En tant qu’organisateur d’évènement, vous aurez souvent à chercher des bénévoles pour vos évènements. Surtout si vous organisez une levée de fonds pour la charité.
Ce guide vous aidera à :
- Définir ce pourquoi vous avez besoin de bénévoles
- Créer des rôles pour les bénévoles de votre évènement
- Offrir une incitation aux bénévoles
- Trouver des candidats potentiels
- Recruter les bons bénévoles pour votre évènement
À la fin de ce guide, vous saurez exactement comment définir les rôles de vos bénévoles et comment trouver des gens pour les remplir.
1. Définir les besoins de votre évènement
La première étape du processus de recrutement des bénévoles de votre évènement est de déterminer ce pourquoi vous avez besoin d’eux. Lors de l’étape de planification de l’évènement, vous devriez écrire une liste des tâches qui doivent être effectuées.
Une fois que vous savez ce qui doit être fait, vous aurez une idée des compétences requises pour ces tâches. Avec tout cela à l’esprit, vous serez en meilleure mesure de trouver des bénévoles avec la bonne expérience.
Les bénévoles de votre évènement peuvent vous aider pour beaucoup de choses, dont :
- L’organisation de l’évènement
- La promotion et le marketing
- Gérer les entrées
- Fournir des indications lors de l’évènement
- Servir la nourriture et les boissons
- S’occuper des orateurs et animateurs
- Nettoyer après l’évènement
Mais les compétences pratiques ne sont peut-être pas tout ce dont vous aurez besoin. Peut-être que votre évènement demande des traits de caractère spécifiques, comme être jovial ou avoir un bon sens de l’humour.
Vous aurez peut-être besoin de bénévoles avec des caractéristiques physiques particulières. Si vous avez besoin qu’ils portent des objets lourds, alors il vous faudra des gens forts et endurants.
Faites une liste des traits de personnalité importants que devraient arborer les bénévoles de votre évènement.
Astuce :Lisez nos guides sur comment organiser un évènement et quoi faire le jour même pour vous aider à rédiger une liste de tâches et de besoins.
2. Consulter les parties prenantes de l’évènement
Il est bon de recruter des bénévoles pour votre évènement, mais assurez-vous seulement que tous les gens impliqués soient à la même page. Parlez à votre équipe de toute stratégie de recrutement de potentiels bénévoles.
Si vous n’organisez pas l’évènement seul, vous devriez consulter tous les autres gens impliqués dans l’évènement (comme les sponsors) avant de recruter des bénévoles.
Astuce : Plus d’informations sur comment négocier avec les parties prenantes si vous pensez être confronté à une résistance quant à l’idée de recruter des bénévoles.
3. Créer des rôles de bénévoles pour votre évènement
Une fois que vous disposez d’une liste des tâches à accomplir, il est temps de déterminer quelques rôles pour vos potentiels bénévoles.
Voyez quelles tâches peuvent être regroupées pour savoir quels bénévoles seront responsables de quelles tâches. Imaginez que vous créez des départements pour une entreprise (ce qui est le cas dans l’absolu).
Voici une liste des départements qu’il vous est possible de créer pour votre évènement :
- Le nettoyage
- Les concessions
- Le contrôle des foules
- Le service client
- La logistique
- Le marketing
- Le merchandising
- La billetterie
- Le trafic
Une fois que vous avez une liste des départements qui prendront en charge les tâches spécifiques, vous pouvez commencer à segmenter ces départements en rôles individuels.
Votre département marketing pourrait, par exemple, avoir une personne pour les réseaux sociaux, une pour les flyers, et une pour le listing de votre évènement.
Une fois que vous avez défini les rôles individuels de chaque département, vous pouvez commencer à rédiger une description des jobs de chacun.
Votre description de poste devrait inclure les points suivants, au moins :
- Les responsabilités
- Les dates butoirs
- Les objectifs
- Les compétences
- L’expérience
- Les connaissances
- Les caractéristiques physiques
- Les traits de personnalité
Essayez de détailler la description des postes autant que possible. Ainsi, vous évitez que les gens qui postulent aient mal compris ce que vous recherchez.
Astuce :Plus d’informations sur comment écrire des descriptions de postes parfaites pour vos bénévoles.
4. Offrir une incitation aux bénévoles
Les bénévoles ne reçoivent par définition pas de salaire, ce qui veut dire que vous devrez trouver un autre moyen de les inciter à travailler avec vous. Vous devez penser à des moyens créatifs de recruter vos bénévoles.
Voici quelques possibilités de ce que vous pouvez offrir à vos bénévoles :
- Un accès gratuit à l’évènement
- Un accès aux coulisses
- La nourriture et la boisson
- Des réductions sur les produits ou services
- Une expérience professionnelle
- Une lettre de recommandation
L’incitation ne devrait être simplement quelque chose qui ne vous coûte rien. Elle devrait avoir une vraie valeur aux yeux de vos bénévoles potentiels.
Voyez cela comme un salaire. Vous n’aimeriez pas travailler totalement gratuitement, pourquoi eux, si ? Votre incitation devrait égaler ou dépasser la valeur du temps et du travail qu’ils ont consacré à l’évènement.
Astuce :Jetez un œil à ces incitations géniales pour les bénévoles d’évènements pour vous aider à sélectionner les vôtres.
5. Trouver de potentiels bénévoles
Vous savez ce qui doit être fait, qui peut le faire, et ce que vous allez offrir en contrepartie. Jusqu’ici, tout va bien. Maintenant il vous faut trouver les vrais bénévoles pour votre évènement.
Exploiter vos canaux existants
La première chose que vous pouvez faire est d’utiliser vos canaux existants pour faire la publicité des opportunités de bénévolat. Postez sur les réseaux sociaux, envoyez des mails, et demandez à votre réseau personne.
Astuce :Plus d’informations sur comment promouvoir vos rôles de bénévole en ligne.
Demander à d’autres organismes
Un bon moyen de dénicher des bénévoles est de demander à d’autres organismes qui font appel à eux. Il y a des chances qu’ils disposent déjà de quelques bons candidats qu’ils peuvent partager avec vous.
Astuce :Les organismes caritatifs tels que la Recherche contre le Cancer et la British Heart Foundation utilisent des bénévoles pour leurs évènements.
Chercher dans les bases de données de bénévoles
Vous pouvez également jeter un œil aux bases de données de bénévoles existantes pour trouver des gens ayant déjà fait du bénévolat. Ils sont probablement juste à la recherche de la bonne opportunité.
Astuce :Jetez un œil à des bases de données de bénévoles telles que SignUp.com pour trouver des candidats pour les postes de votre évènement.
Les laisser vous trouver
Vous pouvez également lister votre évènement sur des sites et forums qui aident les bénévoles à trouver des opportunités. Assurez-vous seulement que votre évènement ou votre cause vaille le coup (voir 4).
Astuce : Listez vos opportunités sur Do-it.org pour vous faire remarquer.
6. Recruter les bénévoles de l’évènement
Une fois que vous avez trouvé une source de candidats potentiels pour vos postes de bénévoles, il est temps de prévoir, de faire des entretiens, et d’engager les meilleurs.
Les prévisions
Si vous recevez un grand nombre de candidatures, vous pouvez filtrer les candidats intéressants des autres via un questionnaire préalable.
Utilisez le questionnaire pour leur poser des questions sur leurs compétences, leurs centres d’intérêt, et les raisons pour lesquelles ils se portent volontaire. Il peut également vous aider à allouer certains postes à certains bénévoles avant les entretiens.
Les entretiens
Si votre évènement est relativement restreint, vous devriez prendre le temps de faire des entretiens personnels avec chaque bénévole. S’ils n’habitent pas la porte à côté, vous pouvez également faire un entretien sur Skype.
Un entretien en face-à-face vous donnera une bien meilleure idée de qui ils sont en tant que personnes et si oui ou non vous souhaitez vraiment qu’ils fassent partie de l’équipe de bénévoles.
Le recrutement
Une fois que vous avez fait une liste des meilleurs candidats, il est temps de les recruter. Lisez ce processus de recrutement de bénévole pour vous aider à finaliser vos recherches.
Vous avez trouvé des bénévoles ?
Nous espérons que ce guide vous a aidé dans votre recrutement de bénévoles. Vous devriez désormais avoir une excellente équipe prête à vous aider avec votre évènement.
Maintenant vous devez apprendre à gérer une équipe de bénévoles, point que nous allons aborder très bientôt sur ce blog.
Passez régulièrement pour les nouveautés !