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B-A BA de la Location d’Équipement pour Évènement : Ce Dont Vous Avez Besoin et Où le Trouver

Comme le savent tous les organisateurs d’évènements, les bons évènements ont besoin de nombreux rouages pour tourner à la perfection. Certains de ces rouages sont absolument essentiels pour que l’évènement voit le jour en premier lieu.

Nous allons donc parler des outils du domaine : l’équipement d’évènement.

Ce guide passera en revue :

  • Quels évènements requièrent de l’équipement
  • L’équipement basique nécessaire à la quasi totalité des évènements
  • L’équipement d’évènement spécialisé
  • Les différentes options pour vous le procurer
  • Où trouver l’équipement d’évènement

Prêt à élargir votre arsenal de connaissances ?

Quels évènements requièrent de l’équipement ?

Voici quelques exemples d’évènements qui nécessitent toujours un peu d’équipement d’évènement :

  • Les conférences
  • Les salons professionnels
  • Les expositions
  • Les concerts
  • Les spectacles de comédie
  • Les pièces de théâtre
  • Les diffusions de films
  • Les cours

Même si vous n’êtes pas certain d’avoir besoin d’équipement pour votre évènement précis, vous pourriez être surpris de ce que vous allez découvrir.

L’équipement utile à pratiquement tous les évènements

Bien que tous les évènements soient uniques, il existe certains types d’équipement dont vous aurez toujours besoin pour que les choses se déroulent bien. Passons en revue l’équipement générique d’évènement.

1. Tables et chaises

Tous les évènements incluant de la nourriture, des discours, ou des performances impliqueront des tables et chaises pour les spectateurs. Les exceptions notables étant les réceptions, et les raves. Et même dans ces cas particuliers, une table ou deux peuvent s’avérer très utiles.

Vous pourriez avoir besoin de tables pour :

  • Les plats
  • L’enregistrement
  • L’affichage d’informations
  • L’équipement
  • Le merchandising

Astuce : Un peu de lecture sur les différentes sortes d’arrangements de tables et chaises pour vous faire une idée de ce dont vous avez besoin.

2. Tentes et auvents

Si vous tenez un évènement en extérieur, il est particulièrement judicieux de prévoir de quoi vous abriter des intempéries avec une tente ou un auvent.

3. Panneaux et bannières

La signalisation est nécessaire à pratiquement tous les évènements, ne serait-ce que pour indiquer où se trouve l’évènement aux invités.

Mais les panneaux et bannières peuvent avoir des tonnes d’applications, comme :

  • Le marketing
  • L’affichage du programme
  • Les directions
  • Le parking
  • Les zones fumeur

Astuce : Lisez notre guide pour faire la signalisation d’un évènement pour vous faire une idée générale de ce dont vous avez besoin.

4. Électricité et câbles

Si vous organisez un évènement en extérieur, alors vous devrez trouver un moyen de vous brancher à une source d’énergie. Mais même les évènements en intérieur pourraient avoir besoin d’une rallonge ou deux.

5. Éclairage

Que vous vouliez des lasers et des spots ou simplement un éclairage tamisé pour votre ambiance, il est bon que les spectateurs puissent voir ce qui se passe… Ou simplement qu’ils puissent se voir entre-eux d’ailleurs.

Équipement d'évènement : L'éclairage.
L’éclairage est crucial pour de nombreux évènements.

Voici quelques-unes des zones pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d’éclairage :

  • Le site dans son ensemble
  • Les podiums
  • Les scènes
  • Les rampes
  • Les cordages et filets
  • Les tentes et auvents

Astuce : Jetez un œil à ces idées créatives d’utilisation de l’éclairage pour les évènements pour trouver un peu d’inspiration.

6. Scène

Si votre évènement implique n’importe quel type d’artiste ou d’orateur, il est bon de disposer d’une scène à partir de laquelle ils pourront être vus et entendus par le public.

Astuce : Plus d’informations sur les différentes tailles de scènes pour déterminer celle dont vous avez besoin pour votre évènement.

7. Son

Tout comme l’éclairage, l’équipement sonore est un point essentiel de tout évènement impliquant une performance ou un discours.

Voici quelques-uns des équipements liés au son dont vous pourriez avoir besoin :

  • Microphones
  • Enceintes
  • Moniteurs de scène
  • Supports pour microphones et enceintes
  • Tables de mixage
  • Casques
  • Platines
  • Lecteur de musique (téléphone, tablette ou ordinateur portable)

Astuce : Découvrez comment le nombre de spectateurs influence vos besoins en équipement et lisez ce guide approfondi sur l’équipement sonore pour comprendre comment tout cela fonctionne.

8. Visuels

Les présentations peuvent être appropriées pour de nombreux évènements, de démonstrations de produits pour les entreprises aux photos embarrassantes pendant les réunions de famille.

Équipement d'évènement : Projecteur.
Assurez-vous de disposer de l’équipement adéquat pour les présentations visuelles.

Voici quelques pièces d’équipement dont vous aurez besoin pour que cela fonctionne :

  • PC portable (pour les vidéos en ligne)
  • PowerPoint
  • Projecteur
  • Écran
  • Tableau de conférence
  • Surface blanche

9. Stockage

Oui, vous aurez également besoin d’un espace pour tout stocker. Mais le stockage n’est pas seulement important pour l’équipement de votre évènement. Il peut également s’avérer très utile pour stocker les affaires de votre équipe, ainsi que la nourriture et les boissons.

L’équipement d’évènement spécialisé

Si vous organisez un évènement spécial qui n’est absolument pas couvert pas les équipements génériques cités jusqu’à présent, alors il peut être judicieux de réfléchir à deux fois aux besoins de votre évènement.

Voici quelques exemples d’équipement spécial pouvant s’avérer nécessaire à certains évènements :

Comment vous procurer l’équipement nécessaire à votre évènement

Vous disposez de plusieurs options lorsqu’il s’agit de vous procurer le bon équipement pour votre évènement. Pas besoin de casser la tirelire, et ce peu importe le budget de votre évènement.

1. Acheter du neuf

Si l’argent n’est pas un souci ou que l’équipement dont vous avez besoin n’est pas trop cher, n’hésitez pas à acheter neuf votre équipement. Ainsi, il vous appartient, et vous pourrez le réutiliser aussi souvent que vous le souhaitez.

2. Acheter de l’occasion

Si ce dont vous avez besoin est cher, il peut être bon de scruter eBay et Leboncoin pour trouver de bonnes affaires sur de l’équipement ayant déjà vécu. Un autre lieu sympathique pour dénicher de l’équipement d’occasion est Gumtree.

3. La location

Si vous n’avez besoin de l’équipement que pour une durée restreinte (un ou deux évènements par exemple), la location d’équipement d’évènement est votre meilleure option.

Équipement pour évènement : À louer.
Louer de l’équipement est une manière peu couteuse de vous procurer ce dont vous avez besoin.

4. Location avec option d’achat

Si vous n’êtes pas certain de mettre à nouveau en place un évènement similaire à l’avenir, mais que vous envisagez de le faire dans le cas où le premier serait un succès, vous pouvez tenter de trouver de l’équipement en location avec option d’achat à date ultérieure.

Astuce : Vous n’êtes pas certain de l’option qui vous convient le mieux ? Jetez un œil aux avantages de louer l’équipement.

Où trouver l’équipement d’évènement

Et maintenant, la question à un million : Où trouver l’équipement dont vous avez besoin pour votre évènement ?

La plupart des fournisseurs d’équipement vous offriront la possibilité d’acheter du matériel neuf ou d’occasion, ou de louer le matériel.

Voici un échantillon de fournisseurs anglais pour vous aider à démarrer vos recherches :

Maintenant, quelques sites web sur lesquels vous pouvez trouver de bonnes affaires sur l’équipement d’occasion :

Et si vous n’êtes toujours pas repu, voici des registres de fournisseurs de matériel pour évènements :

Astuce : Si votre budget reste serré, voici comment négocier avec les fournisseurs d’évènements pour obtenir de meilleures affaires.

Équipez-vous !

Vous devriez désormais avoir une assez bonne idée de ce dont vous avez besoin, d’où vous le procurer, et de combien d’argent vous devez disposer.

Si vous êtes tombé sur des affaires particulièrement intéressantes sur n’importe quel équipement d’évènement, merci de nous faire savoir où dans la section commentaire ci-dessous ! Partager, c’est aimer !

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Le Guide Ultime d’un Atelier Réussi

Un atelier réussi est le résultat d’une montagne de travail en coulisses. Mais pas d’inquiétudes !

Nous avons réuni ici les points cruciaux dans notre guide ultime des évènements bricolage. Jetez un œil à ces astuces détaillées pour vous faire une idée plus complète de ce qu’est l’organisation d’un atelier bricolage. Nous vous recommandons également de vous plonger un peu plus en détail dans chaque point important, et pour ce faire, des liens vers nos articles détaillés se trouvent à la fin de chaque section, n’hésitez pas à cliquer !

Nous allons couvrir ces quatre phases principales de la gestion d’un atelier bricolage :

  • La planification
  • La promotion
  • Tenir l’évènement
  • Donner suite

Il est temps de se retrousser les manches et de s’y mettre !

1. Le plan

Notre guide pour un atelier bricolage réussi débute naturellement par la phase de préparations. Suivez ces trucs et astuces lorsque vous planifiez votre atelier.

Devenir bon

Vous ne voudriez tout de même pas organiser un atelier bricolage sur un sujet que vous ne maitrisez pas ! Assurez-vous d’organiser un évènement autour de quelque chose pour lequel vous êtes réellement bon.

Qui est votre public ?

Peut-être que vous êtes le genre de personne-type qui adore ce type de bricolage. Ou peut-être que vous êtes un homme de 25 ans qui adore le point de croix.

Il peut s’avérer judicieux d’entrer en contact avec des artistes et autres personnes adeptes du domaine que vous comptez aborder pour voir avec quelle tranche de population vous aurez à composer.

Certains hommes sont capables de coudre.

Planification du cours

Un instructeur d’atelier bricolage réussi a besoin d’un plan solide pour le jour des évènements. Mettez quelques idées sur papier et déterminez un programme pour la journée. Ceci peut également vous aider à déterminer quel sera votre budget.

Prévoir les couts

Entre le site, le matériel de bricolage et autres matériaux, assurez-vous que le prix des billets reflète le montant que vous devez investir.

Fournitures didactiques

Aurez-vous besoin de distribuer des fiches d’informations pour cet atelier ? Ne pouvez-vous pas plutôt afficher les tutoriels sur un projecteur ? Ne comptez pas que sur vous-même pour enseigner des choses aux gens.

Les ventes de billets

Vendre vos billets à l’avance est pratiquement toujours une bonne idée. Bien sûr, cela dépend dans une certaine mesure de la tranche de population que vous visez.

Proposez aux acheteurs précoces ainsi qu’aux acheteurs de dernière minute des offres adaptées. Utilisez une plateforme en ligne telle que Billetto.

Guide de planification d’atelier bricolage

Jetez un œil à notre guide approfondi dans lequel nous entrons vraiment dans les détails de l’organisation d’un atelier bricolage : « Comment Organiser un Atelier Réussi en 6 Étapes-Clés« 

2. La promotion

Une fois vos plans formés et mis sur papier, il est temps de faire un peu de promotion. Faites parler de vous, et vendez les billets.

Entrer en contact avec les artistes

Les communautés d’art et de bricolage en ligne sont immenses et très actives. Mettez-vous en quête de groupes de bricolage locaux à rejoindre en ligne.

Nétiquette communautaire

Une fois que vous avez trouvé vos communautés, ne commencez pas directement à faire votre promotion dans tous les sens. Vous devrez faire preuve de patience et créer d’abord une relation avec ces communautés. Postez du contenu intéressant et adapté et participez aux conversations.

Avant de faire la promotion de votre atelier, prenez également la peine de bien demander aux administrateurs et modérateurs l’autorisation de le faire.

Les influenceurs

Les influenceurs de réseaux sociaux sont d’une grande importance. Ils ont une relation forte de confiance avec leur public. Faites tout pour mettre ces experts de votre côté.

Vous pouvez trouver certains d’entre eux via les hashtags comme #crafts ou #handcrafted.

Astuce : Les plateformes d’influenceurs comme celle-ci permettent d’entrer facilement en contact avec des personnalités pertinentes.

Un atelier réussi peut passer par la promotion via des célébrités d'internet comme ce type.
Les stars des réseaux sociaux sont incroyablement efficaces pour le marketing d’ateliers bricolage

Du contenu astucieux

Le marketing de contenu est extrêmement utile si vous souhaitez réussir la promotion d’un atelier bricolage. Lors de la promotion, vous devrez :

  • Créer du contenu instructif : Montrez à vos spectateurs comment entreprendre leurs propres projets.
  • Partager le contenu d’autres créateurs : C’est du contenu que vous n’avez pas besoin de produire vous-même. Vous pouvez l’utiliser pour créer des relations avec d’autres personnalités du bricolage dont vous partagez le contenu.
  • Centrer le contenu autour du thème de vos ateliers : Si vous avez déjà mis en place des ateliers, les images et vidéos de ceux-ci représentent du très bon contenu promotionnel.

Guide pour la promotion d’un atelier bricolage

Besoin de plus de détails ? Lancez-vous dans l’aventure grâce à notre guide approfondi : « 5 Excellentes Façons de Promouvoir un Atelier. »

3. Tenir l’évènement

Le grand jour est enfin arrivé ! Voyons quelques points à garder à l’esprit lorsque votre atelier aura lieu.

L’équipement

Aurez-vous besoin d’équipement éducatif, comme des PC portables, des projecteurs, ou des écrans ? Un bon hôte d’atelier bricolage arrive en avance pour régler ces détails. Assurez-vous que tout fonctionne correctement, ou vous devrez vous passer de votre magnifique PowerPoint sur la différence entre l’acrylique et la peinture à l’huile.

Mettre une ambiance

La salle dans laquelle se déroule votre atelier devrait avoir une ambiance et une atmosphère adaptée. Quelques objets avec lesquelles jouer peuvent être tables, bureaux, et chaises par exemple. Est-ce que la température est correcte ? Y a-t’il des fenêtres qui s’ouvrent facilement ?

Pas de timidité

Engagez la conversation avec vos invités dès leur arrivée ! Créez un rapport amical et construisez des relations dès le départ pour mieux aborder l’apprentissage.

Les formalités

Une fois que tout le monde est là, faites une courte présentation formelle. Comment avez-vous acquis vos compétences dans le domaine abordé ? Quel est l’objectif final de cet atelier ? Créez de l’engouement auprès de votre public, mais fixez tout de même des objectifs réalistes par rapport aux compétences acquises à la fin de la journée.

Partager votre programme

Assurez-vous que tout le monde sache comment tout va se dérouler. Vous pouvez imprimer un programme que vous distribuerez le jour même, ou en partager un numérique.

Flexibilité

Soyez comme un bretzel : flexible ! Un programme bien déterminé est important, mais si l’une de vos activités plus populaires que les autres prend un peu plus de temps que prévu, ce n’est pas nécessairement une mauvaise chose.

Un atelier bricolage réussi repose sur des expériences pratiques comme celle-ci.
Soyez flexible et laissez vos invités apprendre par eux-mêmes.

Si vous aimez quelque chose, laissez-le partir

N’abusez pas d’instructions trop détaillées. Laissez vos participants se salir les mains et tenter des choses. L’expérience d’un atelier bricolage est par essence pratique et pousse à l’ingéniosité.

L’égalité

Assurez-vous que tout le monde ait une chance de participer aux discussions. Donnez à chacun le temps de s’exprimer et faites tourner les rôles de leaders au sein des petits groupes.

Faites un petit récapitulatif

Lorsqu’il est temps de dire au revoir à tout le monde, procédez à un petit récapitulatif des progrès faits et des connaissances acquises. Donnez à vos invités une impression de réussite et un sentiment d’accomplissement, et faites leur comprendre pourquoi ils ont dépensé leur argent.

Et ce peut être utile à certains participants, pour mieux intégrer la leçon apprise.

Guide sur comment tenir un atelier bricolage

Il nous reste beaucoup à expliquer aux hôtes d’ateliers bricolage en devenir. Jetez un œil à notre guide approfondi : « Tenir un Atelier Grâce à ces 7 Pratiques Astucieuses« 

4. Les suites

Ce n’est pas terminé ! Pas tant que vous n’aurez pas donné suite à votre atelier. Voici quelques points cruciaux pour terminer en beauté.

Les retours !

L’une de vos meilleures opportunités pour obtenir des retours se trouve juste à la fin de l’atelier. L’expérience est encore fraiche dans l’esprit de vos invités. Proposez-leur un petit questionnaire avec quelques-unes des questions suivantes :

  • Est-ce que l’atelier a atteint ses objectifs ?
  • Est-ce que vos compétences ses sont améliorées ?
  • Qu’est-ce qui pourrait être amélioré pour les futurs ateliers ?

Une attitude de gratitude

Envoyez vos remerciements à tout le monde. Que ce soit par email, via les réseaux sociaux, ou même par message, remerciez les participants et faites leur savoir à quel point ils ont été géniaux. Vous pouvez également parler brièvement des progrès faits par tout le monde.

N'oubliez pas de remercier les participants !
Terminez sur une note positive en remerciant vos invités d’avoir donné vie à l’atelier.

Le budget

Quelles fournitures ont été utilisées et quelles autres ont pris la poussière ? Vos campagnes promotionnelles ont-elles fonctionné ? L’environnement de l’atelier était-il bien adapté ?

Passez en revue votre budget et faites quelques ajustements au besoin. Par exemple, si vous avez acheté trop de pinceaux, vous savez désormais de combien vous devrez disposer la prochaine fois.

Le blogging

Toute prise de vue de votre atelier lors de son déroulement représente du matériel promotionnel inestimable pour le futur.

Créez un article de blog rapportant les évènements de la journée étape par étape. Appuyez le côté amusant et les compétences acquises. Faites en sorte que l’ensemble ait l’air attirant pour vos futurs participants !

Guide sur comment donner suite après un atelier bricolage

N’oubliez pas de jeter un œil à notre guide approfondi pour plus de détails importants que nous n’avons pas pu couvrir ici : « Fermer Boutique : Donner Suite Après un Atelier Bricolage en 6 Étapes« 

C’est parti

Les ateliers bricolage sont des évènements très satisfaisants à mettre en place. Ils créent des liens forts entre les gens bien plus facilement que dans d’autres évènements. Améliorez vos compétences grâce à nos guides approfondis sur chaque phase d’organisation d’évènement à la fin de chaque section ci-dessous.

Parlez-nous de vos expériences d’atelier dans les commentaires ci-dessous !

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Comment Choisir un Restaurateur pour un Évènement : Tout ce que Vous Devez Savoir

La restauration et l’organisation d’évènement fonctionnent ensemble, voyons donc comment choisir un restaurateur pour un évènement.

Cet article couvrira :

  • Les considérations initiales avant de avant de chercher la restauration
  • Comment trouver un restaurateur et comment choisir le bon
  • Les qualités d’un bon restaurateur
  • Comment engager un restaurateur et de quoi discuter avant l’évènement

Prêts à un avant-gout de quelques exemples ? Bon appétit.

Quel type de restauration est judicieux pour votre évènement ?

Avant de vous plonger dans vos recherches, songez au type d’évènement que vous organisez. Cela vous aidera énormément à déterminer le type de restaurateur que vous devez rechercher.

Les questions à vous poser :

  • À quel point votre évènement est-il formel ?
  • Dans quel type de lieu est-il organisé ?
  • Quels sont les arrangements de sièges ?
  • Combien de spectateurs participeront ?
  • Quel type de nourriture attendent-ils ?
  • Ont-ils des besoins alimentaires spécifiques ?
Comment choisir un restaurateur pour un évènement : Le buffet reste une option.
Le buffet reste une option.

Les trois principaux types de restaurateurs que vous croiserez sont ceux-ci :

  • Service réception : C’est l’option la moins chère, qui implique généralement les boissons et des amuses-bouche que les invités grignoteront debout en discutant.
  • Service buffet : La seconde option la moins chère, où vos invités se servent eux-mêmes et peuvent choisir parmi un large panel de mets et de boissons.
  • Service à table : La plus chère de toutes les options, les invités sont assis à table et servis par le personnel de restauration.

Astuce : Plus d’informations sur les avantages et inconvénients de chaque type de restauration pour vous faire une meilleure idée de ce qui est le plus adapté à votre évènement.

Comment trouver un restaurateur

Il y a une vaste gamme de compagnies prenant en charge la restauration d’évènements. Passons en revue quelques considérations-clés par rapport à la restauration et à l’organisation d’évènement pour vous aider à réduire votre champ de recherche.

1. La taille

La compagnie de restauration devra-t-être en mesure de gérer le nombre d’invités présents à votre évènement. La taille de l’entreprise de restauration devrait être adaptée à la taille de votre évènement.

2. Le lieu

Il est également judicieux de songer à l’emplacement de votre évènement. Un restaurateur local pourrait déjà être familier avec les locaux et aura moins de chances de prendre du retard à cause d’un long trajet.

3. Le budget

La quantité d’argent restante dans le budget de votre évènement pour la restauration vous aidera également à mieux cibler votre recherche. Essayez de trouver un restaurateur capable de vous proposer un bon compromis entre qualité et prix.

4. Les limitations du site

De nombreux sites disposent d’une liste de restaurateurs avec lesquels ils préfèrent travailler. Choisir un restaurateur parmi leur liste ne réduira pas seulement les risques de quiproquo, mais vous aurez peut-être même droit à une réduction.

Astuce : Utilisez un répertoire de restaurateurs pour obtenir les devis de plusieurs restaurateurs en une seule recherche.

Comment choisir un restaurateur

Vous avez fait une recherche initiale. Il est maintenant temps de choisir un restaurateur pour votre évènement. Passons en revue quelques-unes des qualités d’un bon restaurateur pour faire le bon choix.

1. La communication

Un bon restaurateur sera facile à joindre et répondra rapidement à vos appels et emails. Si vous expérimentez des soucis de communication dès le départ, vous avez de fortes chances d’éprouver d’autres problèmes plus tard.

Astuce : Jetez un œil au jargon de l’industrie de la restauration pour éviter les malentendus.

2. L’organisation

En plus de leurs compétences en communication, vous devriez également noter si le restaurateur est organisé. Avez-vous reçu l’offre rapidement ? Si ce n’est pas le cas, ce pourrait être un mauvais signe pour l’avenir.

3. Expérience et spécialisation

Tout comme la plupart des organisateurs d’évènements se spécialisent dans un type particulier d’évènements, de nombreux restaurateurs font de même. Assurez-vous que votre restaurateur a de l’expérience dans votre type d’évènement.

Trouvez un restaurateur avec la bonne expérience pour votre type d'évènement.
Trouvez un restaurateur avec la bonne expérience pour votre type d’évènement.

4. Le service client

Vos attentes et besoins en tant que client devraient être en haut de la liste de priorités de votre restaurateur. Prenez note de si oui on non un restaurateur donné prête attention à vos besoin spécifiques.

5. La flexibilité

Vous devriez vérifier à quel point votre restaurateur est flexible par rapport au menu et au service de la nourriture. Voyez s’ils peuvent s’adapter aux besoins alimentaires spécifiques comment les allergies et repas sans gluten.

Astuce : Jetez un œil à cette liste de différents besoins alimentaires accompagnés de descriptions détaillées.

6. Les commentaires clients

Les commentaires et recommandations personnelles en ligne sont très parlantes pour estimer la capacité d’un restaurateur à faire son travail. Faites votre travail et effectuez quelques recherches sur le restaurateur avant de l’engager.

Astuce : Utilisez un site web comme Trustpilot pour observer une entreprise de restauration et lire les commentaires sur eux.

Comment engager un restaurateur

À présent, vous devriez disposer d’une courte liste de candidats pour la restauration de votre évènement. Il existe seulement quelques pratiques supplémentaires pour déterminer le bon restaurateur et quelques choses dont il faut se souvenir lorsque vous l’engagez.

1. Photos des évènements passés

Une photo en dit long sur ce qu’offre le restaurateur en termes de nourriture… Sauf si vous êtes chez McDonald’s. En partant du principe que vous n’allez pas servir de Big Macs, assurez-vous de regarder des images d’évènements passés.

2. Certifications

Avant d’engager un restaurateur, vérifiez ses certifications. Ils doivent suivre les standards pour la nourriture et toutes les exigences impliquées par votre contrat d’assurance évènement.

3. Les ingrédients

Il pourrait être judicieux de vérifier où le restaurateur se procure les ingrédients figurant au menu. Sont-ce des aliments locaux ? Sont-ils bios ? Font-ils partie du commerce équitable ?

4. La préparation

Discutez avec votre restaurateur de quand et comment la nourriture sera préparée. Certains mets coutent moins cher à produire hors-site, mais d’autre plats devront être préparés sur-site.

Pensez à où la nourriture sera préparée.
Pensez à où la nourriture sera préparée.

5. Les dégustations

Vous avez vu les photos, mais qu’en est-il du vrai gout des aliments ? Un bon restaurateur vous offrira une dégustation, pour que vous puissiez évaluer si la nourriture correspond à vos attentes avant des les engager.

Astuce : Lisez ce que vous pouvez attendre d’une dégustation chez un restaurateur pour vous préparer.

6. Mobilier et vaisselle

Tous les sites ne vous fourniront pas les meubles et la vaisselle pour votre évènement. Cependant, certaines entreprises de restauration peuvent les inclure dans le prix, voyez-donc si c’est possible.

Astuce : Si le site comme le restaurateurs sont incapables de vous fournir la vaisselle, alors contactez un fournisseur tiers.

7. Personnel disponible

Voyez si l’entreprise de restauration dispose du nombre adéquat d’employés pour votre évènement. Vous aurez généralement besoin d’un serveur pour deux tables. (Moins, si vous choisissez un buffet.)

Comment choisir un restaurateur pour un évènement : Assurez-vous d'avoir la bonne quantité de personnel sur-site.
Assurez-vous d’avoir la bonne quantité de personnel sur-site.

Astuce : Cet article dispose d’un tableau montrant le ratio serveurs/invités pour la plupart des évènements.

8. Détails du contrat

Assurez-vous que tous les détails sont couverts lorsque vous relisez le contrat de restauration. Tous les produits livrables sont-ils répertoriés ? La TVA est-elle incluse ? Le personnel s’attend-il à des pourboires ? Avez-vous lu les petites lignes ?

Astuce : Lisez des exemples de contrats de restauration pour savoir quoi rechercher.

9. Politique d’annulation

Bien que vous ne souhaitiez probablement par l’annulation de votre évènement, il est bon d’envisager le pire scénario possible. Jetez un œil à la politique d’annulation du restaurateur, juste au cas où.

Profitez !

Vous ne devriez pas faire la fine bouche lors d’un repas, mais lorsque vous choisissez une entreprise de restauration, oui. Après tout, l’évènement n’est pas pour vous. Il est là pour offrir une belle expérience à vos invités.

Il est également bon de faire des recherches au préalable si vous prévoyez d’organiser des évènements dans le futur. Engager un restaurateur pour cet évènement pourrait être le début d’une longue relation d’affaires.

Vous devriez désormais avoir une bien meilleure idée de comment choisir un restaurateur pour l’évènement que vous organisez.

Bonne chance !

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Santé et Sécurité pour les Évènements : Ce Que Vous Devez Savoir

La santé et la sécurité pour les évènements est souvent la partie de l’organisation de l’évènement que les organisateurs oublient.

Dans cet article, nous allons passer en revue précisément ce que vous devez savoir pour gérer avec brio la santé et la sécurité lors d’évènements.

Les points-clés à considérer pour la santé et la sécurité lors d’évènements

Cet article vise avant tout le public anglais, et les conseils légaux pourraient ne pas vous concerner. Les conseils généraux restent néanmoins intéressants pour les organisateurs d’évènements de toutes nationalités. Lors de l’organisation de votre évènement, la santé et la sécurité devraient être votre priorité numéro un. Vous devrez pensez aux choses suivantes.

De qui êtes vous responsable lors de votre évènement ?

Les gens dont vous êtes responsable ne se limitent pas à vos invités. Vous devrez également prendre en compte les gens qui travaillent pour vous : le personnel permanent, les contracteurs, ou les bénévoles.

Le risque est-il élevé ?

S’il y a un risque élevé d’accident ou de blessure lors de votre évènement, vous devrez prévoir un peu plus d’organisation pour le minimiser.

Si quoi que ce soit devait mal tourner, vous devez disposer de procédures adaptées pour gérer la situation. Si ce n’est pas le cas, et qu’il est prouvé que vous ne suivez pas les régulations de santé et de sécurité, vous risquez une amende salée pouvant monter à 20 000€.

Dans le pire des cas, vous pourriez également être accusé de faits criminels. L’organisation et la préparation sont absolument essentielles pour assurer que vous disposez des bonnes procédures de santé et de sécurité en place.

Ce que vous devez préparer

En tant qu’organisateur d’évènement, vous êtes responsable de la préparation d’une évaluation des risques, d’un plan d’urgence, et d’un plan de sécurité.

1. Évaluation des risques

Peu import le type d’évènement que vous organisez, il vous faudra mener une évaluation des risques lors de la phase d’organisation préliminaire.

L’évaluation des risques mettra en lumière tout risque potentiel qui pourrait affecter le bon déroulement de votre évènement.

La santé et la sécurité pour les évènements impliquent une évaluation des risques
Complétez une fiche d’évaluation des risques pour une gestion des questions de santé et de sécurité efficace lors d’évènements

Une évaluation des risques devrait inclure des choses comme :

  • Le son sera-t’il à un niveau tolérable ?
  • Existe-t-il un danger de dégradation de câbles électriques ?
  • Quels sont les risques d’incendie ?
  • Est-ce que mes lumières stroboscopiques sont susceptibles de déclencher des attaques ?
  • Est-ce que mes structures temporaires sont assez solides et sécurisées pour y faire tenir les invités prévus ?
  • Y-a-t’il un nombre approprié de toilettes pour le nombre d’invités ?
  • Ai-je accès à de l’eau potable ?
  • Les déchets seront-ils gérés correctement ?

Être prêt à toute éventualité aidera à assurer que vos invités sont en sécurité et que tout le monde sait ce qu’il doit faire en cas d’urgence.

Téléchargez ce modèle et faites une copie pour chaque évènement que vous allez organiser. Prenez du temps pour le remplir et en parler avec l’équipe de votre évènement.

Il peut également valoir le coup de jeter un œil à cette évaluation des risques de sécurité incendie.

Astuce : Jetez un œil à ce guide approfondi sur comment mener une évaluation des risques, incluant des exemples pratiques pour remplir ce modèle.

2. Plan d’urgence

Aucun organisateur d’évènement n’a envie de voir se dérouler son plan d’urgence, mais il est important d’en avoir un au cas où les choses tournent mal.

Les urgences peuvent prendre de très nombreuses formes, d’un feu à une inondation, en passant par une menace explosive. Comment comptez-vous gérer ce genre de chose ? Comment comptez-vous profiter de l’aide de la police, des pompiers, et des ambulances si vous en avez besoin ?

Tout votre personnel devrait avoir connaissance du plan d’urgence. Ils seront de fait en mesure de vous aider à l’appliquer si l’inattendu se produit.

Vous devriez préparer votre plan d’urgence après avoir mené l’évaluation des risques. Vous en saurez plus sur les problèmes potentiels et ce que vous pouvez faire pour vous y préparer.

Astuce : Voici un guide sur comment s’organiser pour les incidents et urgences lors d’évènements.

3. Plan de sécurité évènement

Un plan de sécurité évènement est un autre document que vous devez remplir, et il inclura généralement votre évaluation des risques et votre plan d’urgence. Il montre que vous avez pensé à toutes les questions principales de santé et de sécurité pour votre évènement.

Selon la teneur de votre évènement, la gestion du lieu et les autorités locales pourraient vous demander de jeter un œil à ce plan de sécurité tant que vous en êtes à la partie organisation de votre évènement. Ils souhaiteront savoir que vous êtes prêts à gérer toute situation susceptible de se présenter.

Vous vous reposerez également sur ce document si quoi que ce soit tourne mal durant l’évènement et que vous vous retrouvez au cœur d’une dispute légale.

Votre plan de sécurité devrait inclure :

  • Les détails de votre évènement : Où, quand, quoi, horaires détaillés, plans du site, etc…
  • Qui est responsable et autres contacts clés ?
  • Licences et permis obtenus
  • Évaluation des risques
  • Plan d’urgence
  • Communications entre membres du personnel de l’évènement
  • Contrôle et fourniture d’électricité
  • Détails concernant les toilettes, l’eau potable, et la gestion des déchets
  • Les accès et installations pour handicapés
  • Niveaux et contrôle du bruit
  • Comment vous allez contrôler le trafic et la foule
  • Premiers soins et détails de sécurité
  • Informations sur les structures, l’équipement, et les attractions temporaires.
  • Services de nourriture et de boissons : Qui sont-ils, que font-ils, et de quelles licences disposent-ils ?
  • Combien d’employés au total et leurs responsabilités ?

Astuce : Vous ne savez pas par où commencer ? « Comment Rédiger un Plan de Sécurité Efficace » vous aidera à vous lancer.

Directives de santé et de sécurité pour les évènements

Health and Safety Executive (HSE) en Angleterre est la meilleure ressource que vous trouverez pour gérer des évènements en toute sécurité.

Informations de santé et de sécurité pour évènements sur le site web d'HSE
Découvrez plus d’information sur la santé et la sécurité lors d’évènements sur le site d’HSE.

Le site web d’HSE dispose de toutes les informations dont vous avez besoin sur des détails tels que :

Pour chacun de ces points vous :

  • Découvrirez quelles sont vos responsabilités en tant qu’organisateur d’évènement.
  • Découvrirez les choses les plus importantes que vous devez savoir.
  • Obtiendrez des liens vers des ressources supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin.

Que vous montiez un évènement pour la première ou la quinzième fois, il peut être judicieux de lire attentivement les informations du site web d’HSE.

Astuce : Bien que visant les évènements musicaux, The Purple Guide, basé sur un abonnement, offre énormément d’informations pertinentes sur la santé et la sécurité pour les évènements, dont quelques études de cas et exemples pratiques.

Est-ce que tous les aspects de santé et de sécurité s’appliquent dans mon cas ?

Tous les organisateurs d’évènements doivent prendre en compte la santé et la sécurité pour les évènements. Cependant, certains aspects seront très différents selon la teneur de l’évènement.

Par exemple, une petite exposition d’art dans une galerie locale aura une allure bien différente d’un évènement dans un stade avec cinq mille invités. Vous n’aurez pas besoin de vous inquiéter de structures temporaires, de la location de toilettes, ou de la gestion des déchets. Vous ne créerez qu’un plan de santé et de sécurité adapté aux détails de votre évènement.

De la même façon, les évènements impliquant de l’alcool ou des activités en extérieur auront bien plus tendance à générer des soucis de santé et de sécurité.

Astuce : Un bon point de départ est de faire une recherche pour « santé et sécurité pour [votre type d’évènement] » pour voir s’il existe déjà des informations disponibles sur le sujet.

Où trouver de l’aide

Tout ceci peut sembler bien intimidant, surtout si c’est la première fois que vous envisagez les questions de santé et de sécurité pour un évènement. N’ayez craint, cependant : Il existe énormément de ressources pour vous aider et vous guider durant tout le processus.

L’article « Getting started » d’HSE est particulièrement utile pour ceux qui organisent leur premier évènement. Vous disposez également des options suivantes.

L’aide des sites

De nombreux sites disposeront déjà d’informations sur leur site web, visant directement les organisateurs d’évènements. Ces informations sont là pour vous aider à vous assurer que tout est bien couvert pour votre évènement, y compris les mesures de santé et de sécurité.

Si vous ne trouvez rien sur leur site web, demandez-leur s’ils disposent d’informations ou de checklists déjà prêtes pour vous aider. Après tout, il est dans leur meilleur intérêt que tout se passe bien durant votre évènement. Ils pourraient même déjà avoir eu affaire à des évènements du même type que le votre par le passé.

L’aide des conseils locaux

Les sites des conseils régionaux comme PeakDistrict.org.uk, Kingston.gov.uk, et Yorkshiredales.org.uk fournissent des informations et checklists détaillées sur la santé et la sécurité pour les évènements. Il convient de jeter un œil au site web de votre conseil local, ou de contacter leurs représentants pour voir quels détails ils peuvent fournir.

Checklist pour la santé et la sécurité pour les évènements
Checklist d’évènement du site web de Peak District.

L’aide de consultants spécialisés dans la santé et la sécurité pour les évènements

Vous pouvez également trouver des entreprises se spécialisant dans l’aide d’organisateurs d’évènements pour la gestion des aspects de santé et de sécurité. En voici quelques-uns

  • Event Safety Plan offre un support concernant la sécurité pour les organisateurs d’évènements. L’entreprise offre des cours d’entrainements, des services de consultation, et des outils en ligne pour vous guider dans le but de suivre les réglementations de santé et de sécurité.
  • Stagesafe est un service de consultation concernant la santé et la sécurité principalement pour les évènements musicaux et les concerts. Ils peuvent vous assister pour toute la documentation liée à la santé et à la sécurité, ainsi que pour les inspections, plans d’urgence, et enquêtes post-accidents.
  • The Event Safety Advisors ont travaillé avec de nombreuses marques célèbres pour la création d’évènements inoubliables. Vous pouvez lire quelques études de cas intéressantes sur leur site web.

Il existe de nombreuses agences de conseil similaires, vous devriez donc pouvoir en trouver une proche de vous.

Considérations spécifiques aux évènements de grande ampleur

Si vous organisez un évènement à grande échelle et que vous vous inquiétez de la gestion de la foule, jetez un œil à Crowd Safety pour des conseils et de l’aide sur l’organisation.

À cause du malencontreux risque de terrorisme lors de grands évènements, vous devriez également consulter le guide de l’état sur les « Lieux à grande densité de population ».

Astuce : Cette checklist concernant la santé et la sécurité de la Northumbria University est un excellent exemple de détails spécifiques auxquels vous devriez songer.

Ne pas lésiner sur votre plan de santé et de sécurité

Bien que la santé et la sécurité pour les évènements puisse apparaitre comme une corvée dans un premier temps, il est absolument vital que vous ayez les bons plans en place.

Les conséquences de procédures de santé et de sécurité bâclées peuvent être dévastatrices pour votre carrière d’organisateur d’évènement. Il est de votre responsabilité de vous assurer de suivre les bonnes règles et d’avoir un plan d’urgence en place.

En menant une évaluation des risques et en créant un plan de sécurité pour l’évènement, vous assurerez la sécurité de votre personnel et de vos invités. Et vous serez également prêt si quoi que ce soit tourne mal durant votre évènement.

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Comment Organiser un Évènement Bien-Être : Un Guide Pratique pour s’Amuser Sainement

Les évènement santé et bien-être ont le vent en poupe depuis un moment, mais que sont-ils exactement ?

En gros, les évènements bien-être représentent des moyens amusants de se focaliser sur le bien-être. Ce sont comme d’immenses salons de la santé. À ceci près qu’ils sont nettement plus amusants que de trainer dans un hôpital.

Enfin, les bons le sont.

Le plus important, c’est que les évènements bien-être sont spécialisés dans le fait de diviser des concepts de santé complexes en petites activités ludiques et interactives.

Mais comment faire pour organiser quelque chose d’aussi générique qu’un évènement bien-être ?

Nous avons les astuces et conseils dont vous avec besoin pour faire avancer votre concept bien-être. Sortez votre tapis de yoga, imaginez le son de l’océan, et c’est parti pour la création de votre plan.

Une femme a l'air enjoué à un évènement bien-être
Est-ce que vous adorez les évènements bien-être ? Nous, oui !

Qui participe aux évènements bien-être ?

Qui est votre public cible ? Peut-être que vous montez un évènement pour le campus d’une fac locale. Ou peut-être qu’une entreprise vous a engagé pour organiser un évènement bien-être pour ses employés. Parfois, des instructeurs de yoga ou de Zumba cherchent simplement à attirer des gens à leurs cours normaux.

Peu importe le public, vous devrez avoir de solides connaissances sur ce groupe. C’est à partir de là que vous pourrez vous pencher sur les objectifs de votre évènement bien-être.

Astuce : Voici un guide que nous apprécions sur comment trouver et atteindre votre public idéal.

Fixer les objectifs de votre évènement

Non, pas les objectifs photographiques.

Vous pouvez vous focaliser sur plus d’un aspect pour votre évènement. Vous pouvez envisager quelques-unes de ces options populaires parmi les évènements bien-être :

  • Fitness
  • Méditation et exercices bien-être
  • Bien-être de la femme
  • Gestion du stress
  • Coaching de vie
  • Soins médicaux et dépistages sanitaires
  • Se défaire des mauvaises habitudes (par exemple arrêter de fumer)
  • Premiers soins

Astuce : Voyez si vous pouvez adapter votre évènement bien-être aux objectifs personnels de vos participants.

Fixer le budget d’évènements bien-être

En général, la création du budget est la partie la moins amusante de l’organisation. Mais ne la sautez pas ! Votre budget vous donnera une idée très claire des options réalistes et de vos limites.

Astuce : Jetez un coup d’œil à ce guide de budgétisation d’évènement.

Lieux pour évènements bien-être

Une fois que vous avez un objectif précis, vous pouvez commencer la recherche du lieu. Où est-ce que vous allez pouvoir mettre tout cela en place ? Voici quelques lieux potentiels très adaptés aux évènements bien-être :

Les stations bien-être

Probablement le meilleur choix. Les stations balnéaires ou liées au bien-être sont relaxantes, accueillantes, et amusantes. Ce n’est pas vraiment un évènement bien-être si vos participants ressortent irrités et de mauvais poil ! Pas pour eux, en tout cas.

Les hôtels

Les hôtels les plus somptueux sont comparables à des stations bien-être. (Évitez néanmoins les hôtels bas de gamme.) Même si l’évènement n’a pas lieu dans l’hôtel, vous aurez peut-être besoin d’hébergement. Si l’évènement est conséquent, il attirera probablement des gens venant d’assez loin.

Centres d’évènements

Un choix évident car directement conçu pour tenir des évènements, qu’ils soient orientés bien-être ou autre.

Centres de fitness

Évidemment le plus adapté aux évènements de fitness. Le gros argument est que ces lieux disposent déjà de tout un tas d’équipement.

évènement bien-être dans un centre de fitness
Les centres de fitness comme celui-ci peuvent accueillir des évènements bien-être.

Les terrains de camping

Grands espaces, nature, et une myriade de participants potentiels déjà sur place. Cela ne fait-il pas rêver ?

Astuce : Jetez un œil à cette liste de lieux idéaux pour les évènements bien-être. Besoin d’aide pour trouver le site parfait ? Jetez un œil à ce guide concis.

C’est l’heure de déterminer la date !

Une fois que vous connaissez le lieu, il est temps de choisir une date. S’il y a des évènements à venir dans votre ville qui se focalisent sur l’activité physique ou la santé (courses du sang, tournois sportifs ouverts au public, marathons, etc…), et ce pourrait être un moment idéal pour organiser votre évènement. Capitaliser sur l’intérêt public !

Outre le fait de choisir une date, assurez-vous de vérifier et de réserver le lieu où il se déroulera. Les réservations de sites et d’hébergement ne devraient jamais être faites à la dernière minute.

Astuce : Facilitez la sélection de votre date avec cette liste d’idées pour choisir le bon moment.

Décrire vos activités

Qu’est-ce que les gens vont faire à votre évènement bien-être ? Pour répondre à cette question, il vous faudra cibler votre public. Donnez-lui des options qui l’attireront. Songez à certains de ces stands et activités pour votre évènement bien-être :

  • Examens de santé
  • Cours de yoga
  • Repas sains
  • Séminaires sur le bien-être
  • Exercices de construction d’esprit d’équipe et sessions de jeu

Fixe ou ouvert ?

Lorsque vous planifiez les activités, souvenez-vous que les gens ont des intérêts différents. Certains pourraient avoir envie de participer à un séminaire. D’autres pourraient simplement souhaiter venir et s’amuser dans le gymnase. Ne rendez pas toutes les activités fixes ou « obligatoires ».

Astuce : Nous adorons ce guide sur comment inclure des activités à un évènement bien-être. Il est plutôt orienté entreprises, mais tous les évènements peuvent en tirer de l’inspiration.

Vous pouvez toujours faire de la méditation aux évènements bien-être
Un peu de méditation basique est un excellent moyen de terminer un évènement bien-être.

S’équiper

L’équipement est souvent un élément fondamental de ce type d’évènement. Selon l’évènement, les besoins en équipements varient énormément. Ne prévoyez pas un évènement bien-être sans jeter un œil à ces options au préalable :

Équipement de sport en salle

Si vous tenez votre évènement bien-être dans un centre de fitness, il y aura déjà tout un tas d’équipement sur place. Sinon, pourquoi ne pas demander à vos invités d’apporter le leur ? Pour le yoga par exemple, AVTDY : « Apportez votre tapis de yoga. » Il y a des droits sur ça. (Brevet en instance.)

Tables et fournitures de buffet

Les évènements bien-être incluent souvent de la nourriture saine. Ce qui veut dire : barres à salades, assiettes, couverts, etc.

Choses amusantes

Les évènements bien-être incluent souvent des activités amusantes qui stimulent l’activité physique. Murs d’escalade, courses d’obstacle, et choses du genre. Vous pourriez envisager :

  • Équipements aquatiques : Si vous tentez l’approche piscine, vous pouvez inclure de l’équipement adapté. Des jouets de plongée et des gilets de sauvetage par exemple. (Pour ceux qui en ont besoin) Ou même des kayaks et canoés pour des courses sur un lac.
  • Équipements sportifs : Des choses telles que des ballons de basket, de foot, etc. Pour notre part, nous préférons la balle au prisonnier. Non mais c’est vrai ! C’est la meilleure partie de tout le cursus d’EPS à l’école.
  • Des jeux un peu stupides comme du volley avec une immense balle géante peuvent s’avérer particulièrement drôles. Vous savez, si vous voulez garder un esprit bon enfant. Et quid de bulles gonflables ? Football en bulle. Sinon, il vous reste toujours l’option des costumes de sumo.

Billets

Vous vendez les billets à l’avance ? Génial. Ceci vous permet de planifier et de budgéter au plus serré : Vous en savez plus sur combien de personnes viennent et qui ils sont.

Les sites vous permettant de vendre des billets ne manquent pas. Assurez-vous simplement que la plateforme que vous choisissez est compatible avec les évènements bien-être.

Astuce : Ce guide dispose d’excellentes astuces pour le timing des billets (quand exactement devriez-vous rendre vos billets disponibles ?).

La logistique

Nous avons quelques astuces sur la gestion de la logistique lors de la préparation d’un évènement bien-être. Couvrir toutes les bases.

  • Assurez-vous que votre espace peut accueillir tout ce que vous avez prévu. Personne n’a envie de faire du yoga dans un placard à balais.
  • Faites vos recherches sur les stands et activités. Si certains sont plus populaires, arrangez-vous pour qu’ils disposent de plus d’espace. Vous éviterez ainsi d’avoir des zones de bouchons.
  • De la même façon, vous devriez équilibrer le timing des activités. Disons que le foot en bulle se passe en même temps que les examens médicaux. Dans ce cas il y a de fortes chances que même vos examinateurs se retrouvent dans des bulles en plastique.
  • Il y aura peut-être quelque chose à faire en ligne durant l’évènement. Par exemple, s’enregistrer à un site web bien-être (contre une petite récompense). Si c’est le cas, assurez-vous qu’il y ait un accès Wi-Fi.

Ayez l’air en pleine forme

Ceci aidera les gens à se sentir mieux et à faire de l’évènement un succès. Des suggestions pour l’organisation d’évènement bien-être ? Faites-les nous connaitre dans les commentaires ci-dessous !

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Checklist d’Organisation d’Évènement pour Organisateur d’Évènement Débordé

Il est important de disposer d’une checklist de planification de l’évènement lorsque vous organisez un évènement. De nombreuses choses doivent être gardées à l’œil, et il n’est pas bon de trop rester bloqué sur des détails.

C’est pourquoi il est mieux de d’abord créer une vue macro de ce à quoi vous voulez que l’évènement ressemble. Une fois que c’est établi, vous pouvez entrer dans les détails.

Les deux question principales que vous devriez vous poser sont :

  1. Qu’est-ce que vous voulez retirer de l’évènement ?
  2. Avec combien de ressources devez-vous travailler ?

Uns fois que vous avez répondu à ces deux question, tout n’est plus qu’une question de remplir les blancs. Et il y a beaucoup de blancs à remplir.

Nous avons créé cette checklist d’organisation d’évènement très concise pour que vous puissiez vous focaliser sur la vue d’ensemble comme sur les détails. Elle est volontairement large et générique pour convenir à la plupart des évènements.

Nous l’avons divisée en six phases de planification d’évènement :

  • 6 à 12 mois avant l’évènement
  • 3 à 6 mois avant l’évènement
  • 1 à 3 mois avant l’évènement
  • 1 à 2 mois avant l’évènement
  • Juste avant l’évènement, et durant celui-ci
  • Juste après l’évènement

N’hésitez pas à l’imprimer et à l’emporter partout avec vous, et à cocher toutes les cases !

La première phase de votre checklist de planification d'évènement concerne avant tout... le planning.
La première phase de votre checklist de planification d’évènement concerne avant tout… le planning.

6 à 12 mois avant l’évènement

La première phase de la planification d’un évènement est celle où vous devez fixer vos objectifs et faire vos recherches.

  • Déterminer à quoi mesurer votre succès
    • Aux billets vendus
    • Aux dons collectés
    • Aux profits effectués
    • À la sensibilisation engendrée
  • Choisir une date et une heure qui ne soit pas parasitée par des fériés
  • Rédiger une chronologie de la préparation de l’évènement
  • Faire une liste des potentiels sites et obtenir des devis pour la location
    • S’assurer qu’il y ait assez d’espace pour le public
  • Créer un budget avec les coûts approximatifs pour :
    • La location du site
    • La location de l’équipement
    • Les frais des artistes ou conférenciers
    • Les garanties marketing
    • Les dépenses diverses
  • Recruter une équipe d’évènement pour vous aider avec
    • L’organisation et la logistique
    • Les problèmes techniques
    • Le marketing et les réseaux sociaux
  • Rechercher et négocier de potentiels artistes ou conférenciers
    • Utiliser votre public cible pour déterminer les choix les plus appropriés
    • Décider si vous voulez passer par une agence de réservation ou contacter directement l’artiste
  • Rechercher et négocier de potentiels sponsors pour l’évènement
    • Trouver des entreprises qui opèrent dans votre niche
    • Regarder qui a sponsorisé des évènements similaires au votre
  • Créer une page ou un site web pour l’évènement
    • Faire en sorte qu’il/elle reflète le thème de l’évènement
    • Optimiser l’infrastructure du site web pour gérer le trafic
    • Utiliser un design adapté au mobile
  • Créer des comptes sur les réseaux sociaux
    • Facebook
    • Instagram
    • Twitter
    • YouTube
    • LinkedIn
    • Pinterest
La prochaine étape de votre checklist d'organisation d'évènement est de tout mettre en action.
La prochaine étape de votre checklist d’organisation d’évènement est de tout mettre en action.

3 à 6 mois avant l’évènement

La seconde phase est celle où les choses commencent à prendre forme. Confirmez un maximum de choses et commencez la promotion de l’évènement.

  • Organiser la billetterie de votre évènement
    • Trouver une plateforme de billetterie
    • Fixer un prix pour les billets
    • Offrir des réductions pour les premiers clients
    • Estimer le nombre de spectateurs
    • Revoir le budget en fonction de cette estimation
  • Effectuer le travail préparatoire sur le site de l’évènement
    • Se renseigner sur les autorisations ou permis à obtenir
    • Souscrire une assurance responsabilité civile, le cas échéant
    • Découvrir si le site dispose d’équipement technique ou de restauration
    • S’assurer qu’il y aura assez de places de parking et de places assises
    • Revoir les procédures de santé et de sécurité
  • Réserver les conférenciers ou artistes
    • Signer un contrat détaillé
    • S’accorder sur une performance en direct ou un discours d’ouverture
    • Ajouter leur photo et bio au site web de votre évènement
    • Arranger les transports et hébergements
  • Obtenir des sponsors pour l’évènement
    • Envoyer un kit d’évènement
    • Obtenir un accord verbal ou écrit
  • Commencer la campagne marketing de l’évènement
    • Poster du contenu promotionnel sur les réseaux sociaux
      • Images
      • Vidéos
      • Articles de blog
      • Podcasts
    • Créer un kit de presse et l’envoyer aux médias
      • Le contexte de l’évènement
      • La date et le lieu
      • Les invités, artistes ou conférenciers notables
    • Envoyer des invitations à votre liste d’invités
    • Lister votre évènement sur tous les calendriers d’évènements appropriés
    • Commander des garanties marketing auprès d’un imprimeur
      • Programme de l’évènement
      • Posters et bannières
      • Flyers et stickers

1 à 3 mois avant l’évènement

La troisième phase consiste principalement à confirmer les invités, les conférenciers et les sponsors. C’est également la partie où vous allez vraiment augmenter vos efforts marketing.

  • Rappeler aux invités intéressés de confirmer leur présence
  • Confirmer la logistique avec les conférenciers ou les artistes
    • Passer en revue vos obligations contractuelles
    • Revérifier les transports et hébergements
  • Confirmer les accords de sponsoring de l’évènement
    • Vérifier si vos sponsors sont toujours intéressés
    • Potentiellement leur proposer des packs de partenariat plus intéressants
  • Augmenter le marketing de l’évènement
    • Poster des comptes à rebours sur les réseaux sociaux et par email
    • Annoncer la fin de la réduction pour les clients précoces
    • Envoyer un communiqué de presse aux médias comme les blogs et les journaux
La dernière partie de la checklist de planification de votre évènement sert à confirmer que tout est bien ficelé.
La checklist de planification de votre évènement devrait vous aider à confirmer que tout est bien ficelé.

1 à 2 mois avant l’évènement

Les dernières semaines vous restant avant l’évènement servent à vous assurer que tout et tout le monde est bien prêt.

  • Revoir le programme de l’évènement
    • Revoir toute partie nécessitant d’être modifiée
    • Penser à des plans de secours en cas de soucis de dernière minute
  • Confirmer le plan de l’évènement avec tous les gens concernés :
    • L’équipe de l’évènement
    • Les participants
    • Les conférenciers et artistes
    • Les sponsors
    • Le site
    • La restauration
    • Les fournisseurs d’équipements
  • Confirmer le nombre final de participants
  • Finaliser l’arrangement des sièges
  • S’assurer que quelqu’un soit à la porte pour gérer les entrées
  • Prévoir un vidéaste pour capturer les moments importants de l’évènement

Juste avant l’évènement, et durant celui-ci

Le jour J est presque arrivé et vous devez vous assurer de n’avoir rien laissé au hasard.

  • Tester tout l’équipement technique
  • Vérifier les prévisions météo et de trafic
  • Revérifier que la nourriture et les boissons arriveront à temps
  • S’assurer que le site est décoré et que tous les panneaux sont en place
  • Faire des copies des documents importants
    • Plan de l’évènement
    • Plan de salle
    • Liste d’invités
    • Liste de médias
La dernière chose sur la checklist d'organisation de votre évènement est de vous assurer que vous obtenez des retours de tout votre public.
La dernière chose sur la checklist d’organisation de votre évènement est de vous assurer que vous obtenez des retours de tout votre public.

Juste après l’évènement

  • Nettoyer le site ou organiser une équipe de nettoyage
  • Monter les séquences de l’évènement pour en faire une vidéo promotionnelle post-évènement
  • Continuer le marketing de l’évènement
    • Poster des photos et vidéos de l’évènement sur votre site web et vos réseaux sociaux
    • Contacter le média qui était présent et demander des citations
    • S’assurer que tout le monde est au courant du succès retentissant de votre évènement
  • Revoir vos finances
    • Vérifier le nombre total de billets vendus
    • Réunir toutes les factures des dépenses
    • Mettre à jour le budget de votre évènement
  • Donner suite à tous les gens inclus et les remercier personnellement pour leur participation
    • L’équipe de l’évènement
    • Les sponsors
    • Les gens des médias
    • Les orateurs et animateurs
    • Les invités
  • Envoyer des questionnaires aux invités pour obtenir des retours sur comment vous pouvez améliorer les choses pour la prochaine fois

Nous avons oublié quelque chose ?

Chaque évènement est unique, n’hésitez donc pas à personnaliser la checklist de votre évènement.

Si vous pensez que nous avons oublié quelque chose de général, faites-le nous savoir dans les commentaires.

Bonne chance, et n’oubliez pas d’utiliser la checklist d’organisation d’évènement !