Lors de l’organisation de votre évènement musical, vous entendrez souvent des choses du type « Tout ira bien le jour J ». Vous devez croire en le fait que, au moment venu, tout se déroulera correctement. Passer par les bonnes étapes d’organisation aidera, et avoir un plan clair et précis de ce qui se passera durant l’évènement est essentiel.
Jusqu’à maintenant, vous avez réussi à organiser et à promouvoir votre évènement musical. C’est le moment de vous pencher sur ce qui se passera en détail le jour même.
Bien qu’il soit impossible de simuler précisément ce qui va se passer le jour de l’évènement, vous pouvez prévoir et songer à des choses en amont. C’est ces choses que nous allons explorer aujourd’hui dans nos astuces pour la gestion de votre évènement musical.
1. Organiser l’espace
L’espace qui vous a été alloué pour votre évènement est votre domaine. Celui-ci inclut la scène et la zone pour les spectateurs. Que vous exploitiez la cave d’un pub ou une salle de concert disposant de milliers de places, vous devez réfléchir à comment l’organiser (et à la masse de travail impliquée).
La scène
L’espace inclut également l’équipement de scène. Si l’équipe technique d’un site possède une façon bien précise de faire les choses, celle-ci peut être considérée comme acquise. Sinon, il vous reviendra, à vous et votre équipe, d’installer la scène et de la préparer pour les artistes.
Astuce : Pour des points importants concernant l’installation de scène du point de vue du public, jetez un œil à ce guide sur l’installation de la scène de votre évènement.
L’éclairage
Si vous devez fournir votre propre éclairage, réfléchissez si vous souhaitez l’approche DIY ou engager une entreprise spécialisée dans l’éclairage.
Le son
Installez le son en fonction du type de concert que vous organisez. C’est probablement l’une des choses les plus importantes. Il y a une raison pour laquelle on vérifie le son à l’avance : C’est le meilleur moyen de vous assurer que tout tourne correctement.
Astuce : Pour vous assurer que vous avez efficacement testé le son de votre site, jetez un œil à ce guide sur la vérification de l’équipement sonore.
Zones pour les spectateurs
Vous devriez savoir bien à l’avance si les spectateurs de votre concert seront assis ou debout. Et ceci sera bien souvent déterminé par le site de l’évènement. Le type de concert jouera également un rôle. Un concert de métal ne sera probablement pas très populaire s’il impose des places assises. Les fans de métal ont tendance à apprécier la « fosse ».
Si au contraire vous prévoyez de faire jouer un orchestre, vos clients attendrons certainement des rangés de sièges.
Le jour de l’évènement, assurez-vous que l’espace des spectateurs soit prêt bien avant l’arrivée des premiers spectateurs. Vérifiez que les précautions comme les barrières ont bien été mises en place.
Si vous avez de la chance, l’équipe technique du site sera en charge de la préparation de l’espace spectateurs. Ce qui implique moins de soucis pour vous.
2. Diviser le travail pour l’alléger
Ne faites pas tout tout seul. Même si vous organisez un évènement à petite échelle, vous devriez demander l’aide d’autres gens. Certains de vos amis seront certainement très heureux de vous donner un coup de main. Prévenez-les que si quoi que ce soit tourne mal, tout sera forcément de leur faute.
Au même titre, assurez-vous que l’évènement en lui-même dispose d’assez de personnel, dont :
- Un ingénieur du son pour gérer… le son
- Une équipe technique pour déplacer et installer l’équipement
- Du personnel de sécurité
- Du personnel de billetterie
Jetez un œil à ce qu’offre le site et quelles sont les domaines qui sont de votre responsabilité. Manquer de personnel mène souvent à du stress et des erreurs. Même les médecins font plus d’erreurs lorsqu’ils sont soumis au stress. Évitez cela au maximum.
3. Disposer d’horaires détaillés pour tous les points clés
Les compétences des gens sont très importantes lorsque vous organisez un évènement. Les évènements musicaux impliquent de gérer des créatifs. Il existe de nombreux liens entre créativité et désorganisation, vous devrez peut être légèrement materner les gens et les guider pour qu’ils restent dans les temps.
Laisser une marge
Pour cette raison, prévoyez une marge de retard pour tout. Arrivez en avance et demandez aux artistes de faire de même. Faites les tests de son dès le départ et tentez de prévoir un maximum de choses. Tout le monde a sa manière de faire les choses, mais les tests de son devraient toujours se faire quelques heures avant le début d’un évènement. Même si vous prévoyez que le spectacle commence à 17h30, demandez au groupe d’arriver pour 17h.
Il est également fondamental que vous vérifiiez les restrictions d’horaires du site. À quelle heure pouvez-vous arriver ? À quelle heure l’évènement doit-il être terminé ? Établissez ces points à l’avance.
4. Prévoir une caisse à outils pour les situations de crise
Devoir partir et aller chercher quelque chose au dernier moment peut être un inconvénient majeur le jour de l’évènement. Prévoyez une caisse à outils (littéralement, prenez des outils avec vous au cas où vous seriez amener à réparer quelque chose). Remplissez la de choses dont vous pourriez avoir besoin en cas de crise.
Mais que prendre dans le kit ?
Les choses que vous mettrez dans votre kit pour situations de crise incluent, du scotch, des chargeurs, de l’argent, des ciseaux, un kit de premiers soins, et plein d’autres choses.
Les objets à inclure dans un kit de survie pour évènement musicale :
- Des cordes de rechange pour tous les instruments
- Des câbles de rechange, dont des câbles XLR et jack 1/4 de pouce
- Un accordeur
- Des bouchons d’oreilles au cas où des actions doivent se faire près d’un artiste
- Des baguettes
- Des batteries de rechange pour les systèmes de surveillance, les accordeurs, et tout autre équipement qui en utilise
- Des rallonges au cas où vous auriez besoin de plus de prises de courant
- Du scotch d’électricien
- Un couteau suisse
- De la monnaie
- Des marqueurs, crayons, stylos, et du papier
- Des serviettes ou serviettes en papier
Il existe des cas de figure où chacun de ces objets peut vous sauver la mise durant votre évènement musical. Et vous pouvez tous les ranger dans la même boite. Même si certains de ces objets peuvent être achetés au dernier moment, faites toujours comme si vous n’aviez pas le temps d’aller faire des courses sur le coup.
Astuce : Vous pouvez trouver une liste d’objets dont vous pourriez avoir besoin dans cette liste des détails d’organisation d’évènements passant communément à la trappe.
Les coursiers
Si vous avez oublié d’apporter quoi que ce soit, c’est là que notre conseil de prendre des aides porte ses fruits. Même une aide sans aucune expertise musicale peut filer au premier magasin et acheter une paie de ciseaux au besoin.
Astuce : Ce guide couvre pratiquement tout ce dont vous pourriez avoir besoin sur scène et vous aide à déterminer quoi mettre dans votre kit de survie.
5. Réfléchir aux besoins des autres
Lorsque vous organisez votre évènement musical, vous devrez en être l’hôte !
Ce qui implique que c’est vers vous que les gens se tourneront s’ils ont besoin de quelque chose. Cela ne signifie pas que vous devrez vous occuper d’eux comme d’enfants, mais veiller à combler les besoins de chacun est vital.
Par exemple, assurez-vous que les coulisses disposent d’assez d’eau et de snacks, de chargeurs de rechange, de câbles de rechange, de café et de thé, et de choses à faire durant les pauses. Une connexion WiFi permettra également aux artistes de ne pas s’ennuyer.
Les riders
Beaucoup d’organisateurs font l’effort de permettre aux artistes d’avoir un rider. Ce rider n’est autre qu’une liste détaillée de ce que les artistes veulent ou espèrent trouver dans leur loge en arrivant.
Pour les gros groupes et artistes, un rider pourrait très bien se trouver d’office dans le contrat signé pour la performance. Il existe tout un tas d’histoires célèbres de groupes faisant des demandes volontairement ridicules. (Jetez un œil à quelques exemples de riders provenant de vraies tournées.)
Le coût peut vite grimper. Il y a de fortes chances qu’un artiste tente sa chance en demandant une caisse de bière artisanale ou une bouteille de whisky hors de prix. Mais un rider permet d’assurer que toutes les contraintes diététiques sont prises en compte. Il est également prudent de prévoir un rider technique. Il aide l’équipe technique à être au clair avec les besoins des artistes.
Astuce : Pour plus d’informations sur les riders et comment faire les choses intelligemment pour vos artistes, jetez un œil à ce guide.
6. S’attendre à l’inattendu
Vous vous direz que ce n’est pas vraiment une « astuce », mais ce conseil est essentiel. Il y a très peu de chances que tout se passe comme prévu, mais ce n’est pas grave dans la mesure où vous êtes capable de réagir rapidement.
Ne vous figez pas sur une idée de la manière dont l’évènement doit se dérouler. Des ajustements sont pratiquement inévitables. Par exemple :
Les absences
Les groupes et artistes pourraient ne pas venir. Certains musiciens ont la réputation de ne pas être fiables. Dans un spectacle comptant plusieurs groupes, ce n’est pas très grave. Si vous perdez un artiste au dernier moment, voyez si vous pouvez engager un artiste solo à la dernière minute ou proposez aux autres groupes d’étendre leurs performances.
Les désaccords et prises de bec
Avec les artistes vous devez apprendre à composer avec les égos, personnalités et désaccords de chacun. Beaucoup de créatifs ont tendance à être très capricieux, voire même rebelles. Des compétences sociales sont un atout inestimable.
Les soucis d’équipement
L’équipement peut cesser de fonctionner le jour de l’évènement. Sans préparatifs adéquats, vous pourriez être à un micro cassé du désastre. Disposez de rechanges pour tout l’équipement vital (voir #4), et discutez de l’idée de partager de l’équipement si quelque chose tourne mal.
Les maladies
Personne n’est à l’abri de se blesser ou de tomber malade. Un kit de premiers soins pourrait s’avérer nécessaire si vos groupes aiment faire bouger la foule.
Les longues files d’attentes
Si la sécurité est lente et que vous vous retrouvez avec une immense file d’attente, voyez si vous pouvez envoyer un groupe pour les divertir le temps de l’attente.
Le mauvais temps
Si la météo est mauvaise, soyez prêt à sécher les sols au maximum, et disposez des panneaux de sécurité adéquats pour vous assurer de ne pas être responsable d’un accident.
Astuce : Voici un excellent guide des choses qui pourraient mal tourner et comment les gérer.
7. Ne pas surcharger les communications
Les communications devraient être libres lors de la phase d’organisation de l’évènement, mais les choses peuvent rapidement devenir incontrôlables lorsque tout le monde doit se presser le jour de l’évènement. Choisissez un outil de communication de groupe. Ceci vous assurera de ne pas avoir à relayer les messages d’une personne à l’autre.
Chats de groupe
WhatsApp est un bon outil de ce type. Les équipes et employés seront plus productifs s’ils disposent d’un chat de groupe. WhatsApp est « cross-platform », ce qui signifie qu’elle peut être utilisée sur n’importe quel smartphone. Elle vous permet également de savoir si les autres ont vu les messages ou non.
Ne bombardez pas les gens avec trop d’informations dans le chat de groupe. Utilisez-le pour l’essentiel. Les changements dans l’organisation ou dans le running order, les informations importantes de santé et de sécurité, et les détails techniques. Ces informations devraient être partagées avec tout le monde, pour que personne ne soit pris au dépourvu.
Les conversations à deux
En tant qu’organisateur, vous aurez également à avoir de nombreuses conversations en tête à tête. Par exemple si vous devez prévenir un groupe de l’heure à laquelle ils doivent terminer, ou demander à un technicien de vérifier un équipement défectueux. Ce genre de conversation n’a pas sa place dans les chats de groupe.
8. Rester calme et flexible
On le sait. C’est plus facile à dire qu’à faire. Il peut être compliqué de garder son calme, et l’organisation d’évènements est un travail très complexe si vous ne l’êtes pas.
Les compétences importantes pour cela incluent la résolution créative de problèmes. La flexibilité peut être une compétence très compliquée à apprendre, surtout si vous êtes un obsédé du contrôle.
Mais souvenez-vous : Être flexible n’implique pas de ne pas avoir de plan. Cela signifie être prêt à le changer au besoin.
Astuce : Pour des astuces sur comment gérer le stress, jetez un œil à ces astuces très utiles pour rester calme durant un évènement.
Saisir l’instant présent
Sans vouloir avoir l’air d’un motivateur, il est vital de partir du principe à tout moment que vous pouvez garder le contrôle.
Si des choses vous dérangent dès le départ, faites tout ce que vous pouvez pour les changer.
Ainsi, une fois le grand jour arrivé, vous savez qu’un succès retentissant est à votre portée !