À moins que vous ne soyez une pieuvre, vous aurez besoin de plus de paires de bras pour vous aider à organiser un évènement réussi. Une bonne équipe d’évènement est un outil inestimable pour vous, en tant qu’organisateur d’évènement.
Mais comment savoir si votre équipe se débrouille bien ? En trouvant un moyen d’évaluer leurs performances, vous saurez ce qui marche et ce qui pose problème.
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment définir des critères de succès pour votre évènement et mesurer les performances de votre équipe grâce à elles.
1. Définir les critères de succès de l’équipe de votre évènement
Avant de pouvoir évaluer votre équipe, ou votre évènement dans son ensemble d’ailleurs, vous devez définir des critères de succès. Autrement, vous n’avez aucune base pour mesurer vos performances.
Vos critères de succès pourraient être :
- Les ventes de billets
- Les fonds levés
- L’engagement sur les réseaux sociaux
- Les retours du sondage de l’évènement
- Les formulaires d’évaluation d’équipe
Peu importe les critères que vous sélectionnez, assurez-vous de les utiliser pour établir une base claire. Ainsi, vous et votre équipe saurez quels résultats viser.
Astuce : Lisez notre guide sur comment évaluer les évènements pour vous aider à déterminer vos critères.
2. Utiliser des KPIs pour l’équipe de votre évènement
Si vous organisez un évènement majeur qui implique une entreprise proportionnellement importante, vous aurez peut-être besoin d’utiliser des KPIs (indicateurs clés de performances) pour évaluer les membres de votre équipe.
Les KPIs pour les membres de votre équipe peuvent vous aider à :
- Découvrir qui en fait le plus (et le moins)
- Comprendre quelles tâches les membres trouvent complexes
- Créer de la transparence sur l’équipe de l’évènement
- Augmenter la productivité générale de tout le monde
Certains gestionnaires considèrent que mesurer les performances des membres de l’équipe est une perte de temps, tandis que d’autres ne jurent que par eux. Cela dépend de votre approche de la gestion de l’équipe de votre évènement.
Voici quelques-unes des mesures que vous pouvez utiliser pour évaluer les membres de l’équipe de votre évènement :
- L’assiduité (les retardataires, ceux qui partent toujours en avance, et ceux qui sont toujours en congé maladie)
- Serviabilité (quels membres sont considérés par les autres comme les plus serviables et utiles)
- Efficacité (à quelle vitesse ils effectuent leurs tâches)
- Initiative (à quelle fréquence les membres prennent les choses en main et apportent des idées)
- Qualité (à quel point les membres effectuent bien leurs tâches)
Lorsque vous évaluez les performances de chaque membre de l’équipe, souvenez-vous de vérifier s’il n’y a pas d’aberrations, qu’elles soient positives ou négatives.
Les aberrations positives indiquent qu’un membre de l’équipe fait quelque chose d’extraordinaire que le reste de l’équipe gagnerait à faire également.
À l’inverse, les aberrations négatives indiquent qu’un membre de l’équipe n’arrive pas du tout à suivre. Ce qui, au mieux, réduit la productivité de ce membre, et qui au pire réduit la productivité de toute l’équipe.
Astuce :Utilisez ces ressources pour vous aider à déterminer les KPIs de l’équipe de votre évènement.
3. Prendre des notes sur vos observations durant l’évènement
Vous devriez faire des observations sur ce qui se passe durant l’évènement. La journée sera certainement très chargée, il serait donc utile de vraiment prendre des notes sur ce que vous observez.
Une fois que tout est terminé et que l’excitation est retombée, vous pouvez relire vos notes. Elles constitueront un excellent ajout qualitatif aux chiffres que vous utilisez pour mesurer le succès de l’évènement.
4. Demander des retours aux invités le jour même
Vous pouvez également compléter vos données d’évaluation avec des retours obtenus durant l’évènement. Il ne peut pas faire de mal de demander à vos invités s’ils estiment que l’équipe de l’évènement s’est bien occupée d’eux.
En fait, vous pouvez encourager les invités à évaluer l’évènement en ligne et à mentionner le nom des membres exceptionnels de votre équipe.
5. Poser des questions aux invités via des questionnaires post-évènement
Un questionnaire post-évènement est un excellent outil pour vous aider à améliorer vos futurs évènements. Vous pouvez l’utiliser pour estimer ce que les invités ont pensé du site, du divertissement, de la nourriture, et de votre équipe.
Vous pouvez inclure des questions à choix multiple et des questions ouvertes à propos des performances de votre équipe dans votre questionnaire post-évènement.
Astuce : Lisez notre guide sur les outils de sondage gratuits pour évènements que vous pouvez utiliser pour collecter des retours.
6. Mesurer les données en ligne
Si votre équipe vous aide avec les campagnes email et la promotion sur les réseaux sociaux, vous pouvez également observer le succès de ces initiatives pour mesurer les performances de l’équipe.
Par exemple, si un membre de l’équipe a pour tâche de répondre aux followers sur les réseaux sociaux, vous pouvez compter le nombre de réponses qu’ils ont écrites aux potentiels invités.
Astuce :Jetez un œil à quels chiffres regarder lorsque vous mesurer le succès de votre promotion en ligne.
7. Débriefer l’équipe après l’évènement
Une bonne pratique est de tenir une réunion de débriefing avec votre équipe après l’évènement. Cela vous donnera l’opportunité de revoir les objectifs de l’évènement et de voir si vous les avez atteint.
Cela vous permettra également de régler tout problème majeur en groupe. Utilisez le débriefing pour réfléchir à des solutions potentielles aux soucis que vous avez eu avant et durant l’évènement.
Astuce : Plus d’informations sur comment débriefer l’équipe de votre évènement après l’évènement.
8. Parler à chaque membre individuellement
Tout le monde n’est pas à l’aise avec le fait de s’exprimer face à un groupe, surtout si cela concerne des soucis personnels ou des critiques envers d’autres membres de l’équipe.
Si vous organisez un évènement relativement réduit, vous devriez envisager de débriefer individuellement chaque membre de l’équipe. Cela vous donnera des informations bien plus précises de la façon dont ils ont perçu l’évènement.
Astuce :Utilisez ces exemples de questions à poser durant une évaluation de performances pour un peu d’inspiration.
9. Évaluer votre niveau d’implication
En tant qu’organisateur de l’évènement et manager de l’équipe, il est crucial que vous évaluiez votre propre performance. Vous êtes le capitaine du navire. Sans vous, il coule.
Il y a tout un tas de façon d’échouer en tant que manager, même avec les meilleures intentions du monde.
L’une d’entre-elles est de vous impliquer tellement dans des petits détails que vous en oubliez la vue d’ensemble. À l’inverse, vous pourriez être si détaché de votre équipe que vous en devenez inaccessible.
Prenez un peu de temps pour réfléchir à votre propre implication dans l’équipe. Et n’ayez pas peur de demander à votre équipe de vous donner des retours sur votre performances en tant que gestionnaire de l’évènement.
Astuce :Plus d’informations sur comment vous évaluer en tant que leader.
10. Tenir compte des facteurs externes
Lorsque vous évaluez l’équipe de votre évènement, vous devriez également tenir compte des choses qui ne sont pas du ressort de votre équipe.
Vous pouvez mesurer les performances de votre équipe par rapport à la promotion qu’elle fait de votre évènement en ligne, mais vous ne pouvez pas prédire l’impact des évènements concurrents dont la publicité est faite en même temps.
Sur une note similaire, vous pouvez mesurer la façon dont votre équipe sert les invités lors d’un évènement en extérieur, mais vous ne pouvez pas prédire les changements de météo qui affectent leur travail.
11. Tout analyser
Une fois que vous avez observé tous les chiffres, débriefé l’équipe, et collecté les retours de vos spectateurs, il est temps de tout lier.
Désormais, vous devriez disposer des moyens suivants pour évaluer les performances de votre équipe :
- Critères de succès pour l’évènement
- KPIs pour l’équipe de l’évènement
- Observations personnelles durant l’évènement
- Retours des spectateurs sur-site
- Résultats des sondages post-évènement
- Données en ligne
- Suggestions du débriefing de l’équipe
- Informations des entretiens individuels avec les membres de l’équipe
- Retours sur votre rôle en tant qu’organisateur de l’évènement
- Tout facteur externe hors de votre contrôle
Il vous revient de choisir si vous préférez l’approche qualitative ou quantitative lors de l’évaluation des performances de votre équipe. Si vous avez des doutes, utilisez un mélange des deux pour vous faire une idée plus détaillée.
Organiser le prochain évènement
Maintenant que vous avez évalué les performances de l’équipe de votre évènement, il est temps de prévoir le prochain évènement. Nous espérons que vous avez désormais tout un tas d’informations nouvelles pour vous aider à vous améliorer.
Bonne chance, et n’hésitez pas à partager vos suggestions dans les commentaires ci-dessous.
