La technologie fait partie intégrante du monde de l’évènementiel. Avec les bonds spectaculaires de la technologie évènementielle, ce sont les fournisseurs de services de gestion d’évènements qui sauront s’adapter qui en tireront le plus de bénéfices.
Mais pourquoi la technologie est-elle si importante pour les évènements ?
Eh bien, il existe plusieurs raisons :
- La technologie évènementielle permet aux participants de rester concentrés et intéressés par vos évènements.
- Elle vous permet d’engager vos spectateurs par des moyens nouveaux et intéressants.
- Vous pouvez l’utiliser pour améliorer vos évènements et découvrir de nouvelles façons de faire la promotion de vos conférenciers, produits, ou marques.
Passons en revue quelques-unes des meilleures applications de la technologie pour vos évènements.
1. Intelligence artificielle
Le potentiel de l’intelligence artificielle fascine l’être humain depuis près d’un siècle. Mais ce n’est que récemment que les usages prédits par la science fiction ont fait leur apparition dans la vraie vie.
Évidemment, il faudra encore attendre quelques années pour que des robots s’occupent du divertissement des spectateurs de nos évènements. Mais la technologie de l’IA est déjà utilisée pour améliorer les évènements et les rendre plus engageants.
Plutôt que des robots, vous pouvez utiliser des chatbots, qui sont presque aussi bien.
Ils peuvent vous aider à engager vos spectateurs en ligne, à répondre à des questions, et à collecter des retours. Les Chatbots peuvent même classer vos prospects et participants pour leur offrir la meilleure expérience possible.
Les chatbots peuvent libérer du temps à votre équipe pour des tâches plus productives. En plus, les chatbots peuvent s’adapter à la taille de votre évènement, et s’intégrer à toute plateforme en ligne que vous êtes susceptible d’utiliser.
Un organisateur d’évènements d’entreprise pourrait également utiliser l’intelligence artificielle pour analyser les données de l’évènement. Ce qui pourrait lui donner des informations cruciales sur les performances et aider à maximiser les chances de succès des prochains évènements.
Alors bien que la technologie de l’IA ne soit pas encore aussi performante que dans nos rêves, ses usages actuels ne sont pas seulement fonctionnels, mais incroyablements puissants.
2. Évènements hybrides
La plupart des gens font une distinction entre les évènements physiques, et les évènements en ligne. De nombreux organisateurs d’évènements ne considèrent même pas ces derniers comme de « vrais » évènements.
Mais à mesure que la technologie devient de plus en plus omniprésente, vous devriez envisager d’inclure des éléments de participation en ligne à vos évènements. Ceux-ci peuvent vous aider à toucher le plus large public possible. Après tout, c’est l’objectif principal de la majorité des évènements.
Lorsque vous ajoutez la composante « à distance » à votre évènement, vous éliminez instantanément les restrictions telles que l’endroit de votre évènement, la capacité du site, et les soucis liés au temps.
Si quelqu’un n’est pas en mesure de participer en personne, il peut simplement observer depuis sont téléphone ou son PC pour participer.
De plus, les gens qui participent à votre évènement via internet sont plus susceptibles de participer physiquement l’année prochaine. Ceci peut vous aider à augmenter graduellement votre participation au fil des années.
Et comme le streaming en ligne d’un évènement est relativement abordable, votre coût de fonctionnement par participant s’en trouvera considérablement réduit. Ceci vient du fait que votre public passe par internet, qui s’adapte à n’importe quel nombre sans efforts.
Vous pouvez également utiliser le streaming comme stratégie promotionnelle, par exemple en ne diffusant que quelques parties de votre évènement. Même dans ce cas là, ceci peut produire des résultats incroyables.
Enfin, avec les évènements hybrides, vous pouvez augmenter votre focalisation sur les réseaux sociaux. En partageant des liens vers le streaming sur vos pages de réseaux sociaux, vous engagerez des abonnés, dont le nombre augmentera rapidement.
3. Gamification de l’évènement (Faites jouer vos participants)
Les organisateurs d’évènements détestent quand les gens sont plus absorbés par leur smartphone que par l’évènement.
Mais malheureusement, vous n’y pouvez pas grand chose. (À moins que vous ne souhaitiez interdire les smartphones, ce qui n’est probablement pas une super idée.)
Plutôt que de combattre cette tendance, vous pourriez utiliser la technologie que vos participants utilisent déjà et en profiter pour améliorer leur expérience.
Un bon exemple de ceci est le processus de gamification d’évènement.
Si vous souhaitez augmenter l’attention des gens sur les sessions et discours, un moyen rapide est de créer un classement interactif. Ainsi, vous pouvez suivre la participation des gens en temps réel et afficher des statistiques interactives des invités les plus engagés.
Un autre moyen de gamifier vos évènements est l’utilisation de quiz et de questions autour du sujet ou du thème de votre évènement. Vous pourriez organiser des concours de quiz sur votre marque et vos produits, ou même à la fin des discours et des présentations.
Ce genre de concours peut aider à faire en sorte que les gens ne soient pas seulement présents, mais également engagés.
Vous pourriez même annoncer une récompense spéciale pour les participants les plus engagés, et tenir une cérémonie de remise des prix. Ceci peut générer du buzz et améliorer l’engagement sur les réseaux sociaux. Vous pouvez être certain que beaucoup de gens auront envie de partager leur participation à une cérémonie de remise des prix sur leurs réseaux sociaux, même si c’est juste pour rire.
4. Automatisation de l’organisation d’évènements
Vous n’êtes peut-être pas au courant, mais le travail d’organisateur d’évènement d’entreprise est l’un des boulots les plus stressants du monde.
Les dates butoirs constantes, en plus des milliers de détails qui requièrent votre attention, font de ce travail un cocktail de stress permanent avec lequel tout organisateur d’évènement doit apprendre à composer.
Heureusement, la technologie évènementielle est doucement en train de changer la situation, pour le meilleur.
Avec l’aide d’outils d’automatisation de l’organisation d’évènements, les coordinateurs d’aujourd’hui peuvent libérer une partie de leur temps en évitant les tâches fastidieuses et répétitives et alléger une bonne partie du processus.
Nous avons déjà évoqué les chatbots et la façon dont ils peuvent automatiser les interactions avec les participants. Mais ce n’est que la face émergée de l’iceberg.
Les outils de gestion de projets permettent aux organisateurs de prendre le contrôle total de chaque évènement, ce qui aide à suivre les progrès et à assigner plus efficacement les tâches.
Les outils tels que Silverpop offrent une large gamme de fonctionnalités qui aident à gérer le marketing numérique facilement. Vous pouvez l’utiliser pour générer des pistes pour votre évènement, optimiser l’expérience de vos spectateurs, et analyser les données pour améliorer les performances.
Il est temps de passer à la technologie de l’évènementiel
Au final, ces outils offrent aux organisateurs d’évènement la chose dont ils ont le plus besoin : plus de temps.
Et ce faisant, ils n’assurent pas seulement que le processus d’organisation de l’évènement soit moins stressant, mais aident également à prévenir des erreurs cruciales qui pourraient faire capoter toute votre planification.
Auteur : Sarah Hill écrit du contenu pour Seven Events Ltd – une entreprise évènementielle leader offrant de la gestion d’évènements d’entreprise, des services de recherche de lieu, et de l’organisation de conférences à Birmingham. Elle a débuté sa carrière dans l’évènementiel il y a presque une décennie. Au fil du temps, elle est devenue une insatiable blogueuse partageant ses découvertes sur l’organisation d’évènements d’entreprise.