Vous cherchez à organiser des évènements excitants ? Vous êtes dans la bonne ère !
Internet a bouleversé l’organisation d’évènements de bien des manières. En un clic, les spectateurs d’évènements peuvent apprendre tout ce qu’ils veulent savoir sur les prochaines soirées.
On peut admettre sans avoir trop peur de se tromper que les choses ont bien changé depuis les crieurs dans les rues populaires. De notre côté, le bon vieux temps ne nous manque pas outre-mesure.
Cependant, numérique ne signifie pas nécessairement plus simple. Comment les organisateurs d’évènements peuvent sélectionner les bons sites pour leurs besoins ? Tous les sites de réservation d’évènements ne sont pas créés égaux. Chaque bon site dispose d’un ensemble de fonctionnalités ciblant divers objectifs précis des organisateurs d’évènements.
Pour trouver le bon site web de réservation d’évènements pour vos évènements à venir, vous devriez savoir sur quoi vous focaliser. Nous allons explorer 6 aspects clés des sites web de réservation d’évènements pour vous aider à trouver le plus adapté à vos besoins.
1. Fonctionnalités pour l’acheteur de billets
Vous devez avant tout penser aux gens qui achèteront vos billets. Quelles fonctionnalités le site web de réservation d’évènements leur offre ? Est-il simple de trouver un évènement et de s’y inscrire ? Réfléchissez aux points suivants.
Le public du site
Qui est votre public ? Disons que vous organisez des évènements musicaux comme des concerts. Dans ce cas, il vous faudra un site web de réservation d’évènements qui fonctionne principalement dans le domaine de la musique.
Ou peut-être que vous organiserez des évènements divers et variés. Dans ce cas, un site web de réservation d’évènements spécialisé n’est probablement pas un choix judicieux. Cherchez quelque chose de plus général.
Recommandations d’évènements
Certains sites offrent des recommandations d’évènements aux spectateurs d’évènements audacieux. (« Le site a dit que c’était une bonne idée, alors on y va…« ) Ce genre de choses peut plaire aux utilisateurs qui aiment essayer de nouvelles choses. Ou peut-être à ceux qui aiment qu’on leur indique les choses.
Vous organisez un évènement pour un artiste populaire ? Votre évènement doit faire la première page des recherches internet liées. Des sites web comme Billetto utilisent des IA avancées pour promouvoir des évènements précis à leurs visiteurs. Ces recommandations sont ajustées aux différents intérêts personnels des utilisateurs.
Un site web de réservation d’évènements devrait travailler à connecter les utilisateurs aux évènements. C’est ainsi que vous faites revenir vos clients. C’est un trio gagnant entre ceux qui achètent les billets, les organisateurs de l’évènement, et les sites web de réservation eux-mêmes.
La fonction de recherche
Les sites web de réservation d’évènements doivent être faciles à utiliser. C’est pourquoi une fonction de recherche simple et utile est cruciale. Ceux qui achètent des billets devraient pouvoir trouver ce qu’ils désirent facilement.
De meilleures recherches génèrent de meilleures chances de faire découvrir votre évènement à un client intéressé. Et cela veut dire une meilleure chance de vendre vos billets !
Donc si vous trouvez un site avec de bons outils de recherche, gardez-le sur votre liste.
Les réseaux sociaux
Les évènements sont des expériences sociales. Les spectateurs de votre évènements voudront souvent partager leur aventure avec d’autres. L’un des moyens les plus simples pour vos clients de se faire entendre est, surprise, surprise, les réseaux sociaux.
Un site web de réservation d’évènements devrait inclure une fonctionnalité pour partager les achats récents. Idéalement, cela permettra à vos spectateurs de partager votre évènement sur leur plateforme de réseau social préférée. Cela améliore non seulement l’expérience utilisateur, mais vous procure de la publicité gratuite !
On aime l’odeur de la publicité gratuite au petit matin. Pas vous ?
Options de paiement
Un effet secondaire indésirable du commerce en ligne est l’arnaque numérique. Les gens à la recherche d’évènements sur internet feront attention aux applications tierces indésirables. Ces petits criminels pourraient tenter de subtiliser vos informations bancaires.
Un bon site web de réservation d’évènements devrait offrir des options d’achats via des tiers comme PayPal. Il devrait également accepter les principales cartes de crédit via des portails de paiement sécurisés et cryptés. Les « grands-noms » établis parmi les sites web de réservation d’évènements pourraient s’en tirer avec de simples ventes internes au site. Mais nous recommandons de ne prendre aucun risque.
Réductions et bonnes affaires
Essayez de trouver quelqu’un qui déteste les produits à prix réduits. On vous attend.
Un site web de réservation d’évènements devrait vous permettre de mettre facilement en place des réductions et offres promotionnelles. Vous voulez récompenser les gens qui achètent au premier jour avec une réduction « Early Bird » ? Offrir une boisson gratuite aux gens qui viennent avec au moins deux amis ? Trouvez un site web qui vous permettre de mettre ce genre de choses en place en seulement quelques clics.
2. Fonctionnalités liées à l’évènementiel
Un bon site web de réservation d’évènements vous permet de vendre vos billets. Un excellent site web pourra vous assister dans d’autres étapes du processus de planification d’un évènement.
Outils de planification d’évènement
Est-ce qu’un site web de réservation d’évènements vend le billet et dit, « À bientôt ! » ? Ou est-ce qu’il fournit quelques outils pour vous aider dans le processus de planification ?
Bien sûr, un site web épuré et basique pourrait vous convenir. Mais s’il vous faut plus, tentez de trouver un site qui offre des outils de planification.
Des sites tels que Whova fournissent des outils logiciels pour aider à générer des badges nominatifs ou à suivre les spectateurs.
Des outils de gestion de projet
Vendre quelques billets et récupérer les profits. Facile, n’est-ce pas ? Pas tellement.
Un organisateur d’évènements expérimenté sait que son travail est une entreprise gargantuesque. Il y a beaucoup d’éléments à prendre en compte, donc il vous faudra un site capable de retirer un peu de poids de vos épaules.
Eventbrite est une option pour les organisateurs qui se déplacent. Il permet de gérer et de suivre des évènements depuis un smartphone.
D’autres sites web — tels que Tame— vous permettent de collaborer avec votre équipe et de gérer la quasi-totalité des aspects d’un évènement.
Social Tables est dédié aux tâches spatiales : gérer l’arrangement des sièges, configurer l’agencement de la pièce, et ainsi de suite.
Outils « jour-de-l’évènement »
Tous les billets ne sont pas vendus en ligne. Les gens achètent toujours leurs billets à la porte. Vous pouvez trouver des sites web de réservation d’évènements qui offrent des outils pour vous aider avec les ventes sur place.
Comment les gens valident leur entrée ? Bien sûr, vous pourriez imprimer une liste des invités et cocher les noms à mesure de l’arrivée des gens. Mais de nombreux sites offrent des applis qui transforment votre smartphone en un parfait scanner de billets. Vous visez le billet d’un invité, et voilà, il est validé.
3. Outils promotionnels
L’évènement le mieux planifié du monde ne vaut rien si personne n’y participe. Vous devez le promouvoir et vendre les billets. Les sites web de réservation d’évènements peuvent souvent alléger votre charge de travail en ce sens.
Visibilité assistée
Cherchez des sites qui montrent ou même qui promeuvent activement votre évènement auprès du public. Certains font cela par des recommandations ciblées (voir #1). D’autres promeuvent les évènements via leurs propres canaux sur les réseaux sociaux.
Publicité
Les sites web de réservation d’évènements tels que WeGotTickets permettent aux organisateurs de payer pour les publicités. Si vous payez un peu plus pour des publicités au départ, vous pourriez vous retrouver au final à vendre plus de billets. Après tout, un client doit savoir que votre évènement existe pour pouvoir y participer.
Panneaux de « tendances »
Certains sites proposent des panneaux de « tendances » qui indiquent les évènements les plus attendus aux visiteurs. Si vous organisez un évènement majeur, un site de réservation disposant d’un panneau des tendances est un atout important.
Bien sûr, si votre évènement est d’une moindre ampleur, ce type de panneau peut être un inconvénient. Si vous anticipez une participation plus faible, votre évènement ne parviendra probablement pas à se hisser dans la zone des tendances. Vous n’avez pas besoin d’autres évènements tendances pour détourner l’attention du votre.
4. Politique tarifaire
Les sites web de réservation d’évènements imposent des frais et coûts différents à différents moments. Vous devez décider quel système fonctionne le mieux pour vous.
Frais-par-billet ou prix fixe
La plupart des sites prendront probablement une part sur les ventes de billets. En général, des frais s’appliquent à chaque billet vendu. Occasionnellement, il peut y avoir un coût fixe par évènement.
TicketTailor est un site web de réservation d’évènements qui fait payer un abonnement mensuel aux organisateurs. Alternativement, Billetto collecte une taxe par billet vendu. Vous avez également le choix de faire payer ces frais par vos spectateurs.
Au final, le mieux pour vous dépendra grandement de vos besoins. Assurez-vous que vous savez comment les frais du site fonctionnent avant de vous engager avec un site web de réservation d’évènements.
L’heure du salaire
Ne touchez jamais au salaire de quelqu’un ! Lorsque vous passez en revue des sites web de réservation d’évènements, prenez un moment pour jetez un œil aux calendriers de paiements.
Est-ce que les organisateurs sont payés dès que des billets se vendent ? Est-ce que le paiement est hebdomadaire ou mensuel ? Certains sites pourraient simplement verser une somme forfaitaire après la fin de l’évènement. Encore une fois, l’organisateur est le meilleur juge. Si vous n’avez pas encore vérifié, vous gains pourraient ne pas être disponibles aussi tôt que vous l’auriez espéré. Ne vous rendez pas compte de cela trop tard.
Ne sous-estimez jamais l’utilité de quelques recherches.
Astuce : Jetez un œil à cette vue d’ensemble de différents sites de listing d’évènements et de leurs tarifications.
5. Informations et rapports
Les sites web de réservation d’évènements offrent parfois différentes informations à propos des ventes de billets.
Qui achète vos billets ?
Les sites web de réservation observeront souvent l’activité du site. Ceci fournit des données très importantes aux organisateurs. Si vous savez qui achète vos billets, vous pouvez mieux ajuster votre processus marketing. Cela aide également à savoir lequel de vos canaux marketing vous apporte le plus de clients.
Le marketing consiste principalement à cibler la bonne catégorie de gens. Assurez-vous que le site web de réservation d’évènements que vous choisissez vous aide en vous fournissant les bonnes données.
Accéder aux données
De quel type d’accès aux données disposez-vous ? Pouvez-vous voir les chiffres changer en temps réel ? Ou est-ce que vous ne pouvez accéder à ces éléments qu’après le déroulement de l’évènement ?
Voir les données en temps réel est idéal. Ainsi, vous pouvez effectuer des changements concernant votre stratégie marketing en cours de route. Bien sûr, les statistiques d’après-évènement sont très intéressantes.
Qu’offre un site web en termes d’organisation des données ? Pouvez vous organiser les données ? Et les filtrer ? Bien sûr, vous pourriez toujours exporter les données et les trier vous-même. Mais les organisateurs d’évènements vétérans savent que le temps c’est de l’argent !
Plus le site vous fera gagner de temps, mieux c’est.
Astuce : Ne nous croyez pas sur parole : Plus d’informations sur « big data » et les évènements.
6. Réputation et confiance
Tandis que vous passez vos options en revue, n’oubliez-pas la réputation. Le niveau de confiance d’un utilisateur pour un site est la clé. Et c’est quelque chose de difficile à mesurer. Après tout, il n’existe pas d’unité de mesure stricte pour la confiance. Un site web auquel un utilisateur donne sa confiance pourrait très bien faire partie des sites évités par un autre.
Quoi qu’il en soit, certains critères restent pratique pour vérifier de la fiabilité d’un site. Quel est l’âge du site web de réservation d’évènements ? Les sites web les plus récents ont tendance à paraitre moins fiables.
Existe-t-il des tests et critiques ? Nous sommes une espèce sociale. Les lecteurs prendront au sérieux les critiques négatives. En tant qu’organisateur, il vous faut quelque chose aussi proche que possible d’un cinq étoiles sans taches.
Astuce : Cette liste classée de logiciels de réservation d’évènements de Capterra est un bon point de départ.
Le choix est votre.
Vous avez maintenant une bonne idée de quels critères rechercher pour un site web de réservation d’évènements. Utilisez ces informations pour guider vos recherches. Nous sommes certains que vous finirez par trouver le site web parfait pour votre évènement.