L’argent est un facteur important lorsqu’il s’agit d’organiser un évènement. Vous le savez, nous le savons, et les entreprises le savent, c’est pourquoi elles sautent sur l’occasion de sponsoriser des évènements !
Dans cet article, nous couvrirons :
- Les questions de base à se poser avant d’approcher un sponsor
- Comment rechercher de potentiels sponsors d’évènements
- Comment les approcher une fois que vous avez une présélection de candidats
- Les éléments de base et la structure d’une proposition de sponsoring d’évènement
Prêt à mettre la main sur cet argent ? C’est parti !
Définir la marque et les objectifs de votre évènement
Avant de pouvoir rédiger une proposition de sponsoring d’évènement (ou de pouvoir contacter des sponsors potentiels en premier lieu), vous devez avoir une définition claire de vous, de votre évènement et de vos objectifs.
Non seulement cela vous aidera à réduire votre liste de sponsors potentiels, mais cela les aidera aussi à comprendre ce que vous pouvez offrir en échange de leur parrainage.
Voici quelques questions clés que vous devriez vous poser pour vous aider à définir votre marque et vos objectifs. Cela vous aidera à mettre les sponsors à l’aise lorsque vous enverrez votre proposition.
1. Marque de l’évènement
Quel type d’évènement organisez-vous ? Quels sont vos objectifs, vos valeurs et votre philosophie d’entreprise ? Ayez une définition claire de votre marque personnelle en tant qu’organisateur d’évènements.
2. Public cible
À qui s’adressent vos évènements ? Sont-ils des professionnels en costumes qui aiment les évènements de réseautage et les conférences ? Ou est-ce que ce sont des rockstars en herbe qui jouent du air-guitar en festival ?
3. Expérience professionnelle
Quel est votre parcours professionnel ? Avez-vous déjà organisé avec succès des évènements dans le passé ? Avez-vous travaillé dans un domaine qui vous a donné des compétences utiles à celui-ci ?
4. Arguments de vente uniques
Qu’est-ce qui vous distingue de tous les autres organisateurs d’évènements qui veulent que quelqu’un investisse de l’argent dans leur projet ? Avez-vous des arguments de vente uniques qui vous rendent, eh bien, unique ?
5. Avantages du partenariat
Qu’est-ce que les gens gagnent habituellement d’un partenariat avec vous ? Plus de ventes ? Leur personnel se sent-il inspiré ? Est-ce qu’avoir leur nom mentionné à côté du vôtre leur donnera une bonne image ?
Comment rechercher de potentiels sponsors d’évènements ?
Une fois que vous avez une définition claire de votre marque, de votre public cible et de vos arguments de vente uniques, vous êtes en mesure de commencer à rechercher et à approcher des sponsors potentiels.
Voici quelques façons de trouver des sponsors pour votre évènement :
- Trouvez des entreprises qui ont sponsorisé des évènements similaires. (Ils sont susceptibles de recommencer.)
- Dressez une liste des concurrents de ces entreprises. (Ils ne voudront pas se sentir laissés de côté.)
- Demandez aux participants de précédents évènements quelles marques ils utilisent. (Ces marques veulent atteindre le même public que vous.)
- Faites des recherches sur votre public cible pour découvrir ses gouts. (Les marques qu’ils utilisent seront de bons candidats à approcher.)
- Utilisez Sponsor My Event pour trouver des entreprises qui sont prêtes à sponsoriser des évènements.
Comment approcher les potentiels sponsors d’évènements ?
Vous devriez désormais disposer d’une liste de sponsors potentiels que vous pouvez approcher. Mais attendez, comment escomptez-vous les approcher sans une proposition de sponsoring d’évènement correcte ?
On se détend.
Ce que vous êtes sur le point de faire est essentiellement : effectuer des appels d’offre et envoyer des e-mails de vente. Personne n’aime ça. (Jusqu’à ce qu’ils achètent, point auquel ils vous aiment.) Mais vous n’en êtes pas encore là.
Tout d’abord, vous devez savoir à qui vous devez vous adresser. La « bonne personne » est celle qui tient les cordons de la bourse, et ils sont notoirement difficiles à obtenir.
Il vous faudra un certain temps pour parcourir divers articles en ligne et profils LinkedIn, ainsi que pour téléphoner et envoyer des e-mails aux portiers et aux collègues avant d’espérer atteindre cette personne.
Heureusement, nous avons mis au point un excellent guide sur la façon de le faire. (Ouvrez ce lien dans un autre onglet et revenez ici pour découvrir comment rédiger votre proposition.)
Comment rédiger votre proposition de sponsoring d’évènement
Maintenant, nous sommes sur le point d’en arriver aux choses sérieuses. Une proposition de sponsoring, aussi appelée « pitch deck », est une présentation de vente écrite. En tant que telle, il n’y a pas de règles strictes et rapides sur la façon de l’écrire.
Elle doit simplement vendre votre évènement.
Une fois que vous avez franchi le portier et que vous avez atteint la bonne personne dans l’entreprise, elle vous a demandé soit d’envoyer une proposition, soit elle a organisé un entretien avec vous.
Si on vous a demandé d’envoyer une proposition à l’avance, un simple document Word ou PDF suffira.
Si on vous a demandé de les rencontrer en personne, vous devriez préparer une présentation PowerPoint.
Parlons de la façon dont on rédige une proposition de sponsoring d’évènement.
1. Décrire l’évènement en quelques mots
L’évènement lui-même est la viande du délicieux repas que vous servirez aux sponsors potentiels pendant que vous les courtiserez pour un investissement.
Veillez à ce que cette première partie contienne tous les détails pertinents susceptibles d’intéresser les sponsors :
- Nom de l’évènement
- Date et heure
- Orateurs et animateurs
- Restaurateurs et fournisseurs
- Lieu et localisation
- Ce qui rend votre évènement spécial (c.à.d. les arguments uniques de vente)
Vos sponsors potentiels pourraient également s’intéresser à l’histoire ou au contexte de l’évènement (si vous avez déjà organisé un évènement semblable).
Enfin, ils seront intéressés de savoir pourquoi vous faites ce que vous faites. Quel est le but de l’évènement et quelle est la mission que vous vous êtes donné en tant qu’organisateur d’évènements ?
2. Présenter votre public cible
Le type d’évènement que vous organisez indiquera en partie à qui il s’adresse. La deuxième partie de votre proposition est celle où vous pouvez préciser exactement qui est votre public cible.
Voici certains des détails que vous devriez inclure (plus il y en a, mieux c’est) :
- Tranche d’âge
- Sexe
- Intérêts
- Domaine d’activité
- Niveau de revenu
- Connaissances techniques
Étant donné que l’élément visuel de votre proposition de sponsoring jouera également un rôle dans la façon dont elle sera reçue, vous devriez envisager de créer une infographie pour votre public cible.
Astuce : Lisez notre guide sur la façon d’identifier votre public cible pour savoir exactement ce que vous devez inclure.
3. Démontrer que vous êtes capable de vos prétentions
Vous vous souvenez lorsque l’on a évoqué votre parcours professionnel tout à l’heure ? Le moment est venu de montrer ce que vous avez accompli et les résultats que vous avez obtenus dans le passé.
C’est très bien que vous ayez une excellente idée d’évènement. C’est également bien joli que votre public cible soit aussi le leur. Mais pourquoi vous confier leur argent ?
Votre parcours professionnel démontre que vous savez ce que vous faites. Si vous voulez que les gens investissent dans votre évènement, vous devez démontrer que vous avez un niveau de crédibilité approprié.
Astuce : Jetez un coup d’œil à comment créer un CV d’organisateur d’évènements afin de produire un CV parfaitement adapté.
4. Décrire votre processus
Vous avez expliqué le concept de l’évènement, à qui il s’adresse et pourquoi vous êtes la meilleure personne pour l’organiser. Vous en avez terminé avec la partie où vous racontez des choses, maintenant vous devez vous vendre.
Décrivez exactement comment vous comptez exécuter votre plan étape par étape. Cela permettra à vos sponsors de voir si vous savez vraiment de quoi vous parlez et si vous êtes réaliste.
Imaginez que vous rédigez un business plan que vous voulez utiliser pour demander un prêt à la banque. C’est le même principe que vous demandiez de l’argent à la banque ou que vous essayiez d’obtenir des sponsors.
Enfin, la chronologie devrait également inclure vos efforts marketing. Cela permet aux sponsors de voir combien d’exposition au public cible tant convoité vous leur offrez en échange de leur financement.
Astuce : Utilisez ce guide de chronologie d’organisation d’évènements comme base pour votre propre échéancier.
5. Proposer des formules de sponsoring
Une fois que vous avez présenté des arguments convaincants pour votre évènement, le public cible et votre feuille de route, il est temps de montrer à vos sponsors potentiels comment ils peuvent participer au projet.
Vous devriez concevoir des forfaits de sponsoring qui vous aideront à faire connaitre leur marque et à accroitre leur chiffre d’affaires.
Vos formules pourraient inclure des choses comme (cliquez sur chaque option pour voir un exemple) :
- Bannières de site web
- Prise en charge du streaming en direct
- Boissons et restauration
- Brochures et Swag Bags
- Caractéristiques de l’application de l’évènement
Astuce : Lisez notre guide d’idées de sponsoring d’évènement pour trouver de l’inspiration pour votre proposition.
Modèle de proposition de sponsoring d’évènement
Si vous êtes submergé par toute les informations que vous devez inclure dans votre proposition de sponsoring d’évènement, ne vous inquiétez pas : il n’est pas nécessaire de réinventer la roue.
Il existe tout un tas de modèles de proposition de sponsoring d’évènement prêts à l’emploi et, plus important encore, gratuits, que vous pouvez utiliser et modifier pour les adapter à votre évènement.
Better Proposals est un excellent exemple d’un design lisse et professionnel que vous pouvez utiliser. Vous pouvez également vous rendre sur le site template.net et trouver plus de 13 modèles de propositions de sponsoring d’évènements avec lesquels travailler.
Prêts à courtiser les investisseurs ?
Félicitations, vous êtes sur la bonne voie pour obtenir des fonds pour votre prochain évènement. N’oubliez pas de personnaliser chaque proposition. Tout le monde aime une touche personnelle.
Avez-vous de l’expérience dans l’envoi de propositions de sponsoring ? Partagez-les avec nous dans les commentaires ci-dessous !