciels de gestion d’évènement. Voici quelques autres que vous pouvez essayer :
Tous ceux-ci offrent un bon moyen de découvrir, trier, et filtrer les différents logiciels pertinents.
Comment évaluer un logiciel de gestion d’évènement
Au final vous vous retrouverez avec une courte liste de logiciels adaptés à vos besoins élémentaires. Mais comment réduire plus avant votre sélection ? En regardant :
Les fonctionnalités
Les logiciels de gestion d’évènement peuvent varier énormément pour ce qui est des fonctionnalités disponibles. Les logiciels gratuits de gestion d’évènement ne disposeront généralement pas de fonctionnalités aussi complètes que quelque chose pour lequel vous déboursez une grosse somme d’argent.
Vous devrez garder votre liste de nécessités sous la main pour jauger objectivement de quel logiciel est le plus adapté. Avez-vous réellement besoin de toutes les fioritures offertes ?
Même si un logiciel a l’air vraiment cool, il n’y a aucun intérêt à payer pour des choses que vous n’utiliserez vraiment pas.
Astuce : Jetez un œil à ce guide pour vous aider à évaluer quelles fonctionnalités pourraient être utiles.
Réputation
Vous ne réserveriez pas un hôtel sans lire quelques critiques au préalable. C’est pareil pour l’achat d’un logiciel de gestion d’évènement.
Ce n’est pas parce que quelque chose a l’air génial sur le papier qu’il l’est nécessairement. Découvrez l’expérience qu’en ont fait d’autres organisateurs d’évènement avant vous.
Facilité d’utilisation
Aucun intérêt d’investir de l’argent dans quelque chose qui sera parfaitement casse-bonbons à utiliser.
Votre logiciel de gestion d’évènement doit être facile à prendre en main pour tous les membres de votre équipe. Ce qui signifie que le logiciel que vous choisissez devrait être :
- Facile à comprendre
- Facile à naviguer
- Rapide à charger (par exemple entre les menus)
- Capable de présenter les données et statistiques de façon digeste et visuelle
- Etc…
Lire des expériences d’autres utilisateurs (voir Réputation) vous offrira une image plus claire de la facilité d’utilisation.
Heureusement, il existe énormément de posts comparatifs pour vous faciliter la vie.
Astuce : Jetez un œil à ces excellents comparatifs du top 10 des outils de gestion d’évènement.
Y-a-t’il une période d’essai ?
Quelques entreprises telles que Cvent et EventMobi vous offrent un essai gratuit, pour que vous puissiez expériementer avec leur logiciel de gestion d’évènement en ligne avant de vous engager.
C’est une excellente option, surtout si vous avez du mal à choisir entre plusieurs outils. Une période d’essai durera typiquement de deux à quatre semaines, assurez-vous donc d’en profiter un maximum tant qu’elle dure.
Astuce : Plus d’informations sur les facteurs clés à garder à l’œil.
Vous avez trouvé ce que vous cherchiez ?
Nous espérons que ce guide vous aura un peu aidé dans votre recherche du bon logiciel de gestion d’évènement.
Vous pourriez avoir besoin d’en essayer quelques-unes avant de trouver l’application parfaite. Mais une fois que vous l’aurez, gérer des évènements deviendra bien plus simple et agréable.
Bonne chance !