Vous avez mené à bien les phases de planification et de promotion pour votre évènement culinaire. Vous avez vendu les billets. Maintenant le grand jour est arrivé, et vous devez le tenir.
La vie d’un organisateur ou d’une organisatrice n’est pas simple.
Vous devez vous assurer que tout se déroule de façon fluide et au bon moment. Mais le plus important, vous devez vous assurer que tout le monde passe un bon moment.
Nous avons réuni 24 astuces géniales sur comment organiser un évènement lié à la nourriture et aux boissons dont les gens se souviendront. Suivez-les pour créer la bonne atmosphère et faire fuser des conversations.
1. Préparer les tables
La table est votre toile lors de la création d’art culinaire. Assurez-vous que les tables soient arrangées de façon à mettre en valeur ce que vous servez. Mettez-les en place tôt dans la journée pour ne plus y penser.
2. Arranger les chaises
Assigner des places est optionnel, mais peut parfois aider à lancer des conversations. Jouez les entremetteurs et essayez de placer ensemble les gens qui ont quelque chose en commun.
3. Organiser les places et les tables alphabétiquement
Si vous faites des plans de table et que vous assignez des places, tentez d’éviter les petites cartes avec le nom. Il peut être compliqué de s’y retrouver dans un évènement conséquent. Facilitez la tache de vos invités en l’arrangeant en ordre alphabétique.
4. Ne pas oublier la musique
La musique ne sert pas seulement à créer la bonne atmosphère. Elle peut également aider les invités à éviter des silences gênants durant le repas. Utilisez Spotify pour trouver une playlist qui s’accorde avec le thème du diner.
5. Préparer le transport et l’hébergement
Si le site se trouve dans un endroit reculé ou difficile d’accès, faites une faveur à vos invités en cherchant des transports et hébergements. Trouvez le numéro de taxis et d’hôtels locaux pour pouvoir les donner plus tard.
6. Règles sanitaires
Assurez-vous de bien coller aux standards sanitaire en matière de nourriture. Une bonne règle de base : gardez la nourriture fraiche au réfrigérateur jusqu’au moment de la servir. Réapprovisionnez les snacks avec parcimonie pour ne pas qu’ils perdent leur fraicheur.
7. Faire en sorte que tout le monde se sente spécial
Tous vos invités sont des VIPs à votre évènement, et vous devriez les traiter en tant que tels Accueillez tout le monde personnellement au début de la soirée, et assurez-vous que les invités les plus timides soient présentés aux autres.
8. Bien démarrer
Une fois que vos invités sont là, il est temps d’ouvrir les festivités. Vous devriez disposer d’une boisson de bienvenue sympathique et de quelques amuses-bouche pour que vos invités puissent faire attendre leur estomac.
9. Hors d’œuvres
Les hors d’œuvres que vous servez à l’arrivée de vos invités devraient être petits mais délicieux. Les plateaux de fromage et de crudités sont toujours un bon choix. Assurez-vous de les distribuer de façon homogène à travers la salle.
10. Annoncer le menu
C’est le bon moment pour annoncer aux invités ce qui va les régaler. Vous pouvez ici faire d’une pierre deux coups. Tout d’abord, vous faites envie aux gens pour la nourriture. Ensuite, vous pouvez anticiper les besoins alimentaires spéciaux qu’auront peut-être certains invités.
11. Maintenir la température du vin
Il est crucial que votre vin soit à la bonne température. Petit rappel, le vin rouge se boit entre 12 et 18 degrés, et le blanc entre 8 et 12 degrés. N’oubliez pas de faire décanter le vin rouge pendant 30 à 60 minutes avant de le servir.
12. Coupler les vins à la bonne nourriture
Réfléchissez à quelle nourriture ira avec les vins que vous servez. Même si votre évènement est une dégustation de vins, vous devriez avoir quelques fromages et raisins pour accompagner les boissons.
13. Briser la glace
À moins que tout le monde ne se connaisse déjà, vous devriez tenter de briser la glace rapidement. Présentez les invités les uns aux autres ou prévoyez un jeu amusant qui le fera pour vous.
14. Laisser les invités vous aider
N’hésitez pas à laisser les invités vous aider s’ils vous le proposent. Cela pourrait sembler peu professionnel au premier abord, mais il peut également être gênant que vous insistiez pour tout faire vous même.
15. Ne pas vous excuser
Sauf dans le cas où quelque chose se passe terriblement mal, vous ne devriez faire aucune excuse pour la nourriture. Les invités n’apprécieront pas que chaque plat soit présenté avec un avertissement.
16. Servir rapidement le diner
Vous devez vous assurer que tout le monde soit servi dans un court délai. De cette façon, personne n’est obligé de rester assis à attendre son diner pendant que d’autres mangent… ou attendent pendant que leur nourriture refroidit.
17. Changer les places
Il est facultatif de modifier l’arrangement des places au milieu de la soirée. Mais cela peut être un moyen utile d’encourager les gens à se mêler à des gens différents, plutôt que de rester avec les mêmes toute la soirée.
18. Éviter les sujets qui fâchent
En tant qu’organisateur, il est de votre responsabilité de vous assurer que tout le monde passe un bon moment. Si un sujet sensible est abordé (les gilets jaunes, quelqu’un ?), tentez de dévier le sujet si cela dérange quiconque.
19. Faire attention au langage corporel
Une manière plus subtile d’améliorer l’expérience de vos invités et de vous intéresser à leur langage corporel. Si les invités commencent à avoir l’air de s’ennuyer, il est temps de passer au dessert.
20. Terminer par un dessert
Il est toujours sympathique de finir sur un petit dessert. Pas besoin de quelque chose de très élaboré, mais une petite touche sucrée ravira tout le monde. Servez le avec du café ou du thé, mais n’oubliez pas de proposer du décaféiné.
21. Ne pas oublier de vous détendre
Même si vos responsabilités en tant qu’organisateur sont légion, il est important que vous vous relaxiez. Non seulement vous passerez un meilleur moment, mais il n’est pas très agréable de voir l’organisateur constamment stressé.
22. Remercier les invités de leur venue
Lorsque la soirée touche à sa fin, il est important de remercier tous les gens d’être venu. Cela leur donnera la sensation d’être appréciés, et augmentera les chances qu’ils participent à votre prochain évènement.
23. Demander des retours
Même si vous devriez toujours donner suite le lendemain de l’évènement, il n’est pas dénué de sens de sonder quelques invités le soir même. Demandez leur des retours, et voyez ce qui peut être amélioré pour les prochains évènements.
24. Raccompagner les gens à la sortie
Vous vous rappelez des numéros des taxis et hôtels que vous avez collecté précédemment ? C’est maintenant qu’ils vont être utiles. En tout cas, vous devriez raccompagner les gens à la porte pour les renvoyer chez eux de la meilleure des façons.
C’est fait !
Vous savez désormais comment organiser un évènement lié à la nourriture et aux boissons.
Nous espérons que vous avez réussi à organiser une excellente soirée et que vous avez évité tous les sujets sensibles et situations gênantes.
Si vous avez découvert des astuces que nous n’avons pas couvert ici, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires ci-dessous.